Khôi phục Thư E-mail đã Xoá trong Exchange Online

 

Áp dụng với: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Chủ đề được sửa đổi lần cuối: 2014-01-07

Người quản trị có thể sử dụng khôi phục từng mục để bảo vệ khỏi việc vô tình hoặc cố tình xóa nội dung email và để tạo điều kiện thuận lợi cho các nỗ lực khám phá trước hoặc trong khi điều tra tranh chấp hặc điều tra nhân sự.

Khôi phục từng mục được kích hoạt theo mặc định đối với các hộp thư người dùng mới được tạo trong Exchange Online và đối với các hộp thư được di chuyển sang Exchange Online từ một tổ chức Exchange tại chỗ.

Khôi phục từng mục hoạt động như thế nào?

Để xoá vĩnh viễn các email, hành động đó gọi là xoá mềm, người dùng có thể thực hiện một trong các bước sau trong Microsoft Office Outlook hoặc Outlook Web App:

  • Xoá một mục khỏi thư mục Mục đã Xoá.

  • Làm trống thư mục Mục đã Xoá.

  • Nhấn Shift + Delete để xoá bất kỳ mục nào.

Email đã được xóa mềm sẽ được chuyển đến thư mục Mục Có thể phục hồi trong hộp thư của người dùng, có tên là nơi khôi phục có hạn định trong các phiên bản trước của Microsoft Exchange, và vào thư mục con có tên là Xóa. Người dùng có thể khôi phục hoặc xóa các email trong thư mục con Xóa bằng cách sử dụng tính năng Khôi phục Mục đã Xóa trong Outlook 2010 hoặc Outlook Web App. Để biết thêm thông tin, hãy xem Khôi phục Mục đã Xoá.

Nếu người dùng xóa email khỏi thư mục Mục Có thể phục hồi, đó gọi là xóa cứng, thư đã xóa được chuyển vào thư mục con Thanh lọc, người dùng không thể truy cập và không thể khôi phục. Chỉ người quản trị mới có thể khôi phục email đã xoá.

Lưu ý   Vì các mục trong thư mục con Thanh lọc của thư mục Mục Có thể phục hồi được lập chỉ mục và có thể phát hiện nên người quản trị hoặc người quản lý khám phá có thể sử dụng Tìm kiếm Nhiều Hộp thư để tìm kiếm các mục đã xóa. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm kiếm Nhiều Hộp thư.

Khoảng thời gian lưu giữ cho mục đã xóa

Theo mặc định, trong Exchange Online, thời gian lưu giữ cho các mục đã xóa là 14 ngày. Thời gian lưu giữ bắt đầu khi mục đã xóa được chuyển vào thư mục phụ Xóa trong thư mục Mục Có thể phục hồi. Các mục sẽ ở trong thư mục phụ Xóa cho đến hết thời gian lưu giữ. Sau khi hết thời gian lưu giữ mục đã xóa, mục đó sẽ được chuyển đến thư mục Thanh lọc và người dùng sẽ không còn nhìn thấy mục đó nữa. Khi Chương trình hỗ trợ Thư mục được Quản lý xử lý hộp thư, các mục trong thư mục phụ Thanh lọc được xóa sạch khỏi Exchange Online và người quản trị không thể phục hồi được nữa.

Sơ đồ dưới đây minh hoạ quy trình khôi phục từng mục:

Quy trình khôi phục từng mục

Lưu ý   Để thay đổi thời gian lưu giữ cho các mục đã xóa trong hộp thư của tổ chức, bạn phải liên hệ với bộ phận hỗ trợ Office 365. Thời gian lưu giữ có thể được thiết lập thành bất kỳ khoảng thời gian. Tuy nhiên, nếu bạn muốn lưu giữ các mục đã xóa lâu hơn 30 ngày, hộp thư phải có giấy phép người dùng Exchange Online (Gói 2).

Return to top

Định mức cho thư mục Mục Có thể phục hồi

Thư mục Mục Có thể phục hồi có định mức tối đa là 30 GB và định mức này không bị tính phí đối với định mức cho hộp thư chính của người dùng. Khi kích cỡ của thư mục Mục Có thể phục hồi đạt đến20 GB, một thông báo cảnh báo sẽ được gửi đến người quản trị và công nghệ Quản lý Bản ghi Nhắn tin (MRM) trong Exchange Online sẽ tự động xoá các mục cũ nhất trong thư mục Mục Có thể phục hồi cho đến khi kích cỡ của thư mục nhỏ hơn 20 GB. Trong trường hợp khó xảy ra là thư mục Mục Có thể phục hồi đạt giới hạn 30 GB, người dùng sẽ không thể xóa mềm bất kỳ mục nào nữa. Người quản trị nhận được một thông báo cảnh báo và phải xoá thủ công các mục khỏi thư mục Mục Có thể phục hồi bằng cách sử dụng lệnh ghép ngắn Search-Mailbox. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm kiếm và Xoá Thư khỏi Hộp thư của Người dùng.

