Aplicável a: Office 365 for enterprises, Live@edu
Data da última modificação do tópico: 2012-03-16
Por motivos empresariais, legais ou de regulamentação, poderá ter de reter as mensagens de correio eletrónico enviadas por e para os utilizadores da sua organização, ou poderá pretender remover o correio eletrónico que não seja obrigado a reter. O MRM (Messaging Records Management), a tecnologia de retenção de registos do Exchange Online, permite-lhe controlar a duração do período durante o qual os itens são mantidos nas caixas de correio dos utilizadores, bem como definir qual a ação a tomar sobre os itens que tenham alcançado uma antiguidade específica.
- Funcionamento do MRM no Exchange Online
- Definições de retenção no Exchange Online
- Gerir o MRM
- Passos seguintes
As políticas de retenção e as tags de retenção fazem parte da tecnologia MRM. As políticas de retenção utilizam tags de retenção para aplicarem definições de retenção a mensagens e pastas de correio eletrónico. As tags de retenção definem um limite de antiguidade que especifica a duração da retenção dos itens, bem como uma ação de retenção que especifica o que acontece aos itens que alcancem o limite de antiguidade de retenção. As tags de retenção estão associadas a uma política de retenção, que é então aplicada a uma caixa de correio.
Vamos observar estes componentes mais atentamente:
- Tags de retenção As tags de retenção definem e aplicam definições de retenção a mensagens e pastas na caixa de correio de um utilizador. As tags de retenção especificam o período durante o qual uma mensagem é retida e a ação tomada quando a mensagem alcança a antiguidade de retenção especificada. Quando uma mensagem alcançar a antiguidade de retenção, é movida para a caixa de correio de arquivo do utilizador ou eliminada. As tags de retenção estão associadas a uma política de retenção. Existem três tipos de tags de retenção:
- Tags de política predefinida (DPT) As definições configuradas na DPT aplicam-se a todos os itens de uma caixa de correio que ainda não tenham uma tag de retenção aplicada. Uma política de retenção pode ter até três DPT associadas: uma DTP com uma ação de retenção Mover para o Arquivo, uma DTP com uma ação de retenção Eliminar e Permitir Recuperação e uma DTP para uma classe de mensagens específica, como voice mail.
- Tags de política de retenção (RPT) As RPTs são aplicadas às pastas predefinidas, como as pastas A Receber, Itens Enviados, Itens Eliminados e Correio Publicitário Não Solicitado. Uma RPT tem precedência sobre uma DPT.
Nota As RPT não suportam uma ação de retenção que mova itens para a caixa de correio de arquivo do utilizador. A única ação de retenção para as RPT é eliminar itens.
- Tags pessoais Os utilizadores podem utilizar o Microsoft Outlook 2010 e o Outlook Web App para aplicarem tags pessoais a pastas personalizadas e a itens individuais na respetiva caixa de correio.
- Tags de política predefinida (DPT) As definições configuradas na DPT aplicam-se a todos os itens de uma caixa de correio que ainda não tenham uma tag de retenção aplicada. Uma política de retenção pode ter até três DPT associadas: uma DTP com uma ação de retenção Mover para o Arquivo, uma DTP com uma ação de retenção Eliminar e Permitir Recuperação e uma DTP para uma classe de mensagens específica, como voice mail.
- Políticas de retenção Uma política de retenção é um grupo de tags de retenção que são aplicadas a uma caixa de correio. Quando uma caixa de correio é criada, é aplicada uma política de retenção predefinida. No Exchange Online, a política de retenção predefinida aplicada às caixas de correio novas é chamada Política MRM Predefinida. Uma caixa de correio só pode ter uma política de retenção aplicada.
Nota Nas organizações do Live@edu, existem duas políticas de retenção predefinidas: MRMPolicy-DefaultMailboxPlan e MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.
- As tags de retenção estão associadas a uma política de retenção Uma política de retenção pode ter duas DPTs, cada uma com uma ação de retenção diferente, uma RPT para cada pasta predefinida e qualquer número de tags pessoais.
O Assistente de Pastas Geridas é um processo que é executado automaticamente nos datacenters da Microsoft para processar as definições de retenção que são aplicadas a uma caixa de correio. O Assistente de Pastas Geridas aplica a DPT e as RPTs à caixa de correi e disponibiliza tags pessoais no Outlook 2010 e no Outlook Web App, para que os utilizadores as possam aplicar a pastas personalizadas ou a itens específicos da caixa de correio. O Assistente de Pastas Geridas processa a retenção dos itens com base no tipo de tag, na antiguidade de retenção e nas ações de retenção definidas em cada tag de retenção.
Com que frequência é executado o Assistente de Pastas Geridas? O Assistente de Pastas Geridas é configurado para processar todas as caixas de correio numa organização baseada na nuvem num intervalo de tempo específico, conhecido como ciclo de trabalho. No Exchange Online, o ciclo de trabalho é de sete dias. Isto significa que o assistente tenta processar todas as caixas de correio na sua organização baseada na nuvem uma vez em cada sete dias.
Uma vez que o Assistente de Pastas Geridas está sempre em execução, não é necessária qualquer ação para aplicar definições de retenção a todas as caixas de correio. Contudo, se tiver de aplicar definições de retenção a uma caixa de correio imediatamente, pode forçar o Assistente de Pastas Geridas a processar uma caixa de correio específica. Consulte Executar o Assistente de Pastas Geridas.
Importante O MRM não garante a retenção de todas as mensagens. Por exemplo, um utilizador pode eliminar ou remover uma mensagem da caixa de correio antes de esta chegar à idade de retenção; o MRM não foi concebido para evitar que os utilizadores eliminem as suas próprias mensagens. Se a sua organização exigir a retenção indefinida das mensagens, considere a hipótese de utilizar uma destas funcionalidades do Exchange Online:
- Registo no Diário Se a sua organização exigir que as mensagens sejam retidas fora da caixa de correio de um utilizador para armazenamento a longo prazo, utilize o registo no diário. Consulte Regras do Diário.
- Suspensão de litigação Se a sua organização tiver de preservar as mensagens para satisfazer requisitos de deteção de dados eletrónicos e retenção, pode colocar as caixas de correio dos utilizadores em suspensão de litigação. Consulte Colocar uma Caixa de Correio em Suspensão de Litigação.
Além disso, a recuperação de itens individuais permite-lhe recuperar uma mensagem de correio eletrónico eliminada durante um máximo de 14 dias após a mensagem ter sido permanentemente eliminada pelo utilizador. Consulte Recuperar Mensagens de Correio Eletrónico Eliminadas no Exchange Online.
A tabela seguinte mostra as tags de retenção e as respetivas definições, que estão disponíveis por predefinição no Exchange Online para o Microsoft Office 365 e para o Live@edu. Todas estas tags estão associadas à política de retenção predefinida que é aplicada às caixas de correio novas. Isto significa que estas definições são aplicadas a todas as caixas de correio novas.
Quando uma tag de retenção pessoal está associada à política de retenção aplicada à caixa de correio de um utilizador, a tag de retenção está automaticamente disponível para que os utilizadores a apliquem a itens de caixa de correio.
| Nome da tag | Tipo de tag | Limite de antiguidade de retenção (dias) | Ação de retenção |
|---|---|---|---|
| Predefinição - mover para o arquivo após 2 anos | Tudo (DPT)* | 730 | Mover para o Arquivo |
| Itens Recuperáveis - mover para o arquivo após 14 dias | Itens Recuperáveis** | 14 | Mover para o Arquivo |
| Itens Eliminados | Pasta Itens Eliminados** | 30 | Eliminar e Permitir Recuperação |
| Correio Eletrónico Não Solicitado | Correio Eletrónico Não Solicitado** | 30 | Eliminar e Permitir Recuperação |
| Pessoal - mover para o arquivo após 1 ano | Pessoal | 365 | Mover para o Arquivo |
| Pessoal - mover para o arquivo após 5 anos | Pessoal | 1825 | Mover para o Arquivo |
| Pessoal - nunca mover para o arquivo*** | Pessoal | Sem limite de antiguidade | Mover para o Arquivo |
| Eliminar após 1 Semana | Pessoal | 7 | Eliminar e Permitir Recuperação |
| Eliminar após 1 Mês | Pessoal | 30 | Eliminar e Permitir Recuperação |
| Eliminar após 6 Meses | Pessoal | 180 | Eliminar e Permitir Recuperação |
| Eliminar após 1 Ano | Pessoal | 365 | Eliminar e Permitir Recuperação |
| Eliminar após 5 Anos | Pessoal | 1825 | Eliminar e Permitir Recuperação |
| Nunca Eliminar*** | Pessoal | Sem limite de antiguidade | Eliminar e Permitir Recuperação |
* As tags de retenção com o tipo Tudo são DPTs. As DPTs aplicam-se a itens que não tenham outra tag de retenção aplicada.
** O tipo das RPTs identifica a pasta de correio predefinida à qual a tag é aplicada.
*** Esta tag não está ativada por predefinição. Os itens que tenham esta tag de retenção nunca são movidos ou nunca são eliminados.
Conforme explicado anteriormente, as definições das tags de retenção predefinidas são aplicada automaticamente a todas as caixas de correio, porque é aplicada uma política de retenção quando as caixas de correio são criadas. No entanto, se pretende alterar o comportamento de retenção da sua organização, pode utilizar o Windows PowerShell para gerir as políticas de retenção e as tags de retenção no Exchange Online.
Para obter informações sobre como instalar e configurar o Windows PowerShell e ligar ao serviço, consulte Utilizar o Windows PowerShell.
| Tarefa | Comando |
|---|---|
| Apresentar uma lista das políticas de retenção disponíveis na sua organização. | |
| Identificar a política de retenção aplicada a uma caixa de correio. | Exemplo Execute o comando seguinte para identificar a política de retenção que é aplicada à caixa de correio de Ian Tien: |
| Aplicar outra política de retenção a uma caixa de correio. | Exemplo O comando seguinte aplica a política de retenção chamada Corp-Execs à caixa de correio de Ian Tien: |
| Remover a política de retenção aplicada a uma caixa de correio. | |
| Identificar as tags de retenção associadas a uma política de retenção. | Exemplo O comando seguinte lista as tags de retenção associadas à política de retenção Default MRM Policy: |
| Adicionar ou remover uma tag de retenção numa política de retenção. | Importante Quando adicionar ou remover uma tag de retenção, certifique-se de que inclui todas as tags de retenção que pretende associar à política de retenção. Porquê? O cmdlet Set-RetentionPolicy substitui as tags de retenção existentes pelo valor que especificar. Exemplo O comando seguinte adiciona a tag de retenção pessoal chamada "6 Month Delete" à política de retenção chamada Corp-Execs: Sugestão Antes de adicionar ou remover uma tag de retenção, utilize o comando |
| Tarefa | Comando |
|---|---|
| Apresentar uma lista das tags de retenção disponíveis na sua organização. | Exemplo Utilize o cmdlet Get-RetentionPolicyTag para apresentar informações detalhadas sobre tags de retenção. Execute o comando seguinte para apresentar o tipo, o limite de antiguidade e a ação de retenção de todas as tags de retenção: |
| Alterar o limite de antiguidade de retenção de uma tag de retenção. | Exemplo O comando seguinte aumenta o limite de antiguidade de retenção da tag de retenção Delete Items para 90 dias: |
Utilize o cmdlet New-RetentionPolicy para criar uma nova política de retenção. Por que motivo poderá pretender criar uma nova política de retenção? Por razões legais ou regulamentares, poderá ter tipos de funcionários ou departamentos inteiros que tenham necessidades de retenção diferentes dos outros membros da organização. Poderá criar uma nova política de retenção, associar as tags de retenção apropriadas e, em seguida, aplicá-la às caixas de correio apropriadas.
Para criar uma nova política de retenção, execute o comando seguinte:
Para criar uma nova política de retenção e associar-lhe tags de retenção, execute o seguinte comando:
Exemplo O comando seguinte cria uma nova política de retenção chamada "Company Officers" e associa-lhe duas tags de retenção:
Utilize o cmdlet New-RetentionPolicyTag para criar novas tags de retenção. Tal como poderá necessitar de uma nova política de retenção por razões legais ou regulamentares, poderá ter funcionários que necessitem de períodos ou ações de retenção diferentes. Poderá criar uma nova tag de retenção e, em seguida, associá-la a políticas de retenção novas ou existentes.
Para criar uma nova tag de retenção, execute o comando seguinte:
New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>
Exemplo O comando seguinte cria uma nova tag de retenção chamada "Company Officers-SentItems." Quando aplicada a uma caixa de correio, esta tag de retenção elimina os itens com mais de três meses existentes na pasta Itens Enviados para a caixa de correio de arquivo do utilizador.
New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Para mais informações sobre este cmdlet, consulte New-RetentionPolicyTag.
Nota Ao criar novas tags de retenção, pode utilizar apenas a ação MoveToArchive para as tags de retenção do tipo All, Personal e RecoverableItems.
Tal como anteriormente referido, pode adicionar a uma política de retenção uma DPT para uma classe de mensagens específica. O exemplo que se segue cria uma DPT para mensagens de voice mail. Quando a tag é aplicada a uma caixa de correio, as mensagens de voice mail que não possuem uma tag de retenção já aplicada são eliminadas após 14 dias.
New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery
Para adicionar esta DPT a uma política de retenção, consulte Adicionar ou remover uma tag de retenção numa política de retenção.
Tal como anteriormente referido, o Assistente de Pastas Geridas tenta processar todas as caixas de correio na sua organização baseada na nuvem uma vez em cada sete dias. Se alterar uma tag de retenção ou se aplicar uma política de retenção diferente a uma caixa de correio, poderá aguardar até que o Assistente de Pastas Geridas processe a caixa de correio ou poderá executar o cmdlet Start-ManagedFolderAssistant para iniciar o Assistente de Pastas Geridas a fim de processar uma caixa de correio específica. A execução deste cmdlet é útil para testar ou efetuar a resolução de problemas de uma política de retenção ou das definições das tags de retenção.
O comando seguinte executar o Assistente de Pastas Geridas para uma caixa de correio específica:
Exemplos O comando seguinte inicia o processamento da retenção na caixa de correio de Ian Tien:
- Ajudar os utilizadores a aplicarem tags pessoais Quando uma tag de retenção pessoal está associada à política de retenção aplicada à caixa de correio de um utilizador, a tag está automaticamente disponível para que os utilizadores a apliquem a itens da caixa de correio. Conforme explicado anteriormente neste tópico, os utilizadores podem utilizar o Microsoft Outlook 2010 e o Outlook Web App para aplicarem tags de retenção pessoais a pastas personalizadas e a itens individuais na respetiva caixa de correio. Indique-lhes como: Aplicar Políticas de Retenção e Políticas de Arquivo às Mensagens.
- Colocar uma caixa de correio em suspensão de retenção Uma suspensão de retenção suspende a política de retenção aplicada a uma caixa de correio. Consequentemente, o Assistente de Pastas Geridas não processa as definições de retenção nem efetua ações de retenção. Consulte Colocar uma Caixa de Correio em Suspensão de Retenção.
