Az Exchange Online megfelelőségi funkciói

 

Hatókör: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Témakör utolsó módosításának ideje: 2011-12-19

Az Exchange Online üzenetkezeléssel kapcsolatos megfelelőségi funkciói az alábbi területeken segítenek a szervezetnek a jogi, hatósági vagy szervezeti megfelelési követelmények betartásában:

  • Megőrzés   Megakadályozhatja az üzenetek törlését az adatmegőrzési követelmények vagy a jogi előírások teljesítése érdekében.

  • Felderítés   Kikeresheti a konkrét jogi ügyekhez vagy a hatóságoktól érkező kérvényekhez kapcsolódó elemeket.

  • Szabályozás   Szabályozhatja az üzenetáramlást, és az üzenet tartalmán vagy az üzenet feladóján/címzettjén alapuló végrehajtható szabályokat alakíthat ki.

  • Védelem   Titkosíthatja a tartalmat, és az e-mail használatra vonatkozó házirendeket érvényesíthet.

Vegyük alaposabban szemügyre ezeket:

Az Exchange Online megfelelőségi funkciói

  • Üzenetrekordok kezelése (Messaging records management – MRM)   Az MRM segít a szervezetnek megelőzni a felhasználók vagy üzenetkezelési házirendek által törölt e-mail üzenetek és egyéb üzenetküldési tartalmak végleges törlését, ami a vállalati irányelvek, a kormányzati szabályozások vagy jogszabályi előírások betartása miatt lehet szükséges. Az MRM emellett a jogi vagy üzleti értékkel már nem bíró régebbi üzenetküldési tartalmak automatikus törlésében is segít. Az MRM adatmegőrzési szabályokkal és adatmegőrzési címkékkel szabályozza, hogy mennyi ideig kell megtartani az elemeket a felhasználók postaládájában, és hogy milyen műveletet végezzen el a rendszer a bizonyos kort elérő elemeken.

    További információ: Adatmegőrzési szabályok beállítása az Exchange Online alkalmazásban.

  • Felderítés   A Felderítés funkció a Keresés több postaládában nevű, grafikus kezelőfelülettel rendelkező eszközre támaszkodva lehetővé teszi, hogy a jogi- és humánerőforrás-szakemberek és más felderítés-kezelők rákereshessenek a megadott feltételeknek megfelelő üzenetekre a szervezetén belüli összes elsődleges és archivált postaládában. Mivel a felderítéshez nem kellenek teljes körű rendszergazdai engedélyek, a normál felhasználókat is felruházhatja a postaládák közötti kereséshez szükséges engedélyekkel, illetve korlátozhatja a felhasználó által a keresésbe bevonható postaládák körét. A Keresés több postaládában eszköz keresési eredményei kinyomtathatók vagy .PST-fájlba menthetők a Microsoft Outlook programmal.

    További információ: Keresés több postaládában.

  • Személyes archívum   Létrehozhat egy személyes archívum nevű archív postaládát a felhasználó elsődleges felhőalapú postaládájához. A felhasználók az archív postaládát korábbi üzenetadatok tárolására használhatják – üzeneteket másolhatnak az elsődleges postaládájukból az archív postaládába. A rendszergazdák és a felhasználók az MRM szolgáltatásaival a bizonyos kort elérő üzeneteket automatikusan áthelyezhetik az archív postaládába. Mivel a felhasználó archív postaládájába kerülő elemeket a rendszer indexeli, az archív postaládák részt vesznek a több postaládában való keresésben.

    További információ: Archív postaláda visszaállítása.

  • Peres eljárás miatti tartás   Peres eljárás miatti tartást, más néven jogi célú megtartást állíthat be egy adott postaládára vonatkozóan, hogy hosszabb időre megakadályozza az e-mail üzenetek és egyéb üzenetküldési elemek törlését. A peres eljárás miatti tartással emellett az elemek végleges törlése is megakadályozható. Ha egy felhasználó postaládáját peres eljárás miatti tartásba helyezték, a felhasználó törölheti ugyan a postaládája elemeit, de a Microsoft adatközponti kiszolgálói határozatlan ideig megőrzik őket. A peres eljárás miatti tartás emellett a módosított elemek korábbi verzióit is megőrzi.

    További információ: Postaláda peres eljárás miatti tartásba helyezése.

