Включение архивного почтового ящика

Используйте архивные почтовые ящики для внедрения стратегии архивации и управления ей в организации. Обычно пользователи используют для хранения журналов сообщений PST-файлы, размещаемые на локальных компьютерах, в общих сетевых папках или на USB-устройствах. Стратегия архивации, использующая PST-файлы, имеет множество недостатков:

• Избыточность PST-файлов в различных местах.
  
• Ограниченный административный доступ к PST-файлам на локальных компьютерах и съемных носителях.
  
• Риск потери данных в случае размещения PST-файлов на переносных устройствах: ноутбуках, переносных жестких дисках и USB-устройствах.
  
• Сложность поиска данных, необходимых для судебной тяжбы, в PST-файле.
  

Перечисленные проблемы затрудняют управление архивными сообщениями. Архивные почтовые ящики устраняют данные проблемы следующим образом:

• Пользователи получают единый целостный архив для управления сообщениями.
  
• Они позволяют пользователям:
  
  • Открывать архивные сообщения с любого компьютера, используя Outlook Web App.
    
  • С легкостью копировать и перемещать сообщения между основным и архивным почтовыми ящиками.
    
• Они помогут решить вопросы соблюдения требований следующими способами:
  
  • Функция поиска в нескольких почтовых ящиках включает архивные почтовые ящики.
    
  • При включении судебного удержания оно применяется как к основному, так и к архивному почтовому ящику пользователя.
    

Примечание.   Квота архивного почтового ящика по умолчанию составляет 100 ГБ.

1. Выберите пункты «Управление организацией» > «Пользователи и группы» > «Почтовые ящики».
   
2. Выберите почтовый ящик, для которого следует включить архивный почтовый ящик, и нажмите кнопку «Сведения».
   
3. В разделе «Функции почтового ящика» выберите пункт «Архив» и нажмите кнопку «Включить».
   
4. В окне архивного почтового ящика примите имя по умолчанию (Архивный почтовый ящик - <отображаемое имя>) или введите новое имя.
   
5. Нажмите кнопку «Сохранить». Обратите внимание, что архив теперь указан как включенный.
   

После сохранения изменений значок архива появляется в списке почтовых ящиков рядом с почтовым ящиком пользователя, чтобы указать, что архивный почтовый ящик включен.

Внимание!   При отключении архивного почтового ящика его содержимое безвозвратно удаляется. Архив будет недоступен для пользователя, и заново подключить архивный почтовый ящик к соответствующему основному почтовому ящику будет невозможно.

1. Выберите пункты «Моя организация» > «Пользователи и группы» > «Почтовые ящики».
   
2. Выберите почтовый ящик, для которого необходимо отключить архивный почтовый ящик, и нажмите кнопку «Сведения».
   
3. В разделе «Функции почтового ящика» выберите пункт «Архив» и нажмите кнопку «Отключить».
   
4. В окне предупреждения нажмите кнопку «Да», чтобы отключить архив. В этот момент отключение архивного почтового ящика находится под вопросом. Для отключения архива следует сохранить изменения.
   
5. Нажмите кнопку «Сохранить», чтобы завершить процесс.
   

Если включить архивный почтовый ящик после отключения, создается новый почтовый ящик, в котором не будет присутствовать содержимое предыдущего архива.

После включения архивного почтового ящика можно изменить его имя. Как это сделать? См. раздел Изменение имени архивного почтового ящика.