Hatókör: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu
Témakör utolsó módosításának ideje: 2011-12-19
Az Exchange Online üzenetkezeléssel kapcsolatos megfelelőségi funkciói az alábbi területeken segítenek a szervezetnek a jogi, hatósági vagy szervezeti megfelelési követelmények betartásában:
- Megőrzés Megakadályozhatja az üzenetek törlését az adatmegőrzési követelmények vagy a jogi előírások teljesítése érdekében.
- Felderítés Kikeresheti a konkrét jogi ügyekhez vagy a hatóságoktól érkező kérvényekhez kapcsolódó elemeket.
- Szabályozás Szabályozhatja az üzenetáramlást, és az üzenet tartalmán vagy az üzenet feladóján/címzettjén alapuló végrehajtható szabályokat alakíthat ki.
- Védelem Titkosíthatja a tartalmat, és az e-mail használatra vonatkozó házirendeket érvényesíthet.
Vegyük alaposabban szemügyre ezeket:
- Az Exchange Online megfelelőségi funkciói
- Az Exchange Online által támogatott gyakori megfelelőségi forgatókönyvek
- A megfelelőségi funkciók elérhetősége
- Üzenetrekordok kezelése (Messaging records management – MRM) Az MRM segít a szervezetnek megelőzni a felhasználók vagy üzenetkezelési házirendek által törölt e-mail üzenetek és egyéb üzenetküldési tartalmak végleges törlését, ami a vállalati irányelvek, a kormányzati szabályozások vagy jogszabályi előírások betartása miatt lehet szükséges. Az MRM emellett a jogi vagy üzleti értékkel már nem bíró régebbi üzenetküldési tartalmak automatikus törlésében is segít. Az MRM adatmegőrzési szabályokkal és adatmegőrzési címkékkel szabályozza, hogy mennyi ideig kell megtartani az elemeket a felhasználók postaládájában, és hogy milyen műveletet végezzen el a rendszer a bizonyos kort elérő elemeken.
További információ: Adatmegőrzési szabályok beállítása az Exchange Online alkalmazásban.
- Felderítés A Felderítés funkció a Keresés több postaládában nevű, grafikus kezelőfelülettel rendelkező eszközre támaszkodva lehetővé teszi, hogy a jogi- és humánerőforrás-szakemberek és más felderítés-kezelők rákereshessenek a megadott feltételeknek megfelelő üzenetekre a szervezetén belüli összes elsődleges és archivált postaládában. Mivel a felderítéshez nem kellenek teljes körű rendszergazdai engedélyek, a normál felhasználókat is felruházhatja a postaládák közötti kereséshez szükséges engedélyekkel, illetve korlátozhatja a felhasználó által a keresésbe bevonható postaládák körét. A Keresés több postaládában eszköz keresési eredményei kinyomtathatók vagy .PST-fájlba menthetők a Microsoft Outlook programmal.
További információ: Keresés több postaládában.
- Személyes archívum Létrehozhat egy személyes archívum nevű archív postaládát a felhasználó elsődleges felhőalapú postaládájához. A felhasználók az archív postaládát korábbi üzenetadatok tárolására használhatják – üzeneteket másolhatnak az elsődleges postaládájukból az archív postaládába. A rendszergazdák és a felhasználók az MRM szolgáltatásaival a bizonyos kort elérő üzeneteket automatikusan áthelyezhetik az archív postaládába. Mivel a felhasználó archív postaládájába kerülő elemeket a rendszer indexeli, az archív postaládák részt vesznek a több postaládában való keresésben.
További információ: Archív postaláda visszaállítása.
