Efterlevnadsfunktioner i Exchange Online

 

Gäller för: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Ämnet ändrades senast: 2011-12-19

Efterlevnadsfunktionerna i Exchange Online gör det lättare för organisationen att uppfylla juridiska, myndighets- och organisationsspecifika krav på följande sätt:

  • Bevara Förhindra borttagningen av meddelanden för att uppfylla bestämmelser eller juridiska krav om dataarkivering.

  • Upptäck Sök efter relevanta artiklar som rör särskilda juridiska ärenden eller förfrågningar från myndigheter.

  • Kontroll Kontrollera meddelandeflödet och implementera regler baserat på meddelandeinnehåll, eller på vem som skickar och tar emot meddelandet.

  • Skydda Kryptera innehåll och tillämpa principer som gäller användningen av e-post.

Nu ska vi ta en närmare titt:

Efterlevnadsfunktioner i Exchange Online

  • MRM (Messaging Records Management) Med MRM kan din organisation förhindra permanent borttagning av e-postmeddelanden och annat meddelandeinnehåll, som tas bort av användare eller av meddelandeprinciper, och som behövs för att uppfylla företagsprinciper, myndighetsbestämmelser eller juridiska krav. Med MRM kan du dessutom automatiskt ta bort äldre meddelandeinnehåll som saknar juridiskt eller affärsmässigt värde. MRM använder loggperiodsprinciper och loggperiodstaggar för att styra hur länge objekten ska sparas i användarnas postlådor och för att ange vilken åtgärd som ska utföras på objekt som har en viss ålder.

    Se Skapa och hantera bevarandeprinciper i Exchange Online.

  • Identifiering Identifiering utnyttjar sökningar i flera postlådor och är ett grafiskt användargränssnittsbaserat verktyg som gör det lättare för personal på den juridiska avdelningen och på personalavdelningen liksom för andra innehållsidentifieringsansvariga att söka efter meddelanden som matchar angivna villkor i primära postlådor och arkivpostlådor inom hela organisationen. Eftersom identifieringssökningar inte kräver fullständiga administrativa behörigheter kan du tilldela vanliga användare nödvändiga behörigheter för att söka i postlådor, och begränsa omfattningen av postlådor som en användare kan söka i. Resultatet från en sökning i flera postlådor kan skrivas ut eller exporteras till en PST-fil med hjälp av Microsoft Outlook.

    Se Sökningar i flera postlådor.

  • Personligt arkiv   Du kan skapa en arkivpostlåda, eller ett personligt arkiv som det också kallas, för en användares primära molnbaserade postlåda. Användare kan använda arkivpostlådan för att lagra historiska meddelandedata genom att flytta eller kopiera meddelanden från sin primära postlåda till arkivpostlådan. Administratörer och användare kan använda MRM-funktioner för att automatiskt flytta meddelanden som har en viss ålder till arkivpostlådan. Eftersom objekt i en användares arkivpostlåda indexeras ingår arkivpostlådor i sökningar i flera postlådor.

    Se Aktivera en arkivpostlåda.

  • Bevarande av juridiska skäl Du kan aktivera bevarande av juridiska skäl, eller juridiskt arkiv som det också kallas, för en postlåda om du vill bevara e-postmeddelanden och andra e-postobjekt under en längre tid. Bevarande av juridiska skäl förhindrar också att objekt tas bort permanent. När en användares postlåda bevaras av juridiska skäl kan användaren ta bort objekt från postlådan, men objekten bevaras på obestämd tid på servrarna i Microsofts datacenter. Med bevarande av juridiska skäl bevaras också versionshistoriken för objekt som ändras.

    Se Ange att en postlåda ska bevaras av juridiska skäl.

  • IRM (Information Rights Management) IRM ger online- och offlineskydd av e-postmeddelanden och bifogade filer som stöds. IRM-skydd kan användas av användare i Outlook eller Outlook Web App, och kan tillämpas av administratörer med hjälp av transportskyddsregler och Outlook-skyddsregler. Med IRM kan administratörer och användare styra vem som kan komma åt, vidarebefordra, skriva ut eller kopiera känsliga data i e-postmeddelanden. Observera att IRM kräver att en AD RMS-server (Active Directory Rights Management Services) är distribuerad i den lokala organisationen.

    Se Skapa och hantera Information Rights Management i Exchange Online.

    Obs! En lista över de typer av bifogade filer som tillåts och spärras i Outlook Web App finns i avsnittet Inställningar för filer och bifogade filer i Outlook Web App-postlådeprinciper | Tillgängliga inställningar.

