Применимо к: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu
Последнее изменение раздела: 2012-03-20
По причинам нормативного, юридического или делового характера может потребоваться хранить копии отдельных сообщений электронной почты в организации или удалять почту, хранить которую не требуется. Управление записями сообщений (MRM), технология управления записями в Exchange Online, позволяет управлять сроками хранения элементов почтовых ящиков пользователей и указывать действия, применяемые к элементам, достигшим определенного возраста.
-
Как MRM работает в Exchange Online
-
Параметры хранения в Exchange Online
-
Управление MRM
-
Дальнейшие действия
Как MRM работает в Exchange Online
В состав технологии MRM входят политики хранения и теги хранения. Политики хранения позволяют применять параметры хранения сообщений к папкам и сообщениям электронной почты с помощью тегов хранения. Теги хранения определяют предельный возраст, указывающий, как долго хранятся элементы, и действие хранения, указывающее, что происходит с элементами, достигшими предельного возраста хранения. Теги хранения связываются к политике хранения, которая применяется к почтовому ящику.
Рассмотрим эти компоненты поближе:
-
Теги хранения Теги хранения определяют и применяют параметры хранения к сообщениям и папкам в почтовом ящике пользователя. Теги хранения указывают срок хранения сообщения и действие, которое необходимо выполнить по истечении указанного срока хранения сообщения. По истечении срока хранения сообщение можно переместить в архивный почтовый ящик пользователя или удалить. Теги политики хранения связываются с политикой хранения. Существует три типа тегов хранения:
-
Тег политики по умолчанию (DPT) Параметры, определенные в DPT, применяются ко всем почтовым ящикам, к которым не применен тег хранения. Политика хранения может иметь до трех связанных DPT: один DPT с действием хранения «переместить в архив», один DPT с действием хранения «удалить с возможностью восстановления» и один DPT для определенного класса сообщений, например для голосовой почты.
-
Теги политики хранения (RPT) Теги RPT применяются к папкам по умолчанию: «Входящие», «Отправленные», «Удаленные», «Нежелательная почта». Теги RPT имеют приоритет над DPT.
Примечание. RPT не поддерживают действие хранения, перемещающее элементы в архивный почтовый ящик пользователя. Единственное действие хранения для RPT — удаление элементов.
-
Личные теги Пользователи Microsoft Outlook 2010 и Outlook Web App могут применять личные теги к отдельным элементам и пользовательским папкам в почтовом ящике.
-
Тег политики по умолчанию (DPT) Параметры, определенные в DPT, применяются ко всем почтовым ящикам, к которым не применен тег хранения. Политика хранения может иметь до трех связанных DPT: один DPT с действием хранения «переместить в архив», один DPT с действием хранения «удалить с возможностью восстановления» и один DPT для определенного класса сообщений, например для голосовой почты.
-
Политики хранения Политика хранения — это группа тегов хранения, применяемых к почтовому ящику. При создании почтового ящика применяется политика хранения по умолчанию. В Exchange Online политика хранения, применяемая по умолчанию к новым почтовым ящикам, называется Политика MRM по умолчанию. Почтовый ящик может иметь только одну политику хранения, применяемую к нему.
Примечание. В организациях Live@edu существует две политики сохранения по умолчанию: MRMPolicy-DefaultMailboxPlan и MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.
-
Теги хранения связаны с политикой хранения Политика хранения может содержать два тега DPT с разными действиями хранения, по одному тегу RPT для каждой папки по умолчанию и любое число личных тегов.
Как обрабатываются политики хранения
Помощник для управляемых папок — это процесс, автоматически запускаемый с определенным интервалом в центрах обработки данных Майкрософт для обработки параметров хранения, применяемых к почтовому ящику. Помощник применяет теги DPT и RPT к почтовому ящику и делает личные теги доступными в Outlook 2010 и Outlook Web App, чтобы пользователи могли применять их к своим папкам и отдельным элементам почтового ящика. Помощник по работе с управляемыми папками обрабатывает хранимые элементы по типу тега, возрасту хранения и действиям хранения, определенным в тегах.
Как часто запускается помощник для управляемых папок? Помощник для управляемых папок настроен для обработки всех почтовых ящиков в облачной организации за определенный период времени, который называется рабочим циклом. В Exchange Online рабочий цикл составляет семь дней. Это означает, что помощник пытается обработать каждый почтовый ящик в вашей облачной организации каждые семь дней.
