Exchange Online में अनुपालन सुविधाएँ

 

इन पर लागू होता है: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

पिछला संशोधित विषय: 2011-12-19

Exchange Online की अनुपालन सुविधाएँ निम्न तरीकों से क़ानूनी, विनियामक, और संगठनात्‍मक अनुपालन शर्तों को पूरा करने में आपके संगठन की सहायता कर सकती हैं:

  • संरक्षित करें   डेटा अवधारण शर्तों या कानूनी शर्तों का अनुपालन करने के लिए संदेश हटाना प्रतिबंधित करें.

  • पता लगाएँ   विनियामक प्राधिकरणों के विशिष्ट कानूनी मामलों या अनुरोधों से संबंधित प्रासंगिक आइटम खोजें.

  • नियंत्रण   संदेशों का प्रवाह नियंत्रित करें और संदेश सामग्री, या इस आधार पर कार्रवाई करने योग्य नियम लागू करें कि संदेश का प्रेषक और प्राप्तकर्ता कौन है.

  • सुरक्षित रखें   सामग्री को एन्क्रिप्ट करें और ई-मेल के उपयोग पर लागू होने वाली नीतियाँ लागू करें.

आइए करीब से नज़र डालें:

Exchange Online में अनुपालन सुविधाएँ

  • मैसेजिंग रिकॉर्ड प्रबंधन (MRM)   MRM स्थायी रूप से, उपयोगकर्ताओं या मैसेजिंग नीतियों द्वारा हटाए गए, कंपनी नीति, सरकारी विनियमों, या कानूनी आवश्यकताओं का अनुपालन करने के लिए आवश्यक, ई-मेल संदेश और अन्य मैसेजिंग सामग्री हटाना प्रतिबंधित करने में आपके संगठन की सहायता करता है. MRM आपको स्वचालित रूप से वह पुरानी मैसेजिंग सामग्री भी निकालने देता है जिसका कोई कानूनी या व्यावसायिक महत्व नहीं है. MRM यह नियंत्रित करने के लिए, कि उपयोगकर्ताओं के मेलबॉक्स में कितने समय तक आइटम रखनी हैं, और यह परिभाषित करने के लिए अवधारण नीतियों और अवधारण टैग का उपयोग करता है कि एक निश्चित आयु तक पहुँच चुके आइटम पर क्‍या कार्रवाई करनी है.

    Exchange Online में अवधारण नीतियाँ सेट और प्रबंधित करें देखें.

  • डिस्कवरी   डिस्कवरी अनेक-मेलबॉक्‍स खोज, एक GUI-आधारित उपकरण जो कानूनी और मानव संसाधन पेशेवरों और अन्य डिस्कवरी प्रबंधकों को निर्दिष्ट मापदंडों से मेल खाने वाले संदेशों के लिए आपके पूरे संगठन में प्राथमिक और संग्रह मेलबॉक्सों में खोजने की अनुमति देता है, का उपयोग करता है. क्योंकि डिस्कवरी खोजों के लिए संपूर्ण व्‍यवस्‍थापकीय अनुमतियों की आवश्यकता नहीं होती, आप नियमित उपयोगकर्ताओं को मेलबॉक्सों में खोजने और किसी व्यक्ति द्वारा खोजे जा सकने वाले मेलबॉक्सों के कार्यक्षेत्र को सीमित करने के लिए आवश्यक अनुमतियाँ असाइन कर सकते हैं. अनेक-मेलबॉक्‍स खोज के परिणाम Microsoft Outlook का उपयोग कर मुद्रित या एक .PST फ़ाइल में निर्यात किए जा सकते हैं.

    अनेक-मेलबॉक्‍स खोज देखें.

