Tìm hiểu về Quy tắc Hộp thư đến

 

Chủ đề được sửa đổi lần cuối: 2011-11-23

Các quy tắc có thể được sử dụng để tự động sắp xếp e-mail đến thành các thư mục dựa trên các tiêu chí như ai là người gửi, thư này được gửi đến ai hoặc tầm quan trọng của thư. Ví dụ: bạn có thể tạo quy tắc tự động chuyển tất cả thư gửi đến một nhóm mà bạn là thành viên vào một thư mục cụ thể.

noteGhi chú:
Thông tin này áp dụng cho phiên bản tiêu chuẩn của Outlook Web App. Tính năng được mô tả không khả dụng trong Phiên bản Light của Outlook Web App.
Làm thế nào để quản lý các quy tắc?

Để quản lý quy tắc, bấm vào Tuỳ chọn> Tạo Quy tắc Hộp thư đến.

Bạn có thể sử dụng tab Quy tắc Hộp thư đến để tạo các quy tắc mới hoặc chỉnh sửa hoặc xoá các quy tắc hiện tại.

Còn điều gì khác tôi cần biết không?

  • Để tạo một quy tắc rỗng mới bằng tab Quy tắc Hộp thư đến, bấm vào quy tắcTạo mới.

  • Bạn không phải sử dụng tab Quy tắc Hộp thư đến để tạo một quy tắc. Bạn cũng có thể tạo các quy tắc trực tiếp từ thư. Để tạo một quy tắc trực tiếp từ thư:

    1. Bấm vào chuột phải vào thư trong ngăn danh sách thư.

    2. Bấm vào Tạo Quy tắc hoặc mở thư rồi bấm vào vào quy tắcTạo Quy tắc trên thanh công cụ.

  • Các quy tắc được chạy từ trên xuống dưới theo thứ tự mà chúng xuất hiện trong cửa sổ Quy tắc. Để thay đổi thứ tự quy tắc, bấm vào vào quy tắc bạn muốn di chuyển rồi bấm vào vào mũi tên lên trước đó hoặc xuống tiếp theo để di chuyển quy tắc đến vị trí bạn muốn trong danh sách.

  • Một số loại thư không kích hoạt Quy tắc hộp thư đến, bao gồm:

    • Thông báo trạng thái gửi, bao gồm báo cáo không gửi được và thông báo của hệ thống.

    • Xác nhận đọc và xác nhận gửi do ứng dụng khách e-mail tạo.

    • Một số thư trả lời tự động (Vắng Mặt).

  • Bạn có thể tạo các quy tắc phức tạp hơn bằng cách bấm vào Tuỳ chọn Khác. Sau khi bạn bấm vào vào Tuỳ chọn Khác:

    • Bạn có thể đặt nhiều điều kiện cho quy tắc của bạn.

    • Bạn có thể đặt nhiều hành động cho quy tắc của bạn.

    • Bạn có thể thêm ngoại lệ bằng cách bấm vào Thêm Ngoại lệ.

    • Bạn có thể bật hoặc tắt Ngừng xử lý thêm các quy tắc. Theo mặc định, tuỳ chọn ngừng xử lý thêm các quy tắc sẽ được bật lên. Với tuỳ chọn này, khi một thư đến đáp ứng tiêu chí cho nhiều hơn một quy tắc, chỉ quy tắc đầu tiên sẽ được áp dụng. Nếu không có cài đặt này, tất cả các quy tắc mà thư đáp ứng được tiêu chí sẽ được áp dụng.

      Ví dụ: Ngừng xử lý thêm các quy tắc không được chọn, nếu bạn có một quy tắc để chuyển tất cả thư gửi tới một nhóm chung sang một thư mục cụ thể và một quy tắc khác để chuyển bất kỳ thứ gì từ người quản lý của bạn sang một thư mục khác, rồi người quản lý của bạn gửi một thư đến nhóm đó thì bạn sẽ tìm thấy bản sao của thư đó trong cả hai thư mục. Nếu bạn chỉ muốn quy tắc chuyển thư từ người quản lý của bạn được áp dụng, hãy đặt quy tắc đó ở vị trí cao hơn trong danh sách so với quy tắc chuyển thư được gửi đến nhóm này, sau đó chỉnh sửa quy tắc thứ nhất để thêm tuỳ chọn ngừng xử lý thêm các quy tắc.

    • Bạn có thể chỉnh sửa tên của quy tắc bằng hộp Tên.

  • Mỗi quy tắc bạn tạo sẽ chiếm không gian trong phần ẩn của hộp thư của bạn. Phần này có giới hạn là 64 KB. Khoảng không gian thực mà một quy tắc sử dụng phụ thuộc vào một vài yếu tố, như độ dài của tên và số lượng điều kiện bạn đã áp dụng. Khi bạn đạt giới hạn 64 KB, bạn sẽ được cảnh báo là không thể tạo thêm quy tắc nào nữa. Nếu điều đó xảy ra, bạn sẽ phải xóa hoặc đơn giản hóa một số quy tắc hiện tại của bạn trước khi bạn có thể tạo thêm. Một số cách bạn có thể giảm không gian sử dụng bởi các quy tắc là:

    • Xóa các quy tắc bạn không cần nữa.

    • Rút gọn tên các quy tắc của bạn.

    • Kết hợp một hoặc nhiều quy tắc thực hiện công việc giống nhau.

    • Xóa tiêu chí khỏi các quy tắc.

  • Khi bạn tạo một quy tắc chuyển tiếp, bạn có thể thêm nhiều hơn một địa chỉ để chuyển tiếp đến. Số lượng địa chỉ bạn chuyển tiếp đến có thể giới hạn, tùy thuộc vào cài đặt cho tài khoản của bạn. Nếu bạn thêm nhiều địa chỉ hơn số lượng được phép, quy tắc chuyển tiếp của bạn sẽ không hoạt động. Nếu bạn tạo một quy tắc chuyển tiếp với nhiều hơn một địa chỉ, hãy thử nghiệ để đảm bảo nó hoạt động.

Nếu tôi muốn biết thêm thì sao?

 
Chủ đề trợ giúp có liên quan
Đang tải...
Không tìm thấy tài nguyên nào.