Caracteristicile de conformitate din Exchange Online

 

Se aplică la: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Ultima modificare a articolului: 2011-12-19

Caracteristicile de conformitate Exchange Online pot facilita organizaţiei respectarea prevederilor legale, de reglementare şi organizaţionale în următoarele moduri:

  • Conservare   Preveniţi ştergerea mesajelor pentru conformitatea cu cerinţele privind conservarea datelor sau cu cerinţele legale.

  • Descoperire   Căutaţi elementele relevante referitoare la anumite cazuri legale sau la solicitările din partea unor autorităţi de reglementare.

  • Control   Controlaţi fluxul de mesaje şi implementaţi reguli utile pe baza conţinutului mesajului sau a identităţii persoanei care trimite, respectiv care primeşte mesajul.

  • Protecţie   Criptaţi conţinutul şi impuneţi politicile care se aplică utilizării poştei electronice.

Să aflăm cum se procedează:

Caracteristicile de conformitate din Exchange Online

  • Gestionarea înregistrărilor de mesaje (MRM)   MRM permite organizaţiilor să prevină ştergerea definitivă a mesajelor de poştă electronică şi a altor categorii de conţinut al mesajelor, şterse de utilizatori sau prin politici de mesaje, fapt necesar pentru conformitatea cu politica firmei, reglementările autorităţilor sau necesităţile legale. De asemenea, MRM permite eliminarea automată a conţinutului mesajelor mai vechi care nu are conţinut legal sau profesional. MRM utilizează strategii şi etichete de conservare vă permit să controlaţi perioada pentru care sunt păstrate elementele din cutiile poştale ale utilizatorilor şi să definiţi măsurile care vor fi luate pentru elementele care ajung la o anumită vechime.

    Consultaţi Configurarea şi gestionarea strategiilor de conservare în Exchange Online.

  • Descoperire   Descoperirea valorifică căutarea în mai multe cutii poştale, un instrument de tip GUI care permite profesioniştilor din domeniul juridic şi al resurselor umane, precum şi altor manageri de descoperiri, să caute în cutiile poştale principale şi de arhivă din întreaga organizaţie mesaje care corespund unor criterii specificate. Întrucât căutările de descoperire nu necesită permisiuni administrative complete, puteţi atribui utilizatorilor obişnuiţi permisiunile necesare pentru a căuta în cutii poştale şi puteţi limita domeniul de cutii poştale în care poate căuta o persoană. Rezultatele unei căutări în mai multe cutii poştale pot fi imprimate sau exportate într-un fişier .PST cu ajutorul Microsoft Outlook.

    Consultaţi Căutările în mai multe cutii poştale.

  • Arhivă personală   Puteţi crea o cutie poştală de arhivare, denumită arhivă personală, pentru cutia poştală principală din cadrul norului a unui utilizator. Cutia poştală de arhivă se poate utiliza pentru stocarea datelor de mesagerie istorice prin mutarea sau copierea mesajelor din cutia poştală principală în cutia poştală de arhivă. Administratorii şi utilizatorii pot utiliza caracteristicile MRM pentru mutarea automată în cutia poştală de arhivă a mesajelor care ating o anumită vechime. Deoarece elementele din cutia poştală de arhivă a unui utilizator sunt indexate, cutiile poştale de arhivă sunt incluse într-o căutare în mai multe cutii poştale.

    Consultaţi Activarea unei cutii poştale de arhivă.

  • Suspendare pe motiv de litigiu   Puteţi aplica unei cutii poştale o suspendare pe motiv de litigiu, cunoscută şi sub numele de suspendare legală, pentru conservarea mesajelor de poştă electronică şi a altor elemente de corespondenţă pentru o perioadă extinsă. De asemenea, suspendarea pe motiv de litigiu împiedică ştergerea definitivă a elementelor. Când cutia poştală a unui utilizator este suspendată pe motiv de litigiu, utilizatorul poate elimina elemente din cutia poştală, dar acestea sunt păstrate pe termen nedefinit pe serverele din centrul de date Microsoft. De asemenea, suspendarea pe motiv de litigiu conservă istoricul versiunilor pentru elementele modificate.