  • Tartalomvédelmi szolgáltatás (Information rights management – IRM)   A tartalomvédelmi (IRM) funkciók révén biztosítható az e-mailek és a támogatott mellékletek online és offline védelme. A tartalomvédelmet alkalmazhatják a felhasználók az Outlook vagy az Outlook Web App alkalmazásban, illetve a rendszergazdák, átvitelvédelmi szabályok és Outlook védelmi szabályok segítségével. A tartalomvédelemmel a rendszergazdák és a felhasználók szabályozhatják, hogy ki férhet hozzá az e-mailekben szereplő bizalmas adatokhoz, illetve ki továbbíthatja, nyomtathatja ki és másolhatja őket. Felhívjuk figyelmét, hogy a tartalomvédelem csak akkor használható, ha intézményi szervezeténél telepítve van egy Active Directory Tartalomvédelmi szolgáltatások (AD RMS) kiszolgáló.

    További információ: A tartalomvédelmi szolgáltatás beállítása és kezelése az Exchange Online alkalmazásban.

    Megjegyzés   Az Outlook Web App alkalmazásban támogatott és tiltott fájlmelléklettípusok listája a Outlook Web App Postaláda-házirendek | Elérhető beállítások témakör „A fájlokra és mellékletekre vonatkozó beállítások” szakaszában található.

  • Átviteli szabályok és átvitelvédelmi szabályok   Az átviteli szabályokkal irányíthatja a levéláramlást, és üzenetkezelési szabályokat alkalmazhat a szervezetén belül, illetve a szervezetétől/a szervezetének küldött e-mail üzenetekre vonatkozóan. Az átviteli szabályokkal a rendszergazdák adott üzenetattribútumokat vagy feltételeket definiálhatnak, és megadhatják azokat a műveleteket, amelyeket alkalmazni szeretnének a definiált attribútumokat tartalmazó üzenetekre. Így például a rendszergazdák átviteli szabályok segítségével hozzáfűzhetnek egy felelősséget kizáró nyilatkozatot a szervezeten kívülre küldött üzenetekhez, vagy megakadályozhatják, hogy meghatározott felhasználócsoportok kommunikáljanak egymással.

    Az átvitelvédelmi szabályok segítségével átviteli szabályokat alkalmazhat az üzenetek tartalomvédelme érdekében, egy AD RMS jogmegadási sablon alkalmazásával.

    További információ: Szervezetszintű szabályok.

    Microsoft Live@edu   Az Outlook Live for Live@edu ezenkívül felügyeleti házirendekkel segít az iskoláknak annak a megszabásában, hogy ki küldhet e-mailt az intézmény felhasználóinak, illetve ki kaphat e-mailt tőlük. További információ: Felügyeleti házirendek.

  • Napló vezetése   A napló vezetése a bejövő és a kimenő e-mailes kommunikáció rögzítése révén segíthet szervezetének a jogi, hatósági vagy szervezeti megfelelési követelmények betartásában. A naplószabályokat adott címzetteknek, illetve címzettek által küldött e-mailek rögzítésére vagy „naplózására” használják. Ha egy üzenet megfelel a naplószabályban meghatározott feltételnek, akkor a rendszer létrehoz egy, az eredeti üzenetet is tartalmazó jelentést, és elküldi azt egy naplózó postaládának.

    További információ: Naplószabályok.

  • Naplózás   A Naplózási jelentések egy olyan, grafikus kezelőfelülettel rendelkező eszköz, melynek segítségével szervezete nyomon követheti az illetéktelen hozzáférést a felhasználói postaládákhoz, azonosíthatja a peres eljárás miatt tartásban lévő postaládákat, és azonosíthatja a rendszergazdai szerepkörcsoportokon végrehajtott esetleges módosításokat. Ezenkívül a rendszergazdák által végrehajtott műveletek azonosítására szolgáló rendszergazdai vizsgálati naplót is exportálhatja.

    További információ: Naplózási jelentések használata az Exchange Online rendszerben.

Vissza a tetejére

Az Exchange Online által támogatott gyakori megfelelőségi forgatókönyvek

Nézzük át az Exchange Online által támogatott leggyakoribb megfelelőségi forgatókönyveket.