  • Transportregler och transportskyddsregler Med transportregler kan du styra flödet och tillämpa meddelandeprinciper på e-postmeddelanden som skickas inom organisationen och som skickas till och från organisationen. Med transportregler kan administratörer definiera särskilda meddelandeattribut, eller villkor, och de åtgärder som ska tillämpas på meddelanden som innehåller dessa attribut. Du kan till exempel använda transportregler om du vill lägga till en ansvarsfriskrivning i ett meddelande som skickas till mottagare utanför organisationen eller för att förhindra e-postkommunikation mellan särskilda grupper med användare.

    Med transportskyddsregler kan du använda transportregler för att skydda meddelanden med IRM genom att tillämpa en AD RMS-rättighetsprincipmall.

    Se Organisationsomfattande regler.

    Microsoft Live@edu Outlook Live för Live@edu tillhandahåller också övervakningsprinciper som hjälper skolor att styra vem som kan skicka e-post till och vem som kan ta emot e-post från användarna på deras institution. Se Övervakningsprinciper.

  • Journalförande Journalregler gör det lättare för organisationen att uppfylla juridiska, myndighets- och organisationsspecifika krav genom att registrera inkommande och utgående e-postkommunikation. Journalregler används för att registrera, eller journalföra, e-postmeddelanden som skickas till eller från särskilda mottagare. När ett meddelande matchar villkoren som definieras i journalregeln, genereras en journalrapport som innehåller det ursprungliga meddelandet och skickas till en journalpostlåda.

    Se Journalregler.

  • Granskningsloggning Granskningsloggning är ett grafiskt användargränssnittsbaserat verktyg som gör det lättare för organisationen att spåra obehörig åtkomst till en användares postlåda, att identifiera postlådor som bevaras av juridiska skäl och att identifiera ändringar som gjorts i administratörsrollgrupper. Du kan också exportera administratörsgranskningsloggen som identifierar åtgärder som utförts av en administratör.

    Se Använda granskningsrapporter i Exchange Online.

Överst på sidan

Vanliga efterlevnadsscenarier som stöds av Exchange Online

Nu ska vi titta närmare på några av de vanligaste efterlevnadsscenarierna som stöds i Exchange Online.

 

Lagra historiska meddelandedata för varje användare

Bevara meddelandedata och ta bort dem vid bevarandeperiodens slut

Samla, bearbeta och granska meddelandedata som bevaras av juridiska skäl

Förhindra borttagningen eller ändringen av postlådeobjekt som bevaras av juridiska skäl

Tillåta medlemmar i ett juridiskt team att aktivera och inaktivera bevarande av juridiska skäl

Tillåta medlemmar i ett juridiskt team att utföra postlådesökningar

Skapa en identifieringspostlåda för ett särskilt juridiskt ärende

Förhindra e-postkommunikation mellan medlemmar på olika avdelningar, i olika juridiska team eller på olika skolor

Tillämpa beständigt skydd på meddelanden som skickas utanför organisationen

Lägga till en ansvarsfriskrivning i meddelanden som skickas av användare i organisationen

Samla e-postmeddelanden som skickas utanför organisationen

Kontrollera om en postlåda använts av någon annan än ägaren

Lagra historiska meddelandedata för varje användare

Om du vill implementera och hantera en arkiveringsstrategi för organisationen kan du aktivera en arkivpostlåda för varje användare. På så sätt har administratörer och användare tillgång till ett enda, enhetligt arkiv för hantering av historiska data. Objekt flyttas automatiskt till en användares arkivpostlåda med hjälp av MRM-teknik, och arkivpostlådor genomsöks efter objekt som uppfyller sökvillkoren med hjälp av funktionen för sökning i flera postlådor. Se Aktivera en arkivpostlåda.

Bevara meddelandedata och ta bort dem vid bevarandeperiodens slut

En standardloggperiodsprincip tillämpas på alla Exchange Online-postlådor så att organisationer lättare kan uppfylla juridiska, affärs- och myndighetsspecifika krav. Med den här loggperiodsprincipen tillämpas loggperiodsinställningar på följande standard-e-postmappar i en användares postlåda:

  • Borttaget Tillämpas på meddelanden i mappen Borttaget. När det har gått 30 dagar sedan en användare tog bort ett meddelande tas meddelandet bort permanent och flyttas till mappen för permanent borttagen e-post, eller containern som den också kallas. En användare kan återställa objekt i mappen för permanent borttagen e-post med funktionen Återskapa borttagna objekt i Outlook eller Outlook Web App.

