Funkcije skladnosti v storitvi Exchange Online

 

Velja za: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Zadnje spreminjanje teme: 2011-12-19

S funkcijami skladnosti v storitvi Exchange Online vaša organizacija lažje izpolnjuje zakonske, upravne in organizacijske zahteve skladnosti na te načine:

  • Ohranjanje   Preprečite izbris sporočil zaradi izpolnjevanja zahtev za hranjenje podatkov ali zakonskih zahtev.

  • Raziskovanje   Poiščite elemente, povezane z določenimi pravnimi zadevami ali zakonskimi zahtevami upravnih organov.

  • Nadzor   Nadzorujte tok sporočil in uvedite pravila na podlagi vsebine sporočil ali pošiljatelja in prejemnika sporočila.

  • Zaščita   Šifrirajte vsebino in uveljavite pravilnike, ki veljajo za uporabo e-pošte.

Poglejmo si to bolj podrobno:

Funkcije skladnosti v storitvi Exchange Online

  • Upravljanje sporočilnih zapisov (MRM)   MRM pomaga vaši organizaciji preprečiti trajni izbris e-poštnih sporočil in druge vsebine sporočil, ki jo izbrišejo uporabniki ali pravilniki za sporočanje zaradi skladnosti s pravilnikom podjetja, vladnimi predpisi ali zakonskimi zahtevami. Z upravljanjem sporočilnih zapisov (MRM) lahko tudi samodejno odstranite starejšo vsebino sporočil, ki nima pravne ali poslovne vrednosti. MRM uporablja pravilnike o hranjenju in oznake hranjena, s katerimi lahko nadzorujete, koliko časa se ohranijo elementi v nabiralnikih uporabnikov, in opredelite dejanja za elemente v nabiralnikih, ki dosežejo določeno starost.

    Glejte Nastavitev in upravljanje pravilnikov o hranjenju v programu Exchange Online.

  • Raziskovanje   Raziskovanje uporablja iskanje v več nabiralnikih, orodje grafičnega uporabniškega vmesnika, ki omogoča pravnim strokovnjakom, kadrovnikom in drugim upraviteljem raziskovanja, da v primarnih in arhivskih nabiralnik v celotni organizaciji poiščejo sporočila, ki ustrezajo določenim merilom. Ker iskanja pri raziskovanju ne zahtevajo popolnih skrbniških dovoljenj, lahko dovoljenja, potrebna za iskanje v nabiralnikih in omejitev obsega nabiralnikov, po katerih lahko išče oseba, dodelite običajnim uporabnikom. Rezultate iskanja v več nabiralnikih lahko natisnete ali izvozite v datoteko .PST s programom Microsoft Outlook.

    Glejte Iskanja po več nabiralnikih.

  • Osebni arhiv   Za uporabnikov primarni nabiralnik lahko ustvarite arhivski nabiralnik, ki se imenuje osebni arhiv. Uporabniki lahko vanj premaknejo ali kopirajo stara sporočila iz glavnega nabiralnika. Skrbniki in uporabniki lahko uporabljajo funkcije MRM za samodejno premikanje sporočil, ki so dosegla določeno starost, v arhivski nabiralnik. Ker so elementi v arhivskem nabiralniku uporabnika indeksirani, so arhivski nabiralniki vključeni v iskanje v več nabiralnikih.

    Glejte Omogočanje arhivskega nabiralnika.

  • Čakanje zaradi spora   Nabiralnik lahko nastavite na čakanje zaradi spora, ki se imenuje tudi pravno zadržanje, in tako dlje časa ohranite e-poštna sporočila in druge elemente e-pošte. Čakanje zaradi spora tudi prepreči trajno brisanje elementov. Ko je nabiralnik uporabnika nastavljen na čakanje zaradi spora, lahko uporabnik izbriše elemente iz nabiralnika, vendar pa se elementi za neomejen čas ohranijo v strežnikih podatkovnega središča Microsoft Exchange. Čakanje zaradi spora prav tako ohrani zgodovino različic za spremenjene elemente.

