Tìm hiểu về Nhóm Chung

 

Áp dụng với: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Microsoft Exchange, Live@edu

Chủ đề được sửa đổi lần cuối: 2011-03-19

Một nhóm chung trong sổ địa chỉ chung của tổ chức của bạn hoạt động giống như một danh sách gửi thư qua e-mail. Mọi người có thể gửi một thư e-mail đến địa chỉ của nhóm chung để phân phối thư đến tất cả các thành viên trong nhóm. Bạn có thể tham gia nhóm hiện tại hoặc tạo nhóm riêng của mình trong Tuỳ chọn > Xem Tất cả Tuỳ chọn > Nhóm. Tạo và quản lý nhóm riêng của bạn bằng ngăn Nhóm chung Tôi Sở hữu. Tham gia hoặc rời khỏi nhóm hiện tại trong sổ địa chỉ chung bằng ngăn Nhóm chung Tôi Tham gia.

noteGhi chú:
UNRESOLVED_TOKEN_VAL(<rte:Alert_FeatureNotAvailable>)

Các nhóm chung có thể được sử dụng cho những mục đích khác nhau. Dưới đây là một số ví dụ:

  • Một nhóm có tên coffeeklatsch cho mọi người tham gia nếu họ muốn gửi thư đến nhóm về các chủ đề và trải nghiệm liên quan đến cà phê.

  • Một nhóm có tên InsuranceTalk chỉ dành cho các đại lý bảo hiểm của một công ty bảo hiểm cụ thể chia sẻ thông tin về các sản phẩm bảo hiểm của họ.

Giới thiệu về Nhóm Chung
Hiểu Những người dùng Khác nhau trong Nhóm

Một nhóm chung có các loại người dùng sau, phụ thuộc vào quan hệ của họ với nhóm.

Chủ sở hữu   Nếu bạn tạo một nhóm chung thì bạn là chủ sở hữu nó. Khi là chủ sở hữu, bạn có thể xoá nhóm, thêm hoặc xoá các thành viên, thêm hoặc xoá chủ sở hữu, chỉ định người có thể gửi đến nhóm và đặt các tuỳ chọn phê chuẩn cho thư trước khi chúng được gửi đến nhóm.

Chủ sở hữu khác   Nếu bạn được thêm là một chủ sở hữu nhóm, bạn có cùng mức độ kiểm soát nhóm với người tạo nhóm.

Thành viên   Nếu bạn đã tham gia một nhóm từ sổ địa chỉ hoặc được thêm làm thành viên thì bạn có thể gửi thư đến nhóm và nhận tất cả thư được gửi đến nhóm. Bạn có thể xem chủ sở hữu, thành viên, người điều phối của nhóm và thông tin nhóm khác từ sổ địa chỉ bằng cách bấm vào Chi tiết cho nhóm này.

Người điều phối   Nếu bạn là chủ sở hữu nhóm và bạn tạo nhóm thì theo mặc định bạn là người điều phối của nhóm khi bạn bật Phê chuẩn Thư cho nhóm này. Nếu bạn đã được thêm làm chủ sở hữu nhưng không tạo nhóm thì bạn có thể thêm mình làm người điều phối cho nhóm. Với tư cách là người điều phối, bạn có thể thêm người điều phối khác, phê chuẩn hoặc từ chối các thư trước khi chúng được gửi đến nhóm và quyết định cách thông báo cho người gửi thư khi thư của họ không được phê chuẩn.

Người gửi   Bạn không cần phải là một thành viên để gửi thư đến nhóm. Theo mặc định, mọi người (bao gồm cả người không thuộc sổ địa chỉ chung) có thể gửi thư đến nhóm chung.

Tạo hoặc Xoá một Nhóm

Bạn có thể tạo nhóm riêng của bạn bằng ngăn Nhóm chung Tôi Sở hữu. Để tìm hiểu thêm, hãy xem Tạo Nhóm Chung. Để xoá một nhóm bạn sở hữu, hãy xem Xoá nhóm chung mà bạn sở hữu.

