Značajke usklađenosti u usluzi Exchange Online

 

Odnosi se na: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Vrijeme zadnje izmjene teme: 2011-12-19

Značajke usklađenosti usluge Exchange Online mogu pomoći organizaciji da ispuni zakonske, pravne i organizacijske zahtjeve za usklađenošću na sljedeće načine:

  • Očuvanje   Sprječavanjem brisanja poruka kako bi se ispunili zahtjevi za čuvanje podataka ili pravne odredbe.

  • Otkrivanje   Pretraživanjem relevantnih stavki koje se odnose na određene pravne slučajeve ili zahtjeve zakonskih tijela.

  • Kontrola   Kontrolom tijeka poruka i primjenom pravila koja se temelje na sadržaju poruke ili primateljima i pošiljateljima poruke.

  • Zaštita   Šifriranjem sadržaja i primjenom pravila koja se odnose na korištenje e-pošte.

Pogledajmo kako ove značajke rade:

Značajke usklađenosti u usluzi Exchange Online

  • Upravljanje zapisima razmjene poruka (MRM)   MRM vašoj organizaciji omogućuje sprječavanje trajnog brisanja poruka e-pošte i drugih poruka koje mogu izbrisati korisnici ili pravila za poruke, a koje su potrebne za pridržavanje pravila tvrtke, vladinih ili zakonskih odredbi. MRM vam omogućuje i automatsko uklanjanje starih poruka koje više nisu zakonski ni poslovno potrebne. MRM koristi pravila zadržavanja i oznake zadržavanja da bi se kontroliralo koliko dugo će stavke ostati u poštanskim sandučićima korisnika te definirati koje će se akcije izvršiti na stavkama određene starosti.

    Pogledajte odjeljak Postavljanje i upravljanje pravilima zadržavanja u značajki Exchange Online.

  • Otkrivanje   Otkrivanje koristi pretraživanje više sandučića, alat koji se temelji na grafičkom korisničkom sučelju, a pravnim stručnjacima i stručnjacima za ljudske potencijale te drugim voditeljima za otkrivanje omogućuju pretraživanje primarnih i arhiviranih poštanskih sandučića u cijeloj vašoj organizaciji da bi se pronašle poruke koje odgovaraju određenim kriterijima. Kako za pretraživanje radi otkrivanja nisu potrebna puna administratorska dopuštenja, običnim korisnicima možete dodijeliti potrebna dopuštenja za pretraživanje poštanskih sandučića, a možete i ograničiti sandučiće koje ta osoba može pretraživati. Rezultati pretraživanja više poštanskih sandučića mogu se ispisati ili izvesti u .PST datoteku pomoću programa Microsoft Outlook.

    Pogledajte odjeljak Pretraživanja više poštanskih sandučića.

  • Osobna arhiva   Za korisnikov primarni poštanski sandučić utemeljen na oblaku možete stvoriti poštanski sandučić za arhiviranje koji se naziva osobnom arhivom. Korisnici ga mogu koristiti za spremanje povijesnih podataka o komuniciranju porukama, premještanjem ili kopiranjem poruka iz korisnikovog primarnog poštanskog sandučića u njegov arhivski sandučić. Administratori i korisnici MRM značajke mogu koristiti da bi poruke koje dosegnu određenu starost automatski premjestili u arhivski poštanski sandučić. Kako se stavke u korisnikovom arhivskom poštanskom sandučiću indeksiraju, arhivski poštanski sandučići također su uključeni u pretraživanje više poštanskih sandučića.

    Pogledajte odjeljak Omogućavanje Arhivskog poštanskog sandučića.

  • Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka   Na poštanski sandučić možete postaviti obavezu čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka koja se naziva i pravnom obustavom kako biste na duže vrijeme sačuvali poruke e-pošte i druge stavke. Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka sprječava i trajno brisanje stavki. Kada je za korisnički poštanski sandučić postavljena obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, korisnik može izbrisati stavke iz poštanskog sandučića, ali će se one na neograničeno vrijeme zadržati na poslužiteljima u centru podataka tvrtke Microsoft. Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka održava i povijest verzija stavki koje se izmijene.