Khôi phục từng mục so với giữ lại để phục vụ mục đích pháp lý

Như đã nói từ trước, việc khôi phục từng mục sẽ lưu giữ các email đã xóa và thanh lọc trong 14 ngày. Khi thời gian lưu giữ cho các mục đã xóa qua đi, các mục đó sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi Exchange Online.

Ngược lại, nếu chế độ giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý được bật cho hộp thư, không mục nào trong thư mục con Thanh lọc hay thư mục con Xóa sẽ bị xóa vĩnh viễn khỏi Exchange Online. Ngoài ra, khi hộp thư ở chế độ giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý, Exchange Online sẽ lưu phiên bản ban đầu của thư nếu người dùng thực hiện bất kỳ sửa đổi nào đối với thư này. Nếu người dùng thay đổi thư, phiên bản ban đầu của thư sẽ được sao chép vào thư mục con có tên là Phiên bản (xem hình trước). Thư mục con Phiên bản không hiển thị cho người dùng cuối, nhưng các mục trong thư mục này được lập chỉ mục và có thể tìm kiếm bởi người quản trị hoặc người quản lý khám phá. Không mục nào trong thư mục con Phiên bản sẽ bị xóa vĩnh viễn nếu hộp thư ở chế độ giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý. Đối với khôi phục từng mục, những sửa đổi đối với thư sẽ không được sao chép vào thư mục con Phiên bản.

Theo mặc định, tất cả các mục trong thư mục Mục Có thể phục hồi được lưu giữ cho đến khi chế độ giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý được gỡ bỏ. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng Windows PowerShell để đặt cấu hình thời gian hộp thư ở chế độ giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý. Để biết thêm thông tin, hãy xem Để một Hộp thư ở Duy trì Tranh chấp.

Lưu ý   Khi hộp thư ở chế độ giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý, các mục trong thư mục con Xoá được di chuyển sang thư mục con Thanh lọc sau 14 ngày. Với việc di chuyển các mục sang thư mục con Thanh lọc, bạn ngăn không cho người dùng biết hộp thư của họ đang ở chế độ giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý. Điều này hữu ích đối với các trường hợp phạm tội, trong đó trạng thái giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý được ẩn đối với người dùng.

Return to top

Định mức cho thư mục Các Mục Có thể phục hồi khi một hộp thư ở chế độ giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý

Như đã nêu trên, thư mục Các Mục Có thể phục hồi có định mức là 30 gigabyte (GB), nhưng định mức này không bị tính phí đối với định mức cho hộp thư chính. Khi một hộp thư ở chế dộ giữ lại để phục vụ cho mục đích pháp lý, định mức cho thư mục Các Mục Có thể phục hồi được tự động tăng thêm, nếu cần thiết, bởi quản trị viên của Trung tâm Dữ liệu Microsoft. Không có hành động được yêu cầu của bạn để tăng hạn ngạch này.

Tìm kiếm và khôi phục các email đã xoá

Để tìm kiếm và khôi phục email đã xoá cho hộp thư của người dùng, hãy làm theo các bước sau:

  1. Trong Pa-nen Điều khiển Exchange, sử dụng Tìm kiếm Nhiều Hộp thư để tìm email mà bạn muốn khôi phục từ thư mục Mục Có thể phục hồi của người dùng và sao chép kết quả tìm kiếm vào Hộp thư Tìm kiếm Khám phá.

  2. Trong Windows PowerShell, sử dụng lệnh ghép ngắn Search-Mailbox để tìm kiếm Hộp thư Tìm kiếm Khám phá đối với thư mà bạn đã tìm kiếm ở bước trước đó và sao chép thư vào hộp thư của người dùng.

Trước khi bạn bắt đầu

  • Để tìm hiểu cách cài đặt và đặt cấu hình Windows PowerShell và kết nối với dịch vụ, xem Sử dụng Windows PowerShell trong Exchange Online.