  • निजी संग्रह   आप उपयोगकर्ता के प्राथमिक क्लाउड-आधारित मेलबॉक्स के लिए, एक संग्रह मेलबॉक्स बना सकते हैं, जिसे निजी संग्रह कहते हैं. संदेशों को अपने प्राथमिक मेलबॉक्स से अपने संग्रह मेलबॉक्स में ले जाकर या उनकी प्रतिलिपि बनाकर उपयोगकर्ता ऐतिहासिक मैसेजिंग डेटा को संग्रहीत करने के लिए संग्रह मेलबॉक्स का उपयोग कर सकते हैं. स्वचालित रूप से ऐसे संदेशों को, जो संग्रह मेलबॉक्स में निश्चित आयु तक पहुँच सकते हैं, को स्‍थानांतरित करने के लिए व्यवस्थापक और उपयोगकर्ता MRM सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं. चूँकि किसी उपयोगकर्ता के संग्रह मेलबॉक्स में आइटम अनुक्रमणित होती हैं, इसलिए संग्रह मेलबॉक्स अनेक-मेलबॉक्‍स खोज में शामिल किए जाते हैं.

    एक संग्रह मेलबॉक्स सक्षम करें देखें.

  • मुकद्दमेबाज़ी का दबाव   एक विस्तृत समयावधि के लिए ई-मेल संदेशों और अन्य मेल आइटम को संरक्षित करने के लिए आप किसी मेलबॉक्स पर मुकद्दमेबाज़ी का दबाव डाल सकते हैं, जिसे कानूनी दबाव भी कहा जाता है. मुकद्दमेबाज़ी का दबाव आइटम्स को स्थायी रूप से हटाए जाने से भी रोकता है. जब किसी उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स को मुकद्दमेबाज़ी के दबाव पर रखा जाता है, तो उपयोगकर्ता अपने मेलबॉक्स से आइटम को पर्ज कर सकता है लेकिन आइटम अनिश्चित काल के लिए Microsoft डेटासेंटर में सर्वर पर रखे जाते हैं. मुकद्दमेबाज़ी का दबाव संशोधित किए जाने वाले आइटम्स का संस्करण इतिहास भी बनाए रखता है.

    मेलबॉक्‍स को मुकद्दमेबाज़ी के दबाव में रखें देखें.

  • जानकारी अधिकार प्रबंधन (IRM)   IRM ई-मेल संदेशों और समर्थित अनुलग्नकों की ऑनलाइन और ऑफ़लाइन सुरक्षा प्रदान करता है. IRM सुरक्षा Outlook या Outlook वेब अनुप्रयोग में शामिल उपयोगकर्ताओं द्वारा लागू की जा सकती है, और ट्रांसपोर्ट सुरक्षा नियमों और Outlook सुरक्षा नियमों का उपयोग कर यह व्यवस्थापकों द्वारा लागू की जा सकती है. IRM यह नियंत्रित करने में व्यवस्थापकों और उपयोगकर्ता की मदद करता है कि कौन ई-मेल संदेशों के भीतर मौजूद संवेदनशील डेटा तक पहुँच सकता है, उसे अग्रेषित, मुद्रित कर सकता है या उसकी प्रतिलिपि बना सकता है. ध्यान दें कि IRM के लिए यह आवश्यक है कि आपने अपने ऑन-प्रिमाइसेस संगठन में सक्रिय निर्देशिका अधिकार प्रबंधन सेवाएँ (AD RMS) परिनियोजित की हैं.

    Exchange Online में जानकारी अधिकार प्रबंधन सेट और प्रबंधित करें देखें.

    नोट   Outlook वेब अनुप्रयोग में अनुमत और अवरोधित फ़ाइल अनुलग्नक प्रकारों की सूची के लिए, Outlook वेब अनुप्रयोग मेलबॉक्स नीतियाँ | उपलब्ध सेटिंग्स में “फ़ाइल और अनुलग्नक सेटिंग्स” अनुभाग देखें.

  • ट्राँसपोर्ट नियम और ट्रांसपोर्ट सुरक्षा नियम   ट्राँसपोर्ट नियम आपको अपने संगठन के भीतर भेजे गए और अपने संगठन के भीतर और बाहर भेजे गए ई-मेल संदेशों पर मैसेजिंग नीतियों के प्रवाह को नियंत्रित करने और उन्हें लागू करने की अनुमति देते हैं. ट्राँसपोर्ट नियमों का उपयोग कर, व्यवस्थापक विशिष्ट संदेश विशेषताएँ, या शर्तें, और किसी भी संदेश पर लागू करने के लिए क्रियाएँ निर्धारित कर सकते हैं जिसमें वे विशेषताएँ शामिल हैं. उदाहरण के लिए, अपने संगठन से बाहर भेजे जाने वाले संदेश में अस्वीकरण जोड़ने या उपयोगकर्ताओं के विशिष्ट समूहों के बीच ई-मेल संचार रोकने के लिए आप ट्राँसपोर्ट नियमों का उपयोग कर सकते हैं.

