Применимо к: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu
Последнее изменение раздела: 2008-12-04
Внешние контакты представляют людей за пределами организации, которые могут отображаться в адресной книге организации и других списках адресов. Внешними контактами являются пользователи, имеющие адрес электронной почты вне организации. У них нет почтового ящика в данной организации, и они не могут входить в ее домен.
Использование внешних контактов очень удобно, поскольку с их помощью можно вести хранилище контактов всей организации, а пользователи внутри организации могут более эффективно сотрудничать с людьми за ее пределами.
Единое хранилище для контактов
Сотрудники организации регулярно взаимодействуют со многими коллегами, партнерами или поставщиками за ее пределами? И кто отслеживает контактные сведения? Вместо того чтобы каждый пользователь вел собственный список контактов, в общую адресную книгу можно добавлять внешние контакты, в которых указываются адреса электронной почты, почтовые адреса, номера телефонов и даже дополнительные сведения, например должность человека, отдел, в котором он работает, или имя его руководителя. Такой способ более эффективен, при этом все сотрудники имеют доступ к одинаковым и наиболее свежим сведениям.
И это еще не все:
-
Людей за пределами организации можно добавлять как участников групп.
-
Внешние контакты приводятся в общей адресной книге так же, как и пользователи из организации.
-
При создании сообщения псевдоним внешнего контакта выводится как отображаемое имя в поле «Кому».
Сотрудничество с внешними организациями
Благодаря внешним контактам совместная работа становится более простой и эффективной. Вот лишь пара примеров:
-
Сотрудники факультетов в университетах часто работают с исследователями из других учреждений. С помощью внешних контактов можно создавать исследовательские группы для обмена информацией при работе над проектами.
-
Коммерческие организации всех размеров ежедневно работают с поставщиками, подрядчиками или консультантами. Все они могут быть добавлены в адресную книгу как внешние контакты, и каждому из них будет назначен свой руководитель. Например, если один из поставщиков управляет группой подрядчиков, данного поставщика можно определить руководителем этих подрядчиков, а подрядчики же в адресной книге будут определены, как подчиненные поставщика.
