Funcionalidades de cumprimento en Exchange Online

 

Aplícase a: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Última modificación do tema: 2011-12-19

As funcionalidades de cumprimento de Exchange Online axudan á súa organización a cumprir cos requisitos organizativos, legais e normativos dos seguintes modos:

  • Conservar   Evita a eliminación de mensaxes para cumprir cos requirimentos de retención de datos ou legais.

  • Descubrir   Busca elementos relevantes relacionados con casos legais específicos ou solicitudes de autoridades normativas.

  • Control   Controla o fluxo de mensaxes e implementa regras accionables baseadas en contidos de mensaxes ou en quen envía e recibe a mensaxe.

  • Protexer   Cifra o contido e impón políticas que se aplican ao uso do correo electrónico.

Botemos unha ollada máis detallada:

Funcionalidades de cumprimento en Exchange Online

  • Xestión de rexistros de mensaxes (MRM)   MRM axuda á súa organización a evitar a eliminación permanente de mensaxes de correo electrónico e outros contidos de mensaxería, eliminados polos usuarios ou as políticas de mensaxería, necesarios para cumprir coa política da compañía, as normativas gobernamentais ou as necesidades legais. MRM tamén lle permite eliminar automaticamente os contidos de mensaxería antigos que non teñen ningún valor legal ou empresarial. MRM utiliza políticas e etiquetas de retención para controlar o tempo durante o que desexa conservar elementos nas caixas de correo dos usuarios e definir que acción realizar nos elementos que alcanzaron unha determinada antigüidade.

    Consulte Configurar e xestionar políticas de retención en Exchange Online.

  • Detección   A detección utiliza a busca en varias caixas de correo, unha ferramenta baseada en GUI que permite aos profesionais do departamento legal e de recursos humanos e a outros xestores de detección buscar nas caixas de correo principais e de arquivo da súa organización para atopar mensaxes que cumpran uns criterios específicos. Debido a que as buscas de detección non requiren permisos de administración completos, pode asignar aos usuarios habituais os permisos necesarios para realizar buscas nas caixas de correo e limitar o ámbito das caixas de correo nas que pode buscar unha persoa. Os resultados dunha busca en varias caixas de correo poden imprimirse ou exportarse a un ficheiro .PST mediante Microsoft Outlook.

    Consulte Buscas en varias caixas de correo.

  • Arquivo persoal   Pode crear unha caixa de correo de arquivo, denominada arquivo persoal, para a caixa de correo principal dun usuario baseada na nube. Os usuarios poden utilizar a caixa de correo de arquivo para almacenar os datos de mensaxería histórica movendo ou copiando as mensaxes da súa caixa de correo principal á súa caixa de correo de arquivo. Os administradores e os usuarios poden utilizar funcionalidades de MRM para mover mensaxes que alcancen unha antigüidade determinada á caixa de correo de arquivo automaticamente. Debido a que os elementos da caixa de correo de arquivo dun usuario están indexados, as caixas de correo de arquivo inclúense nunha busca en varias caixas de correo.

    Consulte Activar unha caixa de correo de arquivo.

  • Retención para litixios   Pode establecer unha retención para litixios, tamén coñecida como retención legal, nunha caixa de correo para conservar as mensaxes de correo electrónico e outros elementos de correo durante un período prolongado. A retención para litixios tamén impide que os elementos se eliminen permanentemente. Cando se coloca a caixa de correo dun usuario en retención para litixios, o usuario pode purgar elementos da súa caixa de correo, pero os elementos consérvanse indefinidamente nos servidores do centro de datos de Microsoft. A retención para litixios tamén mantén o historial de versións dos elementos que están modificados.

    Consulte Colocar unha caixa de correo en retención para litixios.

  • Xestión de dereitos de información (IRM)   IRM fornece protección en liña e sen conexión para as mensaxes de correo electrónico e os anexos compatibles. A protección IRM pode ser aplicada polos usuarios en Outlook ou Outlook Web App, e pode ser aplicada polos administradores mediante regras de protección de transporte e de protección de Outlook. IRM axuda aos administradores e aos seus usuarios a controlar quen pode acceder a, reenviar, imprimir ou copiar datos confidenciais de mensaxes de correo electrónico. Teña en conta que IRM require dispoñer dun servidor Active Directory Rights Management Services (AD RMS) implementado na súa organización local.

    Consulte Configurar e xestionar a xestión de dereitos de información en Exchange Online.

