了解收件箱规则

 

适用于: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Microsoft Exchange, Live@edu

上一次修改主题: 2011-11-23

可以利用规则根据发件人、收件人或邮件重要性将收到的电子邮件自动归类到文件夹中。例如,可以创建一个规则,以便自动将发送给您所在的组的所有邮件移动到某个特定文件夹。

note注意:
此信息适用于 Outlook Web App 的标准版本。Outlook Web App Light 中未提供描述的功能。
如何管理规则?

若要管理规则,请单击“选项”>“创建收件箱规则”。

可以使用“收件箱规则”选项卡创建新规则、编辑或删除现有规则。

我还需要了解哪些内容?

  • 若要使用“收件箱规则”选项卡新建一个空白规则,请单击 规则“新建”。

  • 不必使用“收件箱规则”选项卡创建规则。也可以直接通过邮件创建规则。直接通过邮件创建规则:

    1. 在邮件列表窗格中,右键单击邮件。

    2. 单击“创建规则”,或打开邮件,然后单击工具栏上的 规则“创建规则”。

  • 规则按其在“规则”窗口中的显示顺序从上到下运行。若要更改规则顺序,请单击要移动的规则,然后单击“向上”上一个 或“向下”下一个 箭头将规则移动到列表中的所需位置。

  • 有些类型的邮件将不触发收件箱规则,包括:

    • 包含未送达报告和系统邮件的传递状态通知。

    • 电子邮件客户端生成的已读回执和送达回执。

    • 一些外出自动答复邮件。

  • 通过单击“更多选项”可以创建更复杂的规则。单击“更多选项”之后:

    • 可以为规则设置多个条件。

    • 可以为规则设置多个操作。

    • 可以通过单击“添加例外”添加例外。

    • 可以启用或禁用“停止处理其他规则”。默认情况下,已启用停止处理其他规则的选项。在启用此选项的情况下,如果传入的邮件满足多个规则的条件,则仅应用第一个规则。如果不使用此设置,将应用满足条件的邮件的所有规则。

      例如,未选中“停止处理其他规则”时,如果有一个规则用于将发送到某个公用组的所有邮件都移动到特定文件夹,而另一个规则用于将来自您的经理的任何邮件移动到另一个文件夹,若您的经理向该公用组发送一封邮件,则您将在这两个文件夹中都可找到该邮件的副本。如果您仅希望应用用于移动来自您经理的邮件的规则,则在列表中该规则的位置要高于用于移动发送到那个组的邮件的规则,然后编辑第一个规则以添加选项来停止处理其他规则。

    • 可以使用“名称”框编辑规则的名称。

  • 您创建的每个规则都将占用邮箱隐藏部分的空间。此部分限制为 64 KB。规则使用的实际空间大小取决于几个因素,如名称的长度以及应用的条件数量。达到 64 KB 的限制时,系统将发出警告,提示您无法再创建规则。如果出现此情况,则创建更多规则前必须删除或简化部分现有规则。可以采用如下方法减小规则所用空间:

    • 删除不再需要的规则。

    • 缩短规则的名称。

    • 合并一个或多个执行同样操作的规则。

    • 从规则中删除条件。

  • 在创建转发规则时,您可以添加多个要转发到的地址。可以转发到的地址数可能会受限制,具体取决于您帐户的设置。如果添加的地址数多于允许的地址数,则您的转发规则将无法正常工作。如果您创建的某个转发规则包含多个地址,请测试该规则以确保其正常工作。

如果我想了解更多信息,该怎么办?

 
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