- Peres eljárás miatti tartás Peres eljárás miatti tartást, más néven jogi célú megtartást állíthat be egy adott postaládára vonatkozóan, hogy hosszabb időre megakadályozza az e-mail üzenetek és egyéb üzenetküldési elemek törlését. A peres eljárás miatti tartással emellett az elemek végleges törlése is megakadályozható. Ha egy felhasználó postaládáját peres eljárás miatti tartásba helyezték, a felhasználó törölheti ugyan a postaládája elemeit, de a Microsoft adatközponti kiszolgálói határozatlan ideig megőrzik őket. A peres eljárás miatti tartás emellett a módosított elemek korábbi verzióit is megőrzi.
További információ: Postaláda peres eljárás miatti tartásba helyezése.
- Tartalomvédelmi szolgáltatás (Information rights management – IRM) A tartalomvédelmi (IRM) funkciók révén biztosítható az e-mailek és a támogatott mellékletek online és offline védelme. A tartalomvédelmet alkalmazhatják a felhasználók az Outlook vagy az Outlook Web App alkalmazásban, illetve a rendszergazdák, átvitelvédelmi szabályok és Outlook védelmi szabályok segítségével. A tartalomvédelemmel a rendszergazdák és a felhasználók szabályozhatják, hogy ki férhet hozzá az e-mailekben szereplő bizalmas adatokhoz, illetve ki továbbíthatja, nyomtathatja ki és másolhatja őket. Felhívjuk figyelmét, hogy a tartalomvédelem csak akkor használható, ha intézményi szervezeténél telepítve van egy Active Directory Tartalomvédelmi szolgáltatások (AD RMS) kiszolgáló.
További információ: A tartalomvédelmi szolgáltatás beállítása és kezelése az Exchange Online alkalmazásban.
Megjegyzés Az Outlook Web App alkalmazásban támogatott és tiltott fájlmelléklettípusok listája a Outlook Web App Postaláda-házirendek | Elérhető beállítások témakör „A fájlokra és mellékletekre vonatkozó beállítások” szakaszában található.
- Átviteli szabályok és átvitelvédelmi szabályok Az átviteli szabályokkal irányíthatja a levéláramlást, és üzenetkezelési szabályokat alkalmazhat a szervezetén belül, illetve a szervezetétől/a szervezetének küldött e-mail üzenetekre vonatkozóan. Az átviteli szabályokkal a rendszergazdák adott üzenetattribútumokat vagy feltételeket definiálhatnak, és megadhatják azokat a műveleteket, amelyeket alkalmazni szeretnének a definiált attribútumokat tartalmazó üzenetekre. Így például a rendszergazdák átviteli szabályok segítségével hozzáfűzhetnek egy felelősséget kizáró nyilatkozatot a szervezeten kívülre küldött üzenetekhez, vagy megakadályozhatják, hogy meghatározott felhasználócsoportok kommunikáljanak egymással.
Az átvitelvédelmi szabályok segítségével átviteli szabályokat alkalmazhat az üzenetek tartalomvédelme érdekében, egy AD RMS jogmegadási sablon alkalmazásával.
További információ: Szervezetszintű szabályok.
Microsoft Live@edu Az Outlook Live for Live@edu ezenkívül felügyeleti házirendekkel segít az iskoláknak annak a megszabásában, hogy ki küldhet e-mailt az intézmény felhasználóinak, illetve ki kaphat e-mailt tőlük. További információ: Felügyeleti házirendek.
- Napló vezetése A napló vezetése a bejövő és a kimenő e-mailes kommunikáció rögzítése révén segíthet szervezetének a jogi, hatósági vagy szervezeti megfelelési követelmények betartásában. A naplószabályokat adott címzetteknek, illetve címzettek által küldött e-mailek rögzítésére vagy „naplózására” használják. Ha egy üzenet megfelel a naplószabályban meghatározott feltételnek, akkor a rendszer létrehoz egy, az eredeti üzenetet is tartalmazó jelentést, és elküldi azt egy naplózó postaládának.
További információ: Naplószabályok.