    Glejte Dajanje nabiralnika na čakanje zaradi spora.

  • Upravljanje pravic do informacij (IRM)   IRM zagotavlja zaščito e-poštnih sporočil in podprtih prilog pri vzpostavljeni povezavi ali brez nje. Zaščito IRM lahko uporabljajo uporabniki v programu Outlook ali storitvi Outlook Web App oziroma skrbniki pri uporabi pravil za zaščito prenosa in pravil za zaščito programa Outlook. IRM pomaga skrbnikom in uporabnikom pri nadzoru dostopa, posredovanja, tiskanja ali kopiranja občutljivih podatkov v e-poštnih sporočilih. IRM zahteva, da je v organizaciji na kraju uporabe uveden strežnik storitve za upravljanje pravic imenika Active Directory (AD RMS).

    Glejte Nastavitev in upravljanje pravic do informacij v programu Exchange Online.

    Opomba   Seznam dovoljenih in blokiranih vrst datotečnih prilog v storitvi Outlook Web App najdete v razdelku »Nastavitve za datoteke in priloge« v poglavju Pravilniki o nabiralnikih storitve Outlook Web App | Razpoložljive nastavitve.

  • Pravila za prenos in pravila za zaščito prenosa   S pravili za prenos lahko nadzorujete tok e-poštnih sporočil, poslanih znotraj organizacije oz. v organizacijo in iz nje, ter zanje uporabite pravilnike za sporočanje. S pravili za prenos lahko skrbniki določijo posebne atribute sporočil ali pogoje in dejanja, ki jih želijo uporabiti za sporočilo, ki vsebuje te atribute. Pravila za prenos lahko na primer uporabite, da sporočilu, poslanemu zunaj organizacije, priložite zavrnitev odgovornosti ali preprečite e-poštno komunikacijo med določenimi skupinami uporabnikov.

    S pravili za zaščito prenosa lahko uporabite pravila za prenos na sporočilih z zaščito IRM, tako da uporabite predlogo pravilnika o pravicah AD RMS.

    Glejte Pravila za celotno organizacijo.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live za Live@edu ponuja tudi nadzorne pravilnike, s katerimi lahko šole nadzorujejo, kdo lahko pošilja e-pošto uporabnikom v njihovi ustanovi in jo od njih prejema. Glejte Pravilniki o nadzoru.

  • Vodenje dnevnika dogodkov   Z vodenjem dnevnika dogodkov lahko organizacijo vodite v skladu z zakonskimi, upravnimi in organizacijskimi zahtevami skladnosti, tako da beležite dohodne in odhodne e-poštne komunikacije. Pravila dnevnika se uporabljajo za zapisovanje e-poštnih sporočil, ki so bila poslana določenim prejemnikom ali od njih prejeta, v dnevnik dogodkov. Ko sporočilo ustreza merilom, ki ste jih določili v pravilu za dnevnik, se ustvari poročilo dnevnika z izvirnim sporočilom, ki je poslano v nabiralnik dnevnika.

    Glejte Pravila dnevnika.

  • Zapisovanje v dnevnike nadzora   Poročila nadzora so orodje grafičnega uporabniškega vmesnika, s katerim lahko organizacije sledijo nepooblaščenemu dostopu do uporabnikovega nabiralnika ter prepoznajo nabiralnike, ki so nastavljeni na čakanje zaradi spora, in spremembe v skupinah vlog skrbnika. Lahko tudi izvozite dnevnik nadzora skrbnika, ki prepozna vsa dejanja, ki jih izvede skrbnik.

    Glejte Uporaba poročil nadzora v programu Exchange Online.

Nazaj na vrh

Pogosti scenariji skladnosti, ki jih podpira Exchange Online

Oglejmo si nekaj najpogostejših scenarijev skladnosti, ki so podprti v storitvi Exchange Online.

