„Exchange Online“ atitikties funkcijos

 

Taikoma: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Tema paskutinį kartą modifikuota: 2011-12-19

„Exchange Online“ atitikties funkcijos padeda jūsų organizacijai laikytis teisinių, įstatymų ir organizacinių atitikties reikalavimų šiais būdais:

  • Saugoti   Neleisti naikinti pranešimų, siekiant laikytis duomenų saugojimo arba teisinių reikalavimų.

  • Aptikti   Ieškoti atitinkamų elementų, susijusių su tam tikromis teismo bylomis arba priežiūros institucijų užklausomis.

  • Kontroliuoti   Kontroliuoti pranešimų srautą ir įdiegti veikiančias taisykles, pagrįstas pranešimų turiniu arba kuriose atsižvelgiama į pranešimo siuntėją bei gavėją.

  • Saugoti   Užšifruoti turinį ir vykdyti strategijas, taikomas el. pašto naudojimui.

Pažvelkime atidžiau:

„Exchange Online“ atitikties funkcijos

  • Pranešimų įrašų valdymas (MRM)   MRM padeda jūsų organizacijai apsisaugoti nuo visiško el. laiškų ir kito pranešimų turinio panaikinimo, kai ištrina vartotojai arba pranešimų strategijos, kad būtų laikomasi įmonės strategijos, valstybinių įstaigų reikalavimų arba dėl teisinių priežasčių. Be to, MRM leidžia automatiškai pašalinti senų pranešimų turinį, neturintį jokios teisinės arba verslo reikšmės. Kad kontroliuotų elementų laikymo vartotojų pašto dėžutėse trukmę ir nustatytų veiksmus, kurių reikia imtis išlaikius elementus tam tikrą laiką, MRM naudoja saugojimo strategijas ir žymes.

    Žr. Saugojimo strategijos nustatymas ir valdymas „Exchange Online“.

  • Aptikti   Aptikimo funkcija naudoja kelių pašto dėžučių iešką, GUI pagrįstą įrankį, leidžiantį teisės ir žmogiškųjų išteklių specialistams bei kitiems aptikimo vadybininkams ieškoti jūsų organizacijos pagrindinėse ir archyvo pašto dėžutėse nustatytus kriterijus atitinkančių pranešimų. Aptikimo ieškai nebūtinos visos administravimo teisės, todėl standartiniams vartotojams galite priskirti būtinas teises, kad galėtų ieškoti pašto dėžutėse, bei riboti pašto dėžučių, kuriose tas asmuo gali ieškoti, skaičių. Kelių pašto dėžučių ieškos rezultatai gali būti išspausdinti arba eksportuoti į .PST failą naudojant „Microsoft Outlook“.

    Žr. Keleto pašto dėžučių ieškos.

  • Asmeninis archyvas   Galite sukurti archyvo pašto dėžutę, vadinamą asmeniniu archyvu, ji skirta vartotojo pagrindinei nuotolinių išteklių saugyklų pagrindu veikiančiai pašto dėžutei. Perkeldami arba kopijuodami pranešimus iš pagrindinės pašto dėžutės į archyvo pašto dėžutę, vartotojai archyvo pašto dėžutėje gali saugoti retrospektyvinius pranešimų duomenis. Administratoriai ir vartotojai gali naudoti MRM funkcijas, norėdami automatiškai perkelti pranešimus, kurie archyvo pašto dėžutėje išlaikomi tam tikrą laiką. Vartotojo archyvo pašto dėžutės elementai įtraukiami į rodyklę, todėl archyvo pašto dėžutės įtraukiamos į kelių pašto dėžučių iešką.

    Žr. Archyvo pašto dėžutės įgalinimas.

  • Sulaikymas dėl bylinėjimosi   Galite taikyti sulaikymą dėl bylinėjimosi, taip pat vadinamą teisėtu sulaikymu, kad el. laiškai ir kiti el. pašto elementai būtų laikomi ilgą laikotarpį. Sulaikymas dėl bylinėjimosi taip pat neleidžia elementų visiškai panaikinti. Kai vartotojo pašto dėžutė sulaikoma dėl bylinėjimosi, vartotojas gali išvalyti pašto dėžutės elementus, bet jie neribotai saugomi „Microsoft“ duomenų centro serveriuose. Sulaikymo dėl bylinėjimosi funkcija taip pat išlaiko modifikuotų elementų versijų retrospektyvą.