  • Bạn phải được gán vai trò Tìm kiếm Hộp thư để tìm kiếm và xóa thư trong hộp thư của người dùng. Vai trò này cho phép bạn tìm kiếm thư trong nhiều hộp thư trong tổ chức của bạn. Theo mặc định, người quản trị không được gán vai trò này. Để tìm kiếm nhiều hộp thư, hãy tự thêm bạn làm thành viên của nhóm vai trò Quản lý Khám phá. Hãy xem Thêm hoặc Xoá Thành viên Nhóm Vai trò.

Bước 1   Tìm kiếm email

Sử dụng Tìm kiếm Nhiều Hộp thư trong Pa-nen Điều khiển Exchange để tìm kiếm email mà bạn muốn khôi phục. Theo mặc định, Tìm kiếm Nhiều Hộp thư tìm kiếm thư mục Mục Đã khôi phục trong hộp thư lưu trữ và hộp thư chính của người dùng. Hãy xem Tạo Tìm kiếm Nhiều Hộp thư Mới.

Khi bạn sử dụng Tìm kiếm Nhiều Hộp thư trong Pa-nen Điều khiển Exchange, toàn bộ hộp thư của người dùng sẽ được tìm kiếm. Nếu bạn muốn chỉ tìm kiếm thư mục Mục Có thể phục hồi, bạn phải sử dụng Windows PowerShell. Chạy lệnh sau để tìm kiếm thư mục Mục Có thể phục hồi:

Search-Mailbox <user> -SearchDumpsterOnly -SearchQuery <search query> -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder <search name> -LogLevel Full

Ví dụ   Lệnh sau sẽ tìm kiếm thư có dòng chủ đề là “Online survey results” trong thư mục Mục Có thể phục hồi trong hộp thư của Esther Valle và sao chép mọi kết quả tìm kiếm vào thư mục có tên là “EstherV” trong Hộp thư Tìm kiếm Khám phá:

Search-Mailbox "Esther Valle" -SearchDumpsterOnly -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder EstherV -LogLevel Full
Bước 2   Khôi phục email

Sau khi thư đã được lưu vào Hộp thư Tìm kiếm Khám phá, bạn có thể khôi phục thư về hộp thư người dùng bằng cách sử dụng lệnh ghép ngắn Search-Mailbox. Chạy lệnh sau:

Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery <search query> -TargetMailbox <user> -TargetFolder inbox

Ví dụ   Lệnh sau tìm thấy thư có dòng chủ đề là “Kết quả khảo sát trực tuyến” trong Hộp thư Tìm kiếm Khám phá và sao chép vào Hộp thư đến của Esther Valle:

Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox estherv -TargetFolder inbox

Vì lệnh Search-Mailbox tìm kiếm Hộp thư Tìm kiếm Khám phá cho mục đã khôi phục, mục và cấu trúc thư mục từ Hộp thư Tìm kiếm Khám phá được khôi phục về Hộp thư đến của hộp thư người dùng. Ví dụ: trong ví dụ trước, dưới đây là giao diện cấu trúc thư mục trong hộp thư của Esther Valle sau khi tệp được khôi phục:

53e7e15f-775f-4b62-b2da-4cb280efc5b1

Đảm bảo chỉ cho người dùng biết rằng họ có thể di chuyển trực tiếp mục được khôi phục vào Hộp thư đến của mình và xoá cấu trúc thư mục này.

Lưu ý   Khi bạn sử dụng lệnh ghép ngắn Search-Mailbox, bạn không thể chỉ định cùng một hộp thư làm hộp thư nguồn và hộp thư đích. Đó là lý do tại sao bạn phải sử dụng Tìm kiếm Nhiều Hộp thư để sao chép thư vào Hộp thư Tìm kiếm Khám phá.

Return to top

Vô hiệu khôi phục từng mục

Chạy lệnh sau để vô hiệu khôi phục từng mục đối với hộp thư:

Set-Mailbox <mailbox> -SingleItemRecoveryEnabled $false

Để vô hiệu khôi phục từng mục cho tất cả các hộp thư người dùng trong tổ chức của bạn, hãy chạy lệnh sau:

Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox')} | Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $false

Quan trọng   Nếu bạn vô hiệu khôi phục từng mục, các mục sẽ vẫn được lưu giữ trong thư mục Mục Có thể phục hồi trong 14 ngày sau khi bị xóa. Tuy nhiên, nếu người dùng xóa email khỏi thư mục Mục Có thể phục hồi, thư đó sẽ bị xóa vĩnh viễn và người quản trị không thể khôi phục được.

