Exchange Online atbilstības līdzekļi

 

Attiecas uz: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Tēma pēdējoreiz modificēta: 2011-12-19

Pakalpojumā Exchange Online piedāvātie atbilstības līdzekļi palīdz nodrošināt uzņēmuma atbilstību juridiskajām, regulējošajām un organizatoriskajām prasībām tālāk norādītajā veidā.

  • Saglabāšana   Novērsiet ziņojumu dzēšanu, lai nodrošinātu atbilstību datu saglabāšanas vai juridiskajām prasībām.

  • Atklāšana   Meklējiet ar noteiktām juridiskajām lietām vai regulējošo iestāžu prasībām saistītos vienumus.

  • Vadība   Kontrolējiet ziņojumu plūsmu un ieviesiet kārtulas, kas tiks lietotas atkarībā no ziņojuma satura, sūtītāja vai adresāta.

  • Aizsardzība   Šifrējiet saturu un lietojiet politikas, kuras regulē e-pasta izmantošanu.

Tālāk ir sniegts detalizēts tēmu apskats.

Atbilstības līdzekļi pakalpojumā Exchange Online

  • Ziņojumapmaiņas ierakstu pārvaldība (MRM)   Izmantojot ziņojumapmaiņas ierakstu pārvaldību (MRM — Messaging Records Management), uzņēmumā var novērst e-pasta ziņojumu un cita ziņojumapmaiņas satura neatgriezenisku dzēšanu, kas ir dzēsti lietotāju vai ziņojumapmaiņas politiku darbības rezultātā, taču ir nepieciešami, lai nodrošinātu atbilstību uzņēmuma politikai, valsts/reģiona noteikumiem vai juridiskajām prasībām. Turklāt, izmantojot MRM, varat automātiski noņemt novecojušu ziņojumapmaiņas saturu, kas vairs nav nepieciešams atbilstoši juridiskajām vai uzņēmējdarbības prasībām. Ziņojumapmaiņas ierakstu pārvaldībā tiek izmantotas saglabāšanas politikas un saglabāšanas tagi, lai noteiktu, cik ilgi vienumi tiek saglabāti lietotāju pastkastēs un kā ir jārīkojas ar vienumiem pēc noteikta laika posma.

    Skatiet sadaļu Saglabāšanas politiku iestatīšana un pārvaldība pakalpojumā Exchange Online.

  • Atklāšana   Atklāšanā tiek izmantota meklēšana vairākās pastkastēs; tas ir GUI rīks, kas juridiskās un personāla vadības nodaļas speciālistiem, kā arī citiem atklāšanas vadītājiem nodrošina iespēju meklēt noteiktiem kritērijiem atbilstošos ziņojumus uzņēmuma galvenajās un arhīva pastkastēs. Atklāšanas meklēšanas veikšanai nav nepieciešamas visas administratīvās atļaujas, tāpēc parastiem lietotājiem varat piešķirt atļaujas, kas ir nepieciešamas meklēšanai pastkastēs, un ierobežot to pastkastu tvērumu, kurās lietotāji var veikt meklēšanu. Rezultātus, kas iegūti, meklējot vairākās pastkastēs, var drukāt vai eksportēt .PST formāta failā, izmantojot programmu Microsoft Outlook.

    Skatiet sadaļu Meklēšana vairākās pastkastēs.

  • Personiskais arhīvs   Lietotāja primārajai mākonī izvietotajai pastkastei varat izveidot arhīva pastkasti, ko dēvē par personisko arhīvu. Lietotāji var šo arhīva pastkasti izmantot, lai saglabātu vēsturiskos ziņojumapmaiņas datus, no primārās pastkastes pārvietojot vai kopējot ziņojumus uz arhīva pastkasti. Administratori un lietotāji var izmantot MRM līdzekļus, lai pēc noteikta laika automātiski pārvietotu ziņojumus uz arhīva pastkasti. Tā kā lietotāja arhīva pastkastē esošie vienumi ir indeksēti, arhīva pastkastes tiek ietvertas meklēšanā vairākās pastkastēs.