    AD RMS अधिकार नीति टेम्पलेट लागू कर ट्रांसपोर्ट सुरक्षा नियम आपको IRM-सुरक्षित संदेशों के लिए ट्रांसपोर्ट नियमों का उपयोग करने की अनुमति देते हैं.

    संगठन-व्यापी नियम देखें.

    Microsoft Live@edu   Live@edu के लिए Outlook Live यह नियंत्रित करने में स्कूलों की मदद करने के लिए पर्यवेक्षण नीतियाँ भी प्रदान करता है कि उनके संस्थान में उपयोगकर्ताओं को कौन ई-मेल प्रेषित और प्राप्त कर सकता है. निरीक्षण नीतियाँ देखें.

  • जर्नलिंग   आवक और जावक ई-मेल संचार को रिकॉर्ड कर, क़ानूनी, विनियामक और संगठनात्‍मक अनुपालन शर्तों का प्रत्‍युत्तर देने में जर्नलिंग आपके संगठन की सहायता कर सकती है. विशिष्ट प्राप्तकर्ताओं को प्रेषित या उनसे प्राप्त ई-मेल संदेशों को रिकॉर्ड, या "जर्नल" करने के लिए, जर्नल नियमों का उपयोग किया जाता है. जब कोई संदेश जर्नल नियम द्वारा परिभाषित मापदंड से मेल खाता है, तो एक जर्नल रिपोर्ट, जिसमें मूल संदेश शामिल होता है, जनरेट कर जर्नलिंग मेलबॉक्‍स को भेज दी जाती है.

    जर्नल नियम देखें.

  • ऑडिट लॉगिंग   ऑडिटिंग रिपोर्ट्स एक GUI-आधारित उपकरण है जो किसी उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स तक अनधिकृत पहुँच को ट्रैक करने, मुकद्दमेबाज़ी के दबाव में रखे गए मेलबॉक्‍सों को पहचानने, और व्यवस्थापक भूमिका समूहों में किए गए परिवर्तनों को पहचानने में आपके संगठन की सहायता करता है. आप व्‍यवस्‍थापक ऑडिट लॉग भी निर्यात कर सकते हैं जो किसी व्यवस्थापक द्वारा की जाने वाली क्रिया की पहचान करता है.

    Exchange Online में ऑडिटिंग रिपोर्ट का उपयोग करें देखें.

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Exchange Online द्वारा समर्थित सामान्य अनुपालन परिदृश्य

आइए Exchange Online में समर्थित कुछ सर्वाधिक सामान्य अनुपालन परिदृश्य देखें.

 

प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए ऐतिहासिक मैसेजिंग डेटा को संग्रहीत करें

मैसेजिंग डेटा रखें और अवधारण अवधि समाप्त होने के बाद उसे निकालें

मुकद्दमेबाज़ी के लिए प्रासंगिक मैसेजिंग डेटा एकत्रित, संसाधित कर उसकी समीक्षा करें

मुकद्दमेबाज़ी के दौरान मेलबॉक्स आइटम्स को निकालना या संशोधित करना प्रतिबंधित करें

कानूनी दल के सदस्यों को मुकद्दमेबाज़ी का दबाव सक्षम और अक्षम करने की अनुमति दें

कानूनी दल के सदस्यों को मेलबॉक्‍स खोज करने की अनुमति दें

किसी विशिष्ट कानूनी मामले के लिए डिस्कवरी मेलबॉक्स बनाएँ

विभिन्न विभागों, कानूनी दलों, या स्कूलों के सदस्यों के बीच ई-मेल संचार प्रतिबंधित करें