    Consultaţi Punerea sub reţinere din motive litigioase a unei cutii poştale.

  • Information Rights Management (IRM)   IRM asigură protecţia online şi offline a mesajelor de poştă electronică şi a ataşărilor acceptate. Protecţia IRM poate fi aplicată de utilizatori în Outlook sau Outlook Web App şi poate fi aplicată de administratori utilizând regulile de protecţie la transport şi regulile de protecţie Outlook. IRM ajută administratorii şi utilizatorii să controleze persoanele care pot să acceseze, să redirecţioneze, să imprime sau să copieze datele sensibile din cadrul mesajelor de poştă electronică. IRM necesită implementarea în cadrul organizaţiei locale a unui server de servicii de administrare a drepturilor Active Directory (AD RMS).

    Consultaţi Configurarea şi gestionarea Information Rights Management în Exchange Online.

    Notă   Pentru o listă a tipurilor de fişiere ataşate permise, respectiv blocate în Outlook Web App, consultaţi secţiunea „Setări pentru fişiere şi ataşări” din Politicile pentru cutii poştale Outlook Web App | Setări disponibile.

  • Reguli de transport şi reguli de protecţie la transport   Regulile de transport permit controlul fluxului şi aplicarea politicilor de mesaje la mesajele de poştă electronică trimise în interiorul organizaţiei, respectiv trimise spre sau dinspre organizaţie. Utilizând regulile de transport, administratorii pot defini atribute specifice ale mesajelor, sau condiţii, precum şi acţiunile care se vor aplica oricărui mesaj ce conţine aceste atribute. De exemplu, aveţi posibilitatea de a utiliza regulile de transport pentru a ataşa o exonerare de răspundere la un mesaj trimis în exteriorul organizaţiei sau pentru a preveni comunicaţia prin poşta electronică între anumite grupuri de utilizatori.

    Regulile de protecţie la transport permit utilizarea regulilor de transport pentru protecţia prin IRM a mesajelor prin aplicarea unui şablon de politică de drepturi AD RMS.

    Consultaţi Regulile la nivel de organizaţie.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live pentru Live@edu furnizează, de asemenea, politici de monitorizare pentru a permite unităţilor de învăţământ să controleze persoanele care pot trimite, respectiv primi poştă electronică la / de la utilizatorii din cadrul instituţiei respective. Consultaţi Politicile de monitorizare.

  • Jurnalizarea   Consemnarea în jurnal poate facilita organizaţiei respectarea cerinţelor de conformitate legale, de reglementare şi organizaţionale, prin înregistrarea comunicaţiilor de poştă electronică de intrare, respectiv de ieşire. Regulile de jurnal se utilizează pentru înregistrarea sau consemnarea în jurnal a mesajelor de poştă electronică transmise către sau de la anumiţi destinatari. Când un mesaj corespunde criteriilor definite în regula de jurnal, un raport de jurnal care conţine mesajul original este generat şi trimis la o cutie poştală de jurnalizare.

    Consultaţi Reguli de jurnal.

  • Înregistrările de audit în jurnal   Rapoartele de auditare sunt un instrument GUI care facilitează organizaţiei urmărirea accesului neautorizat la cutia poştală a unui utilizator, identificarea cutiilor poştale suspendate pe motiv de litigiu şi identificarea oricăror modificări aduse grupurilor de roluri de administrator. De asemenea, aveţi posibilitatea de a exporta jurnalul de audit al administratorului, care identifică orice acţiune efectuată de către un administrator.

    Consultaţi Utilizarea rapoartelor de audit în Exchange Online.

Sus

Scenariile comune de conformitate acceptate de Exchange Online

Să examinăm câteva dintre cele mai comune scenarii de conformitate acceptate în Exchange Online.

