Eftirlitseiginleikar í Exchange Online

 

Á við: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Efni síðast breytt: 2011-12-19

Eftirlitseiginleikarnir í Exchange Online stuðla að því að póstskipan þín uppfylli kröfur um laga-, reglu-, og póstskipanaeftirlit.

  • Varðveita   Hindraðu eyðingu skeyta til að uppfylla skilyrði um gagnavarðveislu og lagaskilyrði.

  • Finna   Leitaðu að viðeigandi atriðum sem tengjast ákveðnum dómsmálum eða fyrirspurnum frá lagastofnunum.

  • Stjórna   Stjórnaðu flæði skeyta og settu aðgerðarreglur sem byggjast á innihaldi skeyta eða á því hver sendir eða fær skeytin.

  • Vernda   Dulkóðaðu innihaldið og framfylgdu reglum sem snúa að notkun tölvupósts.

Lítum nánar á það:

Eftirlitseiginleikar í Exchange Online

  • Boðafærslustjórnun (MRM)   MRM hjálpar póstskipan þinni við að koma í veg fyrir varanlega eyðslu tölvupóstskeyta og á öðru innhaldi skeyta, sem eytt hefur verið að notendum eða af skeytareglum, sem þarf til að framfylgja stefnu fyrirtækisins, reglugerðum og lagaskilyrðum. MRM gerir þér einnig kleift að fjarlægja eldra skeytainnihald sem hefur hvorki lagalegt né viðskiptalegt gildi. MRM notar varðveislureglur og varðveislumerki til að stjórna hversu lengi eigi að varðveita atriði í pósthólfum notenda og skilgreina hvaða aðgerðir eiga við atriði sem hafa náð tilteknum aldri.

    Sjá Setja upp og stjórna varðveislureglum í Exchange Online.

  • Leit   Leit notar leit í mörgum pósthólfum sem er verkfæri með myndrænu notendaviðmóti og leyfir lögfræðilegum fagaðilum, fagaðilum í mannauðsstjórnun og öðrum leitarstjórum að leita í aðal- og safnpósthólfi í allri þinni póstskipan að skeytum sem samræmast tilgreindum forsendum. Þar sem leitir í leit þurfa ekki fulla stjórnunarheimild geturðu úthlutað venjulegum notendum nauðsynleg leyfi til að leita í pósthólfum og takmarkað umfang pósthólfa þannig að einstaklingur geti leitað. Niðurstöður leitar í mörgum pósthólfum er hægt að prenta út eða flytja yfir á .PST-skrá með því að nota Microsoft Outlook.

    Sjá Leit í mörgum pósthólfum.

  • Einkasafn   Þú getur búið til safnpósthólf, sem kallast einkasafn fyrir aðalpósthólf notanda í skýi. Notendur geta notað safnpósthólfið til að geyma söguleg póstgögn með því að færa eða afrita skilaboð úr aðalpósthólfinu yfir í safnpósthólfið. Stjórnendur og notendur geta notað MRM-eiginleika til að færa skeyti, sem eru orðin ákveðið gömul, sjálfvirkt í safnpósthólf. Þar sem atriði í safnpósthólfi notanda eru atriðaskráð eru safnpósthólf innifalin í leit í mörgum pósthólfum.

    Sjá Gera safnpósthólf virkt.

  • Förgunarbann   Þú getur sett förgunarbann, einnig þekkt sem lagabann, á pósthólf til að varðveita tölvupóstskeyti og önnur tölvupóstatriði yfir lengri tíma. Förgunarbann kemur einnig í veg fyrir að atriði séu eydd varanalega. Þegar pósthólf notanda er sett í förgunarbann vegna málaferla getur notandinn hreinsað atriði úr pósthólfinu en atriðin varðveitast í ótakmarkaðan tíma á vefþjónunum í gagnamiðstöð Microsoft Exchange. Förgunarbann viðheldur einnig útgáfuferli atriða sem er breytt.

    Sjá Setja pósthólf í förgunarbann.

