Funkcije usklađenosti u usluzi Exchange Online

 

Primenjuje se na: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Poslednja izmena teme: 2011-12-19

Funkcije usklađenosti usluge Exchange Online mogu da pomognu vašoj organizaciji da ispuni zakonske, pravne i organizacijske uslove na sledeće načine:

  • Čuvanje   Sprečite brisanje poruka da biste ispunili zahteve čuvanja podataka ili zakonske uslove.

  • Otkrivanje   Pretražite relevantne stavke koje se odnose na određene pravne slučajeve ili na zahteve regulatornih organa.

  • Kontrolisanje   Kontrolišite tok poruka i primenite pravila podložnosti zakonskom suđenju na osnovu sadržaja poruke, ili kontrolišite ko šalje i prima poruku.

  • Zaštita   Šifrujte sadržaj i primenite smernice koje se odnose na korišćenje e-pošte.

Da razmotrimo pažljivije:

Funkcije usklađenosti u usluzi Exchange Online

  • Upravljanje zapisima razmenjenih poruka (MRM)   MRM pomaže organizaciji u sprečavanju trajnog brisanja e-poruka i ostalih sadržaja razmenjenih poruka koje su izbrisali korisnici ili su izbrisane pravilima razmene poruka zbog neusklađenosti sa pravilima preduzeća, državnim uredbama ili zakonskim potrebama. MRM takođe omogućava automatsko uklanjanje starijih sadržaja razmenjenih poruka koje nemaju pravnu ili poslovnu vrednost. MRM koristi smernice zadržavanja i oznake zadržavanja da bi se kontrolisalo koliko dugo treba čuvati stavke u poštanskim sandučićima korisnika i da bi se definisale radnje koje treba primeniti na stavkama koje su dostigle određenu starost.

    Pogledajte odeljak Postavljanje smernica za zadržavanje u usluzi Exchange Online i upravljanje njima.

  • Otkrivanje   Otkrivanje koristi pretragu više poštanskih sandučića, alatku zasnovanu na grafičkom korisničkom interfejsu (GUI) koja omogućava pravnim i kadrovskim stručnjacima i ostalim menadžerima otkrivanja da u primarnim i arhivskim poštanskim sandučićima širom organizacije pretražuju poruke koje odgovaraju određenim kriterijumima. Pošto pretrage otkrivanja ne zahtevaju kompletne administrativne dozvole, možete običnim korisnicima da dodelite dozvole za pretragu poštanskih sandučića i da ograničite opseg poštanskih sandučića koje jedna osoba može da pretražuje. Rezultati pretrage više poštanskih sandučića se mogu odštampati ili izvesti u .PST datoteku koristeći Microsoft Outlook.

    Pogledajte odeljak Pretrage više poštanskih sandučića.

  • Lična arhiva   Možete da kreirate arhivsko poštansko sanduče pod nazivom lična arhiva, kao primarno poštansko sanduče korisnika zasnovano na informatičkom oblaku. Arhivsko poštansko sanduče korisnici mogu da koriste za skladištenje podataka o istoriji razmene poruka tako što će premeštati ili kopirati poruke iz primarnog u arhivsko poštansko sanduče. Administratori i korisnici mogu da koriste MRM funkcije za automatsko premeštanje poruka koje su dostigle određenu starost u arhivsko poštansko sanduče. Budući da su stavke u arhivskom poštanskom sandučetu korisnika indeksirane, arhivski poštanski sandučići su uključeni u pretragu više poštanskih sandučića.

    Pogledajte odeljak Omogućavanje arhivskog poštanskog sandučeta.

  • Zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora   Na poštansko sanduče možete da primenite zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora, takođe poznato pod nazivom zadržavanje u slučaju pravnog postupka, da biste e-poruke i ostale stavke pošte sačuvali na duži vremenski period. Zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora takođe sprečava trajno brisanje stavki. Kada se na poštansko sanduče korisnika primeni zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora, korisnik može da očisti stavke iz svog poštanskog sandučeta, ali će te stavke biti zadržane u neograničenom vremenskom periodu na serverima u Microsoft Exchange centru podataka. Zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora takođe održava prethodne verzije izmenjenih stavki.

    Pogledajte odeljak Zadržavanje poštanskog sandučeta u slučaju sudskog spora.

  • Information rights management (IRM)   IRM pruža zaštitu e-poruka i podržanih priloga na mreži i van nje. IRM zaštitu mogu da primenjuju korisnici aplikacije Microsoft Office Outlook ili Outlook Web App, a mogu da je primenjuju i administratori koristeći pravila zaštite prenosa i Outlook pravila za zaštitu. IRM pomaže administratorima i korisnicima da kontrolišu ko može da pristupi, štampa ili kopira poverljive podatke sadržane u e-porukama. Imajte u vidu da IRM zahteva da je u lokalnoj organizaciji primenjen Active Directory Rights Management Services (AD RMS) server.

    Pogledajte odeljak Postavljanje Information Rights Management zaštite i upravljanje njom u usluzi Exchange Online.

    Napomena   Listu tipova priloženih datoteka koje su dozvoljene i blokirane u programu Outlook Web App potražite u odeljku „Podešavanja datoteka i priloga“ na adresi Smernice Outlook Web App poštanskog sandučeta | Dostupne postavke.

  • Pravila prenosa i pravila zaštite prenosa   Pravila prenosa omogućavaju kontrolu toka smernica za razmenu poruka i njihovu primenu na e-poruke koje su poslate unutar organizacije i na one koje su poslate u organizaciju i iz nje. Pomoću pravila prenosa administratori mogu da definišu određene atribute poruka, odnosno uslove, kao i radnje koje žele da primenjuju na sve poruke koje sadrže te atribute. Na primer, pravila prenosa možete da koristite za dodavanje odricanja odgovornosti poruci koja je poslata izvan organizacije ili da biste sprečili komunikaciju putem e-pošte između određenih grupa korisnika.

    Pravila zaštite prenosa dozvoljavaju korišćenje pravila prenosa za IRM zaštitu poruka primenom predloška smernica AD RMS prava.

    Pogledajte odeljak Pravila za celu organizaciju.

    Microsoft Live@edu   Usluga Outlook Live za Live@edu takođe pruža smernice za nadgledanje kao pomoć školama prilikom kontrolisanja ko može da šalje e-poruke korisnicima u njihovoj ustanovi i ko može da prima e-poruke od njih. Pogledajte odeljak Smernice za nadgledanje.

  • Evidentiranje   Evidentiranje može da pomogne vašoj organizaciji da ispuni zakonske, pravne i organizacijske uslove snimanjem dolaznih i odlaznih e-poruka. Pravila dnevnika se koriste za snimanje, odnosno „evidentiranje“, e-poruka koje se šalju određenim primaocima ili se primaju od njih. Kada se neka poruka podudari sa kriterijumima definisanim pravilom dnevnika, izveštaj dnevnika koji sadrži originalnu poruku se generiše i šalje u poštansko sanduče za evidentiranje.

    Pogledajte odeljak Pravila dnevnika.

  • Evidentiranje nadgledanja   Izveštaji nadgledanja je alatka zasnovana na grafičkom korisničkom interfejsu koja omogućava organizaciji da prati neodobrene pristupe poštanskom sandučiću korisnika, da identifikuje poštanske sandučiće koji su zadržani u slučaju sudskog spora i da identifikuje bilo kakvu promenu u grupama uloga administratora. Takođe možete da izvezete evidenciju nadgledanja administratora koja identifikuje bilo kakvu radnju administratora.

    Pogledajte odeljak Korišćenje izveštaja nadgledanja u usluzi Exchange Online.

Povratak na vrh

Uobičajeni scenariji usklađenosti koje podržava Exchange Online

Pogledajmo nekoliko najčešćih scenarija usklađenosti koje podržava usluga Exchange Online.

 

Skladištite podatke o istoriji razmene poruka za svakog korisnika

Zadržite podatke o razmeni poruka i uklonite ih nakon isteka perioda zadržavanja

Prikupite, obradite i pregledajte podatke o razmeni poruka koje se odnose na sudski spor

Sprečite uklanjanje ili izmenu stavki u poštanskom sandučetu tokom sudskog spora

Dozvolite članovima pravnog tima da omogućavaju ili onemogućavaju zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora

Dozvolite članovima pravnog tima da vrše pretragu poštanskih sandučića

Kreirajte poštansko sanduče za otkrivanje određenog pravnog slučaja

Sprečite komunikaciju putem e-pošte između članova različitih odeljenja, pravnih timova ili škola

Primenite stalnu zaštitu na poruke koje se šalju izvan organizacije

Dodajte odricanje odgovornosti poruci koju šalju korisnici u vašoj organizaciji

Prikupite e-poruke koje se šalju izvan organizacije

Utvrdite da li je poštanskom sandučetu pristupila osoba koja nije vlasnik

Skladištite podatke o istoriji razmene poruka za svakog korisnika

Da biste primenili strategiju arhiviranja i upravljali njome u vašoj organizaciji, možete da omogućite arhivsko poštansko sanduče za svakog korisnika. To administratorima i korisnicima pruža jedinstvenu, objedinjenu arhivu za upravljanje podacima o istoriji. MRM tehnologija automatski premešta stavke u arhivsko poštansko sanduče korisnika, a pretraživanje više poštanskih sandučića pretražuje stavke u arhivskim poštanskim sandučićima koje ispunjavaju kriterijume pretrage. Pogledajte odeljak Omogućavanje arhivskog poštanskog sandučeta.

Zadržite podatke o razmeni poruka i uklonite ih nakon isteka perioda zadržavanja

Da bi se pomoglo organizacijama da ispune poslovne, pravne ili zakonske uslove, na sve poštanske sandučiće u usluzi Exchange Online primenjena je podrazumevana smernica za zadržavanje. Ovom smernicom za zadržavanje primenjuju se podešavanja zadržavanja na sledeće podrazumevane fascikle e-pošte u poštanskom sandučetu korisnika:

  • Izbrisane stavke   Odnosi se na poruke u fascikli „Izbrisane stavke“. Trideset dana nakon što je korisnik izbrisao poruku, ona se trajno briše i premešta u fasciklu „Spasene stavke“, poznatu i kao deponija. Korisnik može da spasi stavke u fascikli „Spasene stavke“ korišćenjem funkcije „Spasi izbrisane stavke“ u programima Outlook ili Outlook Web App.

  • Neželjena e-pošta   Odnosi se na poruke u fascikli „Neželjena e-pošta“. Trideset dana nakon što se neželjena e-poruka premesti ili pošalje u fasciklu „Neželjena e-pošta“ korisnika, poruka se trajno briše i premešta u fasciklu „Spasene stavke“.

  • Spasene stavke   Odnosi se na poruke u fascikli „Spasene stavke“. Četrnaest dana nakon premeštanja poruke u fasciklu „Spasene stavke“, poruka se premešta u fasciklu „Spasene stavke“ u arhivskom poštanskom sandučiću korisnika. U tom slučaju samo administrator može da spasi stavku koristeći spasavanje jedne stavke u usluzi Exchange Online. Ukoliko korisnik nema arhivsko poštansko sanduče, ništa se ne preduzima i stavka ostaje u fascikli „Spasene stavke“ u primarnom poštanskom sandučiću korisnika.

    Napomena   Korisnici mogu da uklanjaju ili čiste stavke iz fascikle „Spasene stavke“ korišćenjem funkcije „Spasi izbrisane stavke“ u programima Outlook ili Outlook Web App. Spasavanje jedne stavke zadržava očišćene stavke dodatnih 14 dana; nakon 14 dana MRM premešta očišćene stavke u fasciklu „Spasene stavke“ u arhivskom poštanskom sandučiću korisnika.

