Funkcie súladu v službe Exchange Online

 

Vzťahuje sa na: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Téma naposledy upravená: 2011-12-19

Funkcie súladu v službe Exchange Online umožňujú organizácii nasledujúcimi spôsobmi spĺňať právne, regulačné a organizačné požiadavky súladu:

  • Uchovávanie.   Zabránenie odstráneniu správ s cieľom zabezpečenia súladu s požiadavkami na uchovávanie údajov alebo právnymi požiadavkami.

  • Zisťovanie informácií.   Vyhľadávanie relevantných položiek týkajúcich sa konkrétnych právnych prípadov alebo požiadaviek regulačných úradov.

  • Kontrola.   Kontrola toku správ a implementácia pravidiel vykonávajúcich akcie na základe obsahu správy alebo odosielateľa a príjemcu správy.

  • Ochrana.   Šifrovanie obsahu a presadzovanie politík, ktoré sa vzťahujú na používanie e-mailu.

Pozrime sa na tieto funkcie bližšie:

Funkcie súladu v službe Exchange Online

  • Správa záznamov o výmene správ (MRM).   Technológia MRM pomáha organizácii zabrániť trvalému odstráneniu e-mailových správ a ďalšieho obsahu súvisiaceho s výmenou správ, ktorý odstránili používatelia alebo politiky výmeny správ a ktorý je potrebný na dosiahnutie súladu s politikou spoločnosti, vládnymi nariadeniami alebo právnymi požiadavkami. Technológia MRM pomáha tiež automaticky odstraňovať starší obsah výmeny správ, ktorý nemá žiadnu právnu alebo obchodnú hodnotu. Technológia MRM využíva politiky a značky uchovávania údajov, ktoré umožňujú riadiť, ako dlho sa majú položky uchovávať v poštových schránkach používateľov a aké kroky sa majú vykonať s položkami, ktoré dosiahli určitý vek.

    Pozrite si tému Nastavenie a správa politík uchovávania údajov v službe Exchange Online.

  • Zisťovanie informácií.   Pri zisťovaní informácií sa využíva vyhľadávanie vo viacerých poštových schránkach, nástroj s grafickým používateľským rozhraním, ktorý umožňuje odborníkom v oblasti práva a ľudských zdrojov a ďalším vedúcim pracovníkom zodpovedným za zisťovanie informácií vyhľadávať v primárnych a archívnych poštových schránkach v celej organizácii správy, ktoré zodpovedajú zadaným kritériám. Keďže vyhľadávania pri zisťovaní informácií nevyžadujú úplné povolenia správcu, môžete bežným používateľom priradiť povolenia potrebné na prehľadávanie poštových schránok a obmedziť rozsah poštových schránok, ktoré môžu jednotliví používatelia prehľadávať. Výsledky vyhľadávania vo viacerých poštových schránkach možno vytlačiť alebo exportovať do súboru .PST pomocou programu Microsoft Outlook.

    Pozrite si tému Vyhľadávanie vo viacerých poštových schránkach.

  • Osobný archív. Pre primárnu poštovú schránku používateľa v riešení cloud môžete vytvoriť archívnu poštovú schránku, ktorá sa označuje ako osobný archív. Používatelia môžu používať archívnu poštovú schránku na ukladanie historických údajov správ prostredníctvom presunutia alebo skopírovania správ z primárnej poštovej schránky do archívnej poštovej schránky. Správcovia a používatelia môžu používať funkcie technológie MRM na automatické presúvanie správ, ktoré dosiahnu určitý vek, do archívnej poštovej schránky. Keďže položky v archívnej poštovej schránke používateľa sa archivujú, archívne poštové schránky sa zahŕňajú do vyhľadávania vo viacerých poštových schránkach.

    Pozrite si tému Zapnúť archívnu poštovú schránku.

  • Zadržanie v dôsledku súdneho sporu.   Obsah poštovej schránky možno zadržať v dôsledku súdneho sporu (čo sa označuje aj ako právne zadržanie), čo umožňuje dlhšiu dobu uchovať e-mailové správy a ďalšie poštové položky. Zadržanie v dôsledku právneho sporu zabraňuje tiež trvalému odstráneniu položiek. Keď sa poštová schránka používateľa zadrží v dôsledku súdneho sporu, používateľ môže zo svojej poštovej schránky položky vymazať, tieto položky sa však natrvalo zachovajú na serveroch údajového centra spoločnosti Microsoft. V rámci zadržania v dôsledku súdneho sporu sa tiež uchováva história verzií upravených položiek.

