Colocar uma caixa de correio em suspensão de litígio

 

Aplica-se a: Office 365 for enterprises

Tópico modificado em: 2013-08-19

A retenção de litígio, também conhecida como retenção legal, permite que as organizações preservem informações armazenadas eletronicamente. Quando uma caixa de correio de usuário é colocada em retenção de litígio, o usuário pode excluir itens da caixa de correio, mas os itens são retidos nos servidores do data center do Microsoft Exchange. A suspensão de litígio retém mensagens de email, itens de calendário, tarefas e outros itens da caixa de correio. A retenção de litígio também protege a versão original de cada item de caixa de correio contra modificações feitas pelo usuário. Se um usuário alterar as propriedades dos itens de uma caixa de correio em retenção de litígio, uma cópia do item anterior às alterações será retida.

Este tópico explica o seguinte:

Por que colocar uma caixa de correio em suspensão de litígio?

Se sua organização estiver envolvida em uma ação legal, você poderá ter que tomar medidas para preservar dados relevantes, como emails, que podem ser usados como evidência. Em situações como essa, você pode ter de reter todos os emails enviados e recebidos por pessoas específicas ou reter todos os emails enviados e recebidos na sua organização durante um período específico. Colocar as caixas de correio em suspensão de litígio é a primeira etapa para atender aos requisitos desses tipos de litígio. Geralmente, um gerente de descoberta, um advogado ou outro oficial autorizado em sua organização põe as caixas de correio em retenção de litígio.

O que acontece quando uma caixa de correio está em suspensão de litígio?

Quando um usuário exclui mensagens da pasta Itens Excluídos ou usa Shift+Delete para excluir permanentemente um item da caixa de correio, os itens excluídos são copiados para uma pasta oculta na caixa de correio do usuário. Essa pasta se chama Itens Recuperáveis, e era conhecida como dumpster em versões anteriores do Microsoft Exchange. Itens excluídos permanentemente são copiados para uma subpasta chamada Exclusões na pasta Itens Recuperáveis.

Os itens da pasta Itens Recuperáveis são retidos por 14 dias por padrão e depois eliminados pelo Microsoft Exchange. Quando a caixa de correio é colocada em suspensão de litígio, a pasta Itens Recuperáveis não é eliminada e os itens dessa pasta são retidos por tempo indeterminado. Outra opção é o administrador configurar por quanto tempo a retenção de litígio deve se aplicar a uma caixa de correio. A suspensão de litígio não afeta o fluxo de email diário dos usuários para que eles possam continuar a modificar e excluir itens da caixa de correio como fazem normalmente.

Os usuários podem apagar itens manualmente da pasta Itens Recuperáveis.

  • No Microsoft Outlook 2010   Clique na guia Pasta, selecione Recuperar Itens Excluídos > Limpar Itens Selecionados.

  • No Outlook Web App   Itens Excluídos > Recuperar Itens Excluídos > Limpar Itens Selecionados.

Itens que passem por limpeza manual na pasta Itens Recuperáveis são movidos para a subpasta Limpezas. Se a caixa de correio do usuário for posta em retenção de litígio, o Microsoft Exchange retém os itens da pasta Limpezas enquanto a caixa de correio estiver em retenção de litígio.

A retenção de litígio preserva a versão original do conteúdo da caixa de correio

Se uma caixa de correio estiver em retenção de litígio, o Microsoft Exchange protege a versão original de cada item da caixa de correio, retendo uma cópia inalterada do item caso um usuário altere as propriedades do item. Uma cópia da mensagem original e todas as suas propriedades MAPI são salvas na subpasta Versões da pasta Itens Recuperáveis, na caixa de correio do usuário. Isso acontece quando uma destas propriedades for alterada:

  • Campo Assunto

  • Corpo da mensagem

  • Anexos

  • Destinatários e remetentes

  • Datas de envio e recebimento

Os usuários não podem acessar a versão original de um item modificado copiada para a subpasta Versões da pasta Itens Recuperáveis. Porém, os administradores podem usar a Pesquisa em Várias Caixas de Correio para pesquisar as caixas de correio dos usuários em busca de versões originais e modificadas de um item de caixa de correio. Para mais informações, consulte Pesquisas em várias caixas de correio.