  • Stjórnun upplýsingaréttinda (IRM)   Stjórnun upplýsingaréttinda (IRM) verndar tölvupóstskeyti og studd viðhengi með og án nettengingar. Notendur geta beitt IRM-vernd í Microsoft Office Outlook eða Outlook Web App, og stjórnendur geta notað hana með flutningsvörn og verndarreglum Outlook. IRM hjálpar stjórnendum og notendum að stjórna hverjir geta fengið aðgang að, áframsent, prentað eða afritað viðkvæm gögn innan tölvupóstskeyta. Athugaðu að IRM gerir þá kröfu að þú sért með þjón fyrir réttindaþjónustu Active Directory (AD RMS) í innanhússpóstskipaninni.

    Sjá Setja upp og stjórna Stjórnun upplýsingaréttinda í Exchange Online.

    Ath.   Sjá Pósthólfsreglur Outlook Web App | Tiltækar stillingar til að fá lista yfir leyfðar og útilokaðar tegundir viðhengisskráa í Outlook Web App.

  • Flutningsreglur og flutningsvarnarreglur   Flutningsreglur gera þér kleift að stjórna flæði á tölvupóstskeytum og setja skeytareglur á tölvupóstskeyti sem eru send innan þinnar póstskipannar og til og frá þinni póstskipan. Með flutningsreglum geta stjórnendur skilgreint sérstakar eigindir fyrir skeyti, eða skilyrði, og aðgerðir sem þeir vilja að gildi um skeyti sem innihalda eigindirnar. Þú getur til dæmis notað flutningsreglur til að bæta fyrirvara við skeyti sem send eru út fyrir þína póstskipan til að hindra samskipti milli tilgreindra notendahópa.

    Flutningsvarnarreglur gera þér kleift að nota flutningsreglur til að IRM-vernda skeyti með því að nota AD RMS réttindastefnusniðmát.

    Sjá Reglur fyrir alla póstskipanina.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live fyrir Live@edu býður einnig upp á umsjónarreglur til að hjálpa skólum við að stýra því hverjir geta sent tölvupóst til og frá notendum við þeirra stofnun. Sjá Umsjónarreglur.

  • Samskiptaskrár   Samskiptaskrá getur stuðlað að því að póstskipanin samræmist kröfum um laga-, reglu- og póstskipanareftirlit með því að skrá tölvupóstsamskiptum á innleið og útleið. Samskiptaskrárreglur eru notaðar til að skrá eða „færa í dagbók“ tölvupóstskeyti sem send eru til eða frá tilteknum viðtakendum. Þegar skeyti samsvarar skilyrðunum sem eru skilgreind í samskiptaskrárreglunni er búin til dagbókarskýrsla sem inniheldur upphaflegt skeyti og hún send í skráningarpósthólf.

    Sjá Samskiptaskrárreglur.

  • Endurskoðunarskráning   Endurskoðunarskýrslur eru verkfæri með myndrænu notendaviðmóti sem hjálpar póstskipaninni þinni við að fylgjast með óleyfilegum aðgangi að pósthólfi notanda, greina pósthólf sem eru í förgunarbanni og greina allar breytingar sem gerðar eru á hlutverkahópum stjórnanda. Þú getur líka flutt út endurskoðunarannál stjórnanda sem greinir allar aðgerðir stjórnanda.

    Sjá Nota endurskoðunarskýrslur í Exchange Online.

Efst á síðu

Algengar eftirlitsaðstæður sem að Exchange Online styður

Skoðum nokkrar af algengustu eftirlitsaðferðunum sem eru studdar í Exchange Online.