 

A korábbi üzenetadatok tárolása minden felhasználónál

Az üzenetadatok megőrzése, majd eltávolításuk a megőrzési idő leteltével

A peres ügyek szempontjából releváns üzenetadatok gyűjtése, feldolgozása és ellenőrzése

A postaládában lévő elemek törlésének és módosításának megakadályozása peres eljárásoknál

Engedély a jogi csapat tagjainak peres eljárás miatti tartás beállítására és feloldására

Engedély a jogi csapat tagjai számára postaládákon belüli keresések végrehajtására

Felderítési postaláda létrehozása egy bizonyos jogi esethez

Az e-mailes kommunikáció meggátlása különböző részlegek, jogi csapatok vagy iskolák között

Állandó védelem alkalmazása a szervezeten kívülre küldött üzeneteknél

Felelősséget kizáró nyilatkozat hozzáadása a szervezete felhasználói által küldött üzenetekhez

A szervezeten kívülre küldött üzenetek gyűjtése

Annak megállapítása, hogy hozzáfért-e valaki a tulajdonoson kívül a postaládához

A korábbi üzenetadatok tárolása minden felhasználónál

A szervezet archiválási stratégiájának az implementálása és kezelése érdekében minden felhasználónál engedélyezhet egy archív postaládát. Ez a rendszergazdáknak és a felhasználóknak egyetlen, egyesített archívumot biztosít az előzményadataik kezelésére. Az MRM technológia automatikusan áthelyezi az elemeket a felhasználó archív postaládájába, és a több postaládában történő keresés az archív postaládákban keresi a keresési feltételeknek megfelelő elemeket. További információ: Archív postaláda visszaállítása.

Az üzenetadatok megőrzése, majd eltávolításuk a megőrzési idő leteltével

A szervezettel szemben támasztott üzleti, jogi vagy hatósági megfelelési követelmények teljesítését segítendő a rendszer minden Exchange Online postaládánál alkalmaz egy alapértelmezett adatmegőrzési szabályt. Ez az adatmegőrzési szabály a felhasználói postaláda alábbi alapértelmezett levelezési mappáinál alkalmaz megőrzési beállításokat:

  • Törölt elemek   A Törölt elemek mappában szereplő törölt üzenetekre vonatkozik. Harminc nappal azután, hogy a felhasználó töröl egy üzenetet, az üzenet véglegesen törlődik, és átkerül a Helyreállítható elemek mappába, vagy más néven hulladéklerakóba. A felhasználó az Outlook vagy az Outlook Web App alkalmazás Törölt elemek helyreállítása funkciójával állíthatja vissza a Helyreállítható elemek mappában lévő elemeket.

  • Levélszemét   A Levélszemét mappában lévő üzenetekre vonatkozik. Harminc nappal azután, hogy egy levélszemétnek tekintett üzenet a felhasználó Levélszemét mappájába kerül, az üzenet véglegesen törlődik, és átkerül a Helyreállítható elemek mappába.

  • Helyreállítható elemek   A Helyreállítható elemek mappában szereplő üzenetekre vonatkozik. Tizennégy nappal azután hogy egy üzenet a Helyreállítható elemek mappába került, a rendszer áthelyezi azt a felhasználó archív postaládájának Helyreállítható elemek mappájába. Ekkor már csak a rendszergazdák állíthatják vissza az elemet az Exchange Online egyelemes helyreállítás funkciójával. Ha a felhasználónak nincs archív postaládája, akkor nem történik semmi, és az elem a felhasználó elsődleges postaládájának Helyreállítható elemek mappájában marad.

    Megjegyzés   A felhasználók az Outlook vagy az Outlook Web App alkalmazás Törölt elemek helyreállítása funkciójával törölhetik vagy kiüríthetik a Helyreállítható elemek mappában lévő elemeket. Az egyelemes helyreállítás további 14 napig megőrzi a kiürített elemeket; a 14 nap után az MRM áthelyezi a kiürített elemeket a felhasználó archív postaládájának Helyreállítható elemek mappájába.

