I-set Up at Pamahalaan ang Mga Patakaran ng Pagpapanatili sa Exchange Online

 

Nalalapat sa: Office 365 for enterprises, Live@edu

Huling binagong paksa: 2012-03-16

Para sa mga kadahilanang pang-negosyo, legal, o pagkontrol, maaaring kailangan mong panatiliin ang mga mensaheng e-mail na ipadala tungo at mula sa na mga user sa iyong samahan, o maaaring gusto mong mag-alis ng e-mail na hindi mo kinakailangang panatiliin. Ang messaging records management (MRM), ang teknolohiya ng pamamahala ng mga tala sa Exchange Online, ay nagbibigay daan upang magawa mong magpanatili ng mga item sa mga mailbox ng mga user at tukuyin kung anong pagkilos ang gagawin sa mga item na umabot ng ilang tagal.

Paano gumagana ang MRM sa Exchange Online

Ang mga patakaran sa pagpapanatili at mga tag sa pagpapanatili ay bahagi ng teknolohiya ng MRM. Gumagamit ang mga patakaran ng pagpapanatili ng mga tag sa pagpapanatili upang maglapat ng mga setting sa pagpapanatili sa mga mensahe sa e-mail at mga folder. Tumutukoy ang mga tag ng pagpapanatili ng limitasyon sa edad na tumutukoy kung gaano napapanatili ang mga mahahabang item, at ang isang pagkilos sa pagpapanatili na tumutukoy kung ano ang nangyayari sa mga item na umaabot sa limitasyon sa edad ng pagpapanatili. Ang mga tag sa pagpapanatili ay naka-link sa isang patakaran sa pagpapanatili, na nalalapat sa isang mailbox.

d289533e-c1e6-4fea-8a44-90b699fac47d

Tingnan nating muli ang mga bahaging ito:

  • Mga tag ng pagpapanatili   Tinutukoy at nilalapat ng mga tag ng pagpapanatili ang mga setting ng pagpapanatili sa mga mensahe at folder sa isang mailbox ng user. Tinutukoy ng mga tag ng pagpapanatili kung gaano katagal natatabi ang isang mensahe at ang ginagawang pagkilos kapag umabot ang isang mensahe sa isang partikular na tagal ng pananatili. Kapag naabot ng isang mensahe ang tagal nito sa pananatili, inililipat ito sa archive mailbox ng user o ito ay tinatanggal. Ang mga tag sa pagpapanatili ay naka-link sa isang patakaran sa pagpapanatili. May tatlong uri ng mga tag ng pagpapanatili:

    • Default policy tag (DPT)   Ang mga setting na tinukoy sa DPT ay nalalapat sa lahat ng item sa isang mailbox na walang tag ng pagpapanatili na nakalapat na. Ang patakaran sa pagpapanatili ay maaaring magkaroon ng hanggang sa tatlong DPT na naka-link dito: isang DPT na may pagkilos sa pagpapanatiling Ilipat sa Archive, isang DTP na may pagkilos sa pagpapanatiling Tanggalin at Payagan ang Pagbawi, at isang DTP para sa isang partikular na klase ng mensahe, tulad ng voice mail.

    • Retention policy tags (RPT)   Ang mga RPT ay nalalapat sa mga default na folder, gaya ng Inbox, Mga Napadalang Item, Mga Tinanggal na Item, at Junk Mail. Nauuna ang isang RPT sa DPT.

      Tandaan   Hindi sinusuportahan ng mga RPT ang pagkilos sa pagpapanatili na naglilipat sa mga item sa mailbox ng archive ng user. Ang tanging pagkilos sa pagpapanatili para sa mga RPT ay magtanggal ng mga item.

    • Mga personal na tag   Maaaring gumamit ang mga user ng Microsoft Outlook at Outlook Web App upang maglapat ng mga personal na tag sa mga custom na folder at indibidwal na mga item sa kanilang mailbox.

  • Mga patakaran sa pananatili   Ang isang patakaran sa pananatili ay isang grupo ng mga tag ng pagpapanatili na nilalapat sa isang mailbox. Kapag nalikha ang isang mailbox, nalalapat ang isang default na patakaran sa pagpapanatili. Sa Exchange Online, ang default na patakaran ng pagpapanatili na nilalapat sa mga bagong mailbox ay tinatatawag na Default na Patakaran ng MRM. Maaari lamang magkaroon ang mailbox ng isang patakaran sa pagpapanatili na nakalapat dito.

    Tandaan   Sa mga samahang Live@edu, may dalawang default na patakaran ng pagpapanatili: MRMPolicy-DefaultMailboxPlan at MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.

  • Ang mga tag sa pagpapanatili ay naka-link sa isang patakaran sa pagpapanatili   Ang isang patakaran sa pagpapanatili ay maaaring magkaroon ng dalawang DPT, ang bawat isa ay may magkakaibang pagkilos sa pagpapanatili; isang RPT sa bawat default na folder; at kahit ilang personal na mga tag.

Paano pinoproseso ang mga patakaran sa pagpapanatili?