    Pozrite si tému Zadržať poštovú schránku v dôsledku súdneho sporu.

  • Správa prístupových práv k informáciám (IRM).   Technológia IRM poskytuje ochranu e-mailových správ a podporovaných príloh v režime online aj offline. Ochranu prostredníctvom technológie IRM môžu aplikovať používatelia programu Outlook alebo aplikácie Outlook Web App a pomocou pravidiel ochrany prenosu a pravidiel ochrany programu Outlook ju môžu aplikovať aj správcovia. Technológia IRM pomáha správcom a používateľom určovať, kto môže získať prístup k citlivým údajom v e-mailových správach, posielať ich ďalej, tlačiť alebo kopírovať. Technológia IRM vyžaduje, aby bol v lokálnej organizácii nasadený server so službou Active Directory Rights Management Services (AD RMS).

    Pozrite si tému Nastavenie a riadenie správy prístupových práv k informáciám v službe Exchange Online.

    Poznámka:   Zoznam typov príloh, ktoré sú povolené alebo blokované v aplikácii Outlook Web App, sa nachádza v časti Nastavenia pre súbory a prílohy v téme Politiky poštových schránok aplikácie Outlook Web App | Dostupné nastavenia.

  • Pravidlá prenosu a pravidlá ochrany prenosu.   Pravidlá prenosu umožňujú ovládať tok e-mailových správ a aplikovať na ne politiky výmeny správ. Tieto pravidlá sa vzťahujú na e-mailové správy odoslané v rámci organizácie, ako aj na správy prijaté do organizácie a odoslané z organizácie. Pomocou pravidiel prenosu môžu správcovia definovať konkrétne atribúty správ (alebo podmienky) a akcie, ktoré sa majú použiť na každú správu spĺňajúcu dané atribúty. Pomocou pravidiel prenosu môžete napríklad vložiť vyhlásenie do správy odoslanej mimo organizácie alebo zabrániť e-mailovej komunikácii medzi určitými skupinami používateľov.

    Pravidlá ochrany prenosu umožňujú používať pravidlá prenosu v správach chránených technológiou IRM aplikovaním šablóny politiky práv služby AD RMS.

    Pozrite si tému Pravidlá pre celú organizáciu.

    Microsoft Live@edu.   Služba Outlook Live pre službu Live@edu poskytuje tiež politiky dohľadu, ktoré pomáhajú školám riadiť, kto môže odosielať e-maily používateľom v inštitúcii a kto môže e-maily prijímať. Pozrite si tému Politika dohľadu.

  • Zapisovanie denníkov.   Zapisovanie denníkov môže organizácii pomôcť reagovať na právne, regulačné a organizačné požiadavky súladu zaznamenávaním prijímanej a odosielanej e-mailovej komunikácie. Pravidlá denníkov možno použiť na záznam e-mailových správ odoslaných určitým príjemcom alebo odoslaných od určitých príjemcov. Keď správa zodpovedá kritériám definovaným pravidlom denníka, vygeneruje sa zostava denníka obsahujúca pôvodnú správu a odošle sa do poštovej schránky zapisovania denníkov.

    Pozrite si tému Pravidlá denníka.

  • Zapisovanie záznamov do denníka pre audit.   Nástroj Zostavy auditu je nástroj s grafickým používateľským rozhraním, ktorý pomáha organizácii sledovať neoprávnený prístup k poštovej schránke používateľa, identifikovať poštové schránky, ktoré boli zadržané v dôsledku súdneho sporu, a identifikovať všetky zmeny vykonané v skupinách rolí správcu. Možno tiež exportovať denníku auditu správcu, ktorý uvádza všetky akcie vykonané správcom.

    Pozrite si tému Používanie zostáv auditu v systéme Exchange Online.

Späť na začiatok

Bežné scenáre súladu podporované službou Exchange Online

Pozrite si niektoré z najbežnejších scenárov súladu podporovaných v službe Exchange Online.

