メッセージへの免責事項の追加

 

適用先: Office 365 for enterprises, Live@edu

トピックの最終更新日: 2010-07-28

免責事項は、電子メール メッセージに自動的に追加されるテキストです。免責事項は通常、法的な情報や不明または未確認の送信者に関する警告を提示する目的や、組織によって決まるその他の理由で使用します。

以下に、免責事項の例を示します。

 

重要な通知: この電子メール メッセージは、メッセージに含まれる機密情報を受信する資格を持ったユーザーにのみに受信してもらうためのものです。Contoso のお取引先への電子メール メッセージには、機密情報や法的に権利を有する情報が含まれている場合があります。目的の受信者でない限り、このメッセージの読み取り、コピー、転送、または保存を行わないでください。このメッセージを誤って受信した場合は、メッセージを送信者に転送し、コンピューター システムから完全に削除してください。

免責事項を電子メール メッセージに自動的に適用するには、トランスポート ルールを使用します。免責事項は Exchange コントロール パネルで作成します。

すべての送信メッセージへの免責事項の追加

外部受信者に送信されるすべてのメッセージの一番下に追加する免責事項を作成する方法を以下に示します。

  1. Exchange コントロール パネルで、[組織の管理]、[メールの制御]、[ルール] の順にクリックします。

  2. [新規作成] をクリックします。[新しいルール] ウィンドウで次の情報を入力します。

    1. [その他のオプション] をクリックします。

      [* 次の場合...]   [受信者...] と [外部/内部である] を選択します。[スコープの選択] ウィンドウで [組織外] を選択し、[OK] をクリックします。

      [* 実行する処理]   [免責事項をメッセージに追加する...] と [免責事項の追加] を選択します。

    2. [* テキストの入力...] をクリックして免責事項のテキストを入力し、[OK] をクリックします。

  3. [1 つ選択...] をクリックし、免責事項をメッセージに適用できない場合の処理を定義するフォールバック アクションを指定します。[ラッピング]、[無視]、または [拒否] を選択できます。既定のアクションは [ラッピング] です。これらのオプションの詳細については、「フォールバック アクション」を参照してください。

    完了したら、[OK] をクリックします。

  4. ルールに例外を追加して、特定のメッセージに免責事項が適用されないようにするには、[* ただし次の場合を除く...] をクリックします。たとえば、特定のユーザーを指定するには、[送信者...] および [この人物である] または [このグループのメンバーである] を選択します。使用できるすべての例外の一覧については、「トランスポート ルールの条件と例外」を参照してください。

  5. [ルールの名前]   既定の名前を使用するか、またはルールのわかりやすい一意の名前を入力します。

  6. [保存] をクリックします。

免責事項の要素の構成

免責事項は、主に次の 2 つの要素で構成されます。

また、免責事項を適用する条件も決定する必要があります。たとえば、免責事項を組織内のすべてのメッセージに適用したり、外部受信者に送信されるメッセージにのみ適用したりすることができます。また、内部受信者および外部受信者に対して、または特定の部門やオフィスのユーザーによって送信されたメッセージに対して、異なる免責事項を指定することもできます。指定できる条件の詳細については、「トランスポート ルールの条件と例外」を参照してください。

   免責事項を適用するトランスポート ルールを複数構成する場合は、使用する条件を慎重に検討して、複数の免責事項が同じメッセージに割り当てられないようにしてください。また、返信メッセージに同じメッセージ免責事項を繰り返し適用しないようにするには、メッセージの本文で免責事項のテキストを検索する例外を追加できます。

免責事項の内容

免責事項の内容は、メッセージに挿入されるテキストです。免責事項は、電子メール メッセージと同じメッセージ形式を使用して電子メール メッセージに挿入されます。たとえば、HTML 免責事項をテキスト形式のメッセージに追加すると、HTML タグが免責事項のテキストから削除されます。

また、電子メール メッセージ内での免責事項の外観、位置、および動作を変更することもできます。次の要素を使って免責事項の内容をカスタマイズすることができます。

HTML タグとインラインの CSS スタイル

免責事項のテキストには HTML タグを含めることができます。これにより、HTML で使用できる豊富なスタイル機能でメッセージを作成することができます。また、HTML タグはインラインのカスケード スタイル シート (CSS) を含めることができます。HTML 形式で送信されたメッセージは、豊富な免責事項メッセージを表示することができます。

画像

次のように IMG タグを使用して、画像を HTML 免責事項に追加することができます。

<IMG src="http://www.contoso.com/images/companylogo.gif">

免責事項で画像を使用する場合は、以下の点を考慮してください。

  • 画像は、メッセージに埋め込まれているわけではありません。

  • 受信者がアクセスできる Web サーバー上に画像を配置する必要があります。

  • 既定では、免責事項の画像はほとんどの電子メール クライアントで表示されません。Outlook Web App や Microsoft Outlook を含む多くの電子メール クライアントでは、外部の画像および Web コンテンツが既定でブロックされます。画像を表示するには、受信者が [禁止されているコンテンツの表示] のような操作を選択する必要があります。したがって、画像を含む免責事項をテストして、要件を満たしているかどうかを確認することをお勧めします。

ユーザー属性

免責事項にユーザー属性を追加できます。たとえば、DisplayNameFirstNameLastNameDepartment、および Company を追加して個人用の署名を作成することができます。免責事項がメッセージに追加されるときに、属性名は、送信者のユーザー アカウントの対応する値によって置き換えられます。属性を免責事項で使用するには、属性を 2 つのパーセント記号 (%%) で囲みます。たとえば、DisplayName 属性を使用するには、%%DisplayName%% を使用します。

免責事項では、次のユーザー属性を使用できます。

 

DisplayName

FirstName

Initials

LastName

Office

PhoneNumber

OtherPhoneNumber

Email

Street

POBox

City

State

ZipCode

Country

UserLogonName

HomePhoneNumber

OtherHomePhoneNumber

PagerNumber

MobileNumber

FaxNumber

OtherFaxNumber

Notes

Title

Department

Company

Manager

CustomAttribute1CutomAttribute15

区切り記号

免責事項と電子メール メッセージの本文を明確に区切るには、HTML タグ <HR> を使用して区切り線を作成できます。また、インラインの CSS スタイルを HTML タグの中で使用して、HTML 免責事項メッセージの周囲に線や枠を追加することができます。

免責事項の配置

免責事項は、電子メール メッセージの先頭または最後に追加できます。免責事項を先頭に追加すると、免責事項は最新メッセージ スレッドのテキストの前のメッセージ上部に挿入されます。免責事項を追加すると、免責事項はメッセージ スレッドの最後に挿入されます。

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フォールバック アクション

暗号化されたメッセージなどの一部のメッセージは変更できず、免責事項が予期したとおりに適用されない場合があります。メッセージに免責事項を適用できない場合の処理を指定できます。選択肢は次のとおりです。

  • [ラッピング]   新しいメッセージで元のメッセージを包む、つまり "ラッピング" し、免責事項を新しいメッセージの本文に挿入します。元のメッセージを新しいメッセージでラッピングできない場合、送信者は、メッセージが配信されなかった理由を説明する NDR を受信します。

       以降のトランスポート ルールは、元のメッセージではなく新しいメッセージに適用されます。したがって、ラッピング フォールバック アクションで免責事項を追加するルールは常に最後に実行されるようにしてください。

  • [無視]   元のメッセージが免責事項なしで配信されます。

  • [拒否]   メッセージは配信されません。送信者は、メッセージが配信されなかった理由を説明する NDR を受信します。

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HTML 免責事項の例

次に、IMG タグおよび埋め込み CSS を使用した HTML 免責事項の例を示します。

   この HTML 免責事項は一例です。このまま使用するためのものではありません。

<div style="font-size:9pt;  font-family: 'Calibri',sans-serif;">
</br>
%%displayname%%</br>
%%title%%</br>
%%company%%</br>
%%street%%</br>
%%city%%, %%state%% %%zipcode%%</div>
&nbsp;</br>
<div style="background-color:#D5EAFF; border:1px dotted #003333; padding:.8em; ">
<div><img alt="Fabrikam"  src="http://fabrikam.com/images/fabrikamlogo.png"></div>
<span style="font-size:12pt;  font-family: 'Cambria','times new roman','garamond',serif; color:#ff0000;">HTML Disclaimer Title</span></br>
<p style="font-size:8pt; line-height:10pt; font-family: 'Cambria','times roman',serif;">This message contains confidential information and is intended only for the individual(s) addressed in the message. If you are not the named addressee, you should not disseminate, distribute, or copy this e-mail. If you are not the intended recipient, you are notified that disclosing, distributing, or copying this e-mail is strictly prohibited.  </p>
<span style="padding-top:10px; font-weight:bold; color:#CC0000; font-size:10pt; font-family: 'Calibri',Arial,sans-serif; "><a href="http://www.fabrikam.com">Fabrikam, Inc. </a></span></br></br>
</div>
 
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