תכונות תאימות ב- Exchange Online

 

חל על: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

הנושא עודכן לאחרונה: 2011-12-19

תכונות התאימות של Exchange Online מסייעות לארגון שלך בעמידה בתקנים ובדרישות החוק בדרכים הבאות:

  • שמירה   מניעת מחיקה של הודעות במטרה לעמוד בדרישות לשמירת נתונים או לדרישות החוק.

  • גילוי   חיפוש פריטים רלוונטיים הקשורים למקרים משפטיים ספציפיים או לבקשות מצד רשויות התקינה.

  • שליטה   שליטה בזרימת ההודעות ויישום כללים המאפשרים פעולה על סמך תוכן ההודעה, הנמען או המקבל.

  • הגנה   הצפנת תוכן ואכיפת מדיניות החלה על השימוש בדואר אלקטרוני.

הנה הסבר מעמיק יותר:

תכונות תאימות ב- Exchange Online

  • ניהול רשומות הודעות (MRM)   ניהול MRM מסייע לארגון למנוע מחיקה לצמיתות של הודעות דואר אלקטרוני ואחרות, הנמחקות על-ידי משתמשים או מדיניות העברת הודעות, הנדרשות לצורך עמידה במדיניות החברה, תקנות ממשלתיות או צרכים משפטיים. MRM גם מאפשר לך להסיר באופן אוטומטי תוכן שאין לו ערך משפטי או עסקי. MRM משתמש במדיניות שמירה ובתגיות שמירה כדי לשלוט במשך השמירה של פריטים בתיבות דואר של משתמשים ולהגדיר איזו פעולה תתבצע על פריטים השמורים במשך פרק זמן מסוים.

    ראה הגדרה וניהול של מדיניות שמירה ב- Exchange Online‎.

  • גילוי   הגילוי רותם את החיפוש בתיבות דואר מרובות, כלי מבוסס-ממשק משתמש גרפי המאפשר למומחים משפטיים, למומחי משאבי אנוש ולמנהלי גילוי אחרים לחפש הודעות המתאימות לקריטריונים שצוינו, בתיבות דואר ראשיות ושל ארכיון בכל הארגון. מכיוון שחיפושי גילוי אינם מחייבים הרשאות ניהול מלאות, תוכל להקצות למשתמשים רגילים את ההרשאות הדרושות לחיפוש בתיבות דואר ולהגביל את הטווח של תיבות הדואר שבהן אותו אדם יכול לבצע חיפוש. ניתן להדפיס את התוצאות של חיפוש בתיבות דואר מרובות, או לייצא אותן אל קובץ ‎.pst באמצעות Microsoft Outlook.

    ראה חיפושים בתיבות דואר מרובות‎.

  • ארכיון פרטי   באפשרותך ליצור תיבת דואר של ארכיון, המכונה ארכיון פרטי, עבור תיבת הדואר הראשית של משתמש, המבוססת על ענן צמתים. המשתמשים יכולים להשתמש בתיבת דואר של ארכיון לאחסון נתוני העברת הודעות היסטוריים על-ידי העברה או העתקה של הודעות מתיבת הדואר הראשית אל תיבת הדואר של הארכיון שלהם. מנהלי מערכת ומשתמשים יכולים להשתמש בתכונות MRM כדי להעביר באופן אוטומטי הודעות המגיעות לגיל מסוים אל תיבת הדואר של ארכיון. מכיוון שהפריטים בתיבת הדואר של ארכיון של משתמש רשומים באינדקס, תיבות דואר של ארכיון נכללות בחיפוש בתיבות דואר מרובות.

    ראה הפיכת תיבת דואר של ארכיון לזמינה‎.

  • חסימה לצורך תביעה משפטית   באפשרותך להגדיר חסימה לצורך תביעה משפטית, המכונה גם חסימה משפטית, בתיבת דואר כדי לשמור הודעות דואר אלקטרוני ופריטי דואר אחרים במשך תקופה ארוכה. חסימה לצורך תביעה משפטית מונעת מחיקה של פריטים לצמיתות. כאשר תיבת דואר של משתמש נמצאת בחסימה לצורך תביעה משפטית, המשתמש יכול למחוק לצמיתות פריטים מתיבת הדואר שלו, אך הפריטים נשמרים ללא הגבלת זמן בשרתי מרכז הנתונים של Microsoft. חסימה לצורך תביעה משפטית שומרת את הגירסאות ההיסטוריות של פריטים שעברו שינויים.

    ראה הצבת תיבת דואר בחסימה משפטית‎.

