Функције усклађености у услузи Exchange Online

 

Примењује се на: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Последња измена теме: 2011-12-19

Функције усклађености услуге Exchange Online могу да помогну вашој организацији да испуни законске, правне и организацијске услове на следеће начине:

  • Чување   Спречите брисање порука да бисте испунили захтеве чувања података или законске услове.

  • Откривање   Претражите релевантне ставке које се односе на одређене правне случајеве или на захтеве регулаторних органа.

  • Контролисање   Контролишите ток порука и примените правила подложности законском суђењу на основу садржаја поруке, или контролишите ко шаље и прима поруку.

  • Заштита   Шифрујте садржај и примените смернице које се односе на коришћење е-поште.

Да размотримо пажљивије:

Функције усклађености у услузи Exchange Online

  • Управљање записима размењених порука (MRM)   MRM помаже организацији у спречавању трајног брисања е-порука и осталих садржаја размењених порука које су избрисали корисници или су избрисане правилима размене порука због неусклађености са правилима предузећа, државним уредбама или законским потребама. MRM такође омогућава аутоматско уклањање старијих садржаја размењених порука које немају правну или пословну вредност. MRM користи смернице задржавања и ознаке задржавања да би се контролисало колико дуго треба чувати ставке у поштанским сандучићима корисника и да би се дефинисале радње које треба применити на ставкама које су достигле одређену старост.

    Погледајте одељак Постављање смерница за задржавање у услузи Exchange Online и управљање њима.

  • Откривање   Откривање користи претрагу више поштанских сандучића, алатку засновану на графичком корисничком интерфејсу (GUI) која омогућава правним и кадровским стручњацима и осталим менаџерима откривања да у примарним и архивским поштанским сандучићима широм организације претражују поруке које одговарају одређеним критеријумима. Пошто претраге откривања не захтевају комплетне административне дозволе, можете обичним корисницима да доделите дозволе за претрагу поштанских сандучића и да ограничите опсег поштанских сандучића које једна особа може да претражује. Резултати претраге више поштанских сандучића се могу одштампати или извести у .PST датотеку користећи Microsoft Outlook.

    Погледајте одељак Претраге више поштанских сандучића.

  • Лична архива   Можете да креирате архивско поштанско сандуче под називом лична архива, као примарно поштанско сандуче корисника засновано на информатичком облаку. Архивско поштанско сандуче корисници могу да користе за складиштење података о историји размене порука тако што ће премештати или копирати поруке из примарног у архивско поштанско сандуче. Администратори и корисници могу да користе MRM функције за аутоматско премештање порука које су достигле одређену старост у архивско поштанско сандуче. Будући да су ставке у архивском поштанском сандучету корисника индексиране, архивски поштански сандучићи су укључени у претрагу више поштанских сандучића.

    Погледајте одељак Омогућавање архивског поштанског сандучета.

  • Задржавање података у случају судског спора   На поштанско сандуче можете да примените задржавање података у случају судског спора, такође познато под називом задржавање у случају правног поступка, да бисте е-поруке и остале ставке поште сачували на дужи временски период. Задржавање података у случају судског спора такође спречава трајно брисање ставки. Када се на поштанско сандуче корисника примени задржавање података у случају судског спора, корисник може да очисти ставке из свог поштанског сандучета, али ће те ставке бити задржане у неограниченом временском периоду на серверима у Microsoft Exchange центру података. Задржавање података у случају судског спора такође одржава претходне верзије измењених ставки.

    Погледајте одељак Задржавање поштанског сандучета у случају судског спора.

  • Information rights management (IRM)   IRM пружа заштиту е-порука и подржаних прилога на мрежи и ван ње. IRM заштиту могу да примењују корисници апликације Microsoft Office Outlook или Outlook Web App, а могу да је примењују и администратори користећи правила заштите преноса и Outlook правила за заштиту. IRM помаже администраторима и корисницима да контролишу ко може да приступи, штампа или копира поверљиве податке садржане у е-порукама. Имајте у виду да IRM захтева да је у локалној организацији примењен Active Directory Rights Management Services (AD RMS) сервер.

    Погледајте одељак Постављање Information Rights Management заштите и управљање њом у услузи Exchange Online.