 

Stocarea datelor de mesagerie istorice pentru fiecare utilizator

Conservarea datelor de mesagerie şi eliminarea acestora după expirarea perioadei de conservare

Colectarea, procesarea şi examinarea datelor de mesagerie relevante pentru litigiu

Prevenirea eliminării sau a modificării elementelor din cutia poştală în timpul litigiului

Permiteţi membrilor unei echipe juridice să activeze, respectiv dezactiveze suspendarea pe motiv de litigiu

Permiteţi membrilor unei echipe juridice să execute căutări în cutii poştale

Crearea unei cutii poştale de descoperire pentru un anumit caz judiciar

Prevenirea comunicaţiei prin poşta electronică între membrii diferitelor departamente, echipe juridice sau instituţii de învăţământ

Aplicarea protecţiei permanente la mesajele trimise în exteriorul organizaţiei

Adăugaţi o exonerare de răspundere la mesajele trimise de utilizatorii din organizaţie

Colectarea mesajelor de poştă electronică trimise în exteriorul organizaţiei

Determinaţi dacă o cutie poştală a fost accesată de către alte persoane în afara proprietarului

Stocarea datelor de mesagerie istorice pentru fiecare utilizator

Pentru implementarea şi gestionarea unei strategiei de arhivă a organizaţiei, puteţi activa o cutie poştală de arhivă pentru fiecare utilizator. Aceasta furnizează administratorilor şi utilizatorilor o arhivă singulară, unificată, pentru gestionarea datelor istorice. Tehnologia MRM mută automat elementele în cutia poştală de arhivă a unui utilizator, iar căutarea în mai multe cutii poştale caută în cutiile poştale de arhivă elementele care corespund criteriilor de căutare. Consultaţi Activarea unei cutii poştale de arhivă.

Conservarea datelor de mesagerie şi eliminarea acestora după expirarea perioadei de conservare

Pentru a facilita organizaţiilor respectarea cerinţelor profesionale, legale sau de reglementare, tuturor cutiilor poştale Exchange Online li se aplică o strategie de conservare implicită. Această strategie de conservare aplică setările de conservare următoarelor foldere implicite de corespondenţă din cutia poştală a unui utilizator:

  • Elemente şterse   Se aplică mesajelor din folderul Elemente şterse. La 30 de zile după ce utilizatorul şterge un mesaj, acesta este şters definitiv şi mutat în folderul Elemente recuperabile, cunoscut şi sub numele de dumpster. Utilizatorul poate recupera elementele din folderul Elemente recuperabile utilizând caracteristica Recuperare elemente şterse din Outlook sau Outlook Web App.

  • Poştă electronică nedorită   Se aplică mesajelor din folderul Poştă electronică nedorită. La 30 de zile după ce un mesaj de poştă electronică nedorită este mutat sau trimis în folderul Poştă electronică nedorită al utilizatorului, mesajul este şters definitiv şi mutat în folderul Elemente recuperabile.

  • Elemente recuperabile   Se aplică mesajelor din folderul Elemente recuperabile. La 14 zile după mutarea unui mesaj în folderul Elemente recuperabile, acesta este mutat în folderul Elemente recuperabile din cutia poştală de arhivă a utilizatorului. În acest punct, numai un administrator poate recupera un element, utilizând recuperarea unui singur element în Exchange Online. Dacă utilizatorul nu dispune de o cutie poştală de arhivă, nu se ia nicio măsură şi elementul rămâne în folderul Elemente recuperabile din cutia poştală principală a utilizatorului.

    Notă   Utilizatorii pot elimina elementele din folderul Elemente recuperabile utilizând caracteristica Recuperare elemente şterse din Outlook sau Outlook Web App. Recuperarea unui singur element conservă elementele şterse pentru încă 14 zile; după 14 zile, MRM mută elementele şterse în folderul Elemente recuperabile din cutia poştală de arhivă a utilizatorului.

Toate celelalte elemente din cutia poştală a utilizatorului care nu sunt afectate de aceste setări de conservare sunt mutate, după doi ani, în cutia poştală de arhivă a utilizatorului. De asemenea, Exchange Online furnizează etichete personale de conservare, pe care utilizatorii le pot aplica folderelor şi elementelor individuale din cutia poştală. Consultaţi următoarele:

Colectarea, procesarea şi examinarea datelor de mesagerie relevante pentru litigiu

Pentru conformitatea la solicitările legale de descoperire, organizaţiile pot utiliza caracteristicile de descoperire din Exchange Online pentru colectarea, procesarea şi examinarea mesajelor de poştă electronică relevante pentru un caz judiciar. Consultaţi următoarele:

Notă   Organizaţia trebuie să pună în practică o implementare hibridă pentru a căuta atât în cutiile poştale locale, cât şi în cele din cadrul norului. Pentru informaţii suplimentare, consultaţi Implementarea hibridă şi migrarea Exchange cu Office 365.