    Pogledajte odjeljak Postavljanje obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić.

  • Upravljanje pravima na informacije (IRM)   IRM omogućuje mrežnu i izvanmrežnu zaštitu poruka e-pošte i podržanih privitaka. Zaštitu IRM mogu primijeniti korisnici u programu Outlook ili u aplikaciji Outlook Web App, a mogu je primijeniti i administratori putem pravila zaštite prijenosa i zaštitnih pravilima u programu Outlook. IRM administratorima i korisnicima olakšava nadzor nad pristupom, prosljeđivanjem, ispisom ili kopiranjem osjetljivih podataka unutar poruka e-pošte. Napominjemo da za IRM na lokaciji organizacije mora biti implementiran poslužitelj usluge Active Directory Rights Management Services (AD RMS).

    Pogledajte odjeljak Postavke i administracija upravljanja pravima na informacije na usluzi Exchange Online.

    Napomena   Popis vrsta datotečnih privitaka koji su dopušteni u značajki Outlook Web App ili se u njoj blokiraju potražite u odjeljku "Postavke datoteka i privitaka" u Pravila poštanskog sandučića web-aplikacije Outlook Web App | Dostupne postavke.

  • Pravila prijenosa i pravila zaštite prijenosa   Pravila prijenosa omogućuju vam kontrolu protoka i primjenu pravila za razmjenu poruka na poruke e-pošte koje se šalju unutar organizacije, koje organizacija prima ili šalje. Pomoću pravila prijenosa administratori mogu definirati specifične atribute poruka, ili uvjete, te akcije koje će se primijeniti na poruke s tim atributima. Pravila prijenosa možete, na primjer, koristiti za da biste porukama koje se šalju van organizacije priložili izjavu o ograničenju odgovornosti ili da biste spriječili komunikaciju e-poštom između određenih grupa korisnika.

    Pravila zaštite prijenosa omogućuju vam korištenje pravila prijenosa na porukama sa zaštitom IRM tako da na njih primijenite predložak pravila za AD RMS prava.

    Pogledajte odjeljak Pravila na razini organizacije.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live za Live@edu omogućuje i pravila nadzora pomoću kojih škole mogu kontrolirati od koga korisnici iz institucije mogu primiti poruku e-pošte te kome je mogu poslati. Pogledajte odjeljak Pravilnici o nadzoru.

  • Bilježenje komunikacije   Bilježenje komunikacije vašoj organizaciji može pomoći pri ispunjavanju zakonskih, pravnih i organizacijskih zahtjeva za usklađenost putem bilježenja ulazne i izlazne komunikacije e-poštom. Pravila dnevnika upotrebljavaju se za snimanje ili "bilježenje" poruka e-pošte koje šalju određeni korisnici i koje su poslane njima. Kada poruka odgovara kriteriju koji ste definirali pravilom dnevnika, generirat će se dnevnik koji sadrži originalnu poruku te će se poslati u poštanski sandučić za bilježenje komunikacije.

    Pogledajte odjeljak Dnevnička pravila.

  • Nadzorno zapisivanje   Izvješća o kontroli predstavljaju alat koji se temelji na grafičkom korisničkom sučelju, a koji vašoj organizaciji omogućuje praćenje neovlaštenog pristupa korisničkim poštanskim sandučićima, prepoznavanje sandučića na koje je primijenjena obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka te prepoznavanje svih promjena grupa administratorskih uloga. Možete i izvesti izvješće o kontroli administratora u kojem su navedene sve akcije koje je izvršio administrator.

    Pogledajte odjeljak Korištenje izvješća o nadzoru u Exchange Online.

Povratak na vrh

Uobičajeni scenariji usklađenosti koje podržava usluga Exchange Online

Pogledajmo najuobičajenije scenarije usklađenosti koje podržava usluga Exchange Online.