    Skatiet sadaļu Arhīva pastkastes iespējošana.

  • Aizturēšana saistībā ar tiesas procesu   Lai saglabātu e-pasta ziņojumus un citus pasta vienumus ilgāku laiku, varat piemērot pastkastei aizturēšanu saistībā ar tiesas procesu, ko dēvē arī par tiesisko aizturēšanu. Turklāt aizturēšana saistībā ar tiesas procesu novērš arī vienumu neatgriezenisku dzēšanu. Ja lietotāja pastkaste tiek aizturēta saistībā ar tiesas procesu, lietotājs var iztīrīt vienumus no savas pastkastes, taču šie vienumi tiek pastāvīgi saglabāti Microsoft datu centra serveros. Aizturēšana saistībā ar tiesas procesu nodrošina arī modificēto vienumu versijas vēstures saglabāšanu.

    Skatiet sadaļu Pastkastes aizturēšana saistībā ar tiesas procesu.

  • Informācijas piekļuves tiesību pārvaldība (IRM)   Informācijas piekļuves tiesību pārvaldība (IRM — Information Rights Management) nodrošina e-pasta ziņojumu un atbalstīto pielikumu aizsardzību tiešsaistē un bezsaistē. IRM aizsardzību var piemērot lietotāji programmā Outlook vai tīmekļa lietojumprogrammā Outlook Web App, un administratori to var piemērot, izmantojot transporta aizsardzības kārtulas un programmas Outlook aizsardzības kārtulas. IRM izmantošana palīdz administratoriem un lietotājiem pārvaldīt to, kuras personas var piekļūt sensitīviem datiem e-pasta ziņojumos, drukāt vai kopēt šos datus. Ņemiet vērā, ka lokālajā uzņēmumā ir jāizvieto Active Directory tiesību pārvaldības pakalpojuma (AD RMS — Active Directory Rights Management Services) serveris, lai uzņēmumā izmantotu IRM.

    Skatiet sadaļu Informācijas tiesību pārvaldības iestatīšana un pārvaldība pakalpojumā Exchange Online.

    Piezīme   Tīmekļa lietojumprogrammā Outlook Web App atļauto un bloķēto failu pielikumu tipu sarakstu skatiet sadaļas Outlook Web App pastkastu politikas | Pieejamie iestatījumi apakšsadaļā “Failu un pielikumu iestatījumi”.

  • Transporta kārtulas un transporta aizsardzības kārtulas   Transporta kārtulas sniedz iespēju kontrolēt uzņēmuma iekšējā struktūrā sūtīto, no uzņēmuma izsūtīto un tajā saņemto e-pasta ziņojumu plūsmu, kā arī piemērot šiem ziņojumiem ziņojumapmaiņas politikas. Izmantojot transporta kārtulas, administratori var definēt noteiktus ziņojumu atribūtus vai nosacījumus, kā arī darbības, kas jāveic attiecībā uz visiem ziņojumiem, kuros ir ietverti šie atribūti. Piemēram, varat izmantot transporta kārtulas, lai ārpus uzņēmuma sūtītajiem ziņojumiem pievienotu atrunu vai novērstu noteiktu lietotāju grupu savstarpējo saziņu ar e-pasta ziņojumiem.

    Transporta aizsardzības kārtulas sniedz iespēju izmantot transporta kārtulas, lai nodrošinātu ziņojumiem IRM aizsardzību, lietojot AD RMS tiesību politikas veidni.

    Skatiet sadaļu Uzņēmuma līmeņa kārtulas.

    Microsoft Live@edu   Pakalpojumā Outlook Live līdzeklim Live@edu ir pieejamas arī uzraudzības politikas, kuras izmantojot skolās varat noteikt personas, kas var sūtīt e-pasta ziņojumus šīs iestādes lietotājiem vai saņemt e-pasta ziņojumus no tiem. Skatiet sadaļu Uzraudzības politikas.