Ang Assistant sa Pinamamahalaang Folder ay isang proseso na awtomatikong tumatakbo sa mga datacenter ng Microsoft upang iproseso ang mga setting sa pagpapanatili na inilalapat sa isang mailbox. Ang Assistant ng Pinamamahalaang Folder ay naglalapat sa DPT at mga RPT sa mailbox at ginagawang available ang mga personal na tag sa Outlook 2010 at Outlook Web App upang malapat ng mga user ang mga ito sa mga custom na folder o partikular na mga item sa mailbox. Pinoproseso ng Assistant ng Pinamamahalaang Folder ang proseso ng pagpapanatili ng mga item batay sa uri ng tag, tagal ng pananatili, at mga pagkilos ng pagpapanatili na tinukoy sa bawat tag ng pagpapanatili.

Gaano kadalas tumatakbo ang Assistant ng Pinamamahalaang Folder? Na-configure ang Assistant ng Pinamamahalaang Folder upang iproseso ang lahat ng mailbox sa isang cloud-based na samahan sa isang tukoy na tagal ng panahon, na kilala bilang pag-ikot ng trabaho. Sa Exchange Online, pitong araw ang pag-ikot ng trabaho. Nangangahulugan ito na sinusubukan ng assistant na iproseso ang bawat mailbox sa iyong cloud-based na samahan isang beses sa bawat pitong araw.

Dahil palaging tumatakbo ang Assistant ng Pinamamahalaang Folder, wala kang kailangang gawin upang ilapat ang mga setting sa pagpapanatili sa mga mailbox. Gayunpaman, kung kailangan mong agad na ilapat ang mga setting sa pagpapanatili sa isang mailbox, maaari mong puwersahin ang Assistant ng Pinamamahalaang Folder upang iproseso ang isang tukoy na mailbox. Tingnan ang Patakbuhin ang Assistant ng Pinamamahalaang Folder.

Mahalaga   Hindi ginagarantiya ng MRM ang pagpapanatili ng bawat mensahe. Halimbawa, maaaring magtanggal o mag-alis ang isang user ng mensahe mula sa kanilang mailbox bago maabot ng mensahe ang edad sa pagpapanatili nito; hindi idinisenyo ang MRM upang pigilan ang mga user mula sa pagtatanggal ng kanilang mga sariling mensahe. Kung nangangailangan ang iyong samahan ng pagpapanatili ng mga mensahe na walang hangganan, isaalang-alang ang paggamit sa isa sa mga tampok ng Exchange Online na ito:

  • Pag-journal   Kung kinakailangan ng iyong samahan na mapanatili ang mga mensahe sa labas ng mailbox ng user para sa pangmatagalang imbakan, gumamit ng pag-journal. Tingnan ang Mga Tuntunin ng Journal.

  • Litigation hold   Kung kailangang panatilihin ng iyong samahan ang mga mensahe upang matugunan ang mga kinakailangan sa e-discovery at pagpapanatili, maaari mong ilagay ang mga mailbox ng user sa litigation hold. Tingnan ang Maglagay ng Mailbox sa Litigation Hold.

Gayundin, hinahayaan ka ng pagbawi ng isahang item sa Exchange Online na bawiin ang isang natanggal na mensaheng e-mail nang hanggang sa 14 na araw pagkatapos na permanenteng tanggalin ng user ang mensahe. Tingnan ang Bawiin ang Mga Tinanggal na Mensaheng E-mail sa Exchange Online.

Tuktok ng pahina

Mga setting nga pagpapanatili sa Exchange Online

Pinapakita ng sumusunod na talahanayan ang mga tag sa pagpapanatili at mga setting nito, na available bilang default sa Exchange Online para sa Microsoft Office 365 at Live@edu. Ang lahat ng mga tag na ito ay naka-link sa default na patakaran sa pagpapanatili na nalalapat sa bagong mga mailbox. Ibig sabihin nito na ang mga setting na ito ay nalalapat sa lahat ng mga bagong mailbox.

Kapag ang isang personal na tag sa pagpapanatili ay naka-link sa patakaran sa pagpapanatili na nalalapat sa mailbox ng user, ang tag sa pagpapanatili ay awtomatikong available sa mga user upang malapat sa kanilang mga item sa mailbox.

 

Pangalan ng tag Uri ng tag Limitasyon sa tagal ng pagpapanatili (mga araw) Aksyon sa pagpapanatili

Dafault na 2 taon na paglipat sa archive

Lahat (DPT)*

730

Ilipat sa Archive

Nababawing Mga Item 14 na araw sa archive

Mga Nababawing Item**

14

Ilipat sa Archive

Mga Tinanggal na Item

Folder ng Mga Tinanggal na Item**

30

Tanggalin at Payagan ang Pagbawi

Junk Email

JunkEmail**

30

Tanggalin at Payagan ang Pagbawi

Personal na 1 taon na paglipat sa archive

Personal

365

Ilipat sa Archive

Personal na 5 taon na paglipat sa archive

Personal

1825

Ilipat sa Archive

Personal huwag kailanman ilipat sa archive***

Personal

Walang limitasyon sa edad

Ilipat sa Archive

1 Linggong Pagtanggal

Personal

7

Tanggalin at Payagan ang Pagbawi

1 Buwang Pagtatanggal

Personal

30

Tanggalin at Payagan ang Pagbawi

6 na Buwang Pagtanggal

Personal

180

Tanggalin at Payagan ang Pagbawi

1 Taon Tanggalin

Personal

365

Tanggