受信トレイのルールについて

 

適用先: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Microsoft Exchange, Live@edu

トピックの最終更新日: 2011-11-23

ルールを使用すると、送信者、メッセージの送信先、メッセージの重要度などに応じて、受信した電子メールを自動的に各フォルダーに振り分けることができます。たとえば、自分がメンバーとなっているグループ宛てに送信されたすべてのメールを特定のフォルダーに自動的に移動するためのルールを作成できます。

注記注 :
この情報は、標準バージョンの Outlook Web App に適用されます。ここで説明する機能は、Outlook Web App Light では使用できません。
ルールを管理する方法

ルールを管理するには、[オプション][受信トレイ ルールの作成] の順にクリックします。

[受信トレイのルール] タブでは、新しいルールの作成と、既存のルールの編集または削除を実行できます。

補足情報

  • [受信トレイのルール] タブを使用して空のルールを新しく作成するには、[新規作成] ルール をクリックします。

  • ルールを作成する際に、必ずしも [受信トレイのルール] タブを使用する必要はありません。メッセージから直接ルールを作成することもできます。メッセージから直接ルールを作成するには、次の手順を実行します。

    1. メッセージ一覧ウィンドウで、メッセージを右クリックします。

    2. [ルールの作成] をクリックするか、メッセージを開いてからツール バーの [ルールの作成] ルール をクリックします。

  • ルールは、[ルール] ウィンドウに表示されている順序で、上から実行されます。ルールの順序を変更するには、移動するルールをクリックした後、上矢印 前へ または下矢印 次へ をクリックして、一覧内の目的の位置にルールを移動します。

  • メッセージの種類によっては、受信トレイのルールがトリガーされません。このようなメッセージとしては、次のものがあります。

    • 配信不能レポートやシステム メッセージなどの配信状態通知。

    • 電子メール クライアントによって生成される開封確認および配信確認。

    • 一部の自動応答 (不在時) メッセージ。

  • さらに複雑なルールを作成する場合は、[その他のオプション] をクリックします。[その他のオプション] をクリックすると、以下の作業を実行できます。

    • ルールに対して複数の条件を設定する。

    • ルールに対して複数の処理を設定する。

    • [例外の追加] をクリックして、例外を追加する。

    • [これ以上の処理を中止する] をオンまたはオフにする。既定では、これ以上の処理を中止するためのオプションはオンになっています。このオプションがオンになっている場合、複数のルールの条件に一致するメッセージを受信すると、最初のルールのみが適用されます。このオプションがオフの場合、条件にメッセージが一致するすべてのルールが適用されます。

      たとえば、[これ以上の処理を中止する] がオフの場合、パブリック グループから特定のフォルダーにすべてのメッセージを移動するルールと、上司からのすべてのメッセージを別のフォルダーに移動するルールを設定した場合、上司からそのグループ宛てにメッセージが送信されると、上司のメッセージのコピーが両方のフォルダーに作成されます。この場合、上司からのメッセージを移動するルールのみが適用されるようにするには、ルールの一覧内で、そのルールを、そのグループ宛てに送信されたメッセージを移動するルールよりも上の位置に配置し、最初のルールを編集して他のルールの処理を停止するオプションを追加します。

    • [名前] ボックスを使用して、ルールの名前を編集する。

  • 作成されたルールによって、メールボックスの隠し領域が消費されます。この領域は 64 KB に限定されています。ルールが使用する領域の実際の大きさは、ルールの名前の長さや適用される条件の数などの要因によって変わります。64 KB の上限に達すると、それ以上ルールを作成できないという警告が表示されます。その場合、ルールを追加するには、既存のルールを一部削除するか、単純化する必要があります。ルールによって使用される領域を減らす方法としては、次のようなものがあります。

    • 不要になったルールを削除する。

    • ルールの名前を短くする。

    • 同じ機能を持つ複数のルールを統合する。

    • ルールから条件を削除する。

  • 転送ルールを作成する場合、複数の転送先アドレスを追加できます。アカウントの設定によっては、転送できるアドレス数が制限されている場合があります。許可された数より多くのアドレスを追加すると、転送ルールが機能しなくなります。複数のアドレスを含む転送ルールを作成する場合、そのルールをテストして正常に動作することを確認してください。

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