    Напомена   Листу типова приложених датотека које су дозвољене и блокиране у програму Outlook Web App потражите у одељку „Подешавања датотека и прилога“ на адреси Смернице Outlook Web App поштанског сандучета | Доступне поставке.

  • Правила преноса и правила заштите преноса   Правила преноса омогућавају контролу тока смерница за размену порука и њихову примену на е-поруке које су послате унутар организације и на оне које су послате у организацију и из ње. Помоћу правила преноса администратори могу да дефинишу одређене атрибуте порука, односно услове, као и радње које желе да примењују на све поруке које садрже те атрибуте. На пример, правила преноса можете да користите за додавање одрицања одговорности поруци која је послата изван организације или да бисте спречили комуникацију путем е-поште између одређених група корисника.

    Правила заштите преноса дозвољавају коришћење правила преноса за IRM заштиту порука применом предлошка смерница AD RMS права.

    Погледајте одељак Правила за целу организацију.

    Microsoft Live@edu   Услуга Outlook Live за Live@edu такође пружа смернице за надгледање као помоћ школама приликом контролисања ко може да шаље е-поруке корисницима у њиховој установи и ко може да прима е-поруке од њих. Погледајте одељак Смернице за надгледање.

  • Евидентирање   Евидентирање може да помогне вашој организацији да испуни законске, правне и организацијске услове снимањем долазних и одлазних е-порука. Правила дневника се користе за снимање, односно „евидентирање“, е-порука које се шаљу одређеним примаоцима или се примају од њих. Када се нека порука подудари са критеријумима дефинисаним правилом дневника, извештај дневника који садржи оригиналну поруку се генерише и шаље у поштанско сандуче за евидентирање.

    Погледајте одељак Правила дневника.

  • Евидентирање надгледања   Извештаји надгледања је алатка заснована на графичком корисничком интерфејсу која омогућава организацији да прати неодобрене приступе поштанском сандучићу корисника, да идентификује поштанске сандучиће који су задржани у случају судског спора и да идентификује било какву промену у групама улога администратора. Такође можете да извезете евиденцију надгледања администратора која идентификује било какву радњу администратора.

    Погледајте одељак Коришћење извештаја надгледања у услузи Exchange Online.

Повратак на врх

Уобичајени сценарији усклађености које подржава Exchange Online

Погледајмо неколико најчешћих сценарија усклађености које подржава услуга Exchange Online.

 

Складиштите податке о историји размене порука за сваког корисника

Задржите податке о размени порука и уклоните их након истека периода задржавања

Прикупите, обрадите и прегледајте податке о размени порука које се односе на судски спор

Спречите уклањање или измену ставки у поштанском сандучету током судског спора

Дозволите члановима правног тима да омогућавају или онемогућавају задржавање података у случају судског спора

Дозволите члановима правног тима да врше претрагу поштанских сандучића

Креирајте поштанско сандуче за откривање одређеног правног случаја

Спречите комуникацију путем е-поште између чланова различитих одељења, правних тимова или школа

Примените сталну заштиту на поруке које се шаљу изван организације

Додајте одрицање одговорности поруци коју шаљу корисници у вашој организацији

Прикупите е-поруке које се шаљу изван организације

Утврдите да ли је поштанском сандучету приступила особа која није власник

Складиштите податке о историји размене порука за сваког корисника

Да бисте применили стратегију архивирања и управљали њоме у вашој организацији, можете да омогућите архивско поштанско сандуче за сваког корисника. То администраторима и корисницима пружа јединствену, обједињену архиву за управљање подацима о историји. MRM технологија аутоматски премешта ставке у архивско поштанско сандуче корисника, а претраживање више поштанских сандучића претражује ставке у архивским поштанским сандучићима које испуњавају критеријуме претраге. Погледајте одељак Омогућавање архивског поштанског сандучета.

Задржите податке о размени порука и уклоните их након истека периода задржавања

Да би се помогло организацијама да испуне пословне, правне или законске услове, на све поштанске сандучиће у услузи Exchange Online примењена је подразумевана смерница за задржавање. Овом смерницом за задржавање примењују се подешавања задржавања на следеће подразумеване фасцикле е-поште у поштанском сандучету корисника:

  • Избрисане ставке   Односи се на поруке у фасцикли „Избрисане ставке“. Тридесет дана након што је корисник избрисао поруку, она се трајно брише и премешта у фасциклу „Спасене ставке“, познату и као депонија. Корисник може да спаси ставке у фасцикли „Спасене ставке“ коришћењем функције „Спаси избрисане ставке“ у програмима Outlook или Outlook Web App.