  • Skräppost Tillämpas på meddelanden i skräppostmappen. När det har gått 30 dagar sedan ett skräppostmeddelande togs bort från eller skickades till användarens skräppostmapp tas meddelandet bort permanent och flyttas till mappen för permanent borttagen e-post.

  • Permanent borttagen e-post Tillämpas på meddelanden i mappen för permanent borttagen e-post. När det har gått 14 dagar sedan ett meddelande flyttades till mappen för permanent borttagen e-post flyttas det till mappen för permanent borttagen e-post i användarens arkivpostlåda. I detta läge kan bara en administratör återställa ett objekt med funktionen för att återskapa ett enskilt objekt i Exchange Online. Om användaren inte har någon arkivpostlåda vidtas inga åtgärder och objektet finns kvar i mappen för permanent borttagen e-post i användarens primära postlåda.

    Obs! Användare kan ta bort, eller rensa, objekt i mappen för permanent borttagen e-post med funktionen Återskapa borttagna objekt i Outlook eller Outlook Web App. Med återställning av enskilda objekt bevaras borttagna objekt ytterligare 14 dagar. Efter 14 dagar flyttas de borttagna objekten till mappen för permanent borttagen e-post i användarens arkivpostlåda.

Alla andra objekt i användarens postlåda som inte påverkas av dessa loggperiodsinställningar flyttas till användarens arkivpostlåda efter två år. I Exchange Online finns det även fördefinierade personliga loggperiodstaggar som användarna kan tillämpa på mappar och enskilda objekt i sina postlådor. Mer information finns här:

Samla, bearbeta och granska meddelandedata som bevaras av juridiska skäl

Med identifieringsfunktionerna i Exchange Online kan organisationer samla, bearbeta och granska e-postmeddelanden som är relevanta för ett juridiskt ärende, vilket gör det lättare att uppfylla editionsplikten. Mer information finns här:

Obs! Din organisation måste implementera en hybriddistribution för sökpostlådor både i den lokala och i den molnbaserade organisationen. Mer information finns i avsnittet Exchange-hybriddistribution och migrering med Office 365.

Vanliga efterlevnadsscenarier som stöds av Exchange Online

Förhindra borttagningen eller ändringen av postlådeobjekt som bevaras av juridiska skäl

Om en organisation är inblandad i ett rättsfall är det viktigt att spara relevanta data, t.ex. e-postmeddelanden, som kan komma att användas som bevismaterial. Om du behöver spara e-post relaterad till ett juridiskt ärende kan du aktivera bevarande av juridiska skäl för postlådor. Som en del av editionsplikten kan en postlåda som bevaras av juridiska skäl genomsökas efter objekt som är relevanta för rättsfallet. Om bevarande av juridiska skäl är aktiverat tillämpas inställningarna även på användarens arkivpostlåda. Mer information finns här:

Tillåta medlemmar i ett juridiskt team att aktivera och inaktivera bevarande av juridiska skäl

Du kan tilldela medlemmar i ett juridiskt team eller annan behörig personal nödvändiga behörigheter för att aktivera bevarande av juridiska skäl för en postlåda från Kontrollpanelen i Exchange. Se Ange att en postlåda ska bevaras av juridiska skäl.

Tillåta medlemmar i ett juridiskt team att utföra postlådesökningar

Du kan också ge medlemmar i ett juridiskt team nödvändiga behörigheter att använda identifieringsfunktionerna i Exchange Online. På så sätt kan advokater, medlemmar i juridiska team och innehållsidentifieringsansvariga utföra sökningar i flera postlådor från Kontrollpanelen i Exchange. Se Ge användare åtkomst till sökning i flera postlådor.

Skapa en identifieringspostlåda för ett särskilt juridiskt ärende

Sökresultaten från en identifiering kopieras till en identifieringspostlåda. En postlåda för identifieringssökning skapas som standard för varje Exchange Online-organisation. Administratörer kan emellertid skapa fler postlådor för identifieringssökning, var och en med en standardkvot på 50 GB, för särskilda juridiska ärenden eller juridiska team. Administratörer kan sedan bevilja åtkomstbehörigheter till identifieringspostlådan till innehållsidentifieringsansvariga. Mer information finns här:

Förhindra e-postkommunikation mellan medlemmar på olika avdelningar, i olika juridiska team eller på olika skolor

Din organisation kan behöva förhindra intressekonflikter som kan uppstå när medlemmar på olika avdelningar, i olika juridiska team eller på olika skolor kan dela känslig information. I detta syfte kan organisationer förhindra att olika grupper med användare skickar och tar emot e-post till och från varandra. Den här typen av begränsning kallas ibland för en dataskyddszon. Här följer några exempel:

  • Advokatbyråer som hanterar konfidentiell klientinformation måste begränsa e-postflödet till personal som arbetar med särskilda juridiska ärenden.