Sve ostale stavke u poštanskom sandučiću korisnika koje nisu promenjene postavkama zadržavanja premeštaju se u arhivsko poštansko sanduče korisnika nakon dve godine. Usluga Exchange Online takođe pruža podrazumevane lične oznake zadržavanja koje korisnici mogu da primenjuju na fascikle i pojedinačne stavke u svojim poštanskim sandučićima. Pogledajte sledeće:

Prikupite, obradite i pregledajte podatke o razmeni poruka koje se odnose na sudski spor

Da bi ispunile pravne uslove otkrivanja, organizacije mogu da koriste funkcije otkrivanja u usluzi Exchange Online za prikupljanje, obradu i pregled e-poruka koje se odnose na pravni slučaj. Pogledajte sledeće:

Napomena   Vaša organizacija treba da uvede hibridnu primenu u pretraživanje poštanskih sandučića kako u lokalnoj, tako i u organizaciji zasnovanoj na informatičkom oblaku. Više informacija potražite u odeljku Hibridna primena razmene i migracija sa sistemom Office 365.

Uobičajeni scenariji usklađenosti koje podržava Exchange Online

Sprečite uklanjanje ili izmenu stavki u poštanskom sandučetu tokom sudskog spora

Ako je organizacija obaveštena o sudskom sporu na čekanju, potrebno je da sačuva relevantne podatke kao što su e-poruke koje mogu poslužiti kao dokaz. Da biste zadržali e-poruku koja je relevantna za neki sudski slučaj, u okviru poštanskih sandučića možete da postavite zadržavanje u slučaju sudskog spora. Zatim, kao deo pravnog otkrivanja, poštansko sanduče na koje je primenjeno zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora mogu da se pretražuju da bi se pronašle stavke koje se odnose na slučaj. Kada je zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora omogućeno, ono se takođe odnosi i na arhivsko poštansko sanduče korisnika. Pogledajte sledeće:

Dozvolite članovima pravnog tima da omogućavaju ili onemogućavaju zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora

Članovima pravnog tima ili drugim ovlašćenim kadrovima možete da dodelite potrebne dozvole za korišćenje Exchange kontrolne table da bi na poštansko sanduče primenili zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora. Pogledajte odeljak Zadržavanje poštanskog sandučeta u slučaju sudskog spora.

Dozvolite članovima pravnog tima da vrše pretragu poštanskih sandučića

Članovima pravnog tima takođe možete da date potrebne dozvole za korišćenje funkcija otkrivanja u usluzi Exchange Online. Ovo omogućava pravnicima, članovima pravnog tima i menadžerima otkrivanja da koriste Exchange kontrolnu tablu za pretragu više poštanskih sandučića. Pogledajte odeljak Odobravanje pristupa korisnicima pretrazi većeg broja poštanskih sandučića.

Kreirajte poštansko sanduče za otkrivanje određenog pravnog slučaja

Rezultati pretrage otkrivanja su kopirani u poštanskom sandučiću za otkrivanje. Kreirano je podrazumevano poštansko sanduče za otkrivanje pretragom za svaku Exchange Online organizaciju. Međutim, administratori mogu da kreiraju dodatne poštanske sandučiće za otkrivanje pretragom za određene pravne slučajeve ili pravne timove, i svako sanduče ima podrazumevanu kvotu od 50 GB. Administratori zatim dodeljuju dozvole menadžerima otkrivanja za pristup poštanskim sandučićima za otkrivanje. Pogledajte sledeće:

Sprečite komunikaciju putem e-pošte između članova različitih odeljenja, pravnih timova ili škola

Vaša organizacija će možda morati da sprečava neusaglašenosti u interesima do kojih može da dođe kada članovi različitih odeljenja, pravnih timova ili škola imaju mogućnost da dele poverljive informacije. Organizacije ovo pitanje mogu da reše sprečavanjem različitih grupa korisnika da razmenjuju e-poruke. Ovaj tip ograničenja se ponekad zove i etička brana. Evo nekoliko primera:

  • Pravne firme koje treba da čuvaju poverljive informacije o klijentima treba da ograniče protok pošte ka kadrovima koji rade na određenim pravnim slučajevima.

  • U investicionim organizacijama, gde tržišni istraživači možda imaju poverljive informacije koje bi mogle da utiču na brokera, propisani zahtevi često određuju obavezno sprečavanje komunikacije između ove dve grupe.

  • Školske četvrti koje žele da spreče učenike različitih škola da koriste školske naloge za razmenu e-pošte.