    Žr. Pašto dėžutės sulaikymas dėl bylinėjimosi.

  • Informacijos teisių valdymas (IRM)   IRM suteikia internetinę ir autonominę el. laiškų bei palaikomų priedų apsaugą. IRM apsaugą vartotojai gali taikyti programose „Outlook“ arba „Outlook Web App“, ją gali taikyti administratoriai, naudodami transportavimo apsaugos taisykles ir „Outlook“ apsaugos taisykles. IRM padeda administratoriams ir vartotojams kontroliuoti prieigą prie el. laiškų, jų peradresavimą, spausdinimą arba slaptų duomenų kopijavimą. Atkreipkite dėmesį, kad IRM reikalauja, jog vietinėje organizacijoje būtų įdiegtas „Active Directory“ teisių valdymo tarnybos (AD RMS) serveris.

    Žr. Informacijos teisių valdymo nustatymas ir valdymas „Exchange Online“.

    Pastaba   „Outlook Web App“ leidžiamų ir blokuojamų failų priedų tipų sąrašas pateiktas „Outlook Web App“ pašto dėžučių strategijos | galimi parametrai skyriuje „Failų ir priedų parametrai“.

  • Transportavimo taisyklės ir transportavimo apsaugos taisyklės   Transportavimo taisyklės leidžia kontroliuoti srautą ir taikyti pranešimų strategijas el. laiškams, kurie siunčiami jūsų organizacijos viduje arba siunčiami iš jos ir į ją. Naudodami transportavimo taisykles administratoriai gali apibrėžti konkrečius pranešimų atributus arba sąlygas ir veiksmus, kurie turi būti taikomi bet kuriam pranešimui, kuriam būdingi tie atributai. Pavyzdžiui, transportavimo taisykles galite naudoti norėdami prie pranešimo, siunčiamo iš organizacijos, pridėti atsakomybės atsisakymą arba neleisti palaikyti elektroninio ryšio tam tikroms grupėms ir vartotojams.

    Transportavimo apsaugos taisyklės leidžia naudoti transportavimo taisykles IRM saugomiems pranešimams, taikant AD RMS teisių strategijos šabloną.

    Žr. Visos organizacijos taisyklės.

    „Microsoft Live@edu“   „Outlook Live for Live@edu“ suteikia priežiūros strategijas, kad padėtų mokykloms kontroliuoti, kas gali siųsti el. laiškus institucijos vartotojams ir gauti el. laiškus iš institucijos vartotojų. Žr. Priežiūros strategijos.

  • Registravimas žurnale   Registravimas žurnale gali padėti jūsų organizacijai laikytis teisinių, įstatymų ir organizacijos reikalavimų, įrašant gaunamus ir siunčiamus el. laiškus. Žurnalo taisyklės naudojamos norint įrašyti („registruoti žurnale“) konkretiems gavėjams siunčiamus arba iš jų gaunamus el. laiškus. Kai pranešimas atitinka žurnalo taisyklėje nustatytus kriterijus, sukuriama ir į registravimo žurnale pašto dėžutę išsiunčiama žurnalo ataskaita, kurioje yra originalus pranešimas.

    Žr. Žurnalo taisyklės.

  • Audito žurnalų pildymas   Audito ataskaitos yra GUI pagrįstas įrankis, padedantis jūsų organizacijai sekti neleistiną prieigą prie vartotojo pašto dėžutės, nustatyti pašto dėžutes, kurioms taikomas sulaikymas dėl bylinėjimosi, ir visus atliktus administratoriaus vaidmenų grupių pakeitimus. Be to, galite eksportuoti administratoriaus audito žurnalą, kuriame nustatomas kiekvienas administratoriaus atliktas veiksmas.

    Žr. Audito ataskaitų naudojimas „Exchange Online“.

Grįžti į viršų

Įprasti „Exchange Online“ palaikomi atitikties scenarijai

Peržiūrėkime keletą dažniausių „Exchange Online“ palaikomų atitikties scenarijų.