Quản lý Nhóm của Bạn

Khi bạn tạo một nhóm, bạn chọn một vài tuỳ chọn nhanh và cung cấp cho nó một tên hiển thị, bí danh và mô tả. Để quản lý tất cả cài đặt của nhóm, hãy bấm Chi tiết. Để tìm hiểu về tất cả cài đặt khả dụng, hãy xem Thay đổi Cài đặt cho Nhóm Chung bạn đã Tạo.

Dưới đây là một số cài đặt bổ sung bạn có thể quản lý cho nhóm của bạn:

  • Quyền sở hữu   Theo mặc định, bạn sở hữu một nhóm mà bạn tạo. Vì bạn tạo nhóm nên bạn là chủ sở hữu chính của nhóm và không thể tự xóa bạn với tư cách là chủ sở hữu. Nếu bạn cố gắng thực hiện điều này, bạn sẽ gặp lỗi. Nhưng bạn cũng có thể thêm người khác từ sổ địa chỉ của bạn làm chủ sở hữu. Với tư cách là chủ sở hữu nhóm, bạn có thể thêm và xoá các thành viên, kiểm soát người có thể gửi thư đến nhóm, kiểm soát phê chuẩn cho thư được gửi đến nhóm và nhiều hơn thế nữa. Bạn đặt những cài đặt này trong phần Quyền sở hữu.

  • Tư cách thành viên   Trong phần này, bạn có thể thêm thành viên vào nhóm hoặc xoá thành viên khỏi nhóm.

  • Phê chuẩn Tư cách thành viên   Sử dụng phần này để chọn xem những người tham gia hoặc rời khỏi nhóm có cần phê chuẩn không.

  • Quản lý Gửi   Bạn có thể kiểm soát người có thể gửi thư đến nhóm của bạn. Hạn chế quyền gửi thư đến nhóm trong phần Quản lý Gửi.

  • Phê chuẩn Thư   Bạn có thể bật phê chuẩn thư cho nhóm của bạn. Khi bạn thực hiện điều này, thư được gửi cho nhóm của bạn trước tiên đến Hộp thư đến của bạn để phê chuẩn. Bạn có thể phê chuẩn hoặc từ chối thư từ người gửi này. Thư của người gửi không đến các thành viên của nhóm cho đến khi bạn hoặc một người điều phối nhóm khác phê chuẩn. Bạn cũng có thể thêm nhiều người làm người điều phối cho nhóm. Quản lý những tuỳ chọn này trong phần Phê chuẩn Thư.

Tham gia hoặc Rời khỏi Nhóm

Bạn có thể tham gia hoặc rời khỏi nhóm hiện tại trong sổ địa chỉ của bạn bằng cách sử dụng ngăn Nhóm chung Tôi Tham gia. Để tìm hiểu thêm về nhóm, bấm Chi tiết cho nhóm đã chọn. Bạn có thể tìm hiểu thêm về nhóm, ví dụ: ai sở hữu nhóm và thành viên của nhóm là ai. Bạn cũng có thể tham gia hoặc rời khỏi nhóm trong hộp thoại chi tiết. Để biết thêm, hãy xem Tham gia hoặc Rời khỏi Nhóm Chung.

Làm cho Quy tắc Hộp thư đến Hoạt động

Nếu bạn đã thiết lập các quy tắc Hộp thư đến áp dụng đối với thư được gửi đến nhóm có bạn là thành viên, bạn có thể muốn bao gồm tuỳ chọn ngừng xử lý các quy tắc bổ sung đối với các thư này. Tuỳ chọn này hữu ích nếu bạn muốn chỉ một trong những quy tắc áp dụng đối với thư. Các quy tắc được xử lý tuần tự, từ đầu danh sách quy tắc đến cuối danh sách. Nếu thư đáp ứng được tiêu chí cho nhiều hơn một quy tắc, từng quy tắc sẽ được áp dụng cho thư này. Bạn có thể tạo các quy tắc giúp bạn tổ chức các thư đến trong hộp thư đến của bạn. Để biết thêm thông tin, hãy xem Tìm hiểu về Quy tắc Hộp thư đến.

Nếu tôi muốn biết thêm thì sao?

 
Chủ đề trợ giúp có liên quan
Đang tải...
Không tìm thấy tài nguyên nào.