 

Ukladanie historických údajov správ každého používateľa

Uchovanie údajov správ a ich odstránenie po uplynutí obdobia uchovávania údajov

Zhromažďovanie, spracovávanie a kontrola údajov správ týkajúcich sa súdnych sporov

Zabránenie odstráneniu alebo úprave položiek poštovej schránky počas súdneho sporu

Povolenie aktivácie a deaktivácie zadržania v dôsledku súdneho sporu pre členov právneho tímu

Povolenie prehľadávania poštových schránok pre členov právneho tímu

Vytvorenie poštovej schránky na zisťovanie informácií týkajúcich sa konkrétneho súdneho prípadu

Zabránenie e-mailovej komunikácii medzi členmi rôznych oddelení, právnych tímov alebo škôl

Použitie trvalej ochrany na správy odoslané mimo organizáciu

Pridanie vyhlásenia do správ odoslaných používateľmi v organizácii

Zhromažďovanie e-mailových správ odoslaných mimo organizáciu

Určenie, či k poštovej schránke získala prístup iná osoba, než je vlastník schránky

Ukladanie historických údajov správ každého používateľa

Ak chcete v organizácii implementovať a spravovať stratégiu archivácie, môžete pre každého používateľa povoliť archívnu poštovú schránku. Správcovia a používatelia tak získajú samostatný a jednotný archív na správu historických údajov. Technológia MRM automaticky presúva položky do archívnej poštovej schránky používateľa, zatiaľ čo funkcia vyhľadávania vo viacerých poštových schránkach umožňuje vyhľadávať v archívnych poštových schránkach položky, ktoré zodpovedajú kritériám vyhľadávania. Pozrite si tému Zapnúť archívnu poštovú schránku.

Uchovanie údajov správ a ich odstránenie po uplynutí obdobia uchovávania údajov

S cieľom umožnenia organizáciám spĺňať obchodné, právne alebo regulačné požiadavky sa na všetky poštové schránky služby Exchange Online aplikuje predvolená politika uchovávania údajov. Táto politika uchovávania údajov aplikuje nastavenia uchovávania údajov na nasledujúce predvolené poštové priečinky v poštovej schránke používateľa:

  • Odstránené položky.   Vzťahuje sa na správy v priečinku Odstránené položky. Keď používateľ odstráni správu, po 30 dňoch sa správa odstráni natrvalo a premiestni sa do priečinka Obnoviteľné položky, ktorý sa označuje aj ako kontajner. Položky v priečinku Obnoviteľné položky môže používateľ obnoviť pomocou funkcie Obnoviť odstránené položky v programe Outlook alebo v aplikácii Outlook Web App.

  • Nevyžiadaná pošta.   Vzťahuje sa na správy v priečinku Nevyžiadaná pošta. 30 dní po presunutí alebo odoslaní nevyžiadanej e-mailovej správy do priečinka Nevyžiadaná pošta používateľa sa správa natrvalo odstráni a premiestni sa do priečinka Obnoviteľné položky.

  • Obnoviteľné položky.   Vzťahuje sa na správy v priečinku Obnoviteľné položky. 14 dní po presunutí správy do priečinka Obnoviteľné položky sa správa premiestni do priečinka Obnoviteľné položky v archívnej poštovej schránke používateľa. V tejto fáze môže položku obnoviť len správca pomocou funkcie obnovenia samostatných položiek v službe Exchange Online. Ak používateľ nemá archívnu poštovú schránku, nevykoná sa žiadna akcia a položka zostane v priečinku Obnoviteľné položky v primárnej poštovej schránke používateľa.

    Poznámka:   Používatelia môžu odstraňovať (alebo vymazávať) položky z priečinka Obnoviteľné položky pomocou funkcie Obnoviť odstránené položky v programe Outlook alebo v aplikácii Outlook Web App. Funkcia obnovenia samostatných položiek uchováva vymazané položky ďalších 14 dní. Po uplynutí tejto doby technológia MRM premiestni vymazané položky do priečinka Obnoviteľné položky v archívnom poštovom priečinku používateľa.

Všetky ostatné položky v poštovom priečinku používateľa, na ktoré sa nevzťahujú tieto nastavenia uchovávania údajov, sa po dvoch rokoch premiestnia do archívneho priečinka používateľa. Služba Exchange Online poskytuje aj predvolené osobné značky uchovávania údajov, ktoré môžu používatelia aplikovať na priečinky a jednotlivé položky vo svojej poštovej schránke. Pozrite si nasledujúce témy:

Zhromažďovanie, spracovávanie a kontrola údajov správ týkajúcich sa súdnych sporov

S cieľom dosiahnutia súladu s právnymi požiadavkami na zisťovanie informácií môžu organizácie používať funkcie zisťovania informácií v službe Exchange Online na zhromažďovanie, spracovávanie a kontrolu e-mailových správ týkajúcich sa súdneho prípadu. Pozrite si nasledujúce témy:

Poznámka:   Prehľadávanie poštových schránok v lokálnej organizácii aj v organizácii v riešení cloud vyžaduje implementáciu hybridného nasadenia. Ďalšie informácie sa nachádzajú v téme Hybridné nasadenie a migrácia lokality Exchange s balíkom Office 365.