Pogledajte odeljak Korišćenje pravila za sprečavanje protoka pošte između određenih grupa.

Uobičajeni scenariji usklađenosti koje podržava Exchange Online

Primenite stalnu zaštitu na poruke koje se šalju izvan organizacije

Ukoliko korisnici u vašoj organizaciji treba da pošalju e-poruke sa finansijskim, pravnim ili nekim drugim poverljivim informacijama primaocima izvan organizacije, možete da kreirate pravila zaštite prenosa koja primenjuju Rights Management Services (RMS) predložak za zaštitu sadržaja u e-porukama. Zavisno od postavki koje ste naveli u RMS predlošku, primaoci će biti sprečeni da vrše radnje kao što su prosleđivanje, kopiranje ili štampanje IRM zaštićene poruke. Pravila prenosa možete da koristite i za primenu RMS predloška na poruke koje šalju članovi grupe za distribuciju ili članovi određenog odeljenja. Pogledajte sledeće:

Dodajte odricanje odgovornosti poruci koju šalju korisnici u vašoj organizaciji

Pravila prenosa možete da koristite za automatsko dodavanje teksta koje se nezvanično zove odricanje odgovornosti u e-porukama. Odricanja odgovornosti se obično koriste u svrhu obezbeđivanja pravnih informacija, informacija o usaglašenosti ili u druge svrhe specifične za organizaciju. Pogledajte odeljak Dodavanje odricanja odgovornosti u porukama.

Prikupite e-poruke koje se šalju izvan organizacije

Da bi ispunila propisane uslove, vaša organizacija će možda morati da prikupi sve e-poruke koje su poslate spoljnim primaocima. U ovom slučaju možete da kreirate pravilo dnevnika za generisanje izveštaja iz dnevnika za svaku poruku koja je poslata izvan organizacije. Pravila dnevnika možete da kreirate i za poruke koje se šalju određenim korisnicima, ili koje primaju određeni korisnici ili članovi grupe za distribuciju. Pogledajte odeljak Pravljenje pravila dnevnika.

Utvrdite da li je poštanskom sandučetu pristupila osoba koja nije vlasnik

Prema podrazumevanim postavkama, samo vlasnici poštanskih sandučića mogu da im pristupe, ali dozvole za pristup poštanskim sandučićima mogu da se dodele i drugim korisnicima, kao što su delegati ili administratori. Ukoliko imate pravne, kadrovske ili IT razloge da sumnjate da je poštanskom sandučiću pristupila ili ga je menjala osoba koja nije vlasnik poštanskog sandučića, možete da pokrenete izveštaj o pristupu poštanskom sandučetu osobe koja nije vlasnik. Pogledajte odeljak Pokretanje izveštaja o pristupu poštanskom sandučetu osobe koja nije vlasnik.

Uobičajeni scenariji usklađenosti koje podržava Exchange Online

Dostupnost funkcije usklađenosti

U sledećoj tabeli pogledajte funkcije usklađenosti koje su dostupne u usluzi Exchange Online za Microsoft Office 365 i Microsoft Live@edu.

 

Funkcija usklađenosti Office 365 za profesionalce i mala preduzeća Office 365 za velika preduzeća Live@edu

Lična arhiva

Da (kombinovana ukupna veličina od 25 GB za primarne i arhivske poštanske sandučiće)

Da (kombinovana ukupna veličina od 25 GB za primarne i arhivske poštanske sandučiće); podrazumevana kvota od 100 GB za pretplatu na Exchange Online (plan 2) ili više

Ne

Upravljanje zapisima razmenjenih poruka

Da

Da

Da

Zadržavanje podataka u slučaju sudskog spora

Ne

Da; zahteva pretplatu na Exchange Online (plan 2) ili više

Ne

Pretraživanje više poštanskih sandučića

Ne

Da

Da

Information Rights Management

Ne

Da

Ne

Pravila za prenos

Ne

Da

Da

Evidentiranje

Ne

Da

Da

Evidentiranje nadgledanja

Da

Da

Da

Povratak na vrh

 
Srodne teme pomoći
Učitavanje...
Nije pronađen nijedan resurs.