A felhasználó postaládájában lévő minden további olyan elem, amelyre ezek az adatmegőrzési beállítások nem vonatkoznak, két év után kerül át a felhasználó archív postaládájába. Az Exchange Online ezenkívül alapértelmezett személyes adatmegőrzési címkéket is biztosít, melyeket a felhasználók a postaládájukban található mappákra és egyes elemekre alkalmazhatnak. Nézze meg az alábbi témaköröket:

A peres ügyek szempontjából releváns üzenetadatok gyűjtése, feldolgozása és ellenőrzése

A jogi felderítési kérelmeknek való megfelelőség érdekében a szervezetek az Exchange Online felderítési funkcióval összegyűjthetik, feldolgozhatják és ellenőrizhetik a valamely jogi eset szempontjából releváns e-mail üzeneteket. Nézze meg az alábbi témaköröket:

Megjegyzés   Ahhoz, hogy az intézményi és a felhőalapú szervezetben is keresni lehessen a postaládák között, a szervezetnél hibrid telepítést kell kivitelezni. További információ: Az Exchange hibrid telepítése és áttelepítése az Office 365 alkalmazással.

Az Exchange Online által támogatott gyakori megfelelőségi forgatókönyvek

A postaládában lévő elemek törlésének és módosításának megakadályozása peres eljárásoknál

Ha a szervezet értesítést kap egy függőben lévő peres ügyről, akkor meg kell őriznie a releváns adatokat, például az esetleg bizonyítékként szolgáló e-maileket. Az adott jogi esethez kapcsolódó e-mailek megőrzése érdekében a postaládáknál peres eljárás miatti tartást lehet bevezetni. Ezt követően a jogi felderítés során a peres eljárás miatti tartás alatt álló postaládában rá lehet keresni az eset szempontjából releváns elemekre. A peres eljárás miatti tartás engedélyezésekor a rendszer a tartást a felhasználó archív postaládájára is alkalmazza. Nézze meg az alábbi témaköröket:

Engedély a jogi csapat tagjainak peres eljárás miatti tartás beállítására és feloldására

Lehetőség van arra, hogy a jogi csapata tagjainak vagy más, erre jogosult személyeknek megadja az ahhoz szükséges engedélyeket, hogy az Exchange Vezérlőpult használatával egy postaládánál peres eljárás miatti tartást alkalmazzanak. További információ: Postaláda peres eljárás miatti tartásba helyezése.

Engedély a jogi csapat tagjai számára postaládákon belüli keresések végrehajtására

Arra is lehetőség van, hogy jogi csapata tagjainak az Exchange Online Felderítés funkciója használatához szükséges engedélyeket biztosítson. Ez lehetővé teszi az ügyvédek, a jogi csapat tagjai és a felderítés-kezelők részére, hogy több postaládában történő keresést hajtsanak végre az Exchange vezérlőpultjáról. További információ: Több postaládában való keresés engedélyezése a felhasználók számára.

Felderítési postaláda létrehozása egy bizonyos jogi esethez

A felderítés keresési eredményeit a rendszer átmásolja egy felderítési postaládába. A rendszer alapértelmezés szerint minden Exchange Online-szervezetnél létrehoz egy felderítési postaládát. A rendszergazdák azonban további felderítési keresési postaládákat is létrehozhatnak bizonyos jogi esetek vagy jogi csapatok számára, és ezek mindegyikénél 50 GB az alapértelmezett kvótaméret. A rendszergazdák ezt követően engedélyeket adhatnak a felderítés-kezelőknek a felderítési postaláda hozzáférésére. Nézze meg az alábbi témaköröket:

Az e-mailes kommunikáció meggátlása különböző részlegek, jogi csapatok vagy iskolák között

Előfordulhat, hogy szervezeténél meg kell akadályozni a különböző érdekek ütközését, amelynek hátterében gyakran az áll, hogy különböző részlegek, jogi csapatok vagy iskolák rendelkeznek bizalmas adatok megosztásának a lehetőségével. A probléma megoldása érdekében a szervezetek megakadályozhatják, hogy a különböző felhasználócsoportok e-mailt váltsanak egymással. Az ilyen típusú korlátozást erkölcsi falnak is szokás nevezni. Néhány példa:

  • Egy jogi cégnél az ügyféltitkok megőrzése érdekében az e-mailek áramlását a meghatározott jogi eseteken dolgozó munkatársakra kell korlátozni.

  • A befektetési szervezeteknél, ahol a piackutatók rendelkezhetnek olyan bizalmas adatokkal, melyek egy brókert befolyásolhatnak, a jogszabályi követelmények gyakran előírják, hogy a két csoport semmilyen módon nem kommunikálhat egymással.

  • Olyan tankerületek, melyek meg akarják akadályozni, hogy a különböző iskolákban lévő diákok az iskolai fiókjukból váltsanak e-mailt egymással.