Bežné scenáre súladu podporované službou Exchange Online

Zabránenie odstráneniu alebo úprave položiek poštovej schránky počas súdneho sporu

Ak bola organizácia upozornená na prebiehajúci súdny spor, musí uchovávať relevantné údaje, ako sú napríklad e-mailové správy, ktoré môžu byť použité ako dôkazný materiál. S cieľom uchovávania e-mailov týkajúcich sa súdneho prípadu možno na poštové schránky aplikovať zadržanie v dôsledku súdneho sporu. V rámci právneho procesu zisťovania informácií potom možno v schránke zadržanej v dôsledku súdneho sporu vyhľadávať položky, ktoré sa týkajú daného prípadu. Ak je zapnuté zadržanie v dôsledku súdneho sporu, aplikuje sa aj na archívnu poštovú schránku používateľa. Pozrite si nasledujúce témy:

Povolenie aktivácie a deaktivácie zadržania v dôsledku súdneho sporu pre členov právneho tímu

Členom právneho tímu alebo inému oprávnenému personálu môžete priradiť povolenia potrebné na používanie ovládacieho panela systému Exchange, pomocou ktorého môžu zadržať poštovú schránku v dôsledku súdneho sporu. Pozrite si tému Zadržať poštovú schránku v dôsledku súdneho sporu.

Povolenie prehľadávania poštových schránok pre členov právneho tímu

Členom právneho tímu môžete tiež prideliť povolenia potrebné na používanie funkcií zisťovania informácií v službe Exchange Online. Právnici, členovia právneho tímu a vedúci pracovníci zodpovední za zisťovanie informácií tak môžu pomocou ovládacieho panela systému Exchange vyhľadávať údaje vo viacerých poštových schránkach. Pozrite si tému Udelenie prístupu používateľom na vyhľadávanie vo viacerých poštových schránkach.

Vytvorenie poštovej schránky na zisťovanie informácií týkajúcich sa konkrétneho súdneho prípadu

Výsledky vyhľadávania pri zisťovaní informácií sa kopírujú do poštovej schránky na zisťovanie informácií. Pre každú organizáciu služby Exchange Online sa vytvára predvolená poštová schránka na vyhľadávanie pri zisťovaní informácií. Správcovia však môžu pre konkrétne súdne prípady alebo právne tímy vytvoriť ďalšie poštové schránky na vyhľadávanie pri zisťovaní informácií, každú s predvolenou kvótou 50 GB. Vedúcim pracovníkom zodpovedným za zisťovanie informácií potom môžu prideliť povolenia na prístup k poštovej schránke na zisťovanie informácií. Pozrite si nasledujúce témy:

Zabránenie e-mailovej komunikácii medzi členmi rôznych oddelení, právnych tímov alebo škôl

V organizácii môže byť potrebné zabrániť konfliktom záujmu, ktoré môžu vzniknúť, keď členovia rôznych oddelení, právnych tímov alebo škôl môžu zdieľať citlivé informácie. S cieľom odstránenia tohto konfliktu môžu organizácie zabrániť rôznym skupinám používateľov vo výmene e-mailov. Tento typ obmedzenia sa niekedy označuje ako etická hranica. Tu je niekoľko príkladov:

  • Právnické firmy, ktoré potrebujú zabezpečiť dôvernosť klientov, musia obmedziť odosielanie a prijímanie e-mailov pre pracovníkov, ktorí pracujú na konkrétnych právnych prípadoch.

  • V investičných organizáciách, v ktorých môžu mať analytici trhov k dispozícii dôverné informácie, ktoré môžu ovplyvniť burzového makléra, regulačné požiadavky často vyžadujú, aby tieto dve skupiny nemohli spolu žiadnym spôsobom komunikovať.