Cách làm tốt nhất để tìm kiếm email đã xoá

  • Thu hẹp tìm kiếm để giảm thiểu số lượng kết quả tìm kiếm   Khi bạn đặt cấu hình tìm kiếm trong Tìm kiếm Nhiều Hộp thư, hãy sử dụng cài đặt trong phần Địa chỉ Email Cụ thể Nhận hoặc Gửi thưHộp thư để Tìm kiếm để thu hẹp tìm kiếm nhiều nhất có thể. Ví dụ: tìm kiếm thư được gửi đến người dùng và chỉ tìm kiếm hộp thư của người dùng. Điều này sẽ giảm số lượng thư có liên quan nhưng không liên quan trực tiếp được trả về trong tìm kiếm.

  • Kích hoạt trùng lắp cho tìm kiếm nhiều hộp thư để tìm mục có thể phục hồi   Khi bạn khôi phục một mục về hộp thư của người dùng, toàn bộ cấu trúc thư mục từ kết quả tìm kiếm được sao chép sang hộp thư của người dùng nếu bạn không kích hoạt trùng lắp. Khi bạn kích hoạt trùng lắp, cấu trúc thư mục con được đơn giản hoá.

  • Sử dụng Cú pháp Truy vấn Nâng cao (AQS) để bạn có thể tìm kiếm từ khoá theo các thuộc tính khác nhau của email   Ví dụ: bạn có thể tìm kiếm từ khoá trong dòng chủ đề hoặc phần nội dung thư. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm kiếm Từ khoá Nâng cao. Bảng sau hiển thị các thuộc tính email chung bạn có thể bao gồm trong tìm kiếm từ khoá của mình:

     

    Thuộc tính Ví dụ Kết quả tìm kiếm

    Phần đính kèm

    phần đính kèm:annualreport.ppt

    Việc sử dụng phần đính kèm:annualreport hoặc phần đính kèm:annual* trả lại các kết quả như khi sử dụng tên đầy đủ của phần đính kèm.

    Cc

    cc:"gurinder singh"

    cc:gurinders

    cc: gurinders@fineartschool.edu

    Thư có Gurinder Singh trong trường Cc

    Từ

    từ:"Max Stevens"

    từ:maxs

    từ:maxs@contoso.com

    Thư được gửi bởi Max Stevens

    Ngày gửi

    ngày gửi:10/19/2010

    Thư được gửi vào ngày 19 tháng 10 năm 2010

    Chủ đề

    chủ đề:"Báo cáo Tài chính Hàng quý"

    Thư chứa cụm từ chính xác "Báo cáo Tài chính Hàng quý" trong dòng chủ đề

    Đến

    đến: "Ann Beebe"

    đến: annb

    đến: annb@contoso.com

    Thư được gửi đến Ann Beebe

Cách làm tốt nhất để khôi phục email đã xoá

  • Sử dụng cùng một truy vấn tìm kiếm từ khóa mà bạn đã sử dụng trong Tìm kiếm Nhiều Hộp thư   Nếu bạn đã kích hoạt ghi đầy đủ trong khi tìm kiếm, hãy sử dụng giá trị từ cột Chủ đề trong tệp CSV, được đính kèm vào nhật ký tìm kiếm, cho giá trị của tham số SearchQuery. Điều này cho phép bạn khôi phục thư chính xác đến hộp thư của người dùng. Hoặc bạn có thể sử dụng dòng chủ đề chính xác từ thư trong Hộp thư Tìm kiếm Khám phá.

  • Xóa các mục không cần thiết trong Hộp thư Tìm kiếm Khám phá   Trước khi sử dụng lệnh ghép ngắn Search-Mailbox để khôi phục email, bạn có thể xóa các mục thỏa mãn tiêu chí tìm kiếm của mình khỏi Hộp thư Tìm kiếm Khám phá mà không cần được khôi phục.

  • Chặn gửi email kết quả tìm kiếm đến người dùng   Theo mặc định, email có thông tin về tìm kiếm được gửi đến hộp thư được chỉ định bởi tham số TargetMailbox. Điều này hữu ích vì nó biểu thị cho người dùng khi nào email đã phục hồi được trả về Hộp thư đến của họ. Để ngăn gửi thư, hãy đưa tham số Loglevelsuppress vào trong lệnh.

Return to top

 
Chủ đề trợ giúp có liên quan
Đang tải...
Không tìm thấy tài nguyên nào.