संगठन से बाहर भेजे गए संदेशों पर निर्बाध सुरक्षा लागू करें

अपने संगठन में उपयोगकर्ताओं द्वारा भेजे गए संदेश में अस्वीकरण जोड़ें

अपने संगठन से बाहर भेजे गए ई-मेल संदेश एकत्रित करें

यह निर्धारित करें कि मेलबॉक्स के स्वामी के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा मेलबॉक्स देखा गया था या नहीं

प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए ऐतिहासिक मैसेजिंग डेटा को संग्रहीत करें

अपने संगठन के लिए एक संग्रहण रणनीति को कार्यान्वित और प्रबंधित करने के लिए, आप प्रत्येक उपयोगकर्ता के लिए संग्रह मेलबॉक्स को सक्षम कर सकते हैं. यह व्यवस्थापकों और उपयोगकर्ताओं को ऐतिहासिक डेटा प्रबंधित करने के लिए एक एकल, एकीकृत संग्रह प्रदान करता है. MRM तकनीक स्वचालित रूप से उपयोगकर्ता के संग्रह मेलबॉक्स में आइटम्स को स्थानांतरित करती है और अनेक-मेलबॉक्‍स खोज संग्रह मेलबॉक्सों में खोज मापदंडों से मेल खाने वाले आइटम खोजती है. एक संग्रह मेलबॉक्स सक्षम करें देखें.

मैसेजिंग डेटा रखें और अवधारण अवधि समाप्त होने के बाद उसे निकालें

व्यावसायिक, कानूनी, या विनियामक शर्तों को पूरा करने में संगठनों की मदद करने के लिए, सभी Exchange Online मेलबॉक्सों पर एक डिफॉल्‍ट अवधारण नीति लागू की जाती है. यह अवधारण नीति किसी उपयोगकर्ता के मेलबॉक्‍स में निम्न डिफ़ॉल्ट मेल फ़ोल्डरों पर अवधारण सेटिंग्स लागू करती है:

  • हटाए गए आइटम   हटाए गए आइटम फ़ोल्डर में संदेशों पर लागू होता है्. किसी उपयोगकर्ता द्वारा संदेश हटाने के तीस दिन बाद, संदेश स्थायी रूप से हटाकर पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम फ़ोल्डर, जिसे डंप्सटर भी कहा जाता है, में स्थानांतरित कर दिया जाता है. Outlook या Outlook वेब अनुप्रयोग में हटाए गए आइटम्स को पुनर्प्राप्त करें सुविधा का उपयोग कर उपयोगकर्ता पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम फ़ोल्डर से आइटम्स को पुनर्प्राप्त कर सकता है.

  • जंक ई-मेल   जंक ई-मेल फ़ोल्डर में संदेशों पर लागू होता है. उपयोगकर्ता के जंक ई-मेल फ़ोल्डर में जंक ई-मेल संदेश स्थानांतरित करने या भेजने के तीस दिन बाद, संदेश स्थायी रूप से हटाकर पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर दिया जाता है.

  • पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम   पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम फ़ोल्डर में संदेशों पर लागू होता है्. पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम फ़ोल्डर में संदेश स्थानांतरित करने के चौदह दिन बाद, वह उपयोगकर्ता के संग्रह मेलबॉक्स में पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर दिया जाता है. इस स्थिति में, केवल व्यवस्थापक ही Exchange Online में एकल आइटम पुनर्प्राप्ति का उपयोग कर किसी आइटम को पुनर्प्राप्त कर सकता है. यदि उपयोगकर्ता के पास संग्रह मेलबॉक्स नहीं है, तो कोई कार्रवाई नहीं की जाती और वह आइटम उपयोगकर्ता के प्राथमिक मेलबॉक्स में पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम फ़ोल्डर में रहती है.

    नोट   Outlook या Outlook वेब अनुप्रयोग में हटाए गए आइटम्स को पुनर्प्राप्त करें सुविधा का उपयोग कर उपयोगकर्ता पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम फ़ोल्डर से आइटम्स को निकाल, या पर्ज कर, सकते हैं. एकल आइटम पुनर्प्राप्ति पर्ज किए गए आइटम्स को अतिरिक्त 14 दिनों तक रखती है; 14 दिनों के बाद, MRM पर्ज किए गए आइटम्स को उपयोगकर्ता के संग्रह मेलबॉक्स में पुनर्प्राप्त करने योग्‍य आइटम फ़ोल्डर में स्थानांतरित कर देता है.