O diagrama a seguir mostra as subpastas da pasta Itens Recuperáveis e o fluxo de mensagens quando itens são excluídos, modificados e limpos enquanto uma caixa de correio estiver em retenção de litígio.

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Retenção de litígio e política de retenção

A política de retenção ainda é aplicada a caixas de correio em retenção de litígio. Isso quer dizer que a política de retenção de uma organização move itens excluídos para a pasta Itens Recuperáveis e, em seguida, move-os para a caixa de correio de arquivo morto do usuário quando o período de retenção expira. Todos os itens nas caixas de correio primária e de arquivo morto de um usuário são retidos enquanto uma caixa de correio estiver em retenção de litígio. Para obter mais informações, consulte Configurar e gerenciar políticas de retenção no Exchange Online.

Importante   A pasta Itens Recuperáveis tem uma cota máxima de 30 gigabytes (GB), mas essa cota não inclui a cota da caixa de correio primária do usuário. Quando a caixa de correio fica em retenção de litígio, a cota da pasta Itens Recuperáveis é aumentada automaticamente, se necessário, pelos administradores do Datacenter da Microsoft. Nenhuma ação da sua parte é necessária você para aumentar essa cota. Para obter mais informações, consulte a seção “Cota da pasta de Itens Recuperáveis” em Recuperar Mensagens de Email Excluídas no Exchange Online.

O que acontece quando uma caixa de correio é removida da suspensão de litígio?

Quando uma caixa de correio não estiver mais em suspensão de litígio, o Microsoft Exchange não reterá mais itens excluídos nem cópias de itens cujas propriedades foram alteradas. Os itens que foram retidos por causa da suspensão de litígio não são eliminados imediatamente da pasta Itens Recuperáveis, mas serão eliminados na próxima vez em que o Microsoft Exchange verificar se há itens com mais de 14 dias na pasta Itens Recuperáveis.

Colocar uma caixa de correio em retenção de litígio

Antes de começar   É preciso atribuir a um gerente de descoberta, um advogado ou outro oficial autorizado em sua organização a função de Retenção Legal para pôr uma caixa de correio em retenção de litígio. A maneira mais fácil de atribuir essa função é adicionar a pessoa ao grupo de funções Gerenciamento de Descoberta. Para obter mais informações, consulte Adicionar ou remover membros do grupo de funções.

  1. No Painel de Controle do Exchange, selecione Gerenciar Minha Organização > Usuários e Grupos > Caixas de Correio.

  2. Selecione a caixa de correio que será colocada em suspensão de litígio e clique em Detalhes.

  3. Em Recursos da Caixa de Correio, selecione Suspensão de Litígio e clique em Habilitar.

  4. Na página de Suspensão de Litígio, você pode configurar os campos opcionais a seguir. O texto desses campos aparece na caixa de correio do usuário.

    • Observação   Use esse campo para notificar o usuário sobre a suspensão de litígio, explicar por que a caixa de correio está em suspensão de litígio ou fornecer instruções adicionais ao usuário, como informá-lo que a suspensão de litígio não afetará o uso diário do email.

    • URL   Use esse campo para fornecer uma URL para um site que contém informações ou instruções sobre a suspensão de litígio da caixa de correio.

      Importante   O texto desses campos só aparece na caixa de correio do usuário se ele estiver usando o Outlook 2010. Ele não aparece no Outlook Web App nem em outros clientes de email. Para exibir o texto dos campos Observação e URL no Outlook 2010, clique na guia Arquivo e, na página Informações, em Configurações da Conta, você verá o comentário sobre a suspensão de litígio.

  5. Clique em OK. Nesse momento, a suspensão de litígio está pendente. Clique em Salvar para concluir o processo.

  6. Clique em Salvar para colocar a caixa de correio em suspensão de litígio. Um aviso será exibido informando que a suspensão de litígio poderá ser efetivada em até 60 minutos.

  7. Clique em Fechar.

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Configurar a duração da retenção de litígio

Quando o Painel de Controle do Exchange é usado para pôr uma caixa de correio em retenção de litígio, a duração da retenção é ilimitada e os itens são retidos até que a retenção seja removida. Mas depois de pôr a caixa de correio em retenção de litígio, você poderá usar o Windows PowerShell para especificar por quanto tempo cada item ficará em retenção, em relação à sua data de recebimento. Isso é conhecido como duração da retenção de litígio. Por exemplo, se você definir a duração da retenção de litígio de uma caixa de correio para sete anos, uma mensagem recebida em 30 de junho de 2012 será retida até 30 de junho de 2019.