Scenariile comune de conformitate acceptate de Exchange Online

Prevenirea eliminării sau a modificării elementelor din cutia poştală în timpul litigiului

Dacă organizaţia este informată cu privire la un litigiu în aşteptare, trebuie să conserve datele relevante, cum ar fi mesajele de poştă electronică, acestea putând fi utilizate ca dovezi. Pentru conservarea poştei electronice aferente unui caz judiciar, cutiile poştale pot fi suspendate pe motiv de litigiu. Apoi, ca parte a descoperirii legale, se poate căuta într-o cutie poştală suspendată pe motiv de litigiu pentru a se descoperi elementele relevante pentru caz. Când este activată suspendarea pe motiv de litigiu, aceasta se aplică şi cutiei poştală de arhivă a utilizatorului. Consultaţi următoarele:

Permiteţi membrilor unei echipe juridice să activeze, respectiv dezactiveze suspendarea pe motiv de litigiu

Puteţi atribui membrilor echipei dvs. juridice sau altui personal autorizat permisiunile necesare pentru a utiliza Panoul de control Exchange pentru a suspenda o cutie poştală pe motiv de litigiu. Consultaţi Punerea sub reţinere din motive litigioase a unei cutii poştale.

Permiteţi membrilor unei echipe juridice să execute căutări în cutii poştale

De asemenea, puteţi oferi membrilor unei echipe juridice permisiunile necesare pentru a utiliza caracteristicile de descoperire din Exchange Online. Aceasta permite avocaţilor, membrilor echipelor juridice şi managerilor de descoperiri să utilizeze Panoul de control Exchange pentru a efectua căutări în mai multe cutii poştale. Consultaţi Acordarea accesului pentru utilizatori la căutarea în mai multe cutii poştale.

Crearea unei cutii poştale de descoperire pentru un anumit caz judiciar

Rezultatele căutării de descoperire sunt copiate într-o cutie poştală de descoperire. O cutie poştală implicită de căutare de descoperire este creată pentru fiecare organizaţie Exchange Online. Totuşi, administratorii pot crea cutii poştale de căutare de descoperire suplimentare, fiecare cu o cotă implicită de 50 GO, pentru anumite cazuri judiciare sau echipe juridice. Ulterior, administratorii atribuie managerilor de descoperiri permisiuni de accesare a cutiei poştale de descoperire. Consultaţi următoarele:

Prevenirea comunicaţiei prin poşta electronică între membrii diferitelor departamente, echipe juridice sau instituţii de învăţământ

Se recomandă ca organizaţia să prevină conflictele de interese care pot apărea când membrii diferitelor departamente, echipe juridice sau instituţii de învăţământ au posibilitatea de a partaja informaţii sensibile. Pentru aceasta, organizaţiile pot preveni schimbul de poştă electronică între diferite grupuri de utilizatori. Acest tip de restricţie se numeşte, uneori, paravan etic. Iată câteva exemple:

  • Firmele de avocatură care trebuie să asigure confidenţialitatea clientului trebuie să restricţioneze fluxul de corespondenţă al personalului care lucrează la anumite cazuri.

  • În organizaţiile de investiţii, unde cercetătorii de piaţă pot deţine informaţii confidenţiale care pot influenţa un agent de bursă, cerinţele de reglementare impun frecvent ca orice tipuri de comunicaţii între aceste două grupuri să fie interzise.

  • Districtele şcolare care doresc să împiedice cursanţii din diferite şcoli să-şi utilizeze conturile şcolare pentru a face schimb de poştă electronică.

Consultaţi Utilizarea regulilor pentru blocarea fluxului de corespondenţă între anumite grupuri.