Поскольку помощник для управляемых папок работает беспрерывно, нет необходимости выполнять какие-либо действия для применения параметров хранения к почтовым ящикам. Однако, если необходимо незамедлительно применить к почтовому ящику параметры хранения, можно принудительно заставить помощник для управляемых папок обработать определенный почтовый ящик. См. статью Запуск помощника по работе с управляемыми папками.
Внимание. Управление записями сообщений не гарантирует сохранение каждого сообщения. Например, пользователь может удалить или переместить сообщение из своего почтового ящика, прежде чем истечет срок хранения сообщения; управление записями сообщений не предотвращает удаление пользователями своих собственных сообщений. Если организации необходимо хранить сообщения неопределенное время, рекомендуется воспользоваться одной из следующих функций Exchange Online.
-
Ведение журнала. Если в организации требуется хранение сообщений за пределами почтовых ящиков пользователей в течение длительного срока, воспользуйтесь ведением журнала. См. статью Правила журнала.
-
Юридическое удержание. Если в организации необходимо сохранять сообщения с целью выполнения требований к электронному обнаружению и хранению, можно перевести почтовые ящики пользователей на юридическое удержание. См. статью Применение судебного удержания к почтовому ящику.
Кроме того, функция восстановления отдельных элементов в Exchange Online позволяет восстанавливать удаленные сообщения электронной почты в течение 14 дней после их безвозвратного удаления пользователем. См. статью Восстановление удаленных сообщений электронной почты в Exchange Online.
Параметры хранения в Exchange Online
В следующей таблице показаны теги хранения и их параметры, доступные по умолчанию в Exchange Online для Microsoft Office 365 и Live@edu. Все эти теги связаны с политикой хранения по умолчанию, применяемой к новым почтовым ящикам. Это значит, что эти параметры применяются ко всем новым почтовым ящикам.
Если личный тег хранения связан с политикой хранения, примененной к почтовому ящику пользователя, то тег хранения автоматически становится доступен пользователям для применения к элементам почтового ящика.
| Имя тега | Тип тега | Истечение срока хранения (дн.) | Действие хранения |
|---|---|---|---|
|
Перемещать в архив по умолчанию через 2 года |
Все (DPT)* |
730 |
Переместить в архив |
|
Элементы для восстановления — перемещение в архив через 14 дней |
Элементы для восстановления** |
14 |
Переместить в архив |
|
Удаленные |
Папка «Удаленные»** |
30 |
Удалить и разрешить восстановление |
|
Нежелательная почта |
Нежелательная почта** |
30 |
Удалить и разрешить восстановление |
|
Перемещать в архив личные через 1 лет |
Личные |
365 |
Переместить в архив |
|
Перемещать в архив личные через 5 лет |
Личный |
1825 |
Переместить в архив |
|
Личные — никогда не перемещать в архив*** |
Личный |
Без ограничения возраста |
Переместить в архив |
|
Удаление через 1 неделю |
Личный |
7 |
Удалить и разрешить восстановление |
|
Удаление через 1 месяц |
Личный |
30 |
Удалить и разрешить восстановление |
|
Удаление через 6 месяцев |
Личный |
180 |
Удалить и разрешить восстановление |
|
Удаление через 1 год |
Личный |
365 |
Удалить и разрешить восстановление |
|
Удаление через 5 лет |
Личный |
1825 |
Удалить и разрешить восстановление |
|
Не удалять*** |
Личный |
Без ограничения возраста |
Удалить и разрешить восстановление |
* Теги хранения типа «Все» — это теги DPT. Теги DPT применяются к элементам, которым не приписаны другие теги хранения.
** Тип тегов RPT определяет почтовую папку по умолчанию, к которой применяется тег.
*** По умолчанию этот тег не включен. Элементы с этим тегом хранения не удаляются или не перемещаются.
Управление MRM
Как объяснялось ранее, параметры тегов хранения по умолчанию автоматически применяются ко всем почтовым ящикам, так как политика хранения по умолчанию применяется при создании почтового ящика. Тем не менее, чтобы изменить поведение хранения в организации, можно использовать Windows PowerShell для управления политиками хранения и тегами хранения в Exchange Online.
Приступая к работе
Сведения об установке и настройке Windows PowerShell и подключении к службе см. в разделе Использование Windows PowerShell.