  • I investeringsorganisationer, där marknadsundersökare kan ha tillgång till konfidentiell information som kan påverka en mäklare, finns det ofta bestämmelser som stadgar att all slags kommunikation mellan dessa två grupper måste förhindras.

  • Skoldistrikt kan vilja förhindra att elever på olika skolor använder sina skolkonton för att kommunicera med varandra via e-post.

Se Stoppa e-postflödet mellan särskilda grupper med hjälp av regler.

Vanliga efterlevnadsscenarier som stöds av Exchange Online

Tillämpa beständigt skydd på meddelanden som skickas utanför organisationen

Om användare i din organisation behöver skicka e-postmeddelanden med ekonomisk, juridisk eller annan konfidentiell information till mottagare utanför din organisation kan du skapa transportskyddsregler som tillämpar en RMS-mall (Rights Management Services) för att skydda innehållet i e-postmeddelanden. Beroende på de inställningar som du anger i RMS-mallen hindras mottagarna från att utföra åtgärder som att vidarebefordra, kopiera eller skriva ut ett IRM-skyddat meddelande. Du kan också använda transportregler för att tillämpa RMS-mallar på meddelanden som skickas av medlemmar i en distributionsgrupp eller som skickas av medlemmar på en särskild avdelning. Mer information finns här:

Lägga till en ansvarsfriskrivning i meddelanden som skickas av användare i organisationen

Du kan använda transportregler för att automatiskt lägga till text, en så kallad ansvarsfriskrivning, i e-postmeddelanden. Ansvarsfriskrivningar innehåller vanligtvis juridisk information, efterlevnadsinformation eller annan information som en organisation vill förmedla. Se Lägga till ansvarsfriskrivningar i meddelanden.

Samla e-postmeddelanden som skickas utanför organisationen

För att uppfylla juridiska krav och bestämmelser kan din organisation behöva samla alla e-postmeddelanden som skickas till externa mottagare. I så fall kan du skapa en journalregel som genererar en journalrapport för alla meddelanden som skickas till mottagare utanför organisationen. Du kan också skapa journalregler för meddelanden som skickas till eller som tas emot av särskilda användare eller av medlemmar i en distributionsgrupp. Se Skapa journalregler.

Kontrollera om en postlåda använts av någon annan än ägaren

Som standard kan bara postlådeägare komma åt en postlåda, men andra kan tilldelas åtkomstbehörigheter till postlådan, t.ex. ombud eller administratörer. Om du misstänker att en postlåda har använts av eller manipulerats av någon annan än postlådeägaren kan du köra en rapport för postlådeåtkomst av icke-ägare. Se Köra en rapport om postlådeåtkomst av icke-ägare.

Vanliga efterlevnadsscenarier som stöds av Exchange Online

Efterlevnadsfunktioner – tillgänglighet

Följande tabell innehåller efterlevnadsfunktionerna som är tillgängliga i Exchange Online för Microsoft Office 365 och Microsoft Live@edu.

 

Efterlevnadsfunktion Office 365 för företagsanvändare och små företag Office 365 för företag Live@edu

Personligt arkiv

Ja (kombinerad storlek på 25 GB för primära postlådor och arkivpostlådor)

Ja (kombinerad sammanlagd storlek på 25 GB för primära postlådor och arkivpostlådor), standardkvot på 100 GB för Exchange Online-prenumeration (plan 2) eller högre

Nej

Messaging Records Management

Ja

Ja

Ja

Bevarande av juridiska skäl

Nej

Ja, kräver Exchange Online-prenumeration (plan 2) eller högre

Nej

Sökning i flera postlådor

Nej

Ja

Ja

Information Rights Management

Nej

Ja

Nej

Transportregler

Nej

Ja

Ja

Journaler

Nej

Ja

Ja

Granskningsloggning

Ja

Ja

Ja

Överst på sidan

 
Närliggande hjälpavsnitt
Läser in...
Inga resurser hittades.