  • ניהול זכויות מידע (IRM)   ניהול IRM מספק הגנה במצב מקוון ולא מקוון על הודעות דואר אלקטרוני וקבצים מצורפים נתמכים. הגנת IRM היא הגנה שמשתמשי Outlook או Outlook Web App יכולים להחיל, ולחלופין, מנהלי מערכת יכולים להחיל אותה באמצעות כללי הגנת תעבורה וכללי הגנה של Outlook. IRM מסייע למנהלי מערכת ולמשתמשים לקבוע מי יוכל לגשת, להעביר, להדפיס או להעתיק נתונים רגישים הנכללים בהודעות דואר אלקטרוני. זכור ש- IRM מחייב אותך לפרוס שרת ניהול זכויות מידע של Active Directory ‏(AD RMS) בארגון המקומי שלך.

    ראה הגדרה וניהול של ניהול זכויות מידע ב- Exchange Online‎.

    הערה   לקבלת רשימה של סוגי הקבצים המצורפים המותרים והחסומים ב- Outlook Web App, עיין במקטע 'הגדרות קובץ וקובץ מצורף' ב- מדיניות תיבות דואר של Outlook Web App | ההגדרות הזמינות‎.

  • כללי תעבורה וכללי הגנת תעבורה   כללי תעבורה מאפשרים לך לשלוט בזרימת הדואר ולהחיל מדיניות העברת הודעות על הודעות דואר אלקטרוני הנשלחות בתוך הארגון, אליו או מתוכו. באמצעות כללי תעבורה, מנהלי המערכת יכולים להגדיר תכונות ספציפיות של הודעות, או תנאים, ואת הפעולות שיחולו על כל הודעה המכילה תכונות אלו. לדוגמה, באפשרותך להשתמש בכללי תעבורה כדי להוסיף כתב ויתור להודעה הנשלחת אל מחוץ לארגון או למנוע תקשורת בדואר אלקטרוני בין קבוצות מסוימות של משתמשים.

    כללי הגנת תעבורה מאפשרים לך להשתמש בכללי תעבורה כדי להחיל הגנת IRM על הודעות, על-ידי החלת תבנית מדיניות זכויות AD RMS.

    ראה כללים החלים על הארגון כולו‎.

    Microsoft Live@edu   ‏Outlook Live for Live@edu מספק גם מדיניות השגחה כדי לסייע למוסדות חינוך לקבוע מי רשאי לשלוח דואר אלקטרוני אל משתמשים מסוימים ולקבל מהם דואר אלקטרוני. ראה מדיניות השגחה‎.

  • רישום ביומן   רישום ביומן יכול לסייע לארגון שלך להגיב לדרישות תאימות משפטית, חוקית וארגונית על-ידי תיעוד תקשורת נכנסת ויוצאת בדואר אלקטרוני. כללי יומן משמשים כדי לרשום ביומן הודעות דואר אלקטרוני שנשלחו אל נמענים ספציפיים ומהם. כאשר הודעה תואמת לקריטריונים שהוגדרו על-ידי כלל יומן, דוח יומן המכיל את ההודעה המקורית נוצר ונשלח אל תיבת הדואר של רישום ביומן.

    ראה כללי רישום ביומן‎.

  • רישום ביקורת   יומני ביקורת הם כלי מבוסס-ממשק משתמש גרפי (GUI) המסייע לארגון שלך לעקוב אחר גישה בלתי-מורשית לתיבת דואר של משתמש, לזהות תיבות דואר שנמצאות בחסימה לצורך תביעה משפטית ולזהות כל שינוי שבוצע בקבוצות תפקידי ניהול. באפשרותך גם לייצא את יומן הביקורת של מנהל המערכת אשר מזהה כל פעולה שבוצעה על-ידי מנהל מערכת.

    ראה שימוש בדוחות ביקורת ב- Exchange Online‎.

לראש הדף‎

תרחישי תאימות נפוצים הנתמכים על-ידי Exchange Online

נבחן כמה מתרחישי התאימות הנפוצים ביותר הנתמכים על-ידי Exchange Online.

