Các tính năng Tuân thủ trong Exchange Online

 

Áp dụng với: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Chủ đề được sửa đổi lần cuối: 2011-12-19

Các tính năng tuân thủ của Exchange Online giúp tổ chức của bạn đáp ứng các yêu cầu về luật pháp, quy định và tuân thủ tổ chức theo các cách sau:

  • Giữ lại   Ngăn xoá thư để tuân theo các yêu cầu về luật pháp hoặc các yêu cầu lưu giữ dữ liệu.

  • Khám phá   Tìm kiếm các mục liên quan đến các yêu cầu hoặc các vụ việc pháp lý cụ thể từ các tổ chức quản lý.

  • Kiểm soát   Kiểm soát luồng thư và áp dụng các quy tắc có thể kiện dựa trên nội dung thư hoặc người gửi và nhận thư.

  • Bảo vệ   Mã hoá nội dung và thi hành các chính sách áp dụng cho việc sử dụng email.

Hãy xem chi tiết hơn:

Các tính năng tuân thủ trong Exchange Online

  • Quản lý bản ghi nhắn tin (MRM)   MRM giúp tổ chức của bạn ngăn xoá vĩnh viễn thư email và nội dung nhắn tin khác, do người dùng xoá hoặc theo chính sách nhắn tin, cần phải tuân theo chính sách của công ty, các quy định của chính phủ hoặc các yêu cầu pháp lý. MRM cũng cho phép bạn tự động xoá nội dung nhắn tin cũ hơn không có giá trị kinh doanh hoặc pháp lý. MRM sử dụng các chính sách lưu giữ và thẻ lưu trữ để kiểm soát thời gian lưu giữ các mục trong hộp thư của người dùng và xác định cần thực hiện hành động nào trên các mục đã đạt đến một thời gian nhất định.

    Hãy xem Thiết lập và Quản lý Chính sách Lưu giữ trong Exchange Online.

  • Khám phá   Khám phá sử dụng Tìm kiếm Nhiều Hộp thư, công cụ dựa trên GUI cho phép các chuyên gia pháp lý và các chuyên gia nhân sự và người quản lý khám phá khác tìm kiếm các hộp thư chính và hộp thư lưu trữ trong toàn bộ tổ chức của bạn để tìm thư phù hợp với tiêu chuẩn đã chỉ định. Bởi vì các tìm kiếm khám phá không cần đủ quyền quản trị, bạn có thể gán cho người dùng thường xuyên các quyền cần thiết để tìm kiếm hộp thư và giới hạn phạm vi của hộp thư mà một người có thể tìm kiếm. Kết quả của tìm kiếm nhiều hộp thư có thể được in hoặc xuất sang tệp .PST bằng cách sử dụng Microsoft Outlook.

    Hãy xem Tìm kiếm Nhiều Hộp thư.

  • Lưu trữ cá nhân   Bạn có thể tạo hộp thư lưu trữ, được gọi là lưu trữ cá nhân, đối với hộp thư dựa trên ứng dụng web qua internet chính của người dùng. Người dùng có thể sử dụng hộp thư lưu trữ để lưu trữ dữ liệu nhắn tin lịch sử bằng cách di chuyển hoặc sao chép thư từ hộp thư chính sang hộp thư lưu trữ của họ. Người quản trị và người dùng có thể sử dụng các tính năng MRM để tự động di chuyển thư đạt đến một thời gian nhất định vào hộp thư lưu trữ. Vì các mục trong hộp thư lưu trữ của người dùng được lập chỉ mục, các hộp thư lưu trữ được bao gồm trong tìm kiếm nhiều hộp thư.

    Hãy xem Kích hoạt Hộp thư Lưu trữ.

  • Duy trì tranh chấp   Bạn có thể đặt duy trì tranh chấp, còn được gọi là duy trì luật pháp, trên một hộp thư để giữ lại các thư email và các mục thư khác trong một khoảng thời gian dài. Duy trì tranh chấp cũng ngăn các mục không bị xoá vĩnh viễn. Khi một hộp thư của người dùng được đặt ở chế độ duy trì tranh chấp, người dùng có thể xoá các mục khỏi hộp thư của họ, nhưng các mục vẫn được lưu giữ mãi mãi trên máy chủ trong trung tâm dữ liệu Microsoft Exchange. Duy trì tranh chấp cũng duy trì lịch sử phiên bản cho các mục đã được sửa đổi.

    Hãy xem Để một Hộp thư ở Duy trì Tranh chấp.