Scenariile comune de conformitate acceptate de Exchange Online

Aplicarea protecţiei permanente la mesajele trimise în exteriorul organizaţiei

Dacă utilizatorii din organizaţie trebuie să trimită mesaje de poştă electronică în care sunt cuprinse informaţii confidenţiale de tip financiar, juridic sau de altă natură unor destinatari din exteriorul organizaţiei, puteţi crea reguli de protecţie la transport care aplică un şablon de servicii de administrare a drepturilor (RMS) pentru protecţia conţinutului mesajelor de poştă electronică. În funcţie de setările specificate în şablonul RMS, destinatarii nu pot efectua acţiuni precum redirecţionarea, copierea sau imprimarea unui mesaj protejat prin IRM. De asemenea, puteţi utiliza regulile de transport pentru a aplica şabloanele RMS mesajelor trimise de membrii unui grup de distribuire sau de membrii unui anumit departament. Consultaţi următoarele:

Adăugaţi o exonerare de răspundere la mesajele trimise de utilizatorii din organizaţie

Aveţi posibilitatea să utilizaţi regulile de transport pentru a adăuga automat un text, denumit frecvent exonerare de răspundere, la mesajele de poştă electronică. De regulă, exonerările de răspundere sunt utilizate pentru a furniza informaţii legale, informaţii de conformitate sau din alte motive stabilite de o organizaţie. Consultaţi Adăugarea exonerărilor de răspundere la mesaje.

Colectarea mesajelor de poştă electronică trimise în exteriorul organizaţiei

Pentru conformitatea la cerinţele de reglementare, se recomandă ca organizaţia să colecteze toate mesajele de poştă electronică trimise destinatarilor externi. În acest caz, puteţi crea o regulă de jurnal pentru a genera un raport de jurnal pentru fiecare mesaj trimis în exteriorul organizaţiei. De asemenea, puteţi crea reguli de jurnal pentru mesajele trimise, respectiv recepţionate de către anumiţi utilizatori sau de către membrii unui grup de distribuire. Consultaţi Crearea regulilor de jurnal.

Determinaţi dacă o cutie poştală a fost accesată de către alte persoane în afara proprietarului

Implicit, o cutie poştală poate fi accesată numai de proprietarii acesteia, dar permisiunile de accesare a cutiei poştale pot fi atribuite şi altor utilizatori, precum delegaţi sau administratori. Dacă aveţi motive legale, de resurse umane sau de IT să suspectaţi că o cutie poştală a fost accesată sau a suferit modificări neautorizate din partea altei persoane decât proprietarul, puteţi executa un raport de acces al non-proprietarilor la cutia poştală. Consultaţi Executarea unui raport de acces al non-proprietarilor la cutiile poştale.

Scenariile comune de conformitate acceptate de Exchange Online

Disponibilitatea caracteristicii de conformitate

Utilizaţi tabelul următor pentru a vedea caracteristicile de conformitate disponibile în Exchange Online pentru Microsoft Office 365 şi Microsoft Live@edu.

 

Caracteristica de conformitate Office 365 pentru profesioniști și întreprinderi mici Office 365 pentru întreprinderi Live@edu

Arhiva personală

Da (Dimensiune totală combinată de 25 GO pentru cutiile poştale principală şi de arhivă)

Da (Dimensiune totală combinată de 25 GO pentru cutiile poştale principală şi de arhivă); 100 GO cotă implicită pentru abonamentul Exchange Online (Plan 2) sau ulterior

Nu

Gestionarea înregistrărilor de mesaje

Da

Da

Da

Suspendare pe motiv de litigiu

Nu

Da; necesită abonamentul Exchange Online (Plan 2) sau ulterior

Nu

Căutare în mai multe cutii poştale

Nu

Da

Da

Information Rights Management

Nu

Da

Nu

Regulile de transport

Nu

Da

Da

Jurnalizarea

Nu

Da

Da

Înregistrările de audit în jurnal

Da

Da

Da

Sus

 
Subiecte de ajutor asociate
Se încarcă...
Nu au fost găsite resurse.