उपयोगकर्ता के मेलबॉक्स में मौजूद अन्य आइटम, जो इन अवधारण सेटिंग्स से प्रभावित नहीं होते, दो वर्ष बाद उपयोगकर्ता के संग्रह मेलबॉक्‍स में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं. Exchange Online डिफ़ॉल्ट व्‍यक्तिगत अवधारण टैग भी प्रदान करता है जिन्हें उपयोगकर्ता अपने मेलबॉक्‍स में फ़ोल्‍डर्स और अलग-अलग आइटम्‍स पर लागू कर सकते हैं. निम्न देखें:

मुकद्दमेबाज़ी के लिए प्रासंगिक मैसेजिंग डेटा एकत्रित, संसाधित कर उसकी समीक्षा करें

कानूनी प्रकटन संबंधी अनुरोधों अनुपालन करने के लिए, किसी कानूनी मामले के लिए प्रासंगिक ई-मेल संदेशों को एकत्रित, संसाधित कर उनकी समीक्षा करने के लिए संगठन Exchange Online में प्रकटन सुविधाओं का उपयोग कर सकते हैं. निम्न देखें:

नोट   आपके दोनों ऑन-प्रिमाइसेस और क्लाउड-आधारित संगठनों में मेलबॉक्सों में खोजने के लिए आपके संगठन को हाइब्रिड परिनियोजन कार्यान्वित करना होगा. अधिक जानकारी के लिए, Office 365 के साथ Exchange हाइब्रिड परिनियोजन और माइग्रेशन देखें.

Exchange Online द्वारा समर्थित सामान्य अनुपालन परिदृश्य

मुकद्दमेबाज़ी के दौरान मेलबॉक्स आइटम्स को निकालना या संशोधित करना प्रतिबंधित करें

यदि किसी संगठन को किसी लंबित मुकद्दमेबाज़ी की जानकारी दी गई है, तो उसे ऐसे प्रासंगिक डेटा जैसे ई-मेल को संरक्षित करना होगा जिसका उपयोग प्रमाण के रूप में किया जा सकता है. किसी कानूनी मामले से संबंधित ई-मेल को रखने के लिए, मेलबॉक्सों को मुकद्दमेबाज़ी के दबाव में रखा जा सकता है. उसके बाद, कानूनी प्रकटन के भाग के रूप में, उस मामले के लिए प्रासंगिक आइटम्स ढूँढने के लिए मुकद्दमेबाज़ी के दबाव में रखे गए मेलबॉक्स में खोज की जा सकती है. जब मुकद्दमेबाज़ी का दबाव सक्षम किया जाता है, तो वह उपयोगकर्ता के संग्रह मेलबॉक्‍स पर भी लागू होता है. निम्न देखें:

कानूनी दल के सदस्यों को मुकद्दमेबाज़ी का दबाव सक्षम और अक्षम करने की अनुमति दें

आप अपने कानूनी दल के सदस्यों या अन्य अधिकृत कर्मियों को किसी मेलबॉक्स को मुकद्दमेबाज़ी के दबाव में रखने के लिए Exchange नियंत्रण कक्ष का उपयोग करने के लिए आवश्यक अनुमतियाँ असाइन कर सकते हैं. मेलबॉक्‍स को मुकद्दमेबाज़ी के दबाव में रखें देखें.

कानूनी दल के सदस्यों को मेलबॉक्‍स खोज करने की अनुमति दें

आप किसी कानूनी दल के सदस्यों को Exchange Online में प्रकटन सुविधाओं का उपयोग करने के लिए आवश्यक अनुमतियाँ भी प्रदान कर सकते हैं. यह वकीलों, कानूनी दल के सदस्यों, और डिस्कवरी प्रबंधकों को अनेक-मेलबॉक्‍स खोज करने के लिए Exchange नियंत्रण कक्ष का उपयोग करने में सक्षम बनाता है. उपयोगकर्ताओं को एकाधिक-मेलबॉक्स खोज तक पहुँच दें देखें.