  • Quản lý quyền thông tin (IRM)   IRM cung cấp bảo vệ trực tuyến và gián tuyến cho thư email và các tệp đính kèm được hỗ trợ. Bảo vệ IRM có thể được người dùng áp dụng trong Outlook hoặc Outlook Web App và có thể được người quản trị áp dụng bằng các quy tắc bảo vệ truyền tải và quy tắc bảo vệ Outlook. IRM giúp người quản trị và người dùng kiểm soát những người có thể truy cập, chuyển tếp, in hoặc sao chép dữ liệu nhạy cảm trong thư email. Lưu ý rằng IRM yêu cầu bạn triển khai máy chủ Dịch vụ Quản lý Quyền Active Directory (AD RMS) trong tổ chức tại chỗ của mình.

    Hãy xem Thiết lập và Quản lý Vấn đề Quản lý Quyền Thông tin trong Exchange Online.

    Lưu ý   Để có danh sách các loại đính kèm tệp được cho phép hoặc bị chặn trong Outlook Web App, hãy xem phần “Cài đặt tệp và đính kèm” trong Chính sách Hộp thư Outlook Web App | Cài đặt Khả dụng.

  • Quy tắc truyền tải và quy tắc bảo vệ truyền tải   Quy tắc truyền tải cho phép bạn kiểm soát luồng thư và áp dụng chính sách nhắn tin đối với thư email được gửi trong tổ chức của bạn và được gửi vào và ra khỏi tổ chức của bạn. Sử dụng quy tắc truyền tải, người quản trị có thể xác định các thuộc tính hoặc điều kiện thư cụ thể và tác vụ để áp dụng cho bất kỳ thư nào chứa các thuộc tính đó. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các quy tắc truyền tải để thêm một tuyên bố miễn trừ vào thư được gửi bên ngoài tổ chức của bạn hoặc ngăn chặn giao tiếp bằng email giữa các nhóm người dùng cụ thể.

    Quy tắc bảo vệ truyền tải cho phép bạn sử dụng quy tắc truyền tải cho các thư bảo vệ IRM bằng cách áp dụng mẫu chính sách quyền AD RMS.

    Hãy xem Các quy tắc trong phạm vi tổ chức.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live cho Live@edu cũng cung cấp các chính sách giám sát để giúp trường kiểm soát người có thể gửi email đến và nhận email từ người dùng trong trường của họ. Hãy xem Chính sách Giám sát.

  • Ghi nhật ký   Ghi nhật ký có thể giúp tổ chức của bạn đáp ứng các yêu cầu về luật pháp, quy định và tuân thủ của tổ chức bằng cách ghi âm các giao tiếp qua email đến và ra bên ngoài. Quy tắc ghi nhật ký được sử dụng để ghi lại hoặc "ghi nhật ký", email được gửi đến hoặc từ người nhận cụ thể. Khi một thư phù hợp với tiêu chuẩn được xác định bởi quy tắc ghi nhật ký, một báo cáo ghi nhật ký có thư gốc sẽ được tạo và gửi đến hộp thư ghi nhật ký.

    Hãy xem Quy tắc Ghi nhật ký.

  • Ghi nhật ký kiểm tra   Báo cáo Kiểm tra là một công cụ dựa trên GUI giúp tổ chức của bạn theo dõi truy cập trái phép vào hộp thư của người dùng, xác định các hộp thư đang ở chế độ duy trì tranh chấp và xác định mọi thay đổi được thực hiện đối với các nhóm vai trò người quản trị. Bạn cũng có thể xuất nhật ký kiểm tra của người quản trị xác định mọi hành động do người quản trị thực hiện.

    Hãy xem Sử dụng Báo cáo Kiểm tra trong Exchange Online.

Trở về đầu trang

Các tình huống tuân thủ thông thường được hỗ trợ bởi Exchange Online

Hãy xem một số tình huống tuân thủ phổ biến nhất được hỗ trợ trong Exchange Online.

 

Lưu trữ dữ liệu nhắn tin lịch sử cho mỗi người dùng

Lưu giữ dữ liệu nhắn tin và xoá dữ liệu nhắn tin sau khi hết thời gian lưu trữ

Thu thập, xử lý và xem lại dữ liệu nhắn tin liên quan đến tranh chấp

Ngăn xoá hoặc sửa đổi các mục hộp thư trong quá trình tranh chấp

Cho phép các thành viên của nhóm pháp lý kích hoạt hoặc vô hiệu duy trì tranh chấp

Cho phép các thành viên của nhóm pháp lý thực hiện tìm kiếm hộp thư

Tạo hộp thư khám phá cho một vụ việc pháp lý cụ thể

Ngăn chặn giao tiếp bằng email giữa các thành viên của bộ phận, nhóm pháp lý hoặc trường khác nhau

Áp dụng bảo vệ lâu dài cho các thư được gửi bên ngoài tổ chức

Thêm tuyên bố miễn trừ được gửi bởi người dùng trong tổ chức của bạn

Thu thập thư email được gửi bên ngoài tổ chức của bạn

Xác định xem hộp thư có bị truy cập bởi người nào khác ngoài chủ sở hữu không

Lưu trữ dữ liệu nhắn tin lịch sử cho mỗi người dùng

Để thực hiện và quản lý chiến lược lưu trữ cho tổ chức của bạn, bạn có thể kích hoạt hộp thư lưu trữ cho mỗi người dùng. Điều này cung cấp cho người quản trị và người dùng một cách lưu trữ hợp nhất để quản lý dữ liệu lịch sử. Công nghệ MRM tự động di chuyển các mục vào hộp thư lưu trữ của người dùng và Tìm kiếm Nhiều Hộp thư tìm kiếm các hộp thư lưu trữ cho các mục đáp ứng tiêu chuẩn tìm kiếm. Hãy xem Kích hoạt Hộp thư Lưu trữ.

Lưu giữ dữ liệu nhắn tin và xoá dữ liệu nhắn tin sau khi hết thời gian lưu trữ

Để giúp tổ chức đáp ứng các yêu cầu kinh doanh, pháp lý hoặc các yêu cầu quản lý, một chính sách lưu trữ mặc định được áp dụng cho tất cả các hộp thư Exchange Online. Chính sách lưu trữ này áp dụng cài đặt lưu trữ cho các thư mục thư mặc định sau trong hộp thư của người dùng:

  • Mục đã Xoá   Áp dụng cho các thư trong thư mục Mục đã Xoá. Ba mươi ngày kể từ khi người dùng xoá thư, thư bị xoá vĩnh viễn và được di chuyển vào thư mục Mục Có thể phục hồi, còn được gọi là nơi khôi phục có hạn định. Người dùng có thể khôi phục các mục trong thư mục Mục Có thể phục hồi bằng cách sử dụng tính năng Khôi phục Mục đã Xoá trong Outlook hoặc Outlook Web App.

  • Email Rác   Áp dụng cho thư trong thư mục Email Rác. Ba mươi ngày sau khi thư email rác được di chuyển hoặc được gửi đến thư mục Email Rác của người dùng, thư bị xoá vĩnh viễn và được di chuyển vào thư mục Mục Có thể phục hồi.

  • Mục Có thể phục hồi   Áp dụng cho thư trong thư mục Mục Có thể phục hồi. Mười bốn ngày sau khi thư được di chuyển đến thư mục Mục Có thể phục hồi, thư được di chuyển đến thư mục Mục Có thể phục hồi trong hộp thư lưu trữ của người dùng. Tại thời điểm này, chỉ người quản trị mới có thể khôi phục một mục bằng cách sử dụng khôi phục từng mục trong Exchange Online. Nếu người dùng không có hộp thư lưu trữ, không hành động nào được thực hiện và mục vẫn còn trong thư mục Mục Có thể phục hồi trong hộp thư chính của người dùng.

    Lưu ý   Người dùng có thể xoá hoặc dọn dép các mục khỏi thư mục Mục Có thể phục hồi bằng cách sử dụng tính năng Khôi phục Mục đã Xoá trong Outlook hoặc Outlook Web App. Khôi phục từng mục giữ lại các mục đã xoá trong 14 ngày; sau 14 ngày, MRM sẽ di chuyển các mục đã xoá sang thư mục Mục Có thể phục hồi trong hộp thư lưu trữ của người dùng.

Tất cả các mục khác trong hộp thư của người dùng không bị ảnh hưởng bởi những cài đặt lưu trữ này đều được di chuyển sang hộp thư lưu trữ của người dùng sau hai năm. Exchange Online cũng cung cấp thẻ lưu trữ cá nhân mặc định mà người dùng có thể áp dụng cho các thư mục và các mục riêng lẻ trong hộp thư của mình. Xem mục sau:

Thu thập, xử lý và xem lại dữ liệu nhắn tin liên quan đến tranh chấp

Để tuân theo các yêu cầu pháp lý về khám phá, các tổ chức có thể sử dụng tính năng khám phá trong Exchange Online để thu thập, xử lý và xem lại thư email liên quan đến vụ việc pháp lý. Xem mục sau:

Lưu ý   Tổ chức của bạn phải thực hiện triển khai kết hợp để tìm kiếm các hộp thư trong cả tổ chức tại chỗ và tổ chức dựa trên ứng dụng web qua internet. Để biết thêm thông tin, hãy xem Triển khai Exchange Hybrid và di chuyển với văn phòng 365.