    Nota   Para obter unha lista dos tipos de ficheiros anexos permitidos e bloqueados en Outlook Web App, consulte a sección “Configuración de ficheiros e anexos” en Políticas de caixa de correo de Outlook Web App | Configuración dispoñible.

  • Regras de transporte e regras de protección do transporte   As regras de transporte permiten controlar o fluxo de e aplicar políticas de mensaxería ás mensaxes de correo electrónico enviadas dentro da súa organización e enviadas a dentro ou a fóra da súa organización. Mediante regras de transporte, os administradores poden definir atributos de mensaxes específicos ou condicións, e as accións que desexen aplicar a calquera mensaxe que conteña ditos atributos. Por exemplo, pode usar regras de transporte, anexar unha cláusula de exención de responsabilidade ás mensaxes enviadas fóra da súa organización ou impedir a comunicación de correo electrónico entre grupos de usuarios específicos.

    As regras de protección do transporte permítenlle utilizar regras de transporte a mensaxes protexidas mediante IRM mediante a aplicación dun modelo de política de dereitos AD RMS.

    Consulte Regras de toda a organización.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live para Live@edu tamén fornece políticas de supervisión para axudar ás escolas a controlar quen pode enviar a e recibir correo electrónico de usuarios na súa institución. Consulte Políticas de supervisión.

  • Rexistro de transaccións   O rexistro de transaccións pode axudar á súa organización a responder a requisitos de cumprimento legal, normativo e organizativo mediante o rexistro de comunicacións mediante correo electrónico de entrada e de saída. As Regras de diario utilízanse para rexistrar, ou incluír no diario, as mensaxes de correo electrónico enviadas a destinatarios específicos, ou desde destinatarios específicos. Se unha mensaxe coincide cos criterios definidos pola regra de diario, xerarase un informe de diario que conterá a mensaxe orixinal e enviarase a unha caixa de correo de rexistro de transaccións.

    Consulte Regras de diario.

  • Rexistro de auditoría   Informes de auditoría é unha ferramenta baseada en GUI que axuda á súa organización a realizar un seguimento do acceso non autorizado á caixa de correo dun usuario, a identificar as caixas de correo que se atopan en retención para litixios e a identificar as modificacións realizadas nos grupos de funcións de administrador. Tamén pode exportar o rexistro de auditorías de administrador no que se identifican as accións realizadas por un administrador.

    Consulte Utilizar informes de auditoría en Exchange Online.

Volver ao inicio

Situacións habituais de cumprimento compatibles con Exchange Online

Examinemos algunhas das situacións de cumprimento máis comúns compatibles con Exchange Online.

 

Almacenar datos de mensaxería históricos de cada usuario

Conservar os datos de mensaxería e eliminalos unha vez transcorrido o período de retención

Recompilar, procesar e revisar datos de mensaxería relevantes para os litixios

Evitar a eliminación ou modificación de elementos da caixa de correo durante o litixio

Permitir a membros dun equipo legal activar e desactivar a retención para litixios

Permitir a membros dun equipo legal realizar buscas en caixas de correo

Crear unha caixa de correo de detección para un caso legal específico

Evitar a comunicación mediante correo electrónico entre membros de diferentes departamentos, equipos legais ou escolas

Aplicar unha protección persistente ás mensaxes enviadas fóra da organización

Engadir unha cláusula de exención de responsabilidade ás mensaxes enviadas polos usuarios da súa organización

Recompilar mensaxes de correo electrónico enviadas fóra da súa organización

Determinar se un usuario aparte do propietario da caixa de correo accedeu a esta

Almacenar datos de mensaxería históricos de cada usuario

Para aplicar e xestionar unha estratexia de arquivo para a súa organización, pode activar unha caixa de correo de arquivo para cada usuario. Isto fornece aos administradores e usuarios un arquivo único e unificado para xestionar datos históricos. A tecnoloxía MRM move automaticamente elementos á caixa de correo de arquivo dun usuario e a busca en varias caixas de correo realiza buscas en caixas de correo de arquivo de elementos que cumpren os criterios de busca. Consulte Activar unha caixa de correo de arquivo.

Conservar os datos de mensaxería e eliminalos unha vez transcorrido o período de retención

Para axudar ás organizacións a cumprir os requirimentos empresariais, legais ou normativos, aplícase unha política de retención predefinida a todas as caixas de correo de Exchange Online. Esta política de retención aplica configuracións de retención aos seguintes cartafoles de correo predefinidos da caixa de correo dun usuario:

  • Elementos eliminados   Aplícase ás mensaxes do cartafol Elementos eliminados. Trinta días despois de que un usuario elimine unha mensaxe, esta elimínase permanentemente e desprázase ao cartafol Elementos recuperables, tamén denominado colector de elementos preeliminados. Os usuarios poden recuperar elementos do cartafol Elementos recuperables mediante a funcionalidade Recuperar elementos eliminados de Outlook ou Outlook Web App.

