Fitur Kesesuaian di Exchange Online

 

Berlaku untuk: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Perubahan terakhir pada topik: 2011-12-19

Fitur kesesuaian Exchange Online akan membantu organisasi Anda memenuhi persyaratan kesesuaian hukum, peraturan, dan organisasi dengan cara berikut:

  • Simpan   Mencegah penghapusan pesan untuk mematuhi persyaratan penyimpanan data atau persyaratan hukum.

  • Cari   Mencari item yang relevan dan terkait dengan kasus atau permintaan hukum tertentu dari pihak yang berwenang.

  • Kontrol   Mengontrol alur pesan dan menerapkan aturan yang dapat ditindaklanjuti berdasarkan konten pesan, maupun pengirim dan penerima pesan.

  • Lindungi   Mengenkripsi konten dan menerapkan kebijakan yang berlaku untuk penggunaan e-mail.

Perhatikan hal berikut:

Fitur kesesuaian di Exchange Online

  • Manajemen data pesan (MRM)   MRM akan membantu organisasi Anda mencegah penghapusan permanen pesan e-mail dan konten pesan lainnya, dihapus oleh pengguna atau kebijakan pesan, diharuskan untuk mematuhi kebijakan perusahaan, peraturan pemerintah, atau keperluan hukum. MRM juga dapat digunakan untuk secara otomatis menghapus konten pesan lama yang tidak memiliki nilai hukum atau bisnis. MRM menggunakan kebijakan dan tag penyimpanan untuk mengontrol berapa lama item di kotak pesan pengguna akan disimpan dan menentukan tindakan yang akan diambil untuk item yang telah mencapai batas waktu tertentu.

    Lihat Mengatur dan Mengelola Kebijakan Penyimpanan di Exchange Online.

  • Pencarian   Pencarian akan menghubungkan Pencarian di Beberapa Kotak Pesan, yakni alat bantu berbasis GUI yang dapat digunakan oleh staf hukum dan sumber daya manusia serta manajer pencarian lainnya untuk mencari kotak pesan utama dan arsip di seluruh organisasi untuk pesan yang sesuai dengan kriteria yang ditetapkan. Karena penelusuran temuan tidak memerlukan izin administratif lengkap, Anda dapat menetapkan izin yang diperlukan oleh pengguna biasa untuk mencari di kotak pesan dan membatasi cakupan kotak pesan yang dapat dicari pengguna. Hasil pencarian di beberapa kotak pesan dapat dicetak atau diekspor ke file .PST dengan menggunakan Microsoft Outlook.

    Lihat Pencarian di Beberapa Kotak Pesan.

  • Arsip pribadi   Anda dapat membuat kotak pesan arsip, yang disebut arsip pribadi, untuk kotak pesan berbasis Internet utama milik pengguna. Pengguna dapat menggunakan kotak pesan arsip tersebut untuk menyimpan riwayat data pesan dengan memindahkan atau menyalin pesan dari kotak pesan utama ke kotak pesan arsip. Administrator dan pengguna dapat menggunakan fitur MRM untuk secara otomatis memindahkan pesan yang mencapai batas waktu tertentu ke kotak pesan arsip. Karena item di kotak pesan arsip pengguna disusun, kotak pesan arsip akan disertakan dalam pencarian di beberapa kotak pesan.

    Lihat Mengaktifkan Kotak Pesan Arsip.

  • Penahanan litigasi   Anda dapat melakukan penahanan litigasi, disebut juga pengamanan dokumen hukum, di kotak pesan untuk menyimpan pesan e-mail dan item e-mail lain selama jangka waktu tertentu. Penahanan litigasi juga akan mencegah item dihapus secara permanen. Bila kotak pesan pengguna ditempatkan di penahanan litigasi, pengguna dapat menghapus item dari kotak pesan, namun item tersebut akan disimpan di server pusat data Microsoft Exchange tanpa batasan waktu. Penahanan litigasi juga akan menyimpan riwayat versi untuk item yang dimodifikasi.