 

Saugoti kiekvieno vartotojo retrospektyvinius pranešimų duomenis

Saugoti pranešimų duomenis ir pašalinti pasibaigus saugojimo laikotarpiui

Rinkti, apdoroti ir peržiūrėti pranešimų duomenis, susijusius su bylinėjimusi

Bylinėjantis apsaugoti nuo pašto dėžutės elementų šalinimo arba modifikavimo

Leisti teisininkų komandos nariams įjungti ir išjungti sulaikymą dėl bylinėjimosi

Leisti teisininkų komandos nariams atlikti pašto dėžutės iešką

Kurti aptikimo pašto dėžutę dėl konkrečios teismo bylos

Neleisti el. paštu susirašinėti skirtingų skyrių, teisininkų komandų arba mokyklų nariams

Nuolat taikyti apsaugą iš organizacijos siunčiamiems pranešimams

Įtraukti atsakomybės atsisakymą į pranešimus, kuriuos išsiuntė jūsų organizacijos vartotojai

Rinkti el. laiškus, išsiųstus iš jūsų organizacijos

Nustatyti, ar prie pašto dėžutės turi prieigą kas nors dar, neskaitant savininko

Saugoti kiekvieno vartotojo retrospektyvinius pranešimų duomenis

Norėdami įdiegti ir valdyti savo organizacijos archyvo strategiją, galite įjungti kiekvieno vartotojo archyvo pašto dėžutę. Tai administratoriams ir vartotojams suteikia bendrą unifikuotą retrospektyvinių duomenų tvarkymo archyvą. MRM technologija automatiškai perkelia elementus į vartotojo archyvo pašto dėžutę, o kelių pašto dėžučių ieškos funkcija ieško archyvo pašto dėžutėse elementų, kurie atitinka ieškos kriterijus. Žr. Archyvo pašto dėžutės įgalinimas.

Saugoti pranešimų duomenis ir pašalinti pasibaigus saugojimo laikotarpiui

Siekiant padėti organizacijoms laikytis verslo, teisinių arba įstatymų reikalavimų, „Exchange Online“ pašto dėžutėms taikoma numatytoji saugojimo strategija. Ši saugojimo strategija saugojimo parametrus taiko šiems numatytiesiems vartotojo pašto dėžutės aplankams:

  • Panaikinti elementai   Taikoma aplanko Panaikinti elementai pranešimams. Praėjus trisdešimt dienų po to, kai vartotojas panaikina pranešimą, pranešimas visiškai panaikinamas ir perkeliamas į aplanką Atkuriami elementai, taip pat vadinamą šiukšline. Vartotojas gali atkurti aplanko Atkuriami elementai elementus naudodamas „Outlook“ arba „Outlook Web App“ funkciją Atkurti panaikintus elementus.

  • Nepageidaujamas el. paštas   Taikoma aplanko Nepageidaujamas el. paštas laiškams. Trisdešimt dienų po to, kai nepageidaujamas el. laiškas perkeliamas arba išsiunčiamas į vartotojo aplanką Nepageidaujamas el. paštas, laiškas visiškai panaikinamas ir perkeliamas į aplanką Atkuriami elementai.

  • Atkuriami elementai   Taikoma aplanko Atkuriami elementai pranešimams. Keturiasdešimt dienų po to, kai pranešimas perkeliamas į aplanką Atkuriami elementai, jis perkeliamas į vartotojo archyvo pašto dėžutės aplanką Atkuriami elementai. Šiuo momentu tik administratorius gali atkurti elementą, naudodamas bendrą „Exchange Online“ elementų atkūrimą. Jei vartotojas neturi archyvo pašto dėžutės, neatliekamas joks veiksmas, o elementas išlieka vartotojo pagrindinės pašto dėžutės aplanke Atkuriami elementai.

    Pastaba   Vartotojai gali pašalinti arba išvalyti aplanko Atkuriami elementai elementus, naudodami „Outlook“ arba „Outlook Web App“ funkciją Atkurti panaikintus elementus. Bendro elementų atkūrimo funkcija išlaiko išvalytus elementus papildomas 14 dienų; po 14 dienų MRM perkelia išvalytus elementus į vartotojo archyvo pašto dėžutės aplanką Atkuriami elementai.