 

שמירת נתוני העברת הודעות היסטוריים עבור כל משתמש‎

שמירת נתוני העברת הודעות והסרתם בתום תקופת השמירה‎

איסוף, עיבוד וסקירה של נתוני העברת הודעות הרלוונטיים לתביעה משפטית‎

מניעת הסרה או שינוי של פריטים בתיבת דואר במהלך תביעה משפטית‎

לאפשר לחברי הצוות המשפטי להפעיל או לבטל חסימה לצורך תביעה משפטית‎

לאפשר לחברי הצוות המשפטי לבצע חיפוש בתיבות דואר‎

יצירת תיבת דואר של גילוי עבור תביעה משפטית ספציפית‎

מניעת תקשורת בדואר אלקטרוני בין חברי מחלקות, צוותים משפטיים או מוסדות חינוך שונים‎

החלת הגנה רציפה על הודעות שנשלחות אל מחוץ לארגון‎

הוספת כתב ויתור להודעות שנשלחות על-ידי משתמשים בארגון‎

איסוף הודעות דואר אלקטרוני שנשלחות אל מחוץ לארגון‎

בירור אם תיבת דואר מסוימת נפתחה על-ידי אדם שאינו הבעלים‎

שמירת נתוני העברת הודעות היסטוריים עבור כל משתמש

כדי ליישם ולנהל אסטרטגיית שמירה בארכיון עבור הארגון, באפשרותך להפוך תיבת דואר של ארכיון לזמינה עבור כל משתמש. הדבר מספק למנהלי מערכת ומשתמשים ארכיון יחיד ומאוחד לניהול נתונים היסטוריים. טכנולוגיית MRM מעבירה באופן אוטומטי פריטים אל תיבת הדואר של ארכיון של משתמש והחיפוש בתיבות דואר מרובות מבצע חיפוש בתיבות דואר של ארכיון אחר פריטים התואמים לקריטריוני החיפוש. ראה הפיכת תיבת דואר של ארכיון לזמינה‎.

שמירת נתוני העברת הודעות והסרתם בתום תקופת השמירה

כדי לסייע לארגונים בעמידה בדרישות החוק ובדרישות עסקיות, מדיניות שמירה המוגדרת כברירת מחדל חלה על כל תיבות הדואר של Exchange Online. מדיניות שמירה זו מחילה הגדרות שמירה על תיקיות ברירת מחדל הבאות בתיבת דואר של משתמש:

  • פריטים שנמחקו   חל על הודעות בתיקיה 'פריטים שנמחקו'. שלושים יום לאחר שמשתמש מוחק הודעה, ההודעה נמחקת לצמיתות ומועברת אל התיקיה 'פריטים הניתנים לשחזור', המכונה גם פח אשפה. המשתמש יכול לשחזר פריטים בתיקיה 'פריטים הניתנים לשחזור' באמצעות התכונה 'שחזור פריטים שנמחקו' ב- Outlook או ב- Outlook Web App.

  • דואר זבל   חל על הודעות בתיקיה 'דואר זבל'. שלושים יום לאחר שהודעת דואר זבל מועברת או נשלחת אל התיקיה 'דואר זבל' של המשתמש, ההודעה נמחקת לצמיתות ומועברת אל התיקיה 'פריטים הניתנים לשחזור'.

  • פריטים הניתנים לשחזור   חל על הודעות בתיקיה 'פריטים הניתנים לשחזור'. ארבעה-עשר יום לאחר שהודעה מועברת לתיקיה 'פריטים הניתנים לשחזור', היא מועברת לתיקיה 'פריטים הניתנים לשחזור' בתיבת הדואר של ארכיון של המשתמש. בשלב זה, רק מנהל מערכת יכול לשחזר פריט באמצעות שחזור של פריט בודד ב- Exchange Online. אם אין למשתמש תיבת דואר של ארכיון, לא מתבצעת כל פעולה והפריט נשאר בתיקיה 'פריטים הניתנים לשחזור' בתיבת הדואר הראשית של המשתמש.

    הערה   משתמשים יכולים להסיר, או למחוק לצמיתות, פריטים מהתיקיה 'פריטים הניתנים לשחזור' באמצעות התכונה 'שחזור פריטים שנמחקו' ב- Outlook או ב- Outlook Web App. שחזור פריט בודד שומר פריטים שנמחקו לצמיתות למשך ארבעה-עשר יום נוספים. לאחר ארבעה-עשר יום, MRM מעביר פריטים שנמחקו לצמיתות לתיקיה 'פריטים הניתנים לשחזור' בתיבת הדואר של ארכיון של המשתמש.