 

Shranjevanje starih sporočil za posameznega uporabnika

Hranjenje sporočil in odstranjevanje po preteku obdobja hranjenja

Zbiranje, obdelava in pregled sporočil pri sporu

Preprečevanje odstranjevanja ali spreminjanja elementov v nabiralniku med sporom

Podelitev dovoljenja članom skupine pravnikov, da omogočijo in onemogočijo čakanje zaradi spora

Podelitev dovoljenja članom skupine pravnikov, da izvedejo iskanja v nabiralnikih

Ustvarjanje nabiralnika za odkrivanje za določeno pravno zadevo

Preprečevanje e-poštne komunikacije med člani različnih oddelkov, skupin pravnikov ali šol

Uporaba neprekinjene zaščite za sporočila, poslana izven organizacije

Dodajanje zavrnitve odgovornosti sporočilom, ki so jih poslali uporabniki v organizaciji

Zbiranje e-poštnih sporočil, poslanih izven organizacije

Ugotavljanje, ali je do nabiralnika dostopal nekdo, ki ni lastnik nabiralnika

Shranjevanje starih sporočil za posameznega uporabnika

Če želite uvesti in upravljati strategijo arhiviranja v organizaciji, lahko omogočite arhivski nabiralnik za posameznega uporabnika. Ta možnost ponuja skrbnikom in uporabnikom en, poenoten arhiv za upravljanje podatkov o zgodovini. Tehnologija MRM samodejno premakne elemente v arhivski nabiralnik uporabnika, iskanje v več nabiralnikih pa v arhivskih nabiralnikih poišče elemente, ki ustrezajo merilom iskanja. Glejte Omogočanje arhivskega nabiralnika.

Hranjenje sporočil in odstranjevanje po preteku obdobja hranjenja

Privzeti pravilnik o hranjenju je uporabljen za vse nabiralnike storitve Exchange Online, tako da organizacije lažje izpolnjujejo poslovne, zakonske ali upravne zahteve. Pravilnik o hranjenju uporablja nastavitve hranjenja za te privzete e-poštne mape v nabiralniku uporabnika:

  • Izbrisano   Velja za sporočila v mapi »Izbrisano«. Trideset dni po tem, ko uporabnik izbriše sporočilo, je sporočilo trajno izbrisano in premaknjeno v mapo »Obnovljivo«, imenovano tudi koš. Uporabnik lahko s funkcijo »Obnovi izbrisane elemente« v programu Outlook ali storitvi Outlook Web App obnovi elemente v mapi »Obnovljivo«.

  • Neželena e-pošta   Velja za sporočila v mapi »Neželena e-pošta«. Trideset dni po tem, ko je neželeno e-poštno sporočilo premaknjeno ali poslano v uporabnikovo mapo »Neželena e-pošta«, je sporočilo trajno izbrisano in premaknjeno v mapo »Obnovljivo«.

  • Obnovljivo   Velja za sporočila v mapi »Obnovljivo«. Štirinajst dni po tem, ko je sporočilo premaknjeno v mapo »Obnovljivo«, je premaknjeno v mapo »Obnovljivo« v arhivskem nabiralniku uporabnika. Na tej točki lahko element obnovi le skrbnik, in sicer z obnovitvijo posameznega elementa v storitvi Exchange Online. Če uporabnik nima arhivskega nabiralnika, se ne zgodi nič in element ostane v mapi »Obnovljivo« v primarnem nabiralniku uporabnika.

    Opomba   Uporabniki lahko s funkcijo »Obnovi izbrisane elemente« v programu Outlook ali storitvi Outlook Web App odstranijo ali izbrišejo elemente iz mape »Obnovljivo«. Obnovitev posameznega elementa ohrani izbrisane elemente dodatnih štirinajst dni; po štirinajstih dneh MRM premakne izbrisane elemente v mapo »Obnovljivo« v arhivskem nabiralniku uporabnika.