További információ: A bizonyos csoportok közötti levélforgalom megakadályozása szabályokkal.

Az Exchange Online által támogatott gyakori megfelelőségi forgatókönyvek

Állandó védelem alkalmazása a szervezeten kívülre küldött üzeneteknél

Ha szervezete felhasználóinak pénzügyi, jogi vagy más bizalmas információkat tartalmazó e-maileket kell küldeniük a szervezetén kívüli címzettek részére, akkor létrehozhat tartalomvédelmi sablont (RMS-sablont) alkalmazó átvitelvédelmi szabályokat az e-mail üzenetek tartalmának a védelme érdekében. Az RMS-sablonban megadott beállításoktól függően megakadályozható, hogy a címzettek végrehajtsanak bizonyos műveleteket, például a tartalomvédelemmel ellátott üzenet továbbítását, másolását vagy kinyomtatását. Ezenkívül átviteli szabályokkal RMS-sablonokat alkalmazhat egy bizonyos terjesztési csoport vagy egy meghatározott részleg tagjai által küldött üzenetekre. Nézze meg az alábbi témaköröket:

Felelősséget kizáró nyilatkozat hozzáadása a szervezete felhasználói által küldött üzenetekhez

Átviteli szabályok alkalmazásával az e-mail üzenetekhez automatikusan szöveget adhat hozzá, melyet gyakran neveznek felelősséget kizáró nyilatkozatnak. A felelősséget kizáró nyilatkozatok általában jogi információkat, megfelelőségi információkat, illetve egyéb, a szervezet által meghatározott célokat szolgáló információkat tartalmaznak. További információ: Felelősséget kizáró nyilatkozatok hozzáadása az üzenetekhez.

A szervezeten kívülre küldött üzenetek gyűjtése

A jogszabályi előírások miatt előfordulhat, hogy szervezetének gyűjtenie kell a külső címzetteknek küldött e-mail üzeneteket. Ebben az esetben létrehozhat egy olyan naplószabályt, amely minden, a szervezetén kívülre küldött üzenetről naplójelentést készít. Ezenkívül a meghatározott címzetteknek küldött, illetve meghatározott felhasználók vagy egy terjesztési csoport tagjai által fogadott üzenetekhez is létrehozhat naplószabályokat. További információ: Naplószabályok létrehozása.

Annak megállapítása, hogy hozzáfért-e valaki a tulajdonoson kívül a postaládához

Alapértelmezés szerint csak a postaláda tulajdonosa férhet hozzá a postaládához, de más felhasználók (például meghatalmazottak és rendszergazdák) részére is lehet hozzáférési engedélyt biztosítani. Ha jogi, humánerőforrás- vagy informatikai okokból felmerült a gyanú, hogy egy postaládát a postaláda tulajdonosán kívül valaki megnyitott, vagy megpróbált visszaélni vele, akkor futtathat egy nem tulajdonosi postaláda-hozzáférési jelentést. További információ: Nem tulajdonosi postaláda-hozzáférési jelentés készítése.

Az Exchange Online által támogatott gyakori megfelelőségi forgatókönyvek

A megfelelőségi funkciók elérhetősége

Az alábbi táblázat bemutatja, mely megfelelőségi funkciók érhetők el az Exchange Online for Microsoft Office 365 és a Microsoft Live@edu szolgáltatásban.

 

Megfelelőségi funkció Office 365 szakembereknek és kisvállalatoknak Office 365 nagyvállalatoknak Live@edu

Személyes archívum

Igen (Az elsődleges és az archív postaláda mérete összesen 25 GB)

Igen (Az elsődleges és az archív postaláda mérete összesen 25 GB); 100 GB-os alapértelmezett kvóta az Exchange Online (Plan 2) vagy magasabb előfizetés esetén

Nem

Üzenetrekordok kezelése

Igen

Igen

Igen

Peres eljárás miatti tartás

Nem

Igen; Exchange Online (Plan 2) vagy magasabb előfizetés szükséges

Nem

Keresés több postaládában

Nem

Igen

Igen

Tartalomvédelem

Nem

Igen

Nem

Továbbítási szabályok

Nem

Igen

Igen

Napló vezetése

Nem

Igen

Igen

Naplózás

Igen

Igen

Igen

Vissza a tetejére

 
Kapcsolódó súgótémakörök
Betöltés...
Nem találhatók erőforrások.