Управление политиками хранения
| Задача | Команда |
|---|---|
|
Вывести список политики хранения, доступных в организации. |
|
|
Определить политику хранения, применяемую к почтовому ящику. |
Пример. Выполните следующую команду, чтобы определить политику хранения, применяемую к почтовому ящику «Ian Tien»:
|
|
Применить другую политику хранения к почтовому ящику. |
Пример. Следующая команда применяет политику хранения Corp-Execs к почтовому ящику «Ian Tien»:
|
|
Удалить политику хранения, применяемую к почтовому ящику. |
|
|
Определить теги хранения, связанные с политикой хранения. |
Пример. Эта команда перечисляет теги хранения, связанные с политикой хранения «Политика MRM по умолчанию»:
|
|
Добавление и удаление тегов хранения в политике хранения. |
Внимание! При добавлении и удалении тегов хранения следует включать в политику хранения все нужные теги хранения. Почему? Командлет Set-RetentionPolicy заменяет существующий набор тегов указанным набором. Пример. Эта команда добавляет личный тег хранения «6 Month Delete» к политике хранения Corp-Execs:
Совет. Перед добавлением и удалением тегов хранения с помощью команды |
Управление тегами хранения
| Задача | Команда |
|---|---|
|
Показать список тегов хранения, доступных в организации. |
Пример. Командлет Get-RetentionPolicyTag отображает подробные сведения о тегах хранения. Запустите следующую команду для вывода типа, ограничения возраста и действия хранения у всех тегов хранения:
|
|
Изменить предельный возраст хранения в теге. |
Пример. Эта команда перечисляет увеличивает предельный возраст хранения тега «Delete Items» до 90 дней:
|
Создание новой политики хранения
Для создания новых политик хранения используется командлет New-RetentionPolicy. Зачем создавать политики хранения? По юридическим и нормативным причинам для некоторых сотрудников или отделов могут действовать отличные от прочих пользователей требования по хранению. В этом случае можно создать новую политику хранения, связать с ней подходящие теги хранения и применить их к подходящим почтовым ящикам.
Чтобы создать политику хранения, выполните приведенную ниже команду.
Чтобы создать политику хранения и связать с ней теги, выполните следующую команду.
Пример. Следующая команда создает политику хранения «Company Officers» и связывает с ней два тега хранения:
Создание нового тега хранения
Командлет New-RetentionPolicyTag используется для создания тегов хранения. Если по юридическим и нормативным причинам для некоторых сотрудников или отделов могут действовать отличные от прочих пользователей требования по хранению, то для отдельных сотрудников также могут требоваться отдельные периоды или действия. В этом случае можно создать тег хранения и связать его с новыми и существующими политиками хранения.
Чтобы создать тег хранения, выполните приведенную ниже команду.
New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>
Пример. Следующая команда создает тег хранения «Company Officers-SentItems». При применении к почтовому ящику он перемещает элементы старше трех месяцев из папки «Отправленные».
New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Дополнительные сведения об этом командлете см. в разделе New-RetentionPolicyTag.
Примечание. При создании новых тегов хранения можно использовать только действие MoveToArchive для тегов хранения типа All, Personal и RecoverableItems.
Создание тега политики по умолчанию для сообщений голосовой почты
Как уже было сказано, можно добавить к политике хранения один DPT для определенного класса сообщений. В следующем примере создается DPT для сообщений голосовой почты. При применении тега к почтовому ящику сообщения голосовой почты, к которым еще не применен тег хранения, удаляются через 14 дней.
New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Чтобы добавить этот DPT в политику хранения, см. статью Управление политиками хранения.
Запуск помощника по работе с управляемыми папками
Как уже было сказано, помощник для управляемых папок пытается обработать каждый почтовый ящик в вашей облачной организации каждые семь дней. При изменении тега хранения или применении новой политики хранения к почтовому ящику можно дождаться, пока помощник для управляемых папок обработает почтовый ящик, или запустить командлет Start-ManagedFolderAssistant, чтобы запустить обработку определенного почтового ящика помощником для управляемых папок. Запуск командлета полезен при тестировании и диагностике политик и тегов хранения.
Следующая команда запускает помощник для отдельного почтового ящика:
Примеры. Следующая команда запускает обработку параметров хранения почтового ящика «Ian Tien»:
Дальнейшие действия
-
Помогите пользователям применять личные теги Когда личный тег хранения связывается с политикой хранения, примененной к почтовому ящику пользователя, тег автоматически становится доступен пользователям, которые могут применять его к элементам своих почтовых ящиков. Как говорилось ранее, пользователи Outlook 2010 и Outlook Web App могут применять личные теги к пользовательским папкам и отдельным элементам почтовых ящиков. Расскажите им, как это делается: Применение политик хранения и архивации для сообщений.
-
Постановка почтового ящика на удержание Удержание хранения позволяет приостановить действие политики хранения в почтовом ящике. В результате помощник по работе с управляемыми папками не обрабатывает параметры хранения и не выполняет действия хранения. См. раздел Применение удержания к почтовому ящику.