Vsi drugi elementi v nabiralniku uporabnika, na katere te nastavitve hranjenja ne vplivajo, so po dveh letih premaknjeni v arhivski nabiralnik uporabnika. V storitvi Exchange Online so na voljo tudi privzete osebne oznake za hranjenje, ki jih uporabniki lahko uporabijo za mape in posamezne elemente v svojih nabiralnikih. Glejte to:

Zbiranje, obdelava in pregled sporočil pri sporu

Za izpolnjevanje zahtev za raziskovanje pravnih vsebin lahko organizacije uporabijo funkcije raziskovanja v storitvi Exchange Online ter zberejo, obdelajo in pregledajo e-poštna sporočila, pomembna za pravno zadevo. Glejte to:

Opomba   Vaša organizacija mora za iskanje nabiralnikov uporabiti hibridno uvajanje v organizaciji na kraju uporabe in organizaciji v oblaku. Če želite več informacij, glejte Hibridno uvajanje in selitev strežnika Exchange s storitvijo Office 365.

Pogosti scenariji skladnosti, ki jih podpira Exchange Online

Preprečevanje odstranjevanja ali spreminjanja elementov v nabiralniku med sporom

Če je organizacija obveščena o sporu na čakanju, mora ohraniti ustrezne podatke, kot je e-pošta, ki bodo morda uporabljeni kot dokazno gradivo. Če želite ohraniti e-pošto, povezano s pravno zadevo, lahko nabiralnike nastavite na čakanje zaradi spora. Potem lahko kot del raziskovanja pravnih vsebin v nabiralniku na čakanju zaradi spora iščete elemente, pomembne za pravno zadevo. Ko je omogočeno čakanje zaradi spora, to velja tudi za arhivski nabiralnik uporabnika. Glejte to:

Podelitev dovoljenja članom skupine pravnikov, da omogočijo in onemogočijo čakanje zaradi spora

Članom skupine pravnikov ali drugemu pooblaščenemu osebju lahko dodelite potrebna dovoljenja za uporabo nadzorne plošče programa Exchange, na kateri nastavijo nabiralnik na čakanje zaradi spora. Glejte Dajanje nabiralnika na čakanje zaradi spora.

Podelitev dovoljenja članom skupine pravnikov, da izvedejo iskanja v nabiralnikih

Članom skupine pravnikov lahko dodelite tudi potrebna dovoljenja za uporabo funkcij raziskovanja v storitvi Exchange Online. S tem omogočite odvetnikom, članom skupine pravnikov in upraviteljem raziskovanja uporabo nadzorne plošče programa Exchange za izvedbo iskanja v več nabiralnikih. Glejte Omogočanje dostopa do iskanja po več nabiralnikih.

Ustvarjanje nabiralnika za odkrivanje za določeno pravno zadevo

Rezultati iskanja so kopirani v nabiralnik za odkrivanje. Za vse organizacije v storitvi Exchange Online je ustvarjen privzeti nabiralnik za odkrivanje. Vendar pa lahko skrbniki za določene pravne zadeve ali skupine pravnikov ustvarijo dodatne nabiralnike za raziskovanje iskanja. Skrbniki nato dodelijo dovoljenja upraviteljem raziskovanja za dostop do nabiralnika za odkrivanje. Glejte to:

Preprečevanje e-poštne komunikacije med člani različnih oddelkov, skupin pravnikov ali šol

Organizacija mora morda preprečiti navzkrižje interesov, do katerega lahko pride, ko imajo člani različnih oddelkov, skupin pravnikov ali šol možnost deliti občutljive informacije. To težavo lahko rešite tako, da organizacija različnim skupinam uporabnikom prepreči izmenjavo e-pošte. Taka omejitev se včasih imenuje etična ločnica. Spodaj je nekaj primerov:

  • Odvetniške pisarne, ki morajo zagotoviti zaupnost med odvetnikom in stranko, morajo omejiti tok pošte osebju, ki je zadolženo za določene pravne zadeve.

  • V naložbenih organizacijah, kjer tržne raziskave vključujejo zaupne informacije, ki lahko vplivajo na borznega posrednika, je v upravnih zahtevah pogosto navedeno, da je treba tema dvema skupinami preprečiti vse komunikacije.

  • Šolska okrožja, ki želijo preprečiti, da bi si učenci različnih šol izmenjavali e-pošto iz šolskih e-poštnih računov.

Glejte Pravila za preprečevanje toka pošte med določenimi skupinami.

Pogosti scenariji skladnosti, ki jih podpira Exchange Online

Uporaba neprekinjene zaščite za sporočila, poslana izven organizacije

Če morajo uporabniki v vaši organizaciji pošiljati e-poštna sporočila s finančnimi, pravnimi ali drugimi zaupnimi informacijami uporabnikom zunaj organizacije, lahko ustvarite pravila za zaščito prenosa, ki za zaščito vsebine v e-poštnih sporočilih uporabijo predlogo storitve za upravljanje pravic (RMS). Glede na nastavitve, ki jih določite v predlogi RMS, prejemniki ne morejo izvajati dejanj, kot so posredovanje, kopiranje ali tiskanje sporočila z zaščito IRM. Pravila za prenos lahko uporabite tudi za uvedbo predlog RMS v sporočilih, ki jih pošiljajo člani skupine prejemnikov ali določenega oddelka. Glejte to:

Dodajanje zavrnitve odgovornosti sporočilom, ki so jih poslali uporabniki v organizaciji

Pravila za prenos lahko uporabite za samodejno dodajanje besedila, ki ga pogosto imenujemo zavrnitev odgovornosti, e-poštnim sporočilom. Zavrnitve odgovornosti se običajno uporabljajo za zagotavljanje pravnih informacij, informacij o skladnosti ali zaradi drugih razlogov, ki jih določi organizacija. Glejte Dodajanje zavrnitve odgovornosti sporočilom.

Zbiranje e-poštnih sporočil, poslanih izven organizacije

Za izpolnjevanje upravnih zahtev bo organizacija morda morala zbrati vsa e-poštna sporočila, poslana zunanjim prejemnikom. V tem primeru lahko ustvarite pravilo dnevnika, ki določa, da je treba ustvariti poročilo dnevnika za vsa sporočila, poslana izven organizacije. Ustvarite lahko tudi pravila dnevnika za sporočila, poslana določenim uporabnikom ali članom skupine prejemnikov ali prejeta od njih. Glejte Ustvarjanje pravil dnevnika.

Ugotavljanje, ali je do nabiralnika dostopal nekdo, ki ni lastnik nabiralnika

Privzeto lahko do nabiralnika dostopajo le lastniki nabiralnika, vendar lahko dovoljenja za dostop do nabiralnika dodelite tudi drugim uporabnikom, na primer pooblaščencem ali skrbnikom. Če na podlagi pravnih, kadrovskih ali IT informacij sumite, da je do nabiralnika dostopal nekdo, ki ni lastnik nabiralnika, lahko zaženete poročilo o nelastniškem dostopu do nabiralnika. Glejte Zagon poročila o nelastniškem dostopu do nabiralnika.

Pogosti scenariji skladnosti, ki jih podpira Exchange Online

Razpoložljivost funkcij skladnosti

V spodnji tabeli si oglejte funkcije skladnosti, ki so na voljo v storitvi Exchange Online za Microsoft Office 365 in Microsoft Live@edu.

 

Funkcija skladnosti Office 365 Beta za strokovnjake in mala podjetja Office 365 za poslovna okolja Live@edu

Osebni arhiv

Da (združena skupna velikost primarnega in arhivskega nabiralnika je 25 GB)

Da (združena skupna velikost primarnega in arhivskega nabiralnika je 25 GB); privzeta velikost za naročnino Exchange Online (Plan 2) ali novejšo različico je 100 GB

Ne

Upravljanje sporočilnih zapisov

Da

Da

Da

Čakanje zaradi spora

Ne

Da; potrebujete naročnino Exchange Online (Plan 2) ali novejšo različico

Ne

Iskanje v več nabiralnikih

Ne

Da

Da

Upravljanje pravic do informacij

Ne

Da

Ne

Pravila za prenos

Ne

Da

Da

Vodenje dnevnika dogodkov

Ne

Da

Da

Zapisovanje v dnevnike nadzora

Da

Da

Da

Nazaj na vrh

 
Sorodne teme pomoči
Nalaganje …
Najden ni bil noben vir.