Overholdelsesfunksjoner i Exchange Online

 

Gjelder: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Emnet sist endret: 2011-12-19

Overholdelsesfunksjonene i Exchange Online gjør det enklere for organisasjonen å overholde juridiske, forskriftsmessige og organisatoriske krav på følgende måter:

  • Behold   Forhindre at meldinger slettes, for å overholde krav om oppbevaring av data eller juridiske krav.

  • Søk   Søk etter relevante elementer tilknyttet bestemte juridiske saker eller krav fra tilsynsmyndigheter.

  • Styr   Styr flyten av meldinger, og iverksett bruksklare regler basert på meldingsinnhold eller hvem som sender og mottar meldingen.

  • Beskytt   Krypter innhold, og håndhev policyer som gjelder bruk av e-post.

La oss ta en nærmere kikk:

Overholdelsesfunksjoner i Exchange Online

  • Messaging Records Management (MRM)   MRM gjør det enklere for organisasjonen å forhindre at brukere eller meldingspolicyer permanent sletter e-postmeldinger og annet meldingsinnhold som trengs for å overholde selskapspolicyer, krav fra myndighetene eller juridiske behov. Ved hjelp av MRM kan du automatisk fjerne eldre meldingsinnhold som ikke lenger har juridisk eller forretningsmessig verdi. MRM bruker oppbevaringspolicyer og oppbevaringskoder til å styre hvor lenge elementer i brukernes postbokser skal beholdes, og du kan definere hvilken handling som skal utføres på elementer som har nådd en viss alder.

    Se Konfigurere og administrere oppbevaringspolicyer i Exchange Online.

  • Søk   Søk-funksjonen gjør bruk av Søk i flere postbokser, som er et GUI-basert verktøy som gjør det mulig for jurister, HR-medarbeidere og andre søkeansvarlige å søke i primær- og arkivpostbokser i organisasjonen etter meldinger som samsvarer med gitte kriterier. Ettersom det ikke kreves fulle administrative tillatelser for å søke, kan du gi vanlige brukere nødvendige tillatelser til å søke i postbokser og begrense omfanget av postboksene som en person kan søke i. Resultatet av søk i flere postbokser kan skrives ut eller eksporteres til en PST-fil ved hjelp av Microsoft Outlook.

    Se Søk i flere postbokser.

  • Personlig arkiv   Du kan opprette en skybasert arkivpostboks, som kalles et personlig arkiv, for en brukers primære skybaserte postboks. Brukere kan bruke arkivpostboksen til å lagre historiske meldingsdata ved å flytte eller kopiere meldinger fra den primære postboksen til arkivpostboksen. Administratorer og brukere kan bruke MRM-funksjoner til å flytte meldinger med en viss alder automatisk til arkivpostboksen. Ettersom elementene i en brukers arkivpostboks er indeksert, tas arkivpostbokser med i søk i flere postbokser.

    Se Aktivere en arkiv-e-postboks.

  • Rettslig sperre   Du kan sette en postboks under en rettslig sperre, også kalt juridisk forføyning, for å beholde e-postmeldinger og andre e-postelementer i en lengre periode. En rettslig sperre forhindrer også elementer fra å bli permanent slettet. Når en brukers postboks er satt under rettslig sperre, kan brukeren slette elementer fra postboksen, men elementene beholdes på serverne i Microsoft Exchange-datasenteret på ubestemt tid. Rettslig sperre opprettholder også versjonshistorikken for elementer som endres.

    Se Sette en postboks under rettslig sperre.

  • Information Rights Management (IRM)   IRM beskytter e-postmeldinger og støttede vedlegg både på Internett og lokalt. IRM-beskyttelse kan brukes av brukere i Microsoft Office Outlook eller Outlook Web App, og det kan brukes av administratorer via regler for transportbeskyttelse og beskyttelsesregler i Outlook. IRM gjør det enklere for administratorer og brukere å styre hvem som kan ha tilgang til, videresende, skrive ut eller kopiere sensitive data i e-postmeldinger. For å bruke IRM kreves det at en AD RMS-server (Active Directory Rights Management Services) er distribuert lokalt i organisasjonen.

    Se Konfigurere og administrere Information Rights Management i Exchange Online.

    Obs!   Hvis du vil ha en oversikt over hvilke typer filvedlegg som er tillatt og blokkert i Outlook Web App, kan du se delen Fil- og vedleggsinnstillinger i Postbokspolicyer for Outlook Web App | Tilgjengelige innstillinger.

