Mga Tampok ng Pagsunod sa Exchange Online

 

Nalalapat sa: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Huling binagong paksa: 2011-12-19

Nakakatulong sa iyong samahan ang mga tampok ng pagsunod sa Exchange Online na makamit ang mga pang-legal, pang-regulatory, at pang-samahang mga kinakailangan sa pagsunod, sa mga sumusunod na paraan:

  • Pagpapanatili   Pigilan ang mga pagtanggal ng mga mensahe upang makasunod sa mga kinakailangan sa pagpapanatili ng data at mga kinakailangang pang-legal.

  • Tuklasin   Maghanap ng mga may-katuturang item na kaugnay ng mga tukoy na kasong legal o kahilingan mula sa mga pang-regulatory na awtoridad.

  • Control   I-control ang pagpapalian ng mga mensahe at magpatupad ng mga panuntunang maaaring gawan ng pagkilos ayon sa nilalaman ng mensahe, o kung sino ang nagpadala at tumanggap ng mensahe.

  • Protektahan   I-encrypt ang nilalaman at ipatupad ang mga patakarang nalalapat sa paggamit ng e-mail.

Tingnan natin nang malapitan:

Mga tampok ng pagsunod sa Exchange Online

  • Pamamahala ng mga nai-record na mensahe (Messaging records management o MRM)   Tumutulong sa iyong samahan ang MRM na pigilan ang pirmihang pagtatanggal ng mga mensaheng e-mail at iba pang nilalaman ng mensahe, na tinanggal ng mga user o sa pamamagitan ng mga patakaran sa pagpapadala ng mensahe, na kinakailangan upang sumunod sa patakaran ng kumpanya, mga regulasyon ng gobyerno, o mga pangangailangang legal. Hinahayaan ka rin ng MRM na awtomatikong alisin ang mga mas lumang nilalaman ng pagpapadala ng mensahe na walang legal o pangnegosyong halaga. Gumagamit ang MRM ng mga patakaran sa pagpapanatili at mga tag ng pagpapanatili upang i-control kung gaano katagal itatago ang mga item sa mga mailbox ng user at tukuyin kung anong pagkilos ang gagawin sa mga item na nagtagal na ng isang tiyak na panahon.

    Tingnan ang I-set Up at Pamahalaan ang Mga Patakaran ng Pagpapanatili sa Exchange Online.

  • Discovery   Ginagamit ng Discovery ang Paghahanap sa Multi-Mailbox, isang GUI-based na tool na binibigyang-daan ang mga pang-legal at pang-human resource na mga propesyonal at iba pang tagapamahala ng discovery upang hanapan ang mga pangunahin at naka-archive na mailbox sa buo mong samahan para sa mga mensaheng tumutugma sa tukoy na pamantayan. Dahil hindi nangangailangan ng mga ganap na pahintulot na pang-administratibo ang mga paghahanap ng discovery, makakapagtakda ka sa mga regular na user ng mga kailangang pahintulot upang maghanap sa mga mailbox at limitahan ang saklaw ng mga mailbox na maaaring hanapan ng isang tao. Ang mga resulta ng isang paghahanap sa maramihang mailbox ay mapi-print o ma-e-export sa isang .PST file sa pamamgitan ng paggamit ng Microsoft Outlook.

    Tingnan ang Mga Paghahanap sa Maraming Mailbox.

  • Personal na archive   Makakagawa ka ng archive mailbox, na tinatawag na personal na archive, para sa pangunahing cloud-based na mailbox ng isang user. Magagamit ng mga user ang archive na mailbox upang mag-imbak ng mga data ng kasaysayan ng pagpapadala ng mensahe sa pamamagitan ng paglipat o pagkopya ng mga mensahe mula sa kanilang pangunahing mailbox patungo sa kanilang archive na mailbox. Magagamit ng mga administrator at user ang mga tampok ng MRM upang awtomatikong ilipat ang mga mensaheng umabot na ng isang tiyak na panahon patungo sa archive na mailbox. Dahil naka-index ang mga item sa archive na mailbox ng user, kasama ang mga archive na mailbox sa isang paghahanap sa maramihang mailbox.