  • Нежељена е-пошта   Односи се на поруке у фасцикли „Нежељена е-пошта“. Тридесет дана након што се нежељена е-порука премести или пошаље у фасциклу „Нежељена е-пошта“ корисника, порука се трајно брише и премешта у фасциклу „Спасене ставке“.

  • Спасене ставке   Односи се на поруке у фасцикли „Спасене ставке“. Четрнаест дана након премештања поруке у фасциклу „Спасене ставке“, порука се премешта у фасциклу „Спасене ставке“ у архивском поштанском сандучићу корисника. У том случају само администратор може да спаси ставку користећи спасавање једне ставке у услузи Exchange Online. Уколико корисник нема архивско поштанско сандуче, ништа се не предузима и ставка остаје у фасцикли „Спасене ставке“ у примарном поштанском сандучићу корисника.

    Напомена   Корисници могу да уклањају или чисте ставке из фасцикле „Спасене ставке“ коришћењем функције „Спаси избрисане ставке“ у програмима Outlook или Outlook Web App. Спасавање једне ставке задржава очишћене ставке додатних 14 дана; након 14 дана MRM премешта очишћене ставке у фасциклу „Спасене ставке“ у архивском поштанском сандучићу корисника.

Све остале ставке у поштанском сандучићу корисника које нису промењене поставкама задржавања премештају се у архивско поштанско сандуче корисника након две године. Услуга Exchange Online такође пружа подразумеване личне ознаке задржавања које корисници могу да примењују на фасцикле и појединачне ставке у својим поштанским сандучићима. Погледајте следеће:

Прикупите, обрадите и прегледајте податке о размени порука које се односе на судски спор

Да би испуниле правне услове откривања, организације могу да користе функције откривања у услузи Exchange Online за прикупљање, обраду и преглед е-порука које се односе на правни случај. Погледајте следеће:

Напомена   Ваша организација треба да уведе хибридну примену у претраживање поштанских сандучића како у локалној, тако и у организацији заснованој на информатичком облаку. Више информација потражите у одељку Хибридна примена размене и миграција са системом Office 365.

Уобичајени сценарији усклађености које подржава Exchange Online

Спречите уклањање или измену ставки у поштанском сандучету током судског спора

Ако је организација обавештена о судском спору на чекању, потребно је да сачува релевантне податке као што су е-поруке које могу послужити као доказ. Да бисте задржали е-поруку која је релевантна за неки судски случај, у оквиру поштанских сандучића можете да поставите задржавање у случају судског спора. Затим, као део правног откривања, поштанско сандуче на које је примењено задржавање података у случају судског спора могу да се претражују да би се пронашле ставке које се односе на случај. Када је задржавање података у случају судског спора омогућено, оно се такође односи и на архивско поштанско сандуче корисника. Погледајте следеће:

Дозволите члановима правног тима да омогућавају или онемогућавају задржавање података у случају судског спора

Члановима правног тима или другим овлашћеним кадровима можете да доделите потребне дозволе за коришћење Exchange контролне табле да би на поштанско сандуче применили задржавање података у случају судског спора. Погледајте одељак Задржавање поштанског сандучета у случају судског спора.

Дозволите члановима правног тима да врше претрагу поштанских сандучића

Члановима правног тима такође можете да дате потребне дозволе за коришћење функција откривања у услузи Exchange Online. Ово омогућава правницима, члановима правног тима и менаџерима откривања да користе Exchange контролну таблу за претрагу више поштанских сандучића. Погледајте одељак Одобравање приступа корисницима претрази већег броја поштанских сандучића.

Креирајте поштанско сандуче за откривање одређеног правног случаја

Резултати претраге откривања су копирани у поштанском сандучићу за откривање. Креирано је подразумевано поштанско сандуче за откривање претрагом за сваку Exchange Online организацију. Међутим, администратори могу да креирају додатне поштанске сандучиће за откривање претрагом за одређене правне случајеве или правне тимове, и свако сандуче има подразумевану квоту од 50 GB. Администратори затим додељују дозволе менаџерима откривања за приступ поштанским сандучићима за откривање. Погледајте следеће:

Спречите комуникацију путем е-поште између чланова различитих одељења, правних тимова или школа

Ваша организација ће можда морати да спречава неусаглашености у интересима до којих може да дође када чланови различитих одељења, правних тимова или школа имају могућност да деле поверљиве информације. Организације ово питање могу да реше спречавањем различитих група корисника да размењују е-поруке. Овај тип ограничења се понекад зове и етичка брана. Ево неколико примера:

  • Правне фирме које треба да чувају поверљиве информације о клијентима треба да ограниче проток поште ка кадровима који раде на одређеним правним случајевима.

  • У инвестиционим организацијама, где тржишни истраживачи можда имају поверљиве информације које би могле да утичу на брокера, прописани захтеви често одређују обавезно спречавање комуникације између ове две групе.

  • Школске четврти које желе да спрече ученике различитих школа да користе школске налоге за размену е-поште.

Погледајте одељак Коришћење правила за спречавање протока поште између одређених група.

Уобичајени сценарији усклађености које подржава Exchange Online

Примените сталну заштиту на поруке које се шаљу изван организације

Уколико корисници у вашој организацији треба да пошаљу е-поруке са финансијским, правним или неким другим поверљивим информацијама примаоцима изван организације, можете да креирате правила заштите преноса која примењују Rights Management Services (RMS) предложак за заштиту садржаја у е-порукама. Зависно од поставки које сте навели у RMS предлошку, примаоци ће бити спречени да врше радње као што су прослеђивање, копирање или штампање IRM заштићене поруке. Правила преноса можете да користите и за примену RMS предлошка на поруке које шаљу чланови групе за дистрибуцију или чланови одређеног одељења. Погледајте следеће:

Додајте одрицање одговорности поруци коју шаљу корисници у вашој организацији

Правила преноса можете да користите за аутоматско додавање текста које се незванично зове одрицање одговорности у е-порукама. Одрицања одговорности се обично користе у сврху обезбеђивања правних информација, информација о усаглашености или у друге сврхе специфичне за организацију. Погледајте одељак Додавање одрицања одговорности у порукама.

Прикупите е-поруке које се шаљу изван организације

Да би испунила прописане услове, ваша организација ће можда морати да прикупи све е-поруке које су послате спољним примаоцима. У овом случају можете да креирате правило дневника за генерисање извештаја из дневника за сваку поруку која је послата изван организације. Правила дневника можете да креирате и за поруке које се шаљу одређеним корисницима, или које примају одређени корисници или чланови групе за дистрибуцију. Погледајте одељак Прављење правила дневника.

Утврдите да ли је поштанском сандучету приступила особа која није власник

Према подразумеваним поставкама, само власници поштанских сандучића могу да им приступе, али дозволе за приступ поштанским сандучићима могу да се доделе и другим корисницима, као што су делегати или администратори. Уколико имате правне, кадровске или IT разлоге да сумњате да је поштанском сандучићу приступила или га је мењала особа која није власник поштанског сандучића, можете да покренете извештај о приступу поштанском сандучету особе која није власник. Погледајте одељак Покретање извештаја о приступу поштанском сандучету особе која није власник.

Уобичајени сценарији усклађености које подржава Exchange Online

Доступност функције усклађености

У следећој табели погледајте функције усклађености које су доступне у услузи Exchange Online за Microsoft Office 365 и Microsoft Live@edu.

 

Функција усклађености Office 365 за професионалце и мала предузећа Office 365 за велика предузећа Live@edu

Лична архива

Да (комбинована укупна величина од 25 GB за примарне и архивске поштанске сандучиће)

Да (комбинована укупна величина од 25 GB за примарне и архивске поштанске сандучиће); подразумевана квота од 100 GB за претплату на Exchange Online (план 2) или више

Не

Управљање записима размењених порука

Да

Да

Да

Задржавање података у случају судског спора

Не

Да; захтева претплату на Exchange Online (план 2) или више

Не

Претраживање више поштанских сандучића

Не

Да

Да

Information Rights Management

Не

Да

Не

Правила за пренос

Не

Да

Да

Евидентирање

Не

Да

Да

Евидентирање надгледања

Да

Да

Да

Повратак на врх

 
Сродне теме помоћи
Учитавање...
Није пронађен ниједан ресурс.