  • Transportregler og regler for transportbeskyttelse   Ved hjelp av transportregler kan du styre flyten av og bruke meldingspolicyer på e-postmeldinger som sendes innad og inn og ut av organisasjonen. Ved å bruke transportregler kan administratorer definere bestemte meldingsattributter, eller betingelser, og handlingene de vil bruke på meldinger som inneholder disse attributtene. Du kan for eksempel bruke transportregler til å legge til en ansvarsfraskrivelse i meldinger som sendes ut av organisasjonen, eller til å forhindre e-postkommunikasjon mellom bestemte brukergrupper.

    Regler for transportbeskyttelse gjør det mulig å bruke transportregler til å IRM-beskytte meldinger ved hjelp av en AD RMS-rettighetspolicymal.

    Se Organisasjonsomfattende regler.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live for Live@edu har også overvåkingspolicyer som gjør det enklere for skoler å styre hvem som kan sende e-post til og motta e-post fra brukerne ved institusjonen. Se Overvåkingspolicyer.

  • Loggføring   Loggføring kan gjøre det enklere for organisasjonen å oppfylle juridiske, forskriftsmessige og organisatoriske overholdelseskrav ved å registrere innkommende og utgående e-postkommunikasjon. Journalregler brukes til å registrere, eller loggføre, e-postadressene som sendes til eller fra spesifikke mottakere. Når en melding samsvarer med kriteriene i journalregelen, genereres en journalrapport som inneholder den opprinnelige meldingen og sendes til en loggføringspostboks.

    Se Journalregler.

  • Overvåkingslogging   Overvåkingsrapporter er et GUI-basert verktøy som gjør det enklere for organisasjonen å spore uautorisert tilgang til en brukers postboks, identifisere postbokser som er under rettslig sperre, og identifisere endringer som gjøres i administratorrollegrupper. Du kan også eksportere overvåkingsloggen for administratorer der det blir registrert aktivitet som utføres av en administrator.

    Se Bruke overvåkingsrapporter i Exchange Online.

Tilbake til toppen

Vanlige overholdelsesscenarioer som støttes av Exchange Online

La oss se på noen av de vanligste overholdelsesscenarioene som støttes i Exchange Online.

 

Lagre historiske meldingsdata for hver enkelt bruker

Oppbevare meldingsdata og fjerne dem når oppbevaringsperioden utløper

Samle inn, behandle og gjennomgå meldingsdata som er relevante for en rettslig prosess

Forhindre fjerning eller endring av postbokselementer under en pågående rettslig prosess

Tillate medlemmer i en juristgruppe å aktivere og deaktivere rettslig sperre

Tillate medlemmer i en juristgruppe å utføre postbokssøk

Opprette en søkepostboks for en bestemt juridisk sak

Forhindre e-postkommunikasjon mellom ulike avdelinger, juristgrupper eller skoler

Bruke permanent beskyttelse på meldinger sendt utenfor organisasjonen

Legge til en ansvarsfraskrivelse i meldinger sendt av brukere i organisasjonen

Samle inn e-postmeldinger sendt utenfor organisasjonen

Avgjøre om en postboks er blitt åpnet av andre enn eieren

Lagre historiske meldingsdata for hver enkelt bruker

Hvis du vil implementere og administrere en arkivstrategi for organisasjonen, kan du aktivere en arkivpostboks for hver av brukerne. Dette gir administratorer og brukere ett enkelt, ensartet arkiv for administrasjon av historiske data. Med MRM-teknologien flyttes elementer automatisk til en brukers arkivpostboks, og ved søk i flere postbokser blir det også søkt i arkivpostboksene etter elementer som oppfyller søkekriteriene. Se Aktivere en arkiv-e-postboks.

Oppbevare meldingsdata og fjerne dem når oppbevaringsperioden utløper

Det brukes en standard oppbevaringspolicy på alle Exchange Online-postbokser for å gjøre det enklere for organisasjonen å overholde juridiske, forskriftsmessige og organisatoriske krav. Denne oppbevaringspolicyen bruker oppbevaringsinnstilinger på følgende standard postmapper i en brukers postboks:

  • Slettede elementer   Gjelder meldinger i Slettede elementer-mappen. Tretti dager etter en bruker sletter en melding, blir meldingen permanent slettet og flyttet til mappen Gjenopprettbare elementer, også kalt avfallscontaineren. En bruker kan gjenopprette elementer i mappen Gjenopprettbare elementer med funksjonen Gjenopprett slettede elementer i Outlook eller Outlook Web App.