  • Correo lixo   Aplícase ás mensaxes do cartafol de correo lixo. Trinta días despois de desprazar ou enviar unha mensaxe de correo lixo ao cartafol de correo lixo do usuario, esta elimínase permanentemente e desprázase ao cartafol Elementos recuperables.

  • Elementos recuperables   Aplícase ás mensaxes do cartafol Elementos recuperables. Corenta días despois de mover unha mensaxe ao cartafol Elementos recuperables, desprázase ao cartafol Elementos recuperables da caixa de correo de arquivo do usuario. Neste punto, o administrador será o único que poderá recuperar un elemento mediante a recuperación dun só elemento en Exchange Online. Se o usuario non dispón dunha caixa de correo de arquivo, non se levará a cabo ningunha acción e o elemento permanecerá no cartafol Elementos recuperables da caixa de correo principal do usuario.

    Nota   Os usuarios poden eliminar ou purgar elementos do cartafol Elementos recuperables mediante a funcionalidade Recuperar elementos eliminados de Outlook ou Outlook Web App. A recuperación dun só elemento conserva os elementos purgados durante 14 días máis; despois de 14 días, MRM despraza os elementos purgados ao cartafol Elementos recuperables da caixa de correo de arquivo do usuario.

O resto de elementos da caixa de correo do usuario que non están afectados por estas configuracións de retención desprázanse á caixa de correo de arquivo do usuario despois de dous anos. Exchange Online tamén fornece etiquetas de retención persoais predefinidas que os usuarios poden aplicar a cartafoles e elementos individuais das súas caixas de correo. Consulte o seguinte:

Recompilar, procesar e revisar datos de mensaxería relevantes para os litixios

Para cumprir coas solicitudes de detección legais, as organizacións poden utilizar as funcionalidades de detección de Exchange Online para recompilar, procesar e revisar mensaxes de correo electrónico relevantes para un caso legal. Consulte o seguinte:

Nota   A súa organización ten que realizar unha implementación híbrida para buscar caixas de correo nas súas organizacións locais e baseadas na nube. Para obter máis información, consulte Despregamento híbrido e migración de Exchange con Office 365.

Situacións habituais de cumprimento compatibles con Exchange Online

Evitar a eliminación ou modificación de elementos da caixa de correo durante o litixio

Se se informa a unha organización dun litixio pendente, deberá conservar datos importantes, como as mensaxes de correo electrónico, que se poderían utilizar como probas. Para conservar correos electrónicos relacionados cun caso legal, é posible colocar as caixas de correo en retención para litixios. A continuación, como parte da detección legal, pódense realizar buscas nas caixas de correo en retención para litixios para atopar elementos relevantes para o caso. Cando a retención para litixios está activa, tamén se aplica á caixa de correo de arquivo do usuario. Consulte o seguinte:

Permitir a membros dun equipo legal activar e desactivar a retención para litixios

Pode asignar a membros do seu equipo legal ou demais persoal autorizado os permisos necesarios para utilizar o panel de control de Exchange para colocar unha caixa de correo en retención para litixios. Consulte Colocar unha caixa de correo en retención para litixios.

Permitir a membros dun equipo legal realizar buscas en caixas de correo

Tamén pode asignar a membros dun equipo legal os permisos necesarios para utilizar as funcionalidades de detección en Exchange Online. Isto permite aos avogados, aos membros do equipo legal e aos xestores de detección utilizar o panel de control de Exchange para realizar buscas en varias caixas de correo. Consulte Outorgar aos usuarios acceso á busca en varias caixas de correo.

Crear unha caixa de correo de detección para un caso legal específico

Os resultados da busca de detección cópianse nunha caixa de correo de detección. A continuación, créase unha caixa de correo de busca de detección predefinida para cada organización de Exchange Online. Porén, os administradores poden crear caixas de correo de busca de detección adicionais, cada unha cunha cota predefinida de 50 GB para casos ou equipos legais específicos. A continuación, os administradores asignan permisos aos xestores de detección para acceder á caixa de correo de detección. Consulte o seguinte:

Evitar a comunicación mediante correo electrónico entre membros de diferentes departamentos, equipos legais ou escolas

É posible que a súa organización precise evitar conflitos de interese producidos cando membros de diferentes departamentos, equipos legais ou escolas dispoñen da capacidade de compartir información confidencial. Para resolver isto, as organizacións poden evitar que grupos de usuarios diferentes intercambien correo electrónico. Este tipo de restrición denomínase ás veces muro ético. A continuación facilítanse algúns exemplos:

  • Bufetes de avogados que precisan manter a confidencialidade dos clientes precisan restrinxir o fluxo de correo ao persoal que traballa en casos legais específicos.