किसी विशिष्ट कानूनी मामले के लिए डिस्कवरी मेलबॉक्स बनाएँ

डिस्कवरी मेलबॉक्स में डिस्कवरी खोज परिणामों की प्रतिलिपि बनाई जाती है. प्रत्येक Exchange Online संगठन के लिए एक डिफ़ॉल्ट डिस्कवरी खोज मेलबॉक्स बनाया जाता है. हालाँकि, विशिष्ट कानूनी मामलों या कानूनी दलों के लिए व्यवस्थापक अतिरिक्त डिस्कवरी खोज मेलबॉक्स बना सकते हैं, जिनमें से प्रत्येक में 50 GB का डिफ़ॉल्ट कोटा होता है. उसके बाद डिस्कवरी मेलबॉक्स तक पहुँचने के लिए व्यवस्थापक डिस्कवरी प्रबंधकों को अनुमतियाँ असाइन करते हैं. निम्न देखें:

विभिन्न विभागों, कानूनी दलों, या स्कूलों के सदस्यों के बीच ई-मेल संचार प्रतिबंधित करें

आपके संगठन को विभिन्न विभागों, कानूनी दलों, या स्कूलों के सदस्यों के पास संवेदनशील जानकारी साझा करने की क्षमता के परिणामस्वरूप उत्पन्न होने वाले रुचियों में विरोध को प्रतिबंधित करने की आवश्यकता हो सकती है. इसे संबोधित करने के लिए, संगठन उपयोगकर्ताओं के विभिन्न समूहों द्वारा ई-मेल का आदान-प्रदान करना प्रतिबंधित कर सकते हैं. इस प्रकार के प्रतिबंध को कभी-कभी नैतिक दीवार भी कहा जाता है. प्रस्तुत हैं कुछ उदाहरण:

  • जिन कानूनी फ़र्म्स को क्लायंट की गोपनीयता को बनाए रखने की आवश्यकता है उन्हें विशिष्ट कानूनी मामलों पर काम करने वाले कर्मियों के मेल प्रवाह को सीमित करने की आवश्यकता है.

  • निवेश संगठनों में, जहाँ बाज़ार शोधकर्ताओं के पास ऐसी गोपनीय जानकारी हो सकती है जो किसी ब्रोकर को प्रभावित कर सकती है, विनियामक शर्तें अक्सर यह कहती हैं कि उन दोनों समूहों के बीच किसी भी तरह के संचार को प्रतिबंधित करना आवश्यक है.

  • स्कूल डिस्ट्रिक्ट जो विभिन्न स्कूलों के छात्रों द्वारा उनके स्कूल के खातों का उपयोग कर ई-मेल का आदान-प्रदान करना प्रतिबंधित करना चाहते हैं.

विशिष्ट समूहों के बीच मेल प्रवाह रोकने के लिए नियमों का उपयोग करें देखें.

Exchange Online द्वारा समर्थित सामान्य अनुपालन परिदृश्य

संगठन से बाहर भेजे गए संदेशों पर निर्बाध सुरक्षा लागू करें

यदि आपके संगठन के उपयोगकर्ताओं को आपके संगठन के बाहर प्राप्तकर्ताओं को वित्तीय, कानूनी, या अन्य गोपनीय जानकारी सहित ई-मेल संदेश भेजने की आवश्यकता है, तो आप ट्रांसपोर्ट सुरक्षा नियम बना सकते हैं जो ई-मेल संदेशों में सामग्री को सुरक्षित रखने के लिए अधिकार प्रबंधन सेवाएँ (RMS) टेम्‍पलेट लागू करते हैं. आपके द्वारा RMS टेम्‍पलेट में निर्दिष्ट की गई सेटिंग्स पर निर्भर करते हुए, प्राप्तकर्ताओं को IRM-सुरक्षित संदेश को अग्रेषित करने, उसकी प्रतिलिपि बनाने, या मुद्रित करने जैसी क्रियाएँ करने से रोका जाता है. आप किसी वितरण समूह के सदस्यों द्वारा भेजे गए या किसी विशिष्ट विभाग के सदस्यों द्वारा भेजे गए संदेशों के लिए RMS टेम्‍पलेट्स लागू करने के लिए भी ट्रांसपोर्ट नियमों का उपयोग कर सकते हैं. निम्न देखें:

अपने संगठन में उपयोगकर्ताओं द्वारा भेजे गए संदेश में अस्वीकरण जोड़ें

ई-मेल संदेशों में स्वचालित रूप से पाठ, जिसे सामान्‍य रूप से अस्वीकरण कहा जाता है, जोड़ने के लिए आप ट्रांस्पोर्ट नियमों का उपयोग कर सकते हैं. विशेष रूप से कानूनी जानकारी, अनुपालन जानकारी प्रदान करने के लिए, या आपके संगठन के लिए विशिष्ट अन्य कारणों से अस्वीकरण का उपयोग किया जाता है. संदेशों से अस्वीकरण जोड़ें देखें.

अपने संगठन से बाहर भेजे गए ई-मेल संदेश एकत्रित करें

विनियामक शर्तों का अनुपालन करने के लिए, आपके संगठन को बाहरी प्राप्तकर्ताओं को भेजे गए सभी ई-मेल संदेशों को एकत्रित करने की आवश्यकता हो सकती है. उदाहरण के लिए, आप वह नियम बना सकते हैं जो आपके संगठन के बाहर भेजे गए किसी संदेश के लिए अस्वीकरण जोड़ता है. आप विशिष्ट उपयोगकर्ताओं या किसी वितरण समूह के सदस्यों द्वारा प्रेषित या प्राप्त संदेशों के लिए जर्नल नियम भी बना सकते हैं. जर्नल नियम बनाना देखें.

यह निर्धारित करें कि मेलबॉक्स के स्वामी के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा मेलबॉक्स देखा गया था या नहीं

डिफ़ॉल्ट रूप से, केवल मेलबॉक्स स्वामी ही मेलबॉक्स पर पहुँच सकते हैं, लेकिन अन्य उपयोगकर्ताओं, जैसे प्रतिनिधि या व्यवस्थापक, को मेलबॉक्स पर पहुँचने की अनुमतियाँ असाइन की जा सकती हैं. यदि आपके पास यह संदेह करने का कानूनी, मानव संसाधन, या IT संबंधी कोई कारण है कि मेलबॉक्स स्वामी के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा मेलबॉक्स देखा गया था या उसके साथ छेड़छाड़ की गई थी, तो आप एक ग़ैर-स्‍वामी मेलबॉक्‍स पहुँच रिपोर्ट चला सकते हैं. ग़ैर-स्‍वामी मेलबॉक्‍स पहुँच रिपोर्ट चलाएँ देखें.

Exchange Online द्वारा समर्थित सामान्य अनुपालन परिदृश्य

अनुपालन सुविधा उपलब्धता

Microsoft Office 365 और Microsoft Live@edu के लिए Exchange Online में उपलब्ध अनुपालन सुविधाएँ देखने के लिए निम्‍न तालिका का उपयोग करें.

 

अनुपालन सुविधा पेशेवरों और छोटे व्यवसायों के लिए Office 365 Office 365 for enterprises Live@edu

व्‍यक्तिगत संग्रह

हाँ (प्राथमिक और संग्रह मेलबॉक्स के लिए 25 GB का संयुक्त कुल आकार)

हाँ (प्राथमिक और संग्रह मेलबॉक्स के लिए 25 GB का संयुक्त कुल आकार); Exchange Online (योजना 2) सदस्यता या उच्चतर के लिए 100 GB का डिफ़ॉल्‍ट कोटा

नहीं

मैसेजिंग रिकॉर्ड प्रबंधन

हाँ

हाँ

हाँ

मुकद्दमेबाज़ी का दबाव

नहीं

हाँ; Exchange Online (योजना 2) सदस्यता या उच्चतर आवश्यक है

नहीं

अनेक-मेलबॉक्‍स खोज

नहीं

हाँ

हाँ

जानकारी अधिकार प्रबंधन

नहीं

हाँ

नहीं

ट्रांसपोर्ट नियम

नहीं

हाँ

हाँ

जर्नलिंग

नहीं

हाँ

हाँ

ऑडिट लॉगिंग

हाँ

हाँ

हाँ

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