Các tình huống tuân thủ thông thường được hỗ trợ bởi Exchange Online

Ngăn xoá hoặc sửa đổi các mục hộp thư trong quá trình tranh chấp

Nếu một tổ chức được thông báo về tranh chấp đang chờ xử lý, thì tổ chức phải giữ lại dữ liệu có liên quan, như email, có thể được sử dụng làm bằng chứng. Để giữ lại email có liên quan đến vụ việc pháp lý, các hộp thư có thể được đặt ở chế độ duy trì tranh chấp. Khi đó, là một phần của khám phá hợp pháp, hộp thư đang ở chế độ duy trì tranh chấp có thể được tìm kiếm để tìm các mục liên quan đến vụ việc. Khi duy trì tranh chấp được kích hoạt, nó cũng được áp dụng cho hộp thư lưu trữ của người dùng. Xem mục sau:

Cho phép các thành viên của nhóm pháp lý kích hoạt hoặc vô hiệu duy trì tranh chấp

Bạn có thể gán cho thành viên của nhóm pháp lý hoặc nhân viên được uỷ quyền khác các quyền cần thiết để sử dụng Pa-nen Điều khiển Exchange để đặt hộp thư ở chế độ duy trì tranh chấp. Hãy xem Để một Hộp thư ở Duy trì Tranh chấp.

Cho phép các thành viên của nhóm pháp lý thực hiện tìm kiếm hộp thư

Bạn cũng có thể cấp cho thành viên của nhóm pháp lý các quyền cần thiết để sử dụng tính năng Khám phá trong Exchange Online. Điều này cho phép các luật sư, thành viên nhóm pháp lý và người quản lý khám phá sử dụng Pa-nen Điều khiển Exchange để thực hiện tìm kiếm nhiều hộp thư. Hãy xem Cấp cho Người dùng Quyền truy cập vào Tìm kiếm Nhiều Hộp thư.

Tạo hộp thư khám phá cho một vụ việc pháp lý cụ thể

Các kết quả tìm kiếm khám phá được sao chép sang hộp thư khám phá. Hộp thư Tìm kiếm Khám phá mặc định được tạo cho mỗi tổ chức Exchange Online. Tuy nhiên, người quản trị có thể tạo các hộp thư tìm kiếm khám phá bổ sung, mỗi hộp thư có dung lượng mặc định là 50 GB, cho các vụ việc pháp lý hoặc các nhóm pháp lý cụ thể. Sau đó người quản trị gán quyền cho người quản lý khám phá để truy cập hộp thư khám phá. Xem mục sau:

Ngăn chặn giao tiếp bằng email giữa các thành viên của bộ phận, nhóm pháp lý hoặc trường khác nhau

Tổ chức của bạn có thể cần phải ngăn chặn xung đột lợi ích có thể xảy ra khi các thành viên của các bộ phận, nhóm pháp lý hoặc trường khác nhau có khả năng chia sẻ thông tin nhạy cảm. Để khắc phục vấn đề này, tổ chức có thể ngăn không cho các nhóm người dùng khác nhau trao đổi email. Kiểu hạn chế này đôi khi còn được gọi là bức tường đạo đức. Dưới đây là một số ví dụ:

  • Các công ty luật cần duy trì tính bí mật của khách hàng cần phải hạn chế luồng thư đến nhân viên đang giải quyết các vụ việc pháp lý cụ thể.

  • Trong các tổ chức điều tra, nơi các nhà nghiên cứu thị trường có thể có thông tin bí mật có thể ảnh hưởng đến đối tượng môi giới, các yêu cầu quản lý thường chỉ ra rằng hai nhóm này phải được ngăn giao tiếp với nhau bằng mọi cách.

  • Hệ thống trường công lập muốn ngăn sinh viên ở các trường khác sử dụng tài khoản trường của mình để trao đổi email.

Hãy xem Sử dụng các Quy tắc để Ngăn chặn Luồng thư giữa các Nhóm cụ thể.