  • Žurnalēšana   Izmantojot žurnalēšanu, varat uzlabot uzņēmuma reaģētspēju uz juridiskajām, regulējošajām un organizatoriskajām atbilstības prasībām, ierakstot ienākošos un izejošos e-pasta ziņojumus. Žurnāla kārtulas tiek izmantotas, lai ierakstītu jeb “žurnalētu” noteiktiem adresātiem sūtītus vai no konkrētiem adresātiem saņemtus e-pasta ziņojumus. Ja ziņojums atbilst žurnāla kārtulā noteiktajiem kritērijiem, tiek izveidots sākotnējo ziņojumu ietverošs žurnāla pārskats, kas tiek nosūtīts uz žurnalēšanas pastkasti.

    Skatiet sadaļu Žurnāla kārtulas.

  • Audita reģistrēšana   Auditēšanas pārskati ir GUI rīks, kuru izmantojot uzņēmumā varat izsekot nepilnvarotu piekļuvi lietotāja pastkastei, noteikt saistībā ar tiesas procesu aizturētās pastkastes, kā arī noteikt jebkādas administratora lomu grupā veiktās izmaiņas. Turklāt varat eksportēt administratora audita žurnālu, kurā ir norādītas visas administratora veiktās darbības.

    Skatiet sadaļu Auditēšanas pārskatu izmantošana pakalpojumā Exchange Online.

Atgriezties uz sākumu

Bieži lietotie Exchange Online atbalstītie atbilstības scenāriji

Tālāk ir aprakstīti daži no bieži lietotajiem pakalpojumā Exchange Online atbalstītajiem atbilstības scenārijiem.

 

Katra lietotāja vēsturisko ziņojumapmaiņas datu saglabāšana

Ziņojumapmaiņas datu saglabāšana un noņemšana pēc saglabāšanas perioda beigām

Ar tiesas procesu saistīto ziņojumapmaiņas datu savākšana, apstrāde un pārskatīšana

Pastkastes vienumu noņemšanas vai modificēšanas novēršana tiesas procesa laikā

Ar tiesas procesu saistītas aizturēšanas iespējošanas un atspējošanas tiesību piešķiršana juridiskās nodaļas darbiniekiem

Pastkastu meklēšanas tiesību piešķiršana juridiskās nodaļas darbiniekiem

Atklāšanas pastkastes izveide noteiktai juridiskajai lietai

Dažādu nodaļu, juridisko nodaļu vai skolu lietotāju savstarpējās saziņas ar e-pasta ziņojumiem novēršana

Pastāvīgas aizsardzības piemērošana ārpus uzņēmuma sūtītajiem ziņojumiem

Atrunas pievienošana uzņēmuma lietotāju sūtītajiem ziņojumiem

Ārpus uzņēmuma sūtīto e-pasta ziņojumu savākšana

Noteikšana, vai pastkastei ir piekļuvusi kāda cita persona, izņemot īpašnieku

Katra lietotāja vēsturisko ziņojumapmaiņas datu saglabāšana

Lai uzņēmumā ieviestu un pārvaldītu arhivēšanas stratēģiju, katram lietotājam varat iespējot arhīva pastkasti. Tādējādi administratoriem un lietotājiem tiek nodrošināts vienots arhīvs vēsturisko datu pārvaldībai. MRM tehnoloģija nodrošina automātisku vienumu pārvietošanu uz lietotāja arhīva pastkasti, un meklēšana vairākās pastkastēs sniedz iespēju arhīva pastkastēs meklēt kritērijiem atbilstošos vienumus. Skatiet sadaļu Arhīva pastkastes iespējošana.

Ziņojumapmaiņas datu saglabāšana un noņemšana pēc saglabāšanas perioda beigām

Lai palīdzētu uzņēmumiem nodrošināt atbilstību uzņēmējdarbības, juridiskajām vai regulējošajām prasībām, visām Exchange Online pastkastēm tik piemērota noklusējuma saglabāšanas politika. Piemērojot šo saglabāšanas politiku, saglabāšanas iestatījumi tiek lietoti tālāk norādītajām lietotāja pastkastes noklusējuma pasta mapēm.