 

Vista söguleg gögn um skeyti fyrir hvern notanda

Geyma skeytasendingagögn og fjarlægja þau að loknum varðveislutíma

Safna, vinna úr og fara yfir skeytasendingagögn sem tengjast förgun

Hindraðu eyðingu eða breytingu á atriðum í pósthólfi á meðan förgun stendur

Leyfa meðlimum lögfræðiteymis að gera förgunarbann virkt eða óvirkt

Leyfa meðlimum lögfræðiteymis að leita í pósthólfum

Búa til leitarpósthólf fyrir ákveðin dómsmál

Koma í veg fyrir tölvupóstsamskipti milli meðlima mismunandi deilda, lögfræðiteyma eða skóla

Nota sívirka vörn fyrir skeyti sem send eru út úr póstskipaninni

Setja fyrirvara á skeyti sem notendur innan póstskipanarinnar sendu

Safna saman tölvupóstskeytum sem send eru út úr póstskipaninni

Sjá hvort pósthólf hafi verið opnað af öðrum en eiganda pósthólfsins

Vista söguleg gögn um skeyti fyrir hvern notanda

Þú getur virkjað safnpósthólf fyrir hvern notanda til að innleiða og stjórna safnstefnu póstskipanarinnar. Þetta veitir stjórnendum og notendum eina, sameinaða safnvistun fyrir stjórnun sögulegra gagna. MRM-tæknin færir atriði sjálfkrafa í safnpósthólf notanda og leit í mörgum pósthólfum leitar í safnpósthólfum að atriðum sem uppfylla leitarskilyrði. Sjá Gera safnpósthólf virkt.

Geyma skeytasendingagögn og fjarlægja þau að loknum varðveislutíma

Sjálfvirk varðveisluregla er notuð í öllum pósthólfum Exchange til stuðla að því að póstskipan þín uppfylli viðskiptalegar, lagalegar eða eftirlitslegar kröfur. Þessi varðveisluregla á við um varðveislustillingar á eftirfarandi sjálfgefnum tölvupóstsmöppum í pósthólfi notanda:

  • Eydd atriði   Á við um skeyti í möppunni Eydd atriði. Eftir að þrjátíu dagar eru liðnir frá því að notandi eyðir skeyti er skeytinu eytt varanlega og það flutt í möppuna Endurheimtanleg atriði, einnig kölluð ruslagámurinn. Notandi getur endurheimt atriði úr möppunni Endurheimtanleg atriði með því að nota eiginleikann Endurheimta eydd atriði í Outlook eða Outlook Web App.

  • Ruslpóstur   Á við um skeyti í möppunni Ruslpóstur. Eftir að þrjátíu dagar eru liðnir frá því að ruslpóstur er færður eða sendur í ruslpóstsmöppu notanda er skeytinu eytt varanlega og það flutt í möppuna Endurheimtanleg atriði.

  • Endurheimtanleg atriði   Á við um skeyti í möppunni Endurheimtanleg atriði. Fjórtán dögum eftir að skeyti hefur verið fært í möppuna Endurheimtanleg atriði er það fært í möppuna Endurheimtanleg atriði í safnpósthólfi notanda. Á þessu stigi getur aðeins stjórnandi endurheimt atriði með því að nota endurheimt á einu atriði í Exchange Online. Ef að notandi er ekki með safnpósthólf er ekkert gert og atriðið verður áfram í möppunni Endurheimt atriði í aðalpósthólfi notanda.

    Ath.   Notendur geta fjarlægt eða hreinsað atriðum úr möppunni Endurheimt atriði með því að nota eiginleikann Endurheimta eydd atriði í Outlook eða Outlook Web App. Endurheimt eins atriðis heldur hreinsuðum atriðum í 14 daga til viðbótar; eftir 14 daga færir MRM hreinsuð atriði í möppuna Endurheimt atriði í safnpósthólfi notanda.

Öll önnur atriði í pósthólfi notanda sem eru ekki háð þessum varðveislustillingum eru færð yfir í safnpósthólf notanda eftir tvö ár. Exchange Online býður einnig upp á sjálfvirk persónuleg varðveislumerki sem notendur geta notað á möppur og einstök atriði í pósthólfum. Skoðaðu eftirfarandi:

Safna, vinna úr og fara yfir skeytasendingagögn sem tengjast förgun

Í samræmi við lagalegar leitarbeiðnir geta póstskipanir notað leitar-eiginleika í Exchange Online til að safna saman, vinna úr og fara yfir tölvupóstskeyti sem tengjast dómsmáli. Skoðaðu eftirfarandi:

Ath.   Póstskipanin þín þarf að virkja blandaða innleiðinga til að leita í pósthólfum innanhúss hjá þér og í póstskipunum í skýi. Frekari upplýsingar er að finna í Exchange Hybrid Deployment and Migration with Office 365.