Visi kiti vartotojo pašto dėžutės elementai, kurių nepaveikė šie saugojimo parametrai, į vartotojo archyvo pašto dėžutę perkeliami po dvejų metų. Be to, „Exchange Online“ suteikia numatytąsias asmenines saugojimo žymes, kurias vartotojai gali taikyti savo pašto dėžutės aplankams ir atskiriems elementams. Žr.:

Rinkti, apdoroti ir peržiūrėti pranešimų duomenis, susijusius su bylinėjimusi

Norėdamos atsakyti į teisinės informacijos atskleidimo užklausas, organizacijos gali naudoti „Exchange Online“ aptikimo funkcijas, kad galėtų surinkti, apdoroti ir peržiūrėti su teismo bylomis susijusius el. laiškus. Žr.:

Pastaba   Jūsų organizacija turi atlikti hibridinį diegimą, kad būtų galima ieškoti ir vietinėse, ir nuotolinių išteklių saugyklomis pagrįstų organizacijų pašto dėžutėse. Daugiau informacijos žr. „Exchange“ hibridinis diegimas ir perkėlimas naudojant „Office 365“.

Įprasti „Exchange Online“ palaikomi atitikties scenarijai

Bylinėjantis apsaugoti nuo pašto dėžutės elementų šalinimo arba modifikavimo

Jei organizacija informuojama apie numatomą bylinėjimąsi, ji turi saugoti susijusius duomenis, pvz., el. laiškus, kurie gali būti naudojami kaip įrodymai. Norint išsaugoti su teismo byla susijusius el. laiškus, pašto dėžutėms galima taikyti sulaikymą dėl bylinėjimosi. Tada, atliekant teisinės informacijos atskleidimą, dėl bylinėjimosi sulaikytoje pašto dėžutėje galima ieškoti, norint rasti su byla susijusius elementus. Įjungus sulaikymą dėl bylinėjimosi, jis taikomas ir vartotojo archyvo pašto dėžutei. Žr.:

Leisti teisininkų komandos nariams įjungti ir išjungti sulaikymą dėl bylinėjimosi

Kad pašto dėžutei būtų taikomas sulaikymas dėl bylinėjimosi, galite priskirti savo teisininkų komandos nariams arba kitiems įgaliotiems darbuotojams reikalingas„Exchange“ valdymo skydo naudojimo teises. Žr. Pašto dėžutės sulaikymas dėl bylinėjimosi.

Leisti teisininkų komandos nariams atlikti pašto dėžutės iešką

Be to, teisininkų komandos nariams galite suteikti reikalingas „Exchange Online“ aptikimo funkcijų naudojimo teises. Tai leidžia teisininkams, teisininkų komandos nariams ir aptikimo vadybininkams keleto pašto dėžučių ieškai naudoti „Exchange“ valdymo skydą. Žr. Prieigos prie keleto pašto dėžučių ieškos suteikimas vartotojams.

Kurti aptikimo pašto dėžutę dėl konkrečios teismo bylos

Aptikimo ieškos rezultatai nukopijuojami į aptikimo pašto dėžutę. Sukuriama kiekvienos „Exchange Online“ organizacijos numatytoji aptikimo ieškos pašto dėžutė. Tačiau administratoriai gali sukurti papildomų aptikimo ieškos pašto dėžučių: kiekvienai skiriama numatytoji 50 GB dydžio kvota specialioms teismo byloms arba teisininkų komandoms. Tada administratoriai priskiria teises aptikimo vadybininkams, kad šie galėtų pasiekti aptikimo pašto dėžutę. Žr.:

Neleisti el. paštu susirašinėti skirtingų skyrių, teisininkų komandų arba mokyklų nariams

Jūsų organizacijai gali reikėti vengti interesų konfliktų, kurie galimi, kai skirtingų skyrių nariai, teisininkų komandos arba mokyklos turi galimybę dalytis slapta informacija. Kad tai išspręstų, organizacijos gali neleisti skirtingoms vartotojų grupėms keistis el. laiškais. Šio tipo apribojimas kartais vadinamas etikos barjeru. Štai keletas pavyzdžių:

  • Teisininkų įmonės, turinčios išlaikyti klientų konfidencialumą, privalo apriboti pašto srautą, kad laiškus gautų tik su konkrečiomis teismo bylomis dirbantys darbuotojai.

  • Investicinių įmonių atveju, kai rinkos tyrėjai gali turėti konfidencialios informacijos, galinčios daryti įtaką brokeriui, įstatymų reikalavimuose dažnai nurodoma, kad toms dvi grupėms neturi būti leidžiama palaikyti ryšio.

  • Mokyklų organizacijos, norinčios neleisti skirtingų mokyklų mokiniams naudoti savo mokyklų abonementų susirašinėti el. paštu.

Žr. Taisyklių naudojimas pašto srautui tarp konkrečių grupių uždrausti.

