Правила журнала

Если сообщение соответствует условиям правила журнала, то оно заносится в журнал. При этом можно указать получателей, заносимых в журнал, определить, какие именно сообщения с их участием следует заносить в журнал, и куда следует доставлять копии заносимых в журнал сообщений.

Правило журнала состоит из следующих компонентов.

• Получатели журнала   Здесь указываются получатели, включаемые в журнал. Получатели выбираются из общей адресной книги. Заносимые в журнал сообщения определяются областью правила журнала. Если указана группа, то в журнале будут отслеживаться все члены этой группы.
  Вместо указания отдельных получателей можно выбрать всех получателей в организации. При этом заносимые в журнал сообщения также определяются областью правила журнала.
  
• Область правила журнала   Эта область определяет, какие сообщения, отправляемые и получаемые получателями журнала, заносятся в журнал. Имеются следующие варианты:
  
  • Все сообщения   В журнал заносятся все сообщения вне зависимости от источника и назначения.
    
  • Только внутренние сообщения   В журнал заносятся сообщения, отправленные внутренними отправителями по меньшей мере одному внутреннему получателю. Если отправитель внутренний, но получатели находятся вне организации, то сообщение не заносится в журнал. Если отправитель внешний, но получатели находятся в организации, то сообщение также не заносится в журнал.
    
  • Только внешние сообщения   В журнал заносятся сообщения, отправляемые вовне организации и получаемые извне ее.
    
• Отчеты журнала   Отчетом журнала называется сообщение, создаваемое в случае, если другое сообщение соответствует правилу журнала. Текст отчета журнала включает такие сведения, как адрес электронной почты отправителя, тема сообщения, код сообщения и адрес электронной почты получателя, которые содержатся в исходном сообщении. Исходное сообщение включается в отчет журнала без изменений в виде вложения. Это также называется ведением журнала конвертов.
  
• Почтовый ящик журналов   Почтовый ящик журналов используется для сбора отчетов журнала. Настройка почтового ящика службы ведения журнала зависит от требований политик, законов и нормативов, применяемых в организации. Можно указать один почтовый ящик журнала, в который будут собираться сообщения для всех правил журнала, настроенных в организации, либо использовать разные почтовые ящики для каждого правила журнала или набора правил.
  Примечание.   Почтовые ящики журнала могут содержать конфиденциальные сведения. Рекомендуется создать в организации политики, которые управляют доступом к почтовым ящикам службы ведения журналов в организации, разрешая доступ только тем лицам, у которых имеется прямая необходимость доступа к почтовым ящикам.
  
• Получатель уведомлений о недоставленных отчетах журнала   В облачной организации до создания правил журнала настоятельно рекомендуется указать по меньшей мере одного получателя для отчетов о недоставке отчетов журнала, чтобы сократить риск потери отчетов журнала.
  Почему? В облачных организациях отчеты журнала не отличаются от других сообщений электронной почты. Отчеты журнала, которые не удается доставить после ряда попыток, будут просрочены и удалены. Это может оказаться проблемой, если вы стараетесь обеспечить соблюдение юридических и нормативных требований, а также соответствие требованиям для организации. Если настроить получателя для отчетов о недоставке отчетов журнала можно будет вовремя устранить проблему в конечном почтовом ящике до момента удаления отчета журнала.