    Lihat Menempatkan Kotak Pesan di Penahanan Litigasi.

  • Manajemen hak informasi (IRM)   IRM menyediakan perlindungan online dan offline bagi pesan e-mail serta lampiran yang didukung. Perlindungan IRM dapat diterapkan oleh pengguna di Outlook atau Outlook Web App, dan dapat diterapkan oleh administrator menggunakan aturan perlindungan transport dan aturan perlindungan Outlook. IRM membantu administrator dan pengguna untuk mengontrol pihak yang dapat mengakses, meneruskan, mencetak, atau menyalin data sensitif dalam pesan e-mail. Perlu diketahui bahwa IRM mengharuskan Anda menggunakan server AD RMS (Active Directory Rights Management Services) di organisasi lokal.

    Lihat Mengatur dan Mengelola Manajemen Hak Informasi di Exchange Online.

    Catatan   Untuk daftar jenis lampiran file yang dibolehkan dan diblokir di Outlook Web App, lihat bab “Pengaturan file dan lampiran” di Kebijakan Kotak Pesan Outlook Web App | Pengaturan yang Tersedia.

  • Aturan transport dan perlindungan transport   Aturan transport dapat digunakan untuk mengontrol alur dan menerapkan kebijakan pesan untuk pesan e-mail yang dikirim dalam organisasi serta dikirim ke dan dari organisasi. Dengan menggunakan aturan transport, administrator dapat menentukan atribut pesan tertentu atau kondisi serta tindakan yang akan diterapkan pada pesan apapun yang berisi atribut tersebut. Misalnya, Anda dapat menggunakan aturan transport yang menambahkan sanggahan pesan yang dikirim ke luar organisasi atau mencegah komunikasi e-mail di antara grup pengguna tertentu.

    Aturan perlindungan transport memungkinkan Anda menggunakan aturan transport pada pesan yang dilindungi IRM dengan menerapkan template kebijakan hak AD RMS.

    Lihat Aturan di Seluruh Organisasi.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live untuk Live@edu juga menyediakan kebijakan pengawasan untuk membantu sekolah mengontrol pengguna yang dapat mengirim dan menerima e-mail di institusi. Lihat Kebijakan Supervisi.

  • Jurnal   Jurnal dapat membantu organisasi Anda merespons persyaratan kesesuaian hukum, peraturan, dan organisasi dengan mendata komunikasi e-mail yang masuk dan keluar. Aturan jurnal digunakan untuk mendata, atau "membuat jurnal", pesan e-mail yang dikirim ke atau dari penerima tertentu. Bila pesan sesuai dengan kriteria yang ditetapkan oleh aturan jurnal, laporan jurnal yang berisi pesan awal akan dibuat dan dikirim ke kotak pesan jurnal.

    Lihat Aturan Jurnal.

  • Pendataan audit   Laporan Audit adalah alat bantu berbasis GUI yang membantu organisasi Anda melacak akses tidak sah ke kotak pesan pengguna, mengidentifikasi kotak pesan yang berada di penahanan litigasi, serta mengidentifikasi perubahan yang dibuat pada grup peran administrator. Anda juga dapat mengekspor log audit administrator yang mengidentifikasi tindakan apapun yang dilakukan oleh administrator.

    Lihat Menggunakan Laporan Audit di Exchange Online.

Kembali ke atas

Skenario kesesuaian umum yang didukung oleh Exchange Online

Berikut adalah beberapa skenario kesesuaian paling umum yang didukung di Exchange Online.