כל יתר הפריטים בתיבת הדואר של המשתמש, אשר אינם מושפעים מהגדרות השמירה, מועברים אל תיבת הדואר של ארכיון של המשתמש לאחר שנתיים. Exchange Online מספק גם תגיות שמירה אישיות המוגדרות כברירת מחדל, אותן משתמשים יכולים להחיל על תיקיות ועל פריטים בודדים הנכללים בתיבות הדואר שלהם. ראה את הבאים:

איסוף, עיבוד וסקירה של נתוני העברת הודעות הרלוונטיים לתביעה משפטית

כדי לציית לדרישות לגילוי משפטי, ארגונים יכולים להשתמש בתכונות הגילוי של Exchange Online כדי לאסוף, לעבד ולסקור הודעות דואר אלקטרוני הרלוונטיות לתביעה משפטית. ראה את הבאים:

הערה   יש ליישם פריסה היברידית כדי לבצע חיפוש בתיבות דואר בארגון המקומי ובארגון המבוסס על ענן צמתים. לקבלת מידע נוסף, ראה פריסה משולבת והעברה של Exchange עם Office 365‎.

תרחישי תאימות נפוצים הנתמכים על-ידי Exchange Online‎

מניעת הסרה או שינוי של פריטים בתיבת דואר במהלך תביעה משפטית

אם הארגון מקבל הודעה בדבר תביעה משפטית התלויה ועומדת, עליו לשמור נתונים רלוונטיים כגון הודעות דואר אלקטרוני, שישמשו כראיות. כדי לשמור דואר אלקטרוני הקשור לתביעה משפטית, ניתן להעביר תיבות דואר לחסימה לצורך תביעה משפטית. לאחר מכן, במסגרת הגילוי המשפטי, ניתן לבצע חיפוש בתיבת הדואר שנמצאת בחסימה משפטית אחר פריטים הרלוונטיים לתביעה. כשמופעלת חסימה לצורך תביעה משפטית, היא חלה גם על תיבת הדואר ארכיון של המשתמש. ראה את הבאים:

לאפשר לחברי הצוות המשפטי להפעיל או לבטל חסימה לצורך תביעה משפטית

באפשרותך להקצות לחברים מהצוות המשפטי שלך או לאדם מוסמך אחר את ההרשאות הדרושות לשימוש בלוח הבקרה של Exchange, כדי להעביר תיבת דואר לחסימה לצורך תביעה משפטית. ראה הצבת תיבת דואר בחסימה משפטית‎.

לאפשר לחברי הצוות המשפטי לבצע חיפוש בתיבות דואר

באפשרותך גם להעניק לחברי הצוות המשפטי את ההרשאות הדרושות לשימוש בתכונות הגילוי של Exchange Online. כך תוכל לאפשר לעורכי דין, חברי הצוות המשפטי ומנהלי הגילוי להשתמש בלוח הבקרה של Exchange לביצוע חיפושים בתיבות דואר מרובות. ראה הענקת גישה למשתמשים לחיפוש בתיבות דואר מרובות‎.

יצירת תיבת דואר של גילוי עבור תביעה משפטית ספציפית

תוצאות החיפוש של הגילוי מועתקות לתיבת דואר של גילוי. תיבת דואר לחיפוש של גילוי, המהווה ברירת מחדל, נוצרת עבור כל ארגון Exchange Online. עם זאת, מנהלי מערכת יכולים ליצור תיבות דואר נוספות של גילוי, כל אחת עם מכסה של 50 GB, עבור תביעות משפטיות או צוותים משפטיים ספציפיים. לאחר מכן, מנהלי המערכת יכולים להקצות הרשאות למנהלי הגילוי כדי שיוכלו לגשת אל תיבת הדואר של גילוי. ראה את הבאים:

מניעת תקשורת בדואר אלקטרוני בין חברי מחלקות, צוותים משפטיים או מוסדות חינוך שונים

ייתכן שהארגון יצטרך למנוע ניגודי עניינים שעלולים להתרחש כאשר חברי מחלקות, צוותים משפטיים או מוסדות חינוך שונים יכולים לחלוק מידע רגיש. כדי לטפל בבעיה זו, ארגונים יכולים למנוע מקבוצות שונות של משתמשים את האפשרות להתכתב בדואר אלקטרוני. סוג הגבלה זה מכונה לעתים חומה אתית. להלן כמה דוגמאות:

  • משרדי עורכי דין שנדרשים לשמור על חיסיון הלקוח, צריכים להגביל זרימת דואר אל אנשי צוות העובדים על תביעות משפטיות מסוימות.

  • בארגוני השקעות, בהם לעורכי מחקרי שוק עשוי להיות מידע סודי שישפיע על ברוקר, דרישות התקינה מציינות לעתים קרובות שיש למנוע תקשורת בכל דרך שהיא בין שתי קבוצות אלה.

  • מחוזות של בתי ספר המעוניינים למנוע מתלמידים בבתי ספר שונים החלפה של דואר אלקטרוני באמצעות החשבונות שלהם בבית הספר.

ראה שימוש בכללים למניעת זרימת דואר בין קבוצות ספציפיות‎.

תרחישי תאימות נפוצים הנתמכים על-ידי Exchange Online‎

החלת הגנה רציפה על הודעות שנשלחות אל מחוץ לארגון

אם משתמשים בארגון נדרשים לשלוח הודעות דואר אלקטרוני המכילות מידע פיננסי, משפטי או חסוי אחר אל נמענים הממוקמים מחוץ לארגון, ניתן ליצור כללי הגנת תעבורה המחילים תבנית של שירותי ניהול זכויות (RMS) במטרה להגן על תוכן של הודעות דואר אלקטרוני. בהתאם להגדרות שתציין בתבנית ה- RMS, הנמענים מנועים מביצוע פעולות כגון העברה, העתקה או הדפסה של הודעה המוגנת באמצעות ניהול זכויות מידע (IRM). באפשרותך גם להשתמש בכללי תעבורה כדי להחיל תבניות RMS על הודעות הנשלחות על-ידי החברים בקבוצת תפוצה או במחלקה מסוימת. ראה את הבאים:

הוספת כתב ויתור להודעות שנשלחות על-ידי משתמשים בארגון

באפשרותך להשתמש בכללי תעבורה כדי להוסיף באופן אוטומטי טקסט, המכונה במקרים רבים כתב ויתור, להודעות דואר אלקטרוני. כתבי ויתור משמשים בדרך כלל למתן מידע משפטי, מידע בנושא תאימות או למטרות אחרות הייחודיות לארגון. ראה הוספת כתבי ויתור להודעות‎.

איסוף הודעות דואר אלקטרוני שנשלחות אל מחוץ לארגון

כדי לעמוד בתקנות, ייתכן שהארגון יצטרך לאסוף את כל הודעות הדואר האלקטרוני הנשלחות לנמענים חיצוניים. במקרה זה, באפשרותך ליצור כלל יומן כדי להפיק דוח יומן עבור כל הודעה הנשלחת אל מחוץ לארגון. באפשרותך גם ליצור כללי יומן עבור הודעות הנשלחות אל משתמשים ספציפיים או מהם, או על-ידי החברים בקבוצת תפוצה מסוימת. ראה יצירת כללי יומן‎.

בירור אם תיבת דואר מסוימת נפתחה על-ידי אדם שאינו הבעלים

כברירת מחדל, רק בעלי תיבת הדואר יכול להיכנס אליה, אולם ניתן להקצות הרשאות גישה לתיבת הדואר למשתמשים אחרים, כגון נציגים או מנהלי מערכת. אם משיקולים משפטיים, משיקולים הקשורים למשאבי אנוש או ל-IT יש לך סיבה לחשוד שתיבת דואר נפתחה על-ידי אדם שאינו בעליה, או שבוצעו בה שינויים על-ידי אדם שכזה, באפשרותך להפעיל דוח 'גישת משתמש שאינו הבעלים לתיבת דואר'. ראה הפעלת דוח גישת משתמש שאינו הבעלים לתיבת דואר‎.

תרחישי תאימות נפוצים הנתמכים על-ידי Exchange Online‎

הזמינות של תכונות התאימות

השתמש בטבלה הבאה כדי לראות את תכונות התאימות הזמינות ב- Exchange Online עבור Microsoft Office 365 ו- Microsoft Live@edu.

 

תכונת תאימות Office 365 לאנשי מקצוע ועסקים קטנים Office 365 לארגונים Live@edu

ארכיון אישי

כן (גודל כולל של 25 GB עבור תיבת הדואר הראשית ושל הארכיון)

כן (גודל כולל של 25 GB עבור תיבת הדואר הראשית ושל הארכיון). מכסת ברירת מחדל של 100 GB עבור מינוי Exchange Online (תוכנית 2) או גבוה יותר

‏‏לא

ניהול רשומות של העברת הודעות

‏‏כן

‏‏כן

‏‏כן

חסימה לצורך תביעה משפטית

‏‏לא

כן. מחייב מינוי Exchange Online (תוכנית 2) או גבוה יותר

‏‏לא

חיפוש בתיבות דואר מרובות

‏‏לא

‏‏כן

‏‏כן

ניהול זכויות מידע

‏‏לא

‏‏כן

‏‏לא

כללי תעבורה

‏‏לא

‏‏כן

‏‏כן

רישום ב‏‏יומן

לא

‏‏כן

‏‏כן

רישום ביקורת ביומן

‏‏כן

‏‏כן

‏‏כן

לראש הדף‎

 
נושאי עזרה קשורים
טוען...
לא נמצאו משאבים.