  • Školské oblasti, v ktorých je potrebné zabrániť študentom v rôznych školách v používaní svojich školských kont na výmenu e-mailov.

Pozrite si tému Použitie pravidiel na zastavenie toku pošty medzi konkrétnymi skupinami.

Bežné scenáre súladu podporované službou Exchange Online

Použitie trvalej ochrany na správy odoslané mimo organizáciu

Ak musia používatelia v organizácii odosielať e-mailové správy s finančnými, právnymi alebo inými dôvernými informáciami príjemcom mimo organizácie, môžete vytvoriť pravidlá ochrany prenosu, ktoré aplikujú šablónu služby Rights Management Services (RMS) s cieľom ochrany obsahu e-mailových správ. V závislosti od nastavení zadaných v šablóne služby RMS možno príjemcom zabrániť vo vykonaní rôznych akcií, ako je napríklad poslanie ďalej, kopírovanie alebo tlač správy chránenej technológiou správy prístupových práv k informáciám (IRM). Môžete tiež použiť pravidlá prenosu, ktoré aplikujú šablóny služby RMS na správy odosielané členmi distribučnej skupiny alebo členmi konkrétneho oddelenia. Pozrite si nasledujúce témy:

Pridanie vyhlásenia do správ odoslaných používateľmi v organizácii

Pomocou pravidiel prenosu môžete do e-mailových správ automaticky pridávať text, ktorý sa často označuje ako vyhlásenie. Vyhlásenia sa zvyčajne používajú na poskytnutie právnych informácií alebo informácií o súlade alebo z iných dôvodov podľa potrieb organizácie. Pozrite si tému Pridať odmietnutie zodpovednosti k správam.

Zhromažďovanie e-mailových správ odoslaných mimo organizáciu

S cieľom zabezpečenia súladu s regulačnými požiadavkami môže byť v organizácii potrebné zhromažďovať všetky e-mailové správy odosielané externým príjemcom. Môžete preto vytvoriť pravidlo denníka, ktoré vygeneruje zostavu denníka pre každú správu odoslanú mimo organizáciu. Pravidlá denníka môžete vytvoriť aj pre správy, ktoré odosielajú alebo prijímajú konkrétni používatelia alebo členovia distribučnej skupiny. Pozrite si tému Vytváranie pravidiel denníka.

Určenie, či k poštovej schránke získala prístup iná osoba, než je vlastník schránky

V predvolenom nastavení môže prístup k poštovej schránke získať iba jej vlastník, no povolenia na prístup k poštovej schránke možno prideliť aj ďalším používateľom, ako sú napríklad delegáti alebo správcovia. Ak máte z hľadiska práva, ľudských zdrojov alebo informačných technológií podozrenie, že k poštovej schránke získala prístup alebo ju upravila iná osoba, než je jej vlastník, môžete spustiť zostavu na určenie prístupu iných osôb k poštovej schránke. Pozrite si tému Spustiť správu o prístupe osoby, ktorá nie je vlastníkom, k poštovej schránke.

Bežné scenáre súladu podporované službou Exchange Online

Dostupnosť funkcií súladu

Nasledujúca tabuľka vám umožní určiť dostupnosť funkcií súladu v službe Exchange Online pre balík Microsoft Office 365 a službu Microsoft Live@edu.

 

Funkcia súladu Office 365 for professionals and small businesses Office 365 for enterprises Live@edu

Osobný archív

Áno (primárna a archívna poštová schránka so spoločnou celkovou veľkosťou 25 GB)

Áno (primárna a archívna poštová schránka so spoločnou celkovou veľkosťou 25 GB); predvolená kvóta 100 GB pre odber služby Exchange Online (Plan 2) alebo jej novšej verzie

Nie

Správa záznamov o výmene správ

Áno

Áno

Áno

Zadržanie v dôsledku súdneho sporu

Nie

Áno; vyžaduje odber služby Exchange Online (Plan 2) alebo jej novšej verzie

Nie

Vyhľadávanie vo viacerých poštových schránkach

Nie

Áno

Áno

Správa prístupových práv k informáciám

Nie

Áno

Nie

Pravidlá prenosu

Nie

Áno

Áno

Zapisovanie denníkov

Nie

Áno

Áno

Zapisovanie záznamov do denníka pre audit

Áno

Áno

Áno

Späť na začiatok

 
Súvisiace témy Pomocníka
Načítava sa...
Nenašli sa žiadne zdroje.