 

Menyimpan data pesan historis untuk setiap pengguna

Menyimpan data pesan dan menghapusnya setelah periode penyimpanan berakhir

Mengumpulkan, memproses, dan memeriksa data pesan yang relevan dengan litigasi

Mencegah penghapusan atau modifikasi item kotak pesan selama litigasi berlangsung

Membolehkan anggota tim hukum untuk mengaktifkan dan menonaktifkan penahanan litigasi

Membolehkan anggota tim hukum untuk melakukan pencarian di kotak pesan

Membuat kotak pesan pencarian untuk kasus hukum tertentu

Mencegah komunikasi e-mail antara anggota departemen, tim hukum, atau sekolah yang berbeda

Menerapkan perlindungan terus-menerus pada pesan yang dikirim ke luar organisasi

Menambahkan sanggahan pada pesan yang dikirim pengguna di organisasi

Mengumpulkan pesan e-mail yang dikirim ke luar organisasi

Mengetahui apakah kotak pesan diakses oleh pengguna selain pemilik

Menyimpan data pesan historis untuk setiap pengguna

Untuk menerapkan dan mengelola strategi pengarsipan di organisasi, Anda dapat mengaktifkan kotak pesan arsip bagi setiap pengguna. Dengan demikian, administrator dan pengguna memperoleh satu arsip yang sama untuk mengelola data historis. Teknologi MRM akan secara otomatis memindahkan item ke kotak pesan arsip pengguna dan Pencarian di Beberapa Kotak Pesan akan menelusuri kotak pesan arsip untuk item yang memenuhi kriteria pencarian. Lihat Mengaktifkan Kotak Pesan Arsip.

Menyimpan data pesan dan menghapusnya setelah periode penyimpanan berakhir

Untuk membantu organisasi Anda memenuhi persyaratan bisnis, hukum, atau peraturan, kebijakan penyimpanan default diterapkan untuk semua kotak pesan Exchange Online. Kebijakan penyimpanan ini menerapkan pengaturan penyimpanan untuk folder e-mail default berikut di kotak pesan pengguna:

  • Item Dihapus   Berlaku untuk pesan di folder Item Dihapus. Tiga puluh hari setelah dihapus pengguna, pesan akan dihapus secara permanen dan dipindahkan ke folder Item Dapat Dipulihkan, disebut juga dumpster. Pengguna dapat memulihkan item di folder Item Dapat Dipulihkan menggunakan fitur Pulihkan Item Dihapus di Outlook atau Outlook Web App.

  • E-mail Sampah   Berlaku untuk pesan di folder E-mail Sampah. Tiga puluh hari setelah pesan e-mail sampah dipindahkan atau dikirim ke folder E-mail Sampah pengguna, pesan tersebut akan dihapus secara permanen dan dipindahkan ke folder Item Dapat Dipulihkan.

  • Item Dapat Dipulihkan   Berlaku untuk pesan di folder Item Dapat Dipulihkan. Empat belas hari setelah pesan dipindahkan ke folder Item Dapat Dipulihkan, pesan tersebut akan dipindahkan ke folder Item Dapat Dipulihkan di kotak pesan arsip pengguna. Saat ini, hanya administrator yang dapat memulihkan item menggunakan pemulihan satu item di Exchange Online. Jika pengguna tidak memiliki kotak pesan arsip, tidak ada tindakan yang dilakukan dan item tersebut akan tetap berada di folder Item Dapat Dipulihkan di kotak pesan utama pengguna.

    Catatan   Pengguna dapat menghapus, atau menghilangkan, item dari folder Item Dapat Dipulihkan menggunakan fitur Pulihkan Item Dihapus di Outlook atau Outlook Web App. Pemulihan satu item akan menyimpan item yang dihapus selama 14 hari berikutnya; setelah 14 hari, MRM akan memindahkan item yang dihapus ke folder Item Dapat Dipulihkan di kotak pesan arsip pengguna.