- Naplózás A Naplózási jelentések egy olyan, grafikus kezelőfelülettel rendelkező eszköz, melynek segítségével szervezete nyomon követheti az illetéktelen hozzáférést a felhasználói postaládákhoz, azonosíthatja a peres eljárás miatt tartásban lévő postaládákat, és azonosíthatja a rendszergazdai szerepkörcsoportokon végrehajtott esetleges módosításokat. Ezenkívül a rendszergazdák által végrehajtott műveletek azonosítására szolgáló rendszergazdai vizsgálati naplót is exportálhatja.
További információ: Naplózási jelentések használata az Exchange Online rendszerben.
Nézzük át az Exchange Online által támogatott leggyakoribb megfelelőségi forgatókönyveket.
A szervezet archiválási stratégiájának az implementálása és kezelése érdekében minden felhasználónál engedélyezhet egy archív postaládát. Ez a rendszergazdáknak és a felhasználóknak egyetlen, egyesített archívumot biztosít az előzményadataik kezelésére. Az MRM technológia automatikusan áthelyezi az elemeket a felhasználó archív postaládájába, és a több postaládában történő keresés az archív postaládákban keresi a keresési feltételeknek megfelelő elemeket. További információ: Archív postaláda visszaállítása.
A szervezettel szemben támasztott üzleti, jogi vagy hatósági megfelelési követelmények teljesítését segítendő a rendszer minden Exchange Online postaládánál alkalmaz egy alapértelmezett adatmegőrzési szabályt. Ez az adatmegőrzési szabály a felhasználói postaláda alábbi alapértelmezett levelezési mappáinál alkalmaz megőrzési beállításokat:
- Törölt elemek A Törölt elemek mappában szereplő törölt üzenetekre vonatkozik. Harminc nappal azután, hogy a felhasználó töröl egy üzenetet, az üzenet véglegesen törlődik, és átkerül a Helyreállítható elemek mappába, vagy más néven hulladéklerakóba. A felhasználó az Outlook vagy az Outlook Web App alkalmazás Törölt elemek helyreállítása funkciójával állíthatja vissza a Helyreállítható elemek mappában lévő elemeket.
- Levélszemét A Levélszemét mappában lévő üzenetekre vonatkozik. Harminc nappal azután, hogy egy levélszemétnek tekintett üzenet a felhasználó Levélszemét mappájába kerül, az üzenet véglegesen törlődik, és átkerül a Helyreállítható elemek mappába.
- Helyreállítható elemek A Helyreállítható elemek mappában szereplő üzenetekre vonatkozik. Tizennégy nappal azután hogy egy üzenet a Helyreállítható elemek mappába került, a rendszer áthelyezi azt a felhasználó archív postaládájának Helyreállítható elemek mappájába. Ekkor már csak a rendszergazdák állíthatják vissza az elemet az Exchange Online egyelemes helyreállítás funkciójával. Ha a felhasználónak nincs archív postaládája, akkor nem történik semmi, és az elem a felhasználó elsődleges postaládájának Helyreállítható elemek mappájában marad.
Megjegyzés A felhasználók az Outlook vagy az Outlook Web App alkalmazás Törölt elemek helyreállítása funkciójával törölhetik vagy kiüríthetik a Helyreállítható elemek mappában lévő elemeket. Az egyelemes helyreállítás további 14 napig megőrzi a kiürített elemeket; a 14 nap után az MRM áthelyezi a kiürített elemeket a felhasználó archív postaládájának Helyreállítható elemek mappájába.
A felhasználó postaládájában lévő minden további olyan elem, amelyre ezek az adatmegőrzési beállítások nem vonatkoznak, két év után kerül át a felhasználó archív postaládájába. Az Exchange Online ezenkívül alapértelmezett személyes adatmegőrzési címkéket is biztosít, melyeket a felhasználók a postaládájukban található mappákra és egyes elemekre alkalmazhatnak. Nézze meg az alábbi témaköröket:
A jogi felderítési kérelmeknek való megfelelőség érdekében a szervezetek az Exchange Online felderítési funkcióval összegyűjthetik, feldolgozhatják és ellenőrizhetik a valamely jogi eset szempontjából releváns e-mail üzeneteket. Nézze meg az alábbi témaköröket:
- Új több postaládára kiterjedő keresés létrehozása
- Több postaládában való keresés eredményeinek megjelenítése
- Felderítési postaláda megnyitása az Outlook programmal
Megjegyzés Ahhoz, hogy az intézményi és a felhőalapú szervezetben is keresni lehessen a postaládák között, a szervezetnél hibrid telepítést kell kivitelezni. További információ: Az Exchange hibrid telepítése és áttelepítése az Office 365 alkalmazással.
Az Exchange Online által támogatott gyakori megfelelőségi forgatókönyvek
Ha a szervezet értesítést kap egy függőben lévő peres ügyről, akkor meg kell őriznie a releváns adatokat, például az esetleg bizonyítékként szolgáló e-maileket. Az adott jogi esethez kapcsolódó e-mailek megőrzése érdekében a postaládáknál peres eljárás miatti tartást lehet bevezetni. Ezt követően a jogi felderítés során a peres eljárás miatti tartás alatt álló postaládában rá lehet keresni az eset szempontjából releváns elemekre. A peres eljárás miatti tartás engedélyezésekor a rendszer a tartást a felhasználó archív postaládájára is alkalmazza. Nézze meg az alábbi témaköröket:
Lehetőség van arra, hogy a jogi csapata tagjainak vagy más, erre jogosult személyeknek megadja az ahhoz szükséges engedélyeket, hogy az Exchange Vezérlőpult használatával egy postaládánál peres eljárás miatti tartást alkalmazzanak. További információ: Postaláda peres eljárás miatti tartásba helyezése.
Arra is lehetőség van, hogy jogi csapata tagjainak az Exchange Online Felderítés funkciója használatához szükséges engedélyeket biztosítson. Ez lehetővé teszi az ügyvédek, a jogi csapat tagjai és a felderítés-kezelők részére, hogy több postaládában történő keresést hajtsanak végre az Exchange vezérlőpultjáról. További információ: Több postaládában való keresés engedélyezése a felhasználók számára.
A felderítés keresési eredményeit a rendszer átmásolja egy felderítési postaládába. A rendszer alapértelmezés szerint minden Exchange Online-szervezetnél létrehoz egy felderítési postaládát. A rendszergazdák azonban további felderítési keresési postaládákat is létrehozhatnak bizonyos jogi esetek vagy jogi csapatok számára, és ezek mindegyikénél 50 GB az alapértelmezett kvótaméret. A rendszergazdák ezt követően engedélyeket adhatnak a felderítés-kezelőknek a felderítési postaláda hozzáférésére. Nézze meg az alábbi témaköröket:
Előfordulhat, hogy szervezeténél meg kell akadályozni a különböző érdekek ütközését, amelynek hátterében gyakran az áll, hogy különböző részlegek, jogi csapatok vagy iskolák rendelkeznek bizalmas adatok megosztásának a lehetőségével. A probléma megoldása érdekében a szervezetek megakadályozhatják, hogy a különböző felhasználócsoportok e-mailt váltsanak egymással. Az ilyen típusú korlátozást erkölcsi falnak is szokás nevezni. Néhány példa:
-
Egy jogi cégnél az ügyféltitkok megőrzése érdekében az e-mailek áramlását a meghatározott jogi eseteken dolgozó munkatársakra kell korlátozni.
-
A befektetési szervezeteknél, ahol a piackutatók rendelkezhetnek olyan bizalmas adatokkal, melyek egy brókert befolyásolhatnak, a jogszabályi követelmények gyakran előírják, hogy a két csoport semmilyen módon nem kommunikálhat egymással.
-
Olyan tankerületek, melyek meg akarják akadályozni, hogy a különböző iskolákban lévő diákok az iskolai fiókjukból váltsanak e-mailt egymással.