Algengar eftirlitsaðstæður sem að Exchange Online styður

Hindraðu eyðingu eða breytingu á atriðum í pósthólfi á meðan förgun stendur

Ef póstskipan er látin vita af förgun í bið þarf hún að varðveita viðeigandi gögn eins og tölvupóstskeyti sem nota má sem sönnunargögn. Hægt er að setja pósthólf í förgunarbann til að varðveita tölvupóstskeyti sem tengist dómsmáli. Sem hluti af lagalegri leit má síðan leita í pósthólfi sem er í förgunarbanni að atriðum sem tengjast málinu. Þegar förgunarbann er virkjað mun það líka gilda fyrir safnpósthólf notanda. Skoðaðu eftirfarandi:

Leyfa meðlimum lögfræðiteymis að gera förgunarbann virkt eða óvirkt

Þú getur úthlutað meðlimum þíns lögfræðiteymis eða öðrum löggiltum aðilum nauðsynlegar heimildir til að nota stjórnborð Exchange til að setja pósthólf í förgunarbann. Sjá Setja pósthólf í förgunarbann.

Leyfa meðlimum lögfræðiteymis að leita í pósthólfum

Einnig má veita meðlimum lögfræðiteymis nauðsynlegar heimildir til að nota leitaraðgerðir í Exchange Online. Það gerir lögfræðingum, meðlimum lögfræðiteymis og leitarstjórum kleift að nota stjórnborð Exchange til að framkvæma leit í mörgum pósthólfum í einu. Sjá Veita notendum aðgang að leit í mörgum pósthólfum.

Búa til leitarpósthólf fyrir ákveðin dómsmál

Leitarniðurstöður voru afritaðar í leitarpósthólf. Sjálfgefið leitarpósthólf er stofnað fyrir hverja póstskipan Exchange Online. Stjórnendur geta aftur á móti stofnað auka leitarpósthólf, hvert og eitt með 50 GB sjálfgefinn kvóta, fyrir ákveðin dómsmál eða lögfræðiteymi. Stjórnendur úthluta síðan heimildum til leitarstjóra til að opna leitarpósthólfið. Skoðaðu eftirfarandi:

Koma í veg fyrir tölvupóstsamskipti milli meðlima mismunandi deilda, lögfræðiteyma eða skóla

Póstskipanin þín gæti þurft að koma í veg fyrir hagsmunaárekstra sem mögulega verða þegar meðlimir mismunandi deilda, lögfræðiteyma eða skóla geta deilt viðkvæmum upplýsingum Til að takast á við þennan vanda geta póstskipanir komið í veg fyrir að mismunandi notendahópar skiptist á tölvupósti. Slíkar takmarkanir eru stundum kallaðar siðgæðisveggur. Hér eru nokkur dæmi:

  • Lögfræðistofur sem þurfa að viðhalda trúnaði við viðskiptavini sína þurfa að takmarka póstflæði til starfsfólks sem er að vinna við ákveðin dómsmál.

  • Í reglugerðum hjá fjárfestingarfyrirtækjum, þar sem markaðsfræðingar gætu búið yfir trúnaðarupplýsingum sem hafa mögulega áhrif á verðbréfasala, er yfirleitt tilgreint að þessir tveir hópar eiga ekki að hafa samskipti með nokkrum hætti.

  • Skólasvæði sem vilja hindra nemendur sem ekki eru í sama skóla í að eiga í samskiptum í gegnum tölvupóst.

Sjá Nota reglur til að koma í veg fyrir póstflæði milli tiltekinna hópa.