  • Søppelpost   Gjelder meldinger i Søppelpost-mappen. Tretti dager etter en søppel-e-postmelding blir flyttet eller sendt til brukerens Søppelpost-mappe, blir meldingen slettet permanent og flyttet til mappen Gjenopprettbare elementer.

  • Gjenopprettbare elementer   Gjelder meldinger i mappen Gjenopprettbare elementer. Fjorten dager etter en melding blir flyttet til mappen Gjenopprettbare elementer, blir den flyttet til mappen Gjenopprettbare elementer i brukeren arkivpostboks. På dette tidspunktet kan bare en administrator gjenopprette et element ved å bruke gjenoppretting av enkeltelementer i Exchange Online. Hvis brukeren ikke har en arkivpostboks, skjer det ingenting, og elementet blir værende i mappen Gjenopprettbare elementer i brukerens primære postboks.

    Obs!   Brukere kan fjerne, eller slette, elementer fra mappen Gjenopprettbare elementer med funksjonen Gjenopprett slettede elementer i Outlook eller Outlook Web App. Ved bruk av gjenoppretting av enkeltelementer blir slettede elementer oppbevart i 14 dager til. Etter 14 dager blir de slettede elementene flyttet til mappen Gjenopprettbare elementer i brukerens arkivpostboks.

Alle andre elementer i brukerens postboks som ikke berøres av disse oppbevaringsinnstillingene, blir flyttet til brukerens arkivpostboks etter to år. I Exchange Online kan brukere også bruke personlige standardkoder for oppbevaring på mapper og individuelle elementer i postboksene. Se det følgende:

Samle inn, behandle og gjennomgå meldingsdata som er relevante for en rettslig prosess

Organisasjoner kan overholde krav om juridisk fremlegging ved å bruke søkefunksjonene i Exchange Online til å samle inn, behandle og gjennomgå e-postmeldinger som er relevante for en juridisk sak. Se det følgende:

Obs!   Organisasjonen må implementere en hybriddistribusjon for å kunne søke i postbokser både i lokale og skybaserte organisasjoner. Hvis du vil ha mer informasjon, kan du se Migrering og hybriddistribusjon for Exchange med Office 365.

Vanlige overholdelsesscenarioer som støttes av Exchange Online

Forhindre fjerning eller endring av postbokselementer under en pågående rettslig prosess

Hvis en organisasjon blir informert om en pågående rettslig prosess, må den ta vare på relevante data, for eksempel e-post, som kan bli brukt som bevis. Postbokser kan settes under rettslig sperre for å oppbevare e-post tilknyttet en juridisk sak. En postboks som er under rettslig sperre, kan deretter som del av juridisk fremlegging søkes i for å finne elementer som er relevante for prosessen. Når rettslig sperre er aktivert, gjelder dette også for brukerens arkivpostboks. Se det følgende:

Tillate medlemmer i en juristgruppe å aktivere og deaktivere rettslig sperre

Du kan gi medlemmer av juristgruppen eller annet autorisert personale nødvendige tillatelser til å bruke Exchange-kontrollpanelet, slik at postbokser kan settes under rettslig sperre. Se Sette en postboks under rettslig sperre.

Tillate medlemmer i en juristgruppe å utføre postbokssøk

Du kan også gi medlemmer av en juristgruppe nødvendige tillatelser til å bruke søkefunksjonene i Exchange Online. På den måten kan advokater, medlemmer i juristgrupper og søkeansvarlige bruke Exchange-kontrollpanelet til å søke i flere postbokser. Se Gi brukere tilgang til søk i flere postbokser.

Opprette en søkepostboks for en bestemt juridisk sak

Søkeresultatene kopieres til en søkepostboks. Søkepostboksen Discovery Search Mailbox opprettes som standard for hver enkelt Exchange Online-organisasjon. Administratorer kan imidlertid opprette flere søkepostbokser for bestemte juridiske saker eller juristgrupper. Hver postboks har en standardkvote på 50 GB. Administratorene kan deretter gi tillatelser til søkeansvarlige, slik at de får tilgang til søkepostboksene. Se det følgende:

Forhindre e-postkommunikasjon mellom ulike avdelinger, juristgrupper eller skoler

Organisasjonen kan ha behov for å forhindre interessekonflikter som kan oppstå når medlemmer fra ulike avdelinger, juristgrupper eller skoler har muligheten til å dele sensitiv informasjon. For å løse dette kan organisasjoner forhindre ulike brukergrupper fra å utveksle e-post. Denne typen begrensning kalles av og til en etisk sone. Her er noen eksempler:

  • Advokatfirmaer som må ivareta klientenes konfidensialitet, må begrense e-postflyten til personale som jobber med bestemte juridiske saker.