  • En sociedades de inversión, nas que é posible que os investigadores dos mercados dispoñan de información confidencial que poida influír a un corredor de bolsa, os requirimentos normativos con frecuencia establecen que se debe impedir a comunicación dos devanditos dous grupos de todos os xeitos.

  • Os distritos escolares que desexan evitar que os estudantes de diferentes escolas utilicen as contas das súas escolas para intercambiar correo electrónico.

Consulte Utilizar regras para evitar o fluxo de correo entre grupos específicos.

Situacións habituais de cumprimento compatibles con Exchange Online

Aplicar unha protección persistente ás mensaxes enviadas fóra da organización

Se os usuarios da súa organización teñen que enviar mensaxes de correo electrónico con información financeira, legal ou outra información confidencial a destinatarios de fóra da súa organización, pode crear regras de protección de transporte que apliquen un modelo de Servizos de xestión de dereitos (RMS) para protexer contidos de mensaxes de correo electrónico. En función da configuración que especifique no modelo RMS, os destinatarios non poderán realizar accións como o reenvío, a copia ou a impresión dunha mensaxe protexida mediante IRM. Tamén pode utilizar regras de transporte para aplicar modelos RMS a mensaxes enviadas por membros dunha rolda de distribución ou enviadas por membros dun departamento específico. Consulte o seguinte:

Engadir unha cláusula de exención de responsabilidade ás mensaxes enviadas polos usuarios da súa organización

Pode utilizar regras de transporte para engadir texto automaticamente, denominado comunmente exención de responsabilidade ás mensaxes de correo electrónico. As exencións de responsabilidade utilízanse normalmente para fornecer información legal, de cumprimento ou por outros motivos específica da súa organización. Consulte Engadir exencións de responsabilidade ás mensaxes.

Recompilar mensaxes de correo electrónico enviadas fóra da súa organización

Para cumprir requirimentos normativos, é posible que a súa organización precise recompilar todas as mensaxes de correo electrónico enviadas aos destinatarios externos. Neste caso, pode crear unha regra de diario para xerar un informe de diario para todas as mensaxes enviadas fóra da súa organización. Tamén pode crear regras de diario para as mensaxes enviadas a ou recibidas por usuarios específicos ou por membros dunha rolda de distribución. Consulte Crear regras de diario.

Determinar se un usuario aparte do propietario da caixa de correo accedeu a esta

De xeito predefinido, só os propietarios das caixas de correo poden acceder a unha caixa de correo, pero poden asignarse permisos para acceder á caixa de correo a outros usuarios, como a delegados ou administradores. Se dispón de motivos legais, relacionados cos recursos humanos ou TI para sospeitar que unha persoa distinta do propietario da caixa de correo accedeu a ela ou a falsificou, pode executar un informe de acceso á caixa de correo de usuarios non propietarios. Consulte Executar un informe de acceso á caixa de correo de non propietario.

Situacións habituais de cumprimento compatibles con Exchange Online

Dispoñibilidade da funcionalidade de cumprimento

Utilice a seguinte táboa para ver as funcionalidades de cumprimento dispoñibles en Exchange Online para Microsoft Office 365 e Microsoft Live@edu.

 

Funcionalidade de cumprimento Office 365 para profesionais e empresas pequenas Office 365 para empresas Live@edu

Arquivo persoal

Si (tamaño total combinado de 25 GB para as caixas de correo principal e de arquivo)

Si (tamaño total combinado de 25 GB para as caixas de correo principal e de arquivo); cota de 100 GB predefinida para a subscrición a Exchange Online (Plan 2) ou superior

Non

Xestión de rexistros de mensaxería

Si

Si

Si

Retención para litixios

Non

Si; require a subscrición a Exchange Online (Plan 2) ou superior

Non

Busca en varias caixas de correo

Non

Si

Si

Xestión de dereitos de información

Non

Si

Non

Regras de transporte

Non

Si

Si

Diarios

Non

Si

Si

Rexistro de auditoría

Si

Si

Si

Volver ao inicio

 
Temas de axuda relacionados
Cargando...
Non se atopou ningún recurso.