  • Izdzēstie vienumi   Attiecas uz mapē Izdzēstie vienumi esošajiem ziņojumiem. Kad pēc lietotāja veiktās ziņojuma dzēšanas ir pagājušas trīsdesmit dienas, ziņojums tiek neatgriezeniski dzēsts un pārvietots uz mapi Atkopjamie vienumi, ko dēvē arī par urnu. Lietotājs var atkopt mapē Atkopjamie vienumi esošos vienumus, programmā Outlook vai tīmekļa lietojumprogrammā Outlook Web App izmantojot līdzekli Atkopt izdzēstos vienumus.

  • Nevēlamais e-pasts   Attiecas uz mapē Nevēlamais e-pasts esošajiem ziņojumiem. Kad pēc nevēlamā e-pasta ziņojuma pārvietošanas vai nosūtīšanas uz lietotāja mapi Nevēlamais e-pasts ir pagājušas trīsdesmit dienas, šis ziņojums tiek neatgriezeniski dzēsts un pārvietots uz mapi Atkopjamie vienumi.

  • Atkopjamie vienumi   Attiecas uz mapē Atkopjamie vienumi esošajiem ziņojumiem. Kad pēc ziņojuma pārvietošanas uz mapi Atkopjamie vienumi ir pagājušas četrpadsmit dienas, šis ziņojums tiek pārvietots uz lietotāja arhīva pastkastes mapi Atkopjamie vienumi. Pēc šī laika posma vienumu var atkopt tikai administrators, pakalpojumā Exchange Online izmantojot atsevišķa vienuma atkopšanas līdzekli. Ja lietotājam nav arhīva pastkastes, papildu darbības netiek veiktas un vienums paliek lietotāja primārās pastkastes mapē Atkopjamie vienumi.

    Piezīme   Lietotāji var noņemt vai iztīrīt vienumus no mapes Atkopjamie vienumi, programmā Outlook vai tīmekļa lietojumprogrammā Outlook Web App izmantojot līdzekli Atkopt izdzēstos vienumus. Veicot atsevišķa vienuma atkopšanu, iztīrītie vienumi tiek saglabāti vēl 14 dienas. Pēc 14 dienām saskaņā ar MRM iestatījumiem iztīrītais vienums tiek pārvietots uz lietotāja arhīva pastkastes mapi Atkopjamie vienumi.

Visi citi lietotāja pastkastē esošie vienumi, uz kuriem neattiecas šie saglabāšanas iestatījumi, pēc diviem gadiem tiek pārvietoti uz lietotāja arhīva pastkasti. Pēc noklusējuma pakalpojumā Exchange Online tiek nodrošināti arī personiskie saglabāšanas tagi, ko lietotāji var piemērot mapēm un atsevišķiem vienumiem savā pastkastē. Skatiet šādas sadaļas:

Ar tiesas procesu saistīto ziņojumapmaiņas datu savākšana, apstrāde un pārskatīšana

Lai izpildītu juridiskās atklāšanas pieprasījumus, ar juridisko lietu saistīto e-pasta ziņojumu savākšanai, apstrādei un pārskatīšanai uzņēmumi var izmantot atklāšanas līdzekļus pakalpojumā Exchange Online. Skatiet šādas sadaļas:

Piezīme   Lai nodrošinātu meklēšanu gan lokālo, gan mākoņa arhitektūras uzņēmumu pastkastēs, uzņēmumā ir jāievieš hibrīda izvietojums. Papildinformāciju skatiet sadaļā Exchange hibrīdā izvietošana un migrācija, izmantojot pakalpojumu Office 365.

Bieži lietotie Exchange Online atbalstītie atbilstības scenāriji

Pastkastes vienumu noņemšanas vai modificēšanas novēršana tiesas procesa laikā

Ja uzņēmums tiek informēts par gaidāmu tiesas procesu, uzņēmumā ir jāsaglabā ar šo procesu saistītie dati, piemēram, e-pasta ziņojumi, kurus var izmantot kā pierādījumus. Lai saglabātu ar juridisko lietu saistītos e-pasta ziņojumus, pastkastēm var piemērot aizturēšanu saistībā ar tiesas procesu. Pēc tam, veicot juridisko atklāšanu, saistībā ar tiesas procesu aizturētājā pastkastē varat meklēt ar juridisko lietu saistītos vienumus. Iespējojot aizturēšanu saistībā ar tiesas procesu, aizturēšana tiek piemērota arī lietotāja arhīva pastkastei. Skatiet šādas sadaļas:

Ar tiesas procesu saistītas aizturēšanas iespējošanas un atspējošanas tiesību piešķiršana juridiskās nodaļas darbiniekiem

Jūs varat piešķirt juridiskās nodaļas darbiniekiem vai citām pilnvarotām personām atļaujas, kas ir nepieciešamas, lai izmantotu Exchange vadības paneli un piemērotu pastkastei aizturēšanu saistībā ar tiesas procesu. Skatiet sadaļu Pastkastes aizturēšana saistībā ar tiesas procesu.

Pastkastu meklēšanas tiesību piešķiršana juridiskās nodaļas darbiniekiem

Jūs varat piešķirt juridiskās nodaļas darbiniekiem atļaujas, kas ir nepieciešamas, lai pakalpojumā Exchange Online izmantotu atklāšanas līdzekļus. Tādējādi juristi, juridiskās nodaļas darbinieki un atklāšanas vadītāji varēs izmantot Exchange vadības paneli, lai veiktu meklēšanu vairākās pastkastēs. Skatiet sadaļu Lietotāju piekļuves nodrošināšana vairāku pastkastu meklēšanai.

Atklāšanas pastkastes izveide noteiktai juridiskajai lietai

Atklāšanas meklēšanas rezultāti tiek kopēti atklāšanas pastkastē. Katrā Exchange Online uzņēmumā tiek izveidota noklusējuma atklāšanas meklēšanas pastkaste. Tomēr administratori var izveidot papildu atklāšanas meklēšanas pastkastes (pēc noklusējuma katrai tiek piešķirta 50 GB kvota) noteiktām juridiskajām lietām vai nodaļām. Pēc tam administratori piešķir atklāšanas vadītājiem atļauju piekļūt atklāšanas pastkastei. Skatiet šādas sadaļas:

Dažādu nodaļu, juridisko nodaļu vai skolu lietotāju savstarpējās saziņas ar e-pasta ziņojumiem novēršana

Uzņēmumā var būt nepieciešams novērst interešu konfliktus, kurus var izraisīt dažādu nodaļu, juridisko nodaļu vai skolu lietotāju iespēja kopīgot sensitīvu informāciju. Lai atrisinātu šo problēmu, uzņēmumos var novērst dažādu lietotāju grupu savstarpējo saziņu ar e-pasta ziņojumiem. Dažkārt šo ierobežojuma veidu dēvē par ētisko barjeru. Tālāk ir sniegti daži piemēri.

  • Juridiskajos birojos, kuros ir jānodrošina klientu konfidencialitāte, ir nepieciešams ierobežot pasta plūsmu, nodrošinot, ka pastu saņem darbinieki, kuri strādā pie noteiktām juridiskajām lietām.

  • Investīciju uzņēmumos, kur tirgus speciālistiem, iespējams, ir pieejama konfidenciāla informācija, kas varētu ietekmēt biržas starpnieka darbību, bieži vien ir saistošas regulējošās prasības, kas nosaka, ka ir jānovērš šo darbinieku grupu jebkāda veida savstarpējā saziņa.

  • Skolās, kurās ir jānovērš dažādu skolu skolēnu saziņa ar e-pasta ziņojumiem, izmantojot skolas kontus.

Skatiet sadaļu Kārtulu izmantošana, lai novērstu pasta plūsmu starp konkrētām grupām.