    Tingnan ang Magpagana ng isang Archive Mailbox.

  • Litigation hold   Maisasailalim mo sa isang litigation hold, na kilala rin sa tawag na legal hold, ang isang mailbox upang mapanatili ang mga mensaheng e-mail at iba pang item ng mail para sa isang pinahabang takdang panahon. Pinipigilan din ng litigation hold ang mga item na matanggal ng pirmihan. Kapag isinailalim sa litigation hold ang isang mailbox ng user, makapagtatanggal ang user ng mga item mula sa kanilang mailbox, ngunit napapanatili ang mga ito sa mga server ng Microsoft datacenter sa walang-katiyakang panahon. Pinananatili rin ng litigation hold ang bersyon ng kasaysayan para mga item na nagbago.

    Tingnan ang Maglagay ng Mailbox sa Litigation Hold.

  • Information rights management (IRM)   Nagbibigay ang IRM ng online at offline na proteksyon ng mga mensaheng e-mail at mga sinusuportahang attachment. Maaaring ilapat ang proteksyong IRM ng mga user ng Outlook o Outlook Web App, at maaaring ilapat ng mga administrator gamit ang mga panuntunan ng pagprotekta sa pag-transport at mga panuntunan ng pagprotekta sa Outlook. Tumutulong ang IRM sa mga administrator at user sa pag-control kung sino ang makaka-access, makakapag-forward, makakapag-print o makakakopya ng sensitibong data sa loob ng mga mensaheng e-mail. Tandaan na kinakailangan ng IRM na mayroon kang naka-deploy na server ng Active Directory Rights Management Services (AD RMS) sa iyong nasa mga nasasakupang samahan.

    Tingnan ang I-set Up at Pamahalaan ang Pamamahala ng Mga Karapatan sa Impormasyon sa Exchange Online.

    Tandaan   Para sa listahan ng mga pinapayagang uri ng naka-attach na file at mga naka-block sa Outlook Web App, tingnan ang seksyong “Mga setting ng file at attachment” sa Mga Patakaran sa Mailbox ng Outlook Web App | Mga Available na Setting.

  • Mga panuntunan sa pag-transport at mga panuntunan ng pagprotekta sa pag-transport   Hinahayaan ka ng mga panuntunan sa pag-transport na mag-control ng pagpapalitn ng at maglapat ng mga patakaran sa pagpapadala ng mensahe sa mga mensheng e-mail na ipinadala sa loob ng iyong samahan at ipinadala papasok at papalabas ng iyong samahan. Gamit ang mga panuntunan sa pag-transport, maitatakda ng mga administrator ang mga tukoy na katangian ng mensahe, o mga kundisyon, at mga pagkilos na ilalapat sa anumang mensahe na naglalaman ng mga katangiang iyon. Halimbawa, magagamit mo ang mga panuntunan ng pag-transport upang magdagdag ng isang pagtatatwa sa mensaheng ipinadala palabas ng iyong samahan o pigilan ang pakikipag-ugnay sa pamamagitan ng e-mail sa pagitan ng mga tukoy na grupo ng user.

    Hinahayaan ka ng mga panuntunan sa pag-transport na gamitin ang mga panuntunan sa pag-transport upang bigyan ng proteksyong IRM ang mga mensahe sa pamamagitan ng paglalapat ng isang template ng patakaran ng mga karapatan sa AD RMS.

    Tingnan ang Mga Panuntunan ng Samahang Pangmalawakan.

    Microsoft Live@edu   Nagbibigay rin ang Outlook Live para sa Live@edu ng mga patakaran sa pagmamando upang tulungan ang mga paaralan na mag-control kung sino ang makakapagpadala ng e-mail at makatatanggap ng e-mail mula sa mga user sa kanilang institusyon. Tingnan ang Mga Patakaran sa Pagbabantay.