  • For investeringsorganisasjoner, der markedsanalytikere kan sitte på konfidensiell informasjon som kan påvirke en megler, går det ofte frem av forskriftsmessige krav at disse to gruppene må forhindres fra å kommunisere med hverandre på noen som helst måte.

  • Skoler i en skolekrets vil kanskje forhindre at elever ved forskjellige skoler bruker skolekontoen sin til å utveksle e-post.

Se Bruke regler til å forhindre e-postflyt mellom bestemte grupper.

Vanlige overholdelsesscenarioer som støttes av Exchange Online

Bruke permanent beskyttelse på meldinger sendt utenfor organisasjonen

Hvis brukerne i organisasjonen må sende e-postmeldinger med økonomisk, juridisk eller annen konfidensiell informasjon til mottakere utenfor organisasjonen, kan du opprette regler for transportbeskyttelse som bruker en RMS-mal (Rights Management Services) til å beskytte innholdet i e-postmeldingene. Avhengig av innstillingene du angir i RMS-malen, forhindres mottakerne fra blant annet å videresende, kopiere eller skrive ut en IRM-beskyttet melding. Du kan også bruke transportregler til å bruke RMS-maler på meldinger som sendes av medlemmer i en distribusjonsgruppe, eller medlemmer fra en bestemt avdeling. Se det følgende:

Legge til en ansvarsfraskrivelse i meldinger sendt av brukere i organisasjonen

Du kan bruke transportregler til å legge til tekst, ofte kalt en ansvarsfraskrivelse, i e-postmeldinger automatisk. Ansvarsfraskrivelser brukes vanligvis til juridisk informasjon, til informasjon om overholdelse eller til annet som gjelder spesielt for organisasjonen. Se Legge til ansvarsfraskrivelser i meldinger.

Samle inn e-postmeldinger sendt utenfor organisasjonen

For å overholde forskriftsmessige krav må kanskje organisasjonen samle inn alle e-postmeldinger som er sendt til eksterne mottakere. I slike tilfeller kan du opprette en journalregel for å generere en journalrapport for hver enkelt melding som sendes utenfor organisasjonen. Du kan også opprette journalregler for meldinger som sendes til eller mottas av bestemte brukere eller medlemmer i en distribusjonsgruppe. Se Opprette journalregler.

Avgjøre om en postboks er blitt åpnet av andre enn eieren

Som standard har bare eieren av en postboks tilgang til postboksen, men tilgangstillatelser kan også gis til andre brukere, for eksempel delegerte eller administratorer. Hvis du har juridiske, HR-relaterte eller IT-relaterte grunner til å mistenke at en postboks er blitt åpnet eller ulovlig endret av andre enn eieren av postboksen, kan du kjøre en tilgangsrapport for postboks for ikke-eier. Se Kjøre en tilgangsrapport for postboks for ikke-eier.

Vanlige overholdelsesscenarioer som støttes av Exchange Online

Tilgjengelige overholdelsesfunksjoner

Tabellen under viser overholdelsesfunksjoner som er tilgjengelig i Exchange Online for Microsoft Office 365 og Microsoft Live@edu.

 

Overholdelsesfunksjon Office 365 for eksperter og småbedrifter Office 365 for virksomheter Live@edu

Personlig arkiv

Ja (samlet størrelse på 25 GB for primær- og arkivpostbokser kombinert)

Ja (samlet størrelse på 25 GB for primær- og arkivpostbokser kombinert), standardkvote på 100 GB for Exchange Online (Plan 2)-abonnement eller høyere

Nei

Messaging Records Management

Ja

Ja

Ja

Rettslig sperre

Nei

Ja, krever Exchange Online (Plan 2)-abonnement eller høyere

Nei

Søk i flere postbokser

Nei

Ja

Ja

Information Rights Management

Nei

Ja

Nei

Transportregler

Nei

Ja

Ja

Journaling

Nei

Ja

Ja

Overvåkingslogging

Ja

Ja

Ja

Tilbake til toppen

 
Beslektede hjelpeemner
Laster inn ...
Finner ingen ressurser.