Informazioni sui gruppi pubblici

Un gruppo pubblico nella rubrica condivisa dell'organizzazione funziona come una lista di distribuzione della posta elettronica. Le persone possono inviare un messaggio di posta elettronica all'indirizzo del gruppo pubblico per distribuirlo a tutti i membri del gruppo. È possibile unirsi a gruppi esistenti o creare il proprio gruppo in Opzioni > Tutte le opzioni > Gruppi. Creare e gestire il proprio gruppo utilizzando il riquadro Gruppi pubblici di proprietà. È possibile unirsi a gruppi esistenti nella rubrica condivisa o abbandonarli utilizzando la scheda Gruppipubblici di appartenenza.

NotaNota:
Questa funzionalità potrebbe non essere disponibile per alcuni account.

I gruppi pubblici possono essere utilizzati per diversi scopi. Di seguito vengono riportati alcuni esempi.

  • Un gruppo denominato tuttocaffè a cui le persone possono unirsi se desiderano inviare messaggi al gruppo su argomenti ed esperienze relative al caffè.

  • Un gruppo denominato AssicurazioneMia ideato solo per gli agenti assicurativi di una società specifica i quali possono scambiarsi informazioni sui propri prodotti assicurativi.

Informazioni sui gruppi pubblici
Informazioni sui diversi utenti nei gruppi

Un gruppo pubblico è costituito dai seguenti tipi di utenti, definiti in base alla loro relazione rispetto al gruppo.

Proprietario   Un utente che ha creato un gruppo pubblico ne è il proprietario. Un proprietario può eliminare il gruppo, aggiungere o rimuovere membri, aggiungere o rimuovere proprietari, specificare gli utenti che possono inviare messaggi al gruppo e impostare le opzioni di approvazione per i messaggi prima che vengano inviati al gruppo.

Altri proprietari   Un utente che viene aggiunto come proprietario di un gruppo dispone dello stesso livello di controllo sul gruppo di colui che lo ha creato.

Membro   Un utente che si è unito a un gruppo dalla rubrica o che è stato aggiunto come membro può inviare messaggi al gruppo e ricevere tutti i messaggi inviati al gruppo. Tale utente può visualizzare i proprietari, i membri, i moderatori del gruppo e altre informazioni dalla rubrica facendo clic su Dettagli per il gruppo.

Moderatore   Un utente che ha creato un gruppo e ne è il proprietario risulta esserne anche il moderatore predefinito quando attiva Approvazione del messaggio per il gruppo. Un utente aggiunto come proprietario, ma che non ha creato il gruppo, può aggiungere se stesso come moderatore del gruppo. Un moderatore può aggiungere altri moderatori, approvare o rifiutare messaggi prima che vengano inviati al gruppo e scegliere il modo in cui notificare ai mittenti che i loro messaggi non sono stati approvati.

Mittenti   Non è necessario essere un membro per inviare un messaggio a un gruppo. Per impostazione predefinita, chiunque può inviare un messaggio a un gruppo pubblico, inclusi coloro che non fanno parte della rubrica condivisa.

Creazione o eliminazione di un gruppo

È possibile creare il proprio gruppo utilizzando il riquadro Gruppi pubblici di proprietà. Per ulteriori informazioni, vedere Creare un gruppo pubblico. Per eliminare un gruppo di cui si è il proprietario, vedere Eliminare un gruppo pubblico di cui si è proprietari.

Gestione del gruppo

Quando si crea un gruppo, selezionare alcune opzioni rapide e assegnare al gruppo un nome visualizzato, un alias e una descrizione. Per gestire tutte le impostazioni del gruppo, fare clic su Dettagli. Per ulteriori informazioni su tutte le impostazioni disponibili, vedere Modificare le impostazioni per un gruppo pubblico creato personalmente.

Di seguito sono riportate alcune impostazioni aggiuntive che è possibile gestire per il gruppo.

  • Proprietà   Per impostazione predefinita, si è il proprietario di un gruppo che si è creato. L'utente che crea un gruppo ne è il proprietario principale e non può rimuovere se stesso come proprietario. Se si tenta di effettuare tale operazione, viene restituito un errore. È tuttavia possibile aggiungere altre persone della rubrica come proprietari. Il proprietario di un gruppo può aggiungere e rimuovere i membri, controllare gli utenti che possono inviare messaggi al gruppo, controllare l'approvazione dei messaggi inviati al gruppo e altro. È possibile configurare tali impostazioni nella sezione Proprietà.

  • Appartenenza   In questa sezione è possibile aggiungere membri al gruppo o rimuoverli da esso.

  • Approvazione dell'iscrizione   Utilizzare questa sezione per specificare se è necessaria l'approvazione per unirsi al gruppo o abbandonarlo.

  • Gestione recapito   È possibile controllare gli utenti che possono inviare messaggi al gruppo. Limitare i privilegi di invio dei messaggi al gruppo nella sezione Gestione recapito.

  • Approvazione del messaggio   È possibile attivare l'approvazione del messaggio per il proprio gruppo. In tal caso, un messaggio inviato al gruppo viene in primo luogo inserito nella casella Posta in arrivo per l'approvazione. È possibile approvare o rifiutare il messaggio del mittente. Tale messaggio non raggiunge i membri del gruppo fino a quando non viene approvato dal proprietario o da un altro moderatore del gruppo. È inoltre possibile aggiungere più moderatori per il gruppo. Gestire queste opzioni nella sezione Approvazione del messaggio.

Come unirsi a un gruppo o abbandonarlo

È possibile unirsi a gruppi esistenti nella rubrica o abbandonarli utilizzando Gruppipubblici di appartenenza. Per ulteriori informazioni su un gruppo, fare clic su Dettagli per il gruppo selezionato. È possibile ottenere ulteriori informazioni sul gruppo, ad esempio il nome del proprietario e dei membri. È inoltre possibile unirsi al gruppo o abbandonarlo mediante la finestra di dialogo dei dettagli. Per ulteriori informazioni, vedere Partecipare a un gruppo di distribuzione o abbandonarlo.

Utilizzo delle regole della posta in arrivo

Se sono state impostate regole della posta in arrivo da applicare ai messaggi inviati a un gruppo di cui si è membro, è possibile includere un'opzione per interrompere l'elaborazione di regole aggiuntive su tali messaggi. Ciò risulta utile se si desidera che al messaggio venga applicata solo una delle regole. Le regole vengono elaborate in modo sequenziale, a partire dall'inizio dell'elenco di regole. Se un messaggio soddisfa i criteri relativi a più regole, ogni regola verrà applicata al messaggio. È possibile creare regole che consentono di organizzare i messaggi che arrivano nella casella Posta in arrivo. Per ulteriori informazioni, vedere Informazioni sulle regole della posta in arrivo.

Altre fonti di informazioni

 
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