Semua item lain di kotak pesan pengguna yang tidak terpengaruh oleh pengaturan penyimpanan tersebut akan dipindahkan ke kotak pesan arsip pengguna setelah dua tahun. Exchange Online juga menyediakan tag penyimpanan pribadi default yang dapat diterapkan pengguna ke folder dan item terpisah di kotak pesan mereka. Perhatikan hal berikut:

Mengumpulkan, memproses, dan memeriksa data pesan yang relevan dengan litigasi

Untuk memenuhi permintaan sidang dengar pendapat, organisasi dapat menggunakan fitur pencarian di Exchange Online untuk mengumpulkan, memproses, dan memeriksa pesan e-mail yang relevan dengan kasus hukum. Perhatikan hal berikut:

Catatan   Organisasi Anda harus menerapkan penggunaan hibrid untuk mencari di kotak pesan di organisasi lokal dan berbasis Internet. Untuk selengkapnya, lihat Exchange hibrida penyebaran dan migrasi dengan kantor 365.

Skenario kesesuaian umum yang didukung oleh Exchange Online

Mencegah penghapusan atau modifikasi item kotak pesan selama litigasi berlangsung

Jika diberi tahu tentang litigasi yang ditunda, organisasi harus menyimpan data yang relevan, misalnya e-mail yang dapat digunakan sebagai barang bukti. Untuk menyimpan e-mail yang terkait dengan kasus hukum, kotak pesan dapat ditempatkan di penahanan litigasi. Lalu, sebagai bagian dari sidang dengar pendapat, kotak pesan yang berada di penahanan litigasi dapat dicari untuk menemukan item yang relevan dengan kasus tersebut. Bila diaktifkan, penahanan litigasi juga diterapkan untuk kotak pesan arsip pengguna. Perhatikan hal berikut:

Membolehkan anggota tim hukum untuk mengaktifkan dan menonaktifkan penahanan litigasi

Anda dapat menetapkan izin yang diperlukan agar dapat menggunakan Exchange Control Panel kepada anggota tim hukum atau staf yang berwenang lainnya untuk menempatkan kotak pesan di penahanan litigasi. Lihat Menempatkan Kotak Pesan di Penahanan Litigasi.

Membolehkan anggota tim hukum untuk melakukan pencarian di kotak pesan

Anda juga dapat memberikan izin yang diperlukan untuk menggunakan fitur Pencarian di Exchange Online kepada anggota tim hukum. Tindakan ini memungkinkan pengacara, anggota tim hukum, dan manajer pencarian untuk menggunakan Exchange Control Panel agar dapat melakukan pencarian di beberapa kotak pesan. Lihat Memberikan Akses Kepada Pengguna ke Pencarian di Beberapa Kotak Pesan.

Membuat kotak pesan pencarian untuk kasus hukum tertentu

Hasil penelusuran temuan akan disalin ke kotak pesan pencarian. Kotak Pesan Penelusuran Temuan default dibuat untuk setiap organisasi Exchange Online. Namun, administrator dapat membuat kotak pesan penelusuran temuan tambahan, masing-masing dengan 50 GB kuota default, untuk kasus hukum atau tim hukum tertentu. Setelah itu administrator menetapkan izin kepada manajer pencarian untuk mengakses kotak pesan pencarian. Perhatikan hal berikut:

Mencegah komunikasi e-mail antara anggota departemen, tim hukum, atau sekolah yang berbeda

Organisasi Anda mungkin harus mencegah konflik kepentingan yang dapat terjadi bila anggota departemen, tim hukum, atau sekolah yang berbeda memiliki kemampuan untuk berbagi informasi sensitif. Untuk mengatasinya, organisasi dapat mencegah grup pengguna berbeda untuk bertukar e-mail. Jenis pembatasan ini biasanya disebut ethical wall. Berikut adalah beberapa contoh:

  • Firma hukum yang harus mempertahankan kerahasiaan klien harus membatasi alur e-mail kepada staf yang mengerjakan kasus hukum tertentu.

  • Di organisasi investasi, tempat peneliti pasar mungkin memperoleh informasi rahasia yang dapat mempengaruhi perantara, persyaratan peraturan biasanya menyatakan bahwa komunikasi apapun dari kedua grup tersebut harus dicegah.

  • Wilayah sekolah yang ingin mencegah pertukaran e-mail antara pelajar di sekolah berbeda melalui account sekolah mereka.

Lihat Menggunakan Aturan untuk Mencegah Alur E-mail di Antara Grup Tertentu.

Skenario kesesuaian umum yang didukung oleh Exchange Online

Menerapkan perlindungan terus-menerus pada pesan yang dikirim ke luar organisasi

Jika pengguna di organisasi Anda harus mengirim pesan e-mail berisi informasi keuangan, hukum, atau informasi rahasia lainnya kepada penerima di luar organisasi, Anda dapat membuat aturan perlindungan transport yang menerapkan template RMS (Rights Management Services) untuk melindungi konten dalam pesan e-mail. Tergantung pada pengaturan yang Anda tetapkan di template RMS, penerima tidak dapat melakukan tindakan seperti meneruskan, menyalin, atau mencetak pesan yang dilindungi IRM. Anda juga dapat menggunakan aturan transport untuk menerapkan template RMS pada pesan yang dikirim oleh anggota grup distribusi atau dikirim oleh anggota departemen tertentu. Perhatikan hal berikut:

Menambahkan sanggahan pada pesan yang dikirim pengguna di organisasi

Anda dapat menggunakan aturan transport untuk menambahkan teks secara otomatis, biasanya disebut sanggahan, pada pesan e-mail. Sanggahan biasanya digunakan untuk memberikan informasi hukum, informasi kesesuaian, atau alasan lain yang khusus untuk organisasi Anda. Lihat Menambahkan Sanggahan ke Pesan.

Mengumpulkan pesan e-mail yang dikirim ke luar organisasi

Untuk memenuhi persyaratan peraturan, organisasi Anda mungkin harus mengumpulkan semua pesan e-mail yang dikirim kepada penerima eksternal. Dengan demikian, Anda dapat membuat aturan jurnal agar dapat membuat laporan jurnal untuk setiap pesan yang dikirim ke luar organisasi. Anda juga dapat membuat aturan jurnal untuk pesan yang dikirim atau diterima oleh pengguna maupun anggota grup distribusi tertentu. Lihat Membuat Aturan Jurnal.

Mengetahui apakah kotak pesan diakses oleh pengguna selain pemilik

Secara default, hanya pemilik yang dapat mengakses kotak pesan, namun izin mengakses kotak pesan dapat ditetapkan untuk pengguna lain, misalnya delegasi atau administrator. Jika Anda memiliki alasan hukum, sumber daya manusia, atau TI untuk menduga bahwa kotak pesan telah diakses atau dirusak oleh pengguna selain pemilik kotak pesan, Anda dapat menjalankan laporan akses kotak pesan non-pemilik. Lihat Menjalankan Laporan Akses Kotak Pesan Selain Pemilik.

Skenario kesesuaian umum yang didukung oleh Exchange Online

Ketersediaan fitur kesesuaian

Gunakan tabel berikut untuk melihat fitur kesesuaian yang tersedia di Exchange Online untuk Microsoft Office 365 dan Microsoft Live@edu.

 

Fitur kesesuaian Office 365 untuk profesional dan bisnis skala kecil Office 365 untuk perusahaan Live@edu

Arsip pribadi

Ya (Gabungan ukuran total sebesar 25 GB untuk kotak pesan utama dan arsip)

Ya (Gabungan ukuran total sebesar 25 GB untuk kotak pesan utama dan arsip); kuota default 100 GB untuk langganan Exchange Online (Daftar 2) atau yang lebih tinggi

Tidak

Manajemen data pesan

Ya

Ya

Ya

Penahanan litigasi

Tidak

Ya; memerlukan langganan Exchange Online (Daftar 2) atau yang lebih tinggi

Tidak

Pencarian di Beberapa Kotak Pesan

Tidak

Ya

Ya

Manajemen hak informasi

Tidak

Ya

Tidak

Aturan transport

Tidak

Ya

Ya

Jurnal

Tidak

Ya

Ya

Pendataan audit

Ya

Ya

Ya

Kembali ke atas

 
Topik bantuan terkait
Memuat...
Tidak ditemukan sumber daya.