Algengar eftirlitsaðstæður sem að Exchange Online styður

Nota sívirka vörn fyrir skeyti sem send eru út úr póstskipaninni

Ef notendur í þinni póstskipan þurfa að senda tölvupóstskeyti með fjárhagslegum, lagalegum eða annars konar trúnaðarupplýsingum til viðtakenda utan póstskipaninnar, geturðu búið til flutningsvarnarreglur sem nota réttindaþjónustusniðmát til að vernda innihald í tölvupóstskeytum. Komið er í veg fyrir að móttakendur framkvæmi aðgerðir eins og að áframsenda, afrita eða prenta út IRM-verndað skeyti ef að stillingarnar eru þannig stilltar. Þú getur líka notað flutningsreglur til að nota RMS-sniðmát á skeyti frá meðlimum dreifingarhóps eða frá meðlimum ákveðinnar deildar. Skoðaðu eftirfarandi:

Setja fyrirvara á skeyti sem notendur innan póstskipanarinnar sendu

Hægt er að nota flutningsreglur til bæta texta sjálfvirkt við tölvupóstskeyti, sem yfirleitt er kallaður fyrirvari. Fyrirvarar eru gjarnan notaðir til að veita lagalegar upplýsingar, eftirlitsupplýsingar eða af öðrum ástæðum sem eru sérstaklega tengdar þinni póstskipan. Sjá Bæta fyrirvara við skeyti.

Safna saman tölvupóstskeytum sem send eru út úr póstskipaninni

Vegna eftirlitsreglna eða viðskiptaástæðna verður fyrirtækið mögulega að safna saman öllum tölvupóstskeytum sem senda hafa verið til ytri viðtakenda. Í slíkum tilvikum geturðu búið til samskiptaskrárreglu til að gera dagbókarskýrslu fyrir öll skeyti sem send eru út úr póstskipaninni. Þú getur líka búið til dagbókarreglu fyrir skeyti sem send eru eða eru móttekin af ákveðnum notendum eða af meðlimum dreifingarhóps. Sjá Búa til samskiptaskrárreglur.

Sjá hvort pósthólf hafi verið opnað af öðrum en eiganda pósthólfsins

Sjálfgefið er að aðeins eigendur pósthólfs geta opnað pósthólf en aðgangsheimildum fyrir pósthólf getur verið úthlutað til annarra notenda, t.d. fulltrúa eða stjórnenda. Ef þú hefur lagalegar, starfsmannalegar eða tæknilegar ástæður til að gruna að pósthólf hafi verið opnað eða átt við af einhverjum öðrum en eiganda pósthólfsins geturðu keyrt skýrslu um aðgang annarra en eiganda að pósthólfi. Sjá Keyra skýrslu um aðgang annarra en eiganda að pósthólfi.

Algengar eftirlitsaðstæður sem að Exchange Online styður

Framboð eftirlitseiginleika

Notaðu eftirfarandi töflu til að skoða tiltækar eftirlitseiginleika í Exchange Online fyrir Microsoft Office 365 Microsoft og Live@edu.

 

Eftirlitseiginleiki Office 365 fyrir fagfólk og minni fyrirtæki Office 365 fyrir stór fyrirtæki Live@edu

Einkasafn

Já (25 GB samanlögð stærð á aðal- og safnpósthólfum)

Já (25 GB samanlögð stærð á aðal- og safnpósthólfum); 100 GB sjálfgefinn kvóti fyrir Exchange Online (Áætlun 1)

Nei

Boðafærslustjórnun

Förgunarbann vegna málaferla

Nei

Já; þarf áskrift af Exchange Online (Áætlun 2) eða nýrra

Nei

Leit í mörgum pósthólfum

Nei

Stjórnun upplýsingaréttinda

Nei

Nei

Flutningsreglur

Nei

Færsla í dagbók

Nei

Endurskoðunarskráning

Efst á síðu

 
Tengd hjálparefni
Hleður ...
Engin tilföng fundust.