Įprasti „Exchange Online“ palaikomi atitikties scenarijai

Nuolat taikyti apsaugą iš organizacijos siunčiamiems pranešimams

Jeigu jūsų organizacijos vartotojai turi išsiųsti el. laiškus su finansine, teisine arba kita konfidencialia informacija gavėjams, esantiems už organizacijos ribų, galite sukurti transportavimo apsaugos taisykles, kuriose el. laiškų turiniui apsaugoti taikomas Teisių valdymo tarnybos (RMS) šablonas. Atsižvelgiant į RMS šablone nustatytus parametrus, gavėjams neleidžiama atlikti veiksmų, pvz., peradresuoti, kopijuoti arba spausdinti IRM apsaugoto pranešimo. Be to, transportavimo taisykles galite naudoti norėdami taikyti RMS šablonus pranešimams, kuriuos siunčia paskirstymo grupės arba konkretaus skyriaus nariai. Žr.:

Įtraukti atsakomybės atsisakymą į pranešimus, kuriuos išsiuntė jūsų organizacijos vartotojai

Transportavimo taisykles galite naudoti, norėdami į el. laiškus automatiškai įtraukti tekstą, paprastai vadinamą atsakomybės atsisakymu. Paprastai atsakomybės atsisakymas naudojamas teisinei ar atitikties informacijai pateikti arba dėl kitų jūsų organizacijai būdingų priežasčių. Žr. Atsakomybės atsisakymų įtraukimas į pranešimus.

Rinkti el. laiškus, išsiųstus iš jūsų organizacijos

Siekiant laikytis įstatymų reikalavimų, jūsų organizacijai gali reikėti surinkti visus el. laiškus, išsiųstus išoriniams gavėjams. Tokiu atveju galite sukurti žurnalo taisyklę, kad būtų kuriama žurnalo ataskaita dėl kiekvieno pranešimo, išsiunčiamo už jūsų organizacijos ribų. Be to, galite sukurti žurnalo taisykles pranešimams, kuriuos siunčia arba gauna tam tikri vartotojai arba paskirstymo grupės nariai. Žr. Žurnalo taisyklių kūrimas.

Nustatyti, ar prie pašto dėžutės turi prieigą kas nors dar, neskaitant savininko

Pagal numatytuosius nustatymus pašto dėžutę gali pasiekti tik pašto dėžutės savininkas, bet prieigos prie pašto dėžutės teises galima priskirti kitiems vartotojams, pvz., atstovams arba administratoriams. Jeigu dėl teisinių, žmogiškųjų išteklių arba IT priežasčių galite įtarti, kad pašto dėžutę pasiekė arba su ja veiksmus atliko ne pašto dėžutės savininkas, galite paleisti ne savininko prieigos prie pašto dėžutės ataskaitą. Žr. Ne savininko prieigos prie pašto dėžutės ataskaitos įjungimas.

Įprasti „Exchange Online“ palaikomi atitikties scenarijai

Atitikties funkcijų pasiekiamumas

Naudokite pateiktą lentelę, norėdami pamatyti „Exchange Online“ atitikties funkcijas, pasiekiamas „Microsoft Office 365“ ir „Microsoft Live@edu“.

 

Atitikties funkcija „Office 365“, skirta profesionalams ir mažoms įmonėms „Office 365“, skirta įmonėms „Live@edu“

Asmeninis archyvas

Taip (bendras 25 GB dydis pagrindinėms ir archyvo pašto dėžutėms)

Taip (bendras 25 GB dydis pagrindinėms ir archyvo pašto dėžutėms); 100 GB dydžio numatytoji kvota, skirta „Exchange Online“ (2 planas) prenumeratai arba geresnei

Ne

Pranešimų įrašų valdymas

Taip

Taip

Taip

Sulaikymas dėl bylinėjimosi

Ne

Taip; būtina „Exchange Online“ (2 planas) prenumerata arba geresnė

Ne

Ieška keliose pašto dėžutėse

Ne

Taip

Taip

Informacijos teisių valdymas

Ne

Taip

Ne

Transportavimo taisyklės

Ne

Taip

Taip

Registravimas žurnale

Ne

Taip

Taip

Audito žurnalų pildymas

Taip

Taip

Taip

Grįžti į viršų

 
Susijusios žinyno temos
Įkeliama...
Nerasta šaltinių.