Observe que você também pode usar o PowerShell para pôr uma caixa de correio em retenção de litígio e configurar a duração usando um único comando.

Antes de começar   Para saber como instalar e configurar o Windows PowerShell e se conectar ao serviço, consulte Usar o Windows PowerShell no Exchange Online.

Execute o comando a seguir para configurar a duração da retenção de litígio de uma caixa de correio que já esteja em retenção de litígio.

Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldDuration <duration, in days>

Exemplo   O comando a seguir define a duração da retenção de litígio da caixa de correio de Ann Beebe em um ano.

Set-Mailbox "Ann Beebe" -LitigationHoldDuration 365

Execute o comando a seguir para pôr uma caixa de correio em retenção de litígio e definir a duração dessa retenção.

Set-Mailbox <identity> -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration <duration, in days>

Exemplo   O comando a seguir põe a caixa de correio de Pilar Pinilla em retenção de litígio e define a duração da retenção em sete anos.

Set-Mailbox "Pilar Pinilla" -LitigationHoldEnabled $true -LitigationHoldDuration 2555

Observação   Use o parâmetro IncludeLitigationHoldDuration com o cmdlet Get-Mailbox para exibir o valor de duração da retenção de litígio. Por exemplo, execute o comando a seguir para exibir todas as configurações de retenção de litígio de Pilar Pinilla.

Get-Mailbox "Pilar Pinilla" -IncludeLitigationHoldDuration | fl Litigation*

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Remover a suspensão de litígio

  1. No Painel de Controle do Exchange, selecione Gerenciar Minha Organização > Usuários e Grupos > Caixas de Correio.

  2. Selecione a caixa de correio que deseja remover da suspensão de litígio e clique em Detalhes.

  3. Em Recursos da Caixa de Correio, selecione Suspensão de Litígio e clique em Desabilitar.

  4. Clique em Sim na caixa de diálogo de aviso. Nesse momento, a desabilitação da suspensão de litígio está pendente. Clique em Salvar para concluir o processo.

  5. Clique em Salvar para remover a caixa de correio da suspensão de litígio. Um aviso será exibido informando que a alteração poderá ser efetivada em até 60 minutos.

  6. Clique em Fechar.

Próximas etapas

  • Deseja saber quais caixas de correio estão em suspensão de litígio?   No Painel de Controle do Exchange, selecione Gerenciar Minha Organização > Usuários e Grupos > Caixas de Correio e, em Selecionar exibição, selecione Caixas de correio em suspensão de litígio.

  • Deseja saber quando uma caixa de correio foi colocada em suspensão de litígio?   No Painel de Controle do Exchange, selecione a caixa de correio em suspensão de litígio e clique em Detalhes. Em Recursos da Caixa de Correio, selecione Suspensão de Litígio e clique em Editar. A janela Suspensão de Litígio mostrará quando a caixa de correio foi colocada em suspensão de litígio e a pessoa que a colocou em suspensão. Também é possível alterar ou adicionar uma observação ou URL, que será exibida na caixa de correio do usuário se ele estiver usando o Outlook 2010.

  • Quer saber por quanto tempo a caixa de correio permanecerá em retenção de litígio?   Conforme dito anteriormente, use o parâmetro IncludeLitigationHoldDuration com o cmdlet Get-Mailbox para exibir o valor do parâmetro LitigationHoldDuration.

  • Deseja localizar itens alterados ou excluídos em uma caixa de correio em suspensão de litígio?   Use Pesquisa em Várias Caixas de Correio na guia Descoberta do Painel de Controle do Exchange para procurar itens retidos pelo Microsoft Exchange para caixas de correio em suspensão de litígio. Quando você pesquisar uma caixa de correio em suspensão de litígio, itens excluídos ou alterados serão pesquisados na pasta Itens Recuperáveis de acordo com seus critérios de pesquisa. Para obter mais informações, consulte Pesquisas em várias caixas de correio.

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