Recherches dans plusieurs boîtes aux lettres

La recherche dans plusieurs boîtes aux lettres est une méthode efficace pour rechercher des messages électroniques et autres communications électroniques envoyés et reçus par les personnes de votre organisation et pour gérer les résultats de la recherche.

Par exemple, une action en justice peut exiger des copies de communications électroniques ou de documents qui ont été envoyés ou reçus par des personnes de votre organisation. La recherche de documents et leur échange avec la partie adverse avant le procès est appelée communication des pièces. La recherche dans plusieurs boîtes aux lettres peut simplifier la préparation de la communication des pièces.

Dans les établissements d'enseignement ou les entreprises, il peut être demandé à un administrateur de messagerie ou un responsable de la mise en conformité de rechercher des messages électroniques qui contiennent un contenu inapproprié. La collecte de ces informations implique souvent une recherche dans d'importants volumes de messages situés dans des boîtes aux lettres réparties dans toute une organisation. En utilisant la recherche dans plusieurs boîtes aux lettres, vous pouvez exécuter ces recherches plus efficacement.

Les administrateurs peuvent utiliser la recherche dans plusieurs boîtes aux lettres et récupérer les messages que des utilisateurs ont éliminés par inadvertance ou par malveillance de leur boîte aux lettres. Les administrateurs peuvent également utiliser la fonctionnalité de recherche pour rechercher et supprimer les messages électroniques inappropriés ou potentiellement dangereux envoyés à plusieurs boîtes aux lettres dans leur organisation. Pour plus d'informations, consultez les rubriques suivantes :

• Récupérer des messages électroniques supprimés dans Exchange Online
  
• Rechercher et supprimer des messages dans les boîtes aux lettres des utilisateurs
  

Lors d’une recherche dans plusieurs boîtes aux lettres, le dossier Éléments récupérables est recherché par défaut. Le dossier Éléments récupérables, appelé le conteneur de dépôt dans les versions précédentes de Microsoft Exchange, conserve les éléments qui sont supprimés de manière permanent par l'utilisateur. La période de rétention des éléments est de 14 jours. Lorsque la période de rétention pour un élément expire, celui-ci est supprimé de manière permanent de Exchange Online. Pour plus d’informations sur le dossier Éléments récupérables, voir :

• Récupérer des messages électroniques supprimés dans Exchange Online
  
• Placer une boîte aux lettres en attente pour litige
  

Dans le Panneau de configuration Exchange, sélectionnez Gérer mon organisation > Contrôles de messagerie > Découverte > Nouveau. Une recherche de boîte aux lettres comprend les éléments suivants :

• Mots clés   Utilisez des opérateurs booléens de base pour rechercher des messages électroniques qui contiennent des mots clés. Vous pouvez également créer des requêtes de recherche plus complexes en utilisant la syntaxe de recherche avancée (AQS, Advanced Query Syntax). Cela vous permet d'affiner la recherche à l'aide de mots clés dans des composants spécifiques d'un message électronique, tels que la ligne Objet, les champs À : et De :, le corps du message ou les pièces jointes. et De : . Pour plus d'informations, consultez la rubrique Recherches avancées par mots clés.
  
• Inclure les éléments qui ne peuvent pas être recherchés   Vous pouvez inclure les éléments qui ne peuvent pas être indexés pour une recherche de boîte aux lettres dans les résultats de la recherche. Il s'agit notamment des types de messages non reconnus et des messages qui contiennent des pièces jointes chiffrées ou dont le format est inconnu. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Inclure des éléments ne pouvant pas être recherchés dans les résultats de la recherche.
  
• Sélectionnez les types de messages…   En plus des messages électroniques, vous pouvez rechercher des mots clés dans d'autres types de messages, tels que les réunions, les documents, les tâches et les conversations de messagerie instantanée.
  
• Messages à destination ou en provenance d'adresses de messagerie spécifiques   Limitez la portée de la recherche en recherchant uniquement des messages envoyés ou reçus par des personnes spécifiques. Vous pouvez également rechercher des messages adressés ou reçus d'individus appartenant à un domaine spécifique.
  
• Plage de dates   Spécifiez une plage de dates pendant laquelle les messages que vous souhaitez trouver ont été envoyés ou reçus.
  
• Boîtes aux lettres à rechercher   Vous sélectionnez exactement les boîtes aux lettres faisant l'objet de la recherche. Vous pouvez également rechercher les boîtes aux lettres des membres d'un groupe.
  Remarque   Comme mentionné précédemment, le dossier Éléments récupérables d'une boîte aux lettres utilisateur est recherché par défaut. Si la boîte aux lettres d'archivage de l'utilisateur est activée, elle est également incluse dans la recherche.
  
• Nom de la recherche, type et emplacement de stockage   Il existe deux types de recherches :
  
  • Estimer les résultats de la recherche   Ce type de recherche évalue le nombre de correspondances qui répondent aux critères de recherche, mais il ne copie pas les résultats dans la boîte aux lettres de stockage des résultats de la recherche. Cela vous permet de déterminer rapidement si vous devez affiner les critères de recherche pour limiter les résultats.
    
  • Copier les résultats de la recherche dans la boîte aux lettres de destination   Ce type de recherche affiche également les évaluations de recherche dans le volet d'informations, mais il copie les résultats dans une boîte aux lettres de destination. Pour les recherches qui retournent un grand nombre de résultats, cela peut prendre du temps.
    Les résultats de la recherche sont des copies des types de messages qui répondent aux critères de recherche. Ils sont stockés dans un dossier de la boîte aux lettres de destination qui porte le nom de recherche que vous avez indiqué ; en outre, ils sont organisés en sous-dossiers qui correspondent à chaque boîte aux lettres utilisateur contenant les résultats qui répondent aux critères de recherche.
    Vous avez également la possibilité d'enregistrer une seule copie des messages dupliqués dans les résultats de la recherche. Cela s'appelle l'enregistrement d'une seule copie du message. Si vous ne sélectionnez pas cette option, une copie de chaque boîte aux lettres qui contient le message est enregistrée.
    

Une fois la recherche terminée, utilisez Microsoft Outlook ou Outlook Web App pour accéder à la boîte aux lettres où les résultats de la recherche sont stockés, et passez en revue, organisez et exportez les résultats de la recherche. Pour plus d'informations, consultez la rubrique :

• Afficher les résultats de la recherche dans plusieurs boîtes aux lettres
  
• Utiliser Outlook pour ouvrir une boîte aux lettres de découverte
  
• Exporter les résultats de recherche dans plusieurs boîtes aux lettres vers un fichier de données Outlook (.pst)