 

Spremanje povijesti podataka o razmjeni poruka za sve korisnike

Čuvanje podataka o razmjeni poruka i uklanjanje nakon isteka razdoblja čuvanja

Prikupljanje, obrada i pregled podataka o razmjeni poruka koji su bitni za sudski postupak

Sprječavanje uklanjanja i izmjene stavki poštanskog sandučića tijekom sudskog postupka

Omogućavanje članovima pravnog tima da postave ili onemoguće čuvanje dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka

Omogućavanje članovima pravnog tima da pretražuju poštanske sandučiće

Stvaranje poštanskog sandučića za otkrivanje za određeni pravni slučaj

Sprječavanje komunikacije e-poštom između članova različitih odjela, pravnih timova ili škola

Primjena stalne zaštite na poruke koje su poslane izvan organizacije

Dodavanje izjave o odricanju odgovornosti u poruke koje šalju korisnici iz organizacije

Prikupljanje poruka e-pošte poslanih izvan organizacije

Određivanje je li poštanskom sandučiću pristupila osoba koja nije njegov vlasnik

Spremanje povijesti podataka o razmjeni poruka za sve korisnike

Da biste u organizaciji primijenili strategiju arhiviranja i njome upravljali, možete za svakog korisnika omogućiti arhivski poštanski sandučić. To administratorima i korisnicima omogućuje jedinstven sjedinjen arhiv za upravljanje podacima o povijesti. MRM tehnologija stavke automatski premješta u korisnikov arhivski poštanski sandučić a pretraživanje više sandučića u arhivskim poštanskim sandučićima traži stavke koje odgovaraju određenim kriterijima. Pogledajte odjeljak Omogućavanje Arhivskog poštanskog sandučića.

Čuvanje podataka o razmjeni poruka i uklanjanje nakon isteka razdoblja čuvanja

Da bi organizacije ispunile poslovne, zakonske ili pravne uvjete, na sve poštanske sandučiće usluge Exchange Online primjenjuje se zadana pravila čuvanja. Ta pravila zadržavanja primjenjuju postavke zadržavanja na sljedeće zadane mape u korisničkim poštanskim sandučićima:

  • Izbrisane stavke   Primjenjuje se na poruke u mapi Izbrisane stavke. Trideset dana nakon što korisnik izbriše poruku, poruka će se trajno izbrisati i premjestiti u mapu Stavke za oporavak koja se zove i kanta za smeće. Korisnik stavke iz mape Stavke za oporavak može vratiti pomoću značajke Oporavi izbrisane stavke u programu Outlook ili značajki Outlook Web App.

  • Bezvrijedna e-pošta   Primjenjuje se na poruke u mapi Bezvrijedna e-pošta. Trideset dana nakon što se bezvrijedna poruka e-pošte premjesti u mapu Bezvrijedna e-pošta ili nakon što je korisnik u nju primi poruka će se trajno izbrisati i premjestiti u mapu Stavke za oporavak.

  • Stavke za oporavak   Primjenjuje se na poruke u mapi Stavke za oporavak. Četrnaest dana nakon što se poruka premjesti u mapu Stavke za oporavak ona će se premjestiti u mapu Stavke za oporavak u korisnikovom arhivskom poštanskom sandučiću. Stavku nakon toga oporaviti može samo administrator pomoću oporavka jedne stavke u značajki Exchange Online. Ako korisnik nema arhivski poštanski sandučić, neće doći do akcije i stavka će ostati u mapi Stavke za oporavak u primarnom poštanskom sandučiću korisnika.

    Napomena   Korisnici stavke iz mape Stavke za oporavak mogu ukloniti ili očistiti pomoću značajke Oporavi izbrisane stavke u programu Outlook ili značajki Outlook Web App. Oporavkom jedne stavke očišćene stavke čuvaju se dodatnih 14 dana; nakon 14 dana MRM će očišćene stavke premjestiti u mapu Stavke za oporavak u korisnikovom arhivskom poštanskom sandučiću.

Sve ostale stavke u korisnikovom poštanskom sandučiću na koje se ove postavke čuvanja ne odnose premještaju se u korisnikov arhivski poštanski sandučić nakon dvije godine. Exchange Online omogućuje i zadane oznake za osobno čuvanje koje korisnici mogu primijeniti na mape i pojedinačne stavke u svojim poštanskim sandučićima. Pogledajte sljedeće:

Prikupljanje, obrada i pregled podataka o razmjeni poruka koji su bitni za sudski postupak

Da bi se pridržavale zakonskih odredbi za otkrivanje, organizacije mogu koristiti značajke otkrivanja u usluzi Exchange Online da bi prikupile, obradile i pregledale poruke e-pošte koje se odnose na dani pravni slučaj. Pogledajte sljedeće:

Napomena   Vaša organizacija mora implementirati hibridno uvođenje da bi se pretraživali i poštanski sandučići na lokaciji i organizacije temeljene na oblaku. Dodatne informacije potražite u odjeljku Hibridna implementacija i migracija sustava Exchange uz Office 365.

Uobičajeni scenariji usklađenosti koje podržava usluga Exchange Online

Sprječavanje uklanjanja i izmjene stavki poštanskog sandučića tijekom sudskog postupka

Ako organizacija primi obavijest o budućem sudskom postupku, ona mora očuvati bitne podatke poput poruka e-pošte koje se mogu koristiti kao dokaz. Da bi se očuvale poruke e-pošte koje se odnose na pravni slučaj, za poštanske sandučiće može se omogućiti čuvanje dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka. Zatim se, u sklopu pravnog otkrivanja, poštanski sandučić za koji je omogućeno čuvanje dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka može pretraživati da bi se pronašle stavke koje se odnose na slučaj. Kada se omogući obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka, ona se primjenjuje i na korisnikov arhivski poštanski sandučić. Pogledajte sljedeće:

Omogućavanje članovima pravnog tima da postave ili onemoguće čuvanje dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka

Članovima pravnog tima i drugim ovlaštenim osobama možete dodijeliti dopuštenja potrebna za korištenje Upravljačke ploče sustava Exchange da bi za poštanski sandučić mogli omogućiti obavezu čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka. Pogledajte odjeljak Postavljanje obaveze čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka za poštanski sandučić.

Omogućavanje članovima pravnog tima da pretražuju poštanske sandučiće

Članovima pravnog tima možete i dodijeliti dopuštenja potrebna za korištenje značajki otkrivanja u usluzi Exchange Online. To će pravnicima, članovima pravnog tima i upraviteljima za otkrivanje omogućiti da pomoću Upravljačke ploče sustava Exchange izvrše pretraživanje više poštanskih sandučića. Pogledajte odjeljak Dodjela pristupa pretraživanju više poštanskih sandučića.

Stvaranje poštanskog sandučića za otkrivanje za određeni pravni slučaj

Rezultati pretraživanja radi otkrivanja kopiraju se u poštanski sandučić za otkrivanje. Zadani poštanski sandučić za otkrivanje stvara se za sve organizacije usluge Exchange Online. Administratori, međutim, mogu za posebne pravne slučajeve ili pravne timove napraviti dodatne poštanske sandučiće za otkrivanje, od kojih svaki može sadržavati 50 GB podataka. Administratori zatim upraviteljima za otkrivanje dodjeljuju dopuštenja za pristup poštanskom sandučiću za otkrivanje. Pogledajte sljedeće:

Sprječavanje komunikacije e-poštom između članova različitih odjela, pravnih timova ili škola

U vašoj će organizaciji možda biti potrebno spriječiti sukobe interesa do kojih bi moglo doći uslijed dijeljenja povjerljivih podataka između različitih odjela, pravnih timova ili škola. Zbog toga organizacije mogu zabraniti razmjenu e-pošte između različitih grupa korisnika. Te vrste ograničenja ponekad se nazivaju etičkim zidom. Ovo su neki primjeri:

  • Pravničke tvrtke koje moraju osigurati povjerljivost podataka o klijentu moraju ograničiti protok pošte na osobe koje rade na određenom slučaju.

  • U ulagačkim organizacijama u kojima osobe koje istražuju tržište mogu posjedovati povjerljive informacije koje mogu utjecati na brokere, pravne odredbe često nalažu sprječavanje svake komunikacije između te dvije grupe.

  • Škole koje učenicima drugih škola žele zabraniti korištenje računa škole za razmjenu e-pošte.

Pogledajte odjeljak Upotreba pravila u sprečavanju tijeka pošte između određenih grupa.

Uobičajeni scenariji usklađenosti koje podržava usluga Exchange Online

Primjena stalne zaštite na poruke koje su poslane izvan organizacije

Ako korisnici iz vaše organizacije moraju poruke e-pošte koje sadrže financijske, pravne i druge povjerljive podatke slati primateljima van vaše organizacije, možete napraviti pravila zaštite prijenosa koja primjenjuju predložak RMS zaštite da biste zaštitili sadržaj poruka e-pošte. Ovisno o postavkama koje odredite u RMS predlošku, primateljima se zabranjuju akcije poput prosljeđivanja, kopiranja ili ispisa poruke sa zaštitom IRM. Možete koristiti i pravila prijenosa da biste RMS predloške primijenili na poruke koje šalju članovi distribucijske grupe ili članovi određenog odjela. Pogledajte sljedeće:

Dodavanje izjave o odricanju odgovornosti u poruke koje šalju korisnici iz organizacije

Pravila prijenosa možete koristiti da biste porukama e-pošte automatski dodali tekst koji se naziva izjavom o odricanju odgovornosti. Izjave o odricanju odgovornosti obično se koriste za definiranje pravnih informacija, informacija o usklađenosti ili drugih informacija specifičnih za vašu organizaciju. Pogledajte odjeljak Dodavanje izjave o odricanju odgovornosti u poruke.

Prikupljanje poruka e-pošte poslanih izvan organizacije

Da bi osigurala usklađenost s pravnim odredbama, vaša organizacija možda će morati prikupljati sve poruke e-pošte koje su poslane vanjskim primateljima. U tom slučaju možete napraviti dnevničko pravilo da bi se za svaku poruku koja se pošalje van organizacije generiralo izvješće dnevnika. Dnevnička pravila možete napraviti i za poruke koje se šalju određenim korisnicima ili se od njih primaju, odnosno za poruke koje šalju ili primaju članovi distribucijske grupe. Pogledajte odjeljak Stvaranje pravila za dnevnik.

Određivanje je li poštanskom sandučiću pristupila osoba koja nije njegov vlasnik

Poštanskim sandučićima prema zadanim postavkama mogu pristupiti samo vlasnici, no dopuštenja za pristup poštanskom sandučiću mogu se dodijeliti drugim korisnicima, primjerice povjerenicima ili administratorima. Ako vaš pravni odjel, odjel za upravljanje ljudskim potencijalima ili IT odjel ima razloga sumnjati da je poštanskom sandučiću pristupila osoba koja nije njegov vlasnik ili je on neovlašteno promijenjen, možete pokrenuti izvješće o pristupu poštanskom sandučiću od strane osobe koja nije njegov vlasnik. Pogledajte odjeljak Pokreni izvješće o pristupanju poštanskom sandučiću osoba koje nisu njegovi vlasnici.

Uobičajeni scenariji usklađenosti koje podržava usluga Exchange Online

Dostupnost značajke usklađenosti.

U sljedećoj tablici prikazane su značajke usklađenosti dostupne u usluzi Exchange Online za Microsoft Office 365 i Microsoft Live@edu.

 

Značajka usklađenosti Office 365 za profesionalce i male tvrtke Office 365 za tvrtke Live@edu

Osobni arhiv

Da (kombinirana ukupna veličina od 25 GB za primarne i arhivske poštanske sandučiće)

Da (kombinirana ukupna veličina od 25 GB za primarne i arhivske poštanske sandučiće); zadana kvota od 100 GB za pretplatu na uslugu Exchange Online (Plan 2) ili višu pretplatu

Ne

Upravljanje zapisima o razmjeni poruka

Da

Da

Da

Obaveza čuvanja dokumenata zbog mogućeg sudskog postupka

Ne

Da; potrebna je pretplata na uslugu Exchange Online (Plan 2) ili viša pretplata

Ne

Pretraživanje više poštanskih sandučića

Ne

Da

Da

Upravljanje pravima na informacije

Ne

Da

Ne

Pravila prijenosa

Ne

Da

Da

Bilježenje komunikacije

Ne

Da

Da

Nadzorno zapisivanje

Da

Da

Da

Povratak na vrh

 
Povezane teme pomoći
Učitavanje...
Nije pronađen nijedan resurs.