Bieži lietotie Exchange Online atbalstītie atbilstības scenāriji

Pastāvīgas aizsardzības piemērošana ārpus uzņēmuma sūtītajiem ziņojumiem

Ja uzņēmuma lietotājiem ir jāsūta e-pasta ziņojumi ārpus uzņēmuma esošiem adresātiem, ziņojumos ietverot finanšu, juridisko vai citu konfidenciālu informāciju, varat izveidot transporta aizsardzības kārtulas, kas nodrošina e-pasta ziņojumu satura aizsardzību, piemērojot tiesību pārvaldības pakalpojuma (RMS — Rights Management Services) veidni. Atkarībā no RMS veidnē norādītajiem iestatījumiem adresāti nevar pārsūtīt, kopēt vai drukāt ziņojumu, kas aizsargāts, izmantojot IRM. Turklāt varat izmantot transporta kārtulas, lai piemērotu RMS veidnes arī noteiktas adresātu grupas vai nodaļas dalībnieku sūtītajiem ziņojumiem. Skatiet šādas sadaļas:

Atrunas pievienošana uzņēmuma lietotāju sūtītajiem ziņojumiem

Izmantojot transporta kārtulas, varat automātiski pievienot e-pasta ziņojumiem tekstu, ko parasti dēvē par atrunu. Atrunās parasti tiek sniegta juridiskā informācija, informācija par atbilstību vai cita informācija atbilstoši uzņēmuma vajadzībām. Skatiet sadaļu Atrunu pievienošana ziņojumiem.

Ārpus uzņēmuma sūtīto e-pasta ziņojumu savākšana

Lai nodrošinātu atbilstību regulējošajām prasībām, uzņēmumā var būt nepieciešams savākt visus ārējiem adresātiem sūtītos e-pasta ziņojumus. Šajā gadījumā varat izveidot žurnāla kārtulu, lai izveidotu žurnāla pārskatu par katru ziņojumu, kas nosūtīts adresātam ārpus uzņēmuma. Turklāt varat izveidot žurnāla kārtulas ziņojumiem, kurus ir sūtījuši vai saņēmuši noteikti lietotāji vai adresātu grupas dalībnieki. Skatiet sadaļu Žurnāla kārtulu izveide.

Noteikšana, vai pastkastei ir piekļuvusi kāda cita persona, izņemot īpašnieku

Pēc noklusējuma pastkastēm var piekļūt tikai to īpašnieki, taču atļauju piekļūt pastkastei var piešķirt arī citiem lietotājiem, piemēram, pārstāvjiem vai administratoriem. Ja juridisku, ar personāla vadību vai ar IT saistītu iemeslu dēļ ir radušās aizdomas, ka pastkastei ir piekļuvusi vai to ir pārveidojusi persona, kas nav pastkastes īpašnieks, varat izpildīt pastkastes piekļuves pārskatu par personām, kas nav pastkastes īpašnieki. Skatiet sadaļu Bez īpašnieka esošas pastkastes piekļuves pārskata darbināšana.

Bieži lietotie Exchange Online atbalstītie atbilstības scenāriji

Atbilstības līdzekļu pieejamība

Tālāk sniegtajā tabulā ir norādīti pakalpojumā Exchange Online pieejamie atbilstības līdzekļi, kas ir paredzēti pakalpojumam Microsoft Office 365 un līdzeklim Microsoft Live@edu.

 

Atbilstības līdzeklis Office 365 profesionāļiem un mazajiem uzņēmumiem Office 365 uzņēmumiem Live@edu

Personiskais arhīvs

Jā (primārās pastkastes un arhīva pastkastes kopējais lielums 25 GB)

Jā (primārās pastkastes un arhīva pastkastes kopējais lielums 25 GB); 100 GB noklusējuma kvota Exchange Online (2. plāna) vai augstāka līmeņa abonementiem

Ziņojumapmaiņas ierakstu pārvaldība

Aizturēšana saistībā ar tiesas procesu

Jā; nepieciešams Exchange Online (2. plāna) vai augstāka līmeņa abonements

Meklēšana vairākās pastkastēs

Informācijas piekļuves tiesību pārvaldība

Transporta kārtulas

Žurnalēšana

Audita reģistrēšana

Atgriezties uz sākumu

 
Saistītās palīdzības tēmas
Notiek ielāde...
Netika atrasts neviens resurss.