Các tình huống tuân thủ thông thường được hỗ trợ bởi Exchange Online

Áp dụng bảo vệ lâu dài cho các thư được gửi bên ngoài tổ chức

Nếu người dùng trong tổ chức của bạn phải gửi thư email có thông tin tài chính, pháp lý hoặc thông tin bí mật khác đến người nhận bên ngoài tổ chức của bạn, bạn có thể tạo quy tắc bảo vệ truyền tải áp dụng mẫu Dịch vụ Quản lý Quyền (RMS) để bảo vệ nội dung trong các thư email. Tuỳ thuộc vào cài đặt bạn chỉ định trong mẫu RMS, người nhận bị ngăn thực hiện các hành động như chuyển tiếp, sao chép hoặc in thư được IRM bảo vệ. Bạn cũng có thể sử dụng quy tắc truyền tải để áp dụng các mẫu RMS cho thư được gửi bởi các thành viên của một nhóm phân phối hoặc được gửi bởi các thành viên của một bộ phận cụ thể. Xem mục sau:

Thêm tuyên bố miễn trừ được gửi bởi người dùng trong tổ chức của bạn

Bạn có thể sử dụng quy tắc truyền tải để tự động thêm văn bản, thường được gọi là tuyên bố miễn trừ, vào thư email. Tuyên bố miễn trừ thường được sử dụng để cung cấp thông tin pháp lý, thông tin tuân thủ vì những lý do khác dành riêng cho tổ chức của bạn. Hãy xem Thêm Tuyên bố miễn trừ vào Thư.

Thu thập thư email được gửi bên ngoài tổ chức của bạn

Để tuân theo các yêu cầu quản lý, tổ chức của bạn có thể cần phải thu thập tất cả thư email được gửi đến người nhận bên ngoài. Trong trường hợp này, bạn có thể tạo một quy tắc nhật ký để tạo báo cáo ghi nhật ký cho mọi thư được gửi bên ngoài tổ chức của bạn. Bạn cũng có thể tạo các quy tắc nhật ký cho thư được gửi hoặc nhận bởi người dùng cụ thể hoặc bởi các thành viên của một nhóm phân phối. Hãy xem Tạo Quy tắc Nhật ký.

Xác định xem hộp thư có bị truy cập bởi người nào khác ngoài chủ sở hữu không

Theo mặc định, chỉ chủ sở hữu hộp thư mới có thể truy cập hộp thư, nhưng quyền truy cập hộp thư có thể được gán cho người dùng khác, chẳng hạn như người đại diện hoặc người quản trị. Nếu bạn có lý do pháp lý, nhân sự hoặc lý do IT để nghi ngờ rằng hộp thư được truy cập hoặc bị giả mạo bởi người nào đó không phải chủ sở hữu hộp thư, bạn có thể chạy báo cáo truy cập hộp thư bởi người không phải chủ sở hữu. Hãy xem Chạy Báo cáo Truy cập Hộp thư Không phải bởi Chủ sở hữu.

Các tình huống tuân thủ thông thường được hỗ trợ bởi Exchange Online

Tính khả dụng của tính năng tuân thủ

Sử dụng bảng sau để xem các tính năng tuân thủ khả dụng trong Exchange Online cho Microsoft Office 365 và Microsoft Live@edu.

 

Tính năng tuân thủ Office 365 dành cho chuyên gia và doanh nghiệp nhỏ Office 365 Beta dành cho doanh nghiệp Live@edu

Lưu trữ cá nhân

Có (Tổng dung lượng kết hợp là 25 GB cho các hộp thư chính và hộp thư lưu trữ)

Có (Tổng dung lượng kết hợp là 25 GB cho các hộp thư chính và hộp thư lưu trữ); dung lượng mặc định 100 GB cho đăng ký Exchange Online (Gói 2) hoặc cao hơn

Không

Quản lý bản ghi nhắn tin

Có

Có

Có

Duy trì tranh chấp

Không

Có; cần đăng ký Exchange Online (Gói 2) hoặc cao hơn

Không

Tìm kiếm Nhiều Hộp thư

Không

Có

Có

Quản lý quyền thông tin

Không

Có

Không

Quy tắc truyền tải

Không

Có

Có

Ghi nhật ký

Không

Có

Có

Ghi nhật ký kiểm tra

Có

Có

Có

Trở về đầu trang

 
Chủ đề trợ giúp có liên quan
Đang tải...
Không tìm thấy tài nguyên nào.