了解收件匣規則

 

上次修改主題的時間: 2011-11-23

規則可用來根據寄件者、郵件的寄送對象,或郵件的重要性等等,將內送郵件自動分類到資料夾中。例如,您可以建立一個規則,自動將所有傳送給所屬群組的郵件移至指定的資料夾。

注意事項附註:
這項資訊適用於標準版 Outlook Web App。所說明的功能在Outlook Web App Light 中並未提供。
如何管理規則?

若要管理規則,請按一下 [選項] > [建立收件匣規則]

您可以使用 [收件匣規則] 索引標籤建立新規則,或是編輯或刪除現有的規則。

我還需要知道什麼?

  • 若要使用 [收件匣規則] 索引標籤建立新的空白規則,請按一下 規則[新增]

  • 您不一定要使用 [收件匣規則] 索引標籤來建立規則,也可以直接從郵件建立規則。若要直接從郵件建立規則,請執行下列步驟:

    1. 以滑鼠右鍵按一下郵件清單窗格中的郵件。

    2. 按一下 [建立規則],或是開啟郵件,然後按一下工具列上的 規則[建立規則]

  • 規則是依照在 [規則] 視窗中出現的順序,從上往下進行處理。若要變更規則的順序,請按一下所要移動的規則,然後按一下 [向上] 上一頁[向下] 下一頁 箭頭,將規則移至清單中所要的位置。

  • 有些郵件類型將不會觸發收件匣規則,其中包括:

    • 包含未傳遞回報和系統訊息的傳遞狀態通知。

    • 由電子郵件用戶端產生的讀信回條和送達回條。

    • 某些自動回覆 (不在辦公室) 郵件。

  • 您可以按一下 [更多選項],建立更複雜的規則。按一下 [更多選項] 之後:

    • 您可以為規則設定多個條件。

    • 您可以為規則設定多個動作。

    • 您可以按一下 [新增例外狀況] 來新增例外狀況。

    • 您可以開啟或關閉 [停止處理其他規則]。根據預設,停止處理其他規則的選項為開啟狀態。開啟此選項時,如果收到符合多項規則之準則的郵件,則只會套用第一項規則。若沒有此設定,則會套用郵件符合其準則的所有規則。

      例如,若未選取 [停止處理其他規則],而有一項規則是將傳送到公用群組的所有郵件移至特定資料夾,另一項規則是將管理員傳送的所有項目移至另一個資料夾,那麼當您的管理員傳送郵件至該群組時,前述兩個資料夾中都會有該郵件的複本。如果您只要套用將管理員郵件移出的規則,請將此規則放置在清單中較高的位置,位於移動傳給群組之郵件的規則上方,然後編輯第一項規則來新增停止處理其他規則的選項。

    • 您可以使用 [名稱] 方塊編輯規則的名稱。

  • 您所建立的每項規則都會在信箱的隱藏區段中佔據空間。這個區段的大小上限為 64 KB。規則實際佔用的空間取決於幾項因素,例如名稱的長度以及您所套用條件的多寡。當您達到 64 KB 上限時,就會接到不能再建立其他規則的警告。如果發生這種情況,您必須刪除或簡化一些現有的規則,才能再建立新規則。下面列舉一些可以減少規則所佔用空間的方法:

    • 刪除已經不需要的規則。

    • 縮短規則的名稱。

    • 結合一個或多個執行相同作業的規則。

    • 移除規則中的條件。

  • 當您建立轉寄規則時,您可以新增一個以上的位址以進行轉寄。您可以轉寄的位址數目可能會受到限制,取決於帳戶的設定。如果新增的位址超過允許的數目,您的轉寄規則將不會有作用。如果建立的轉寄規則內含一個以上的位址,請對其進行測試以確定是否可以運作。

如何取得更詳細的資訊?

 
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