További információ: A bizonyos csoportok közötti levélforgalom megakadályozása szabályokkal.
Az Exchange Online által támogatott gyakori megfelelőségi forgatókönyvek
Ha szervezete felhasználóinak pénzügyi, jogi vagy más bizalmas információkat tartalmazó e-maileket kell küldeniük a szervezetén kívüli címzettek részére, akkor létrehozhat tartalomvédelmi sablont (RMS-sablont) alkalmazó átvitelvédelmi szabályokat az e-mail üzenetek tartalmának a védelme érdekében. Az RMS-sablonban megadott beállításoktól függően megakadályozható, hogy a címzettek végrehajtsanak bizonyos műveleteket, például a tartalomvédelemmel ellátott üzenet továbbítását, másolását vagy kinyomtatását. Ezenkívül átviteli szabályokkal RMS-sablonokat alkalmazhat egy bizonyos terjesztési csoport vagy egy meghatározott részleg tagjai által küldött üzenetekre. Nézze meg az alábbi témaköröket:
Átviteli szabályok alkalmazásával az e-mail üzenetekhez automatikusan szöveget adhat hozzá, melyet gyakran neveznek felelősséget kizáró nyilatkozatnak. A felelősséget kizáró nyilatkozatok általában jogi információkat, megfelelőségi információkat, illetve egyéb, a szervezet által meghatározott célokat szolgáló információkat tartalmaznak. További információ: Felelősséget kizáró nyilatkozatok hozzáadása az üzenetekhez.
A jogszabályi előírások miatt előfordulhat, hogy szervezetének gyűjtenie kell a külső címzetteknek küldött e-mail üzeneteket. Ebben az esetben létrehozhat egy olyan naplószabályt, amely minden, a szervezetén kívülre küldött üzenetről naplójelentést készít. Ezenkívül a meghatározott címzetteknek küldött, illetve meghatározott felhasználók vagy egy terjesztési csoport tagjai által fogadott üzenetekhez is létrehozhat naplószabályokat. További információ: Naplószabályok létrehozása.
Alapértelmezés szerint csak a postaláda tulajdonosa férhet hozzá a postaládához, de más felhasználók (például meghatalmazottak és rendszergazdák) részére is lehet hozzáférési engedélyt biztosítani. Ha jogi, humánerőforrás- vagy informatikai okokból felmerült a gyanú, hogy egy postaládát a postaláda tulajdonosán kívül valaki megnyitott, vagy megpróbált visszaélni vele, akkor futtathat egy nem tulajdonosi postaláda-hozzáférési jelentést. További információ: Nem tulajdonosi postaláda-hozzáférési jelentés készítése.
Az Exchange Online által támogatott gyakori megfelelőségi forgatókönyvek
Az alábbi táblázat bemutatja, mely megfelelőségi funkciók érhetők el az Exchange Online for Microsoft Office 365 és a Microsoft Live@edu szolgáltatásban.
| Megfelelőségi funkció | Office 365 szakemberek és kisvállalatok számára | Office 365 nagyvállalatok számára | Live@edu |
|---|---|---|---|
| Személyes archívum | Igen (Az elsődleges és az archív postaláda mérete összesen 25 GB) | Igen (Az elsődleges és az archív postaláda mérete összesen 25 GB); 100 GB-os alapértelmezett kvóta az Exchange Online (Plan 2) vagy magasabb előfizetés esetén | Nem |
| Üzenetrekordok kezelése | Igen | Igen | Igen |
| Peres eljárás miatti tartás | Nem | Igen; Exchange Online (Plan 2) vagy magasabb előfizetés szükséges | Nem |
| Keresés több postaládában | Nem | Igen | Igen |
| Tartalomvédelem | Nem | Igen | Nem |
| Továbbítási szabályok | Nem | Igen | Igen |
| Napló vezetése | Nem | Igen | Igen |
| Naplózás | Igen | Igen | Igen |