  • Journaling   Makakatulong ang journaling sa iyong samahan na tumugon sa pang-legal, pang-regulatory, at pang-samahang mga kinakailangan sa pagsunod sa pamamagitan ng pagre-record ng papasok at papalabas na pakikipag-ugnay sa e-mail. Ginagamit ang mga panuntunang journal upang i-record, o "i-journal", ang mga mensaheng e-mail na ipinadala sa o mula sa mga tukoy na tagatanggap. Kapag tumugma ang isang mensahe sa pamantayan na tinukoy ng panuntunang journal, isang ulat ng journal na naglalaman ng orihinal na mensahe ay mabubuo at ipadadala sa isang journaling na mailbox.

    Tingnan ang Mga Tuntunin ng Journal.

  • Pag-audit sa pagla-log   Ang Auditing Reports ay isang GUI-based na tool na makakatulong sa iyong samahan na subaybayan ang mga walang-pahintulot na pag-access sa isang mailbox ng user, kilalanin ang mga mailbox na may litigation hold, at kilalanin ang anumang pagbabagong nagawa sa mga grupo ng katungkulan ng administrator. Makakapag-export ang administrator ng log ng audit na tumutukoy sa anumang pagkilos na ginawa ng isang administrator.

    Tingnan ang Gumamit ng Mga Ulat sa Pag-audit sa Exchange Online.

Bumalik sa tuktok

Mga karaniwang senaryo ng pagsunod na sinusuportahan ng Exchange Online

Tingnan natin ang ilan sa mga karaniwang senaryo ng pagsunod na sinusuportahan sa Exchange Online.

 

Mag-imbak ng data ng kasaysayan ng pagpapadala ng mensahe para sa bawat user

Panatilihin ang data ng pagpapadala ng mensahe at alisin ito pagkatapos na mag-expire ang takdang panahon ng pagpapanatili

Mangolekta, magproseso, at suriin ang data ng pagpapadala ng mensahe na may-katuturan sa litigation

Pigilan ang pag-aalis o pagbabago ng mga item ng mailbox sa panahon ng litigation

Payagan ang mga miyembro ng isang koponang legal na paganahin at huwag paganahin ang litigation hold

Payagan ang mga miyembro ng koponang legal na gumawa ng mga paghahanap sa mailbox

Gumawa ng isang discovery na mailbox para sa isang tukoy na kasong legal

Pigilan ang pakikipag-ugnay sa e-mail sa pagitan ng mga miyembro ng iba-ibang kagawaran, koponang legal, o paaralan

Maglapat ng tumatagal na proteksyon sa mga mensaheng ipinadala papalabas ng samahan

Magdagdag ng isang pagtatatwa sa mensaheng ipinadadala ng mga user sa iyong samahan

Mangolekta ng mga mensaheng e-mail na pinadala papalabas ng iyong samahan

Tukuyin kung ang isang mailbox ay na-access ng iba pang tao bukod sa may-ari

Mag-imbak ng data ng kasaysayan ng pagpapadala ng mensahe para sa bawat user

Upang ipatupad at pamahalaan ang isang diskarte sa archive para sa iyong samahan, makakapagpagana ka ng isang archive na mailbox para sa bawat user. Nagbibigay ito sa mga administrator at user ng isang, pinagsama-samang archive para sa pamamahala ng data ng kasaysayan. Awtomatikong inililipat ng teknolohiyang MRM ang mga item sa isang archive na mailbox ng user at hinahanapan ng Multi-Mailbox Search ang mga mailbox para sa mga item na tumutugon sa mga pamantayan ng paghahanap. Tingnan ang Magpagana ng isang Archive Mailbox.

Panatilihin ang data ng pagpapadala ng mensahe at alisin ito pagkatapos na mag-expire ang takdang panahon ng pagpapanatili

Upang tulungan ang mga samahan na matugonan ang mga pangangailangang pang-negosyo, pang-legal, o pang-regulatory, isang default na patakaran ng pagpapanatili ang inilalapat sa lahat ng mailbox ng Exchange Online. Naglalapat ang patakaran ng pagpapanatiling ito ng mga setting ng pagpapanatili sa mga sumusunod na default na folder ng mail sa isang mailbox ng user:

  • Mga Tinanggal na Item   Nalalapat sa mga mensahe sa folder ng Mga Tinanggal na Item. Tatlumpung araw (pagkatapos) na tinanggal ng isang user ang isang mensahe, pirmihang matatanggal ang mensahe at malilipat sa folder ng Mga Maaaring Mabawing Item, na tinatawag ding dumpster. Maaaring bawiin ng isang user ang mga item sa folder ng Mga Maaaring Mabawing Item sa pamamagitan ng paggamit sa tampok na Bawiin ang Mga Natanggal na Item sa Outlook o Outlook Web App.

  • Junk na E-mail   Nalalapat sa mga mensahe sa folder ng Junk na E-mail. Tatlumpung araw matapos na mailipat o maipadala ang isang junk na e-mail sa folder ng Junk na E-mail ng user, ang mensahe ay pirmihang matatanggal at malilipat sa folder ng Mga Maaaring Mabawing Item.

  • Mga Maaaring Mabawing Item   Nalalapat sa mga mensahe sa folder ng Mga Maaaring Mabawing Item. Labing-apat na araw matapos na malipat ang isang mensahe sa folder ng Mga Maaaring Mabawing Item, malilipat ito sa folder ng Maaaring Mabawing Item sa archive na mailbox ng user. Sa puntong ito, tanging ang administrator ang makababawi sa item sa pamamagitan ng paggamit ng pagbawi ng nag-iisang item sa Exchange Online. Kung walang archive na mailbox ang isang user, walang pagkilos na gagawin at ang mga item ay mananatili sa folder ng Mga Maaaring Mabawing Item sa pangunahing mailbox ng user.

    Tandaan   Maaaring magtanggal, o magpurga ang isang user ng mga item sa folder ng Mga Maaaring Mabawing Item sa paggamit sa tampok na Bawiin ang Mga Natanggal na Item sa Outlook o Outlook Web App. Nagpapanatili ang pagbawi ng nag-iisang item ng mga natanggal na item para sa karagdagang 14 na araw; pagkatapos ng 14 na araw, ililipat ng MRM ang mga natanggal na item sa folder ng Mga Maaaring Mabawing Item sa archive na mailbox ng user.

Lahat ng iba pang mga item sa mailbox ng user na hindi naaapektuhan ng mga setting na ito ng pagpapanatili ay ililipat sa archive na mailbox ng user matapos ang dalawang taon. Nagbibigay din ang Exchange Online ng default na mga personal na tag ng pagpapanatili na mailalapat ng mga user sa mga folder at indibidwal na item sa kanilang mailbox. Tingnan ang sumusunod:

Mangolekta, magproseso, at suriin ang data ng pagpapadala ng mensahe na may-katuturan sa litigation

Upang sumunod sa mga kahilingang legal ng discovery, magagamit ng mga samahan ang mga tampok ng discovery sa Exchange Online upang mangolekta, magproseso, at suriin ang mga mensaheng e-mail na may katuturan sa kasong legal. Tingnan ang sumusunod:

Tandaan   Kailangan na magpatupad ang iyong samahan ng isang hybrid na pag-deploy upang mahanapan ang mga mailbox sa pareho mong nasa mga nasasakupang at cloud-based na samahan. Para sa mas marami pang impormasyon, tingnan ang Hybrid Deployment ng Exchange at Paglilipat sa Office 365.

Mga karaniwang senaryo ng pagsunod na sinusuportahan ng Exchange Online

Pigilan ang pag-aalis o pagbabago ng mga item ng mailbox sa panahon ng litigation

Kung naipaalam sa isang samahan ang tungkol sa isang nakabinbin na litigation, dapat itong magpanatili ng mga data na may katuturan gaya ng e-mail na maaaring magamit bilang katibayan. Upang magpanatili ng e-mail na may katuturan sa isang kasong legal, maaaring ipatupad ang isang litigation hold sa mga mailbox. Pagkatapos, bilang bahagi ng legal na pagtuklas, maaaring hanapan ang isang mailbox na sumasailalim sa litigation hold upang makakita ng mga item na may katuturan sa kaso. Kapag pinagana ang litigation hold, nalalapat din ito sa archive na mailbox ng user. Tingnan ang sumusunod:

Payagan ang mga miyembro ng isang koponang legal na paganahin at huwag paganahin ang litigation hold

Makakapagtakda ka ng mga miyembro ng iyong koponang legal o iba pang awtorisadong tauhan ng mga kinakailangang mga pagpapahintulot upang gamitin ang Control Panel na Exchange upang isailalim ang isang mailbox sa litigation hold. Tingnan ang Maglagay ng Mailbox sa Litigation Hold.

Payagan ang mga miyembro ng koponang legal na gumawa ng mga paghahanap sa mailbox

Maaari ka ring magbigay sa mga miyembro ng koponang legal ng mga kinakailangang pagpapahintulot upang gamitin ang mga tampok ng Discovery sa Exchange Online. Nagbibigay-daan ito sa mga abogado, mga miyembro ng koponang legal, at mga tagapamahala ng discovery na gamitin ang Control Panel na Exchange upang magsagawa ng paghahanap sa maramihang mailbox. Tingnan ang Bigyan ang Mga User ng Access sa Paghahanap sa Maramihang Mailbox.

Gumawa ng isang discovery na mailbox para sa isang tukoy na kasong legal

Ang mga resulta ng paghahanap ng Discovery ay kinokopya sa discovery na mailbox. Isang default na Mailbox ng Paghahanap ng Discovery ang ginagawa para sa bawat samahan ng Exchange Online. Gayunpaman, makagagawa ang mga administrator ng mga dagdag na mailbox ng paghahanap ng discovery, na may 50 GB na default na quota, para sa mga tukoy na kasong legal o koponang legal. Nagtatakda ang mga administrator, pagkatapos, ng mga pagpapahintulot sa mga tagapamahala ng discovery upang ma-access ang discovery na mailbox. Tingnan ang sumusunod:

Pigilan ang pakikipag-ugnay sa e-mail sa pagitan ng mga miyembro ng iba-ibang kagawaran, koponang legal, o paaralan

Maaaring kailangan ng iyong samahan na pigilan ang mga magkasalungat na interes na maaaring maging resulta kapag ang mga miyembro ng iba't ibang kagawaran, koponang legal, o paaralan ay mayroong kakayahang magbahagi ng mga sensitibong impormasyon. Upang matugunan ito, mapipigilan ng mga samahan ang mga iba-ibang grupo ng user na magpalitan ng e-mail. Ang ganitong uri ng paghihigpit ay minsang tinatawag na ethical wall. Narito ang ilang halimbawa:

  • Ang mga law firm na kailangan na panatilihin ang pagka-kumpidensyal ng client ay nangangailangang ipaghigpit ang pagpaplitan ng mail sa mga taong sangkot sa mga tukoy na kasong legal.

  • Sa mga samahan sa pag-invest, kung saan ang mga mananaliksik ng market ay may kumpidensyal na impormasyon na maaaring makapag-impluwensya sa isang broker, inihahayag sa pang-regulatory na pangangailangan na ang dalawang grupong iyon ay dapat na pigilang makipag-ugnay sa isa't isa sa anumang paraan.

  • Mga distrito ng paaralan na nais na pigilan ang mga mag-aaral sa ibang paaralan na gamitin ang mga account ng paaralan upang magpalitan ng e-mail.

Tingnan ang Gumamit ng Mga Panuntunan upang Maiwasan ang Pagdaloy ng Mail sa Pagitan ng Partikular na Mga Grupo.

Mga karaniwang senaryo ng pagsunod na sinusuportahan ng Exchange Online

Maglapat ng tumatagal na proteksyon sa mga mensaheng ipinadala papalabas ng samahan

Kung ang mga user sa iyong samahan ay kailangan na magpadala ng mga mensaheng e-mail na may impormasyong pang-pinansya, legal, o iba pang may pagka-kumpidensyal sa mga tagatanggap sa labas ng iyong samahan, makagagawa ka ng mga panuntunan ng pagprotekta sa pag-transport na naglalapat ng isang template ng Rights Management Services (RMS) upang protektahan ang nilalaman ng mga mensaheng e-mail. Depende sa mga setting na iyong tinukoy sa tempalte ng RMS, napipigilan ang mga tagatanggap na magsagawa ng mga pagkilos gaya ng pagfo-forward, pangongopya, o pagpi-print ng isang mensaheng protektado ng IRM. Magagamit mo rin ang mga panuntunan sa pag-transport upang maglapat ng mga template ng RMS sa mga mensaheng ipinadala ng mga miyembro ng isang grupo ng pamamahagi o ipinadala ng mga miyembro ng isang tukoy na kagawaran. Tingnan ang sumusunod:

Magdagdag ng isang pagtatatwa sa mensaheng ipinadadala ng mga user sa iyong samahan

Magagamit mo ang mga panuntunan sa pag-transport upang awtomatikong magdagdag ng teksto, na karaniwang tinatawag na pagtatatwa, sa mga mensaheng e-mail. Ang mga pagtatatwa ay normal na ginagamit upang magbigay ng impormasyong legal, impormasyon sa pagsunod, o para sa iba pang kadahilanang partikular sa iyong samahan. Tingnan ang Magdagdag ng Mga Disclaimer sa Mga Mensahe.

Mangolekta ng mga mensaheng e-mail na pinadala papalabas ng iyong samahan

Upang makasunod sa mga pang-regulatory na pangangailangan, maaaring kailanganin ng iyong samahan na mangolekta ng mga mensaheng e-mail na ipinadala sa mga panlabas na tagatanggap. Sa kasong ito, makagagawa ka ng isang panuntunang journal upang bumuo ng isang ulat ng journal para sa bawat mensahe na ipinapapadala papalabas ng iyong samahan. Makagagawa ka rin ng mga panuntunang journal para sa mga mensaheng ipinadala o natanggap ng mga tukoy na user o ng mga miyembro ng isang grupo ng pamamahagi. Tingnan ang Gumawa ng Mga Tuntunin ng Journal.

Tukuyin kung ang isang mailbox ay na-access ng iba pang tao bukod sa may-ari

Bilang default, tanging mga may-ari ng mailbox ang makaka-access sa isang mailbox, ngunit ang mga pahintulot upang ma-access ang mailbox ay maaaring itakda sa iba pang user, gaya ng mga delegado o administrator. Kung mayroon kang mga kadahilanang legal, pang-human resource, o pang-IT upang magsuspetsa na ang isang mailbox ay na-access o napakialaman ng isa pang tao bukod sa may-ari ng mailbox, maaari kang magpatakbo ng isang ulat ng pag-access ng isang hindi may-ari sa mailbox. Tingnan ang Magpatakbo ng Ulat sa Pag-access ng Mailbox ng Hindi May-ari.

Mga karaniwang senaryo ng pagsunod na sinusuportahan ng Exchange Online

Availability ng tampok ng pagsunod

Gamitin ang sumusunod na talahanayan upang makita ang mga available na tampok ng pagsunod sa Exchange Online para sa Microsoft Office 365 at Microsoft Live@edu.

 

Tampok ng pagsunod Office 365 para sa mga propesyunal at mga maliit na negosyo Office 365 para sa mga enterprise Live@edu

Personal na archive

Oo (Pinagsama-samang kabuuang laki na 25 GB para sa mga pangunahin at archive na mailbox)

Oo (Pinagsama-samang kabuuang laki na 25 GB para sa mga pangunahin at archive na mailbox); 100 GB na default na quota para sa subscription ng Exchange Online (Plan 2) o mas mataas pa

Hindi

Pamamahala ng mga na-record na pagpapadala ng mensahe

Oo

Oo

Oo

Litigation hold

Hindi

Oo; kailangan ng subscription ng Exchange Online (Plan 2) o mas mataas

Hindi

Multi-Mailbox Search

Hindi

Oo

Oo

Information rights management

Hindi

Oo

Hindi

Mga panuntunan sa pag-transport

Hindi

Oo

Oo

Journaling

Hindi

Oo

Oo

Pag-audit sa pagla-log

Oo

Oo

Oo

Bumalik sa tuktok

 
Mga nauugnay na paksa ng tulong
Naglo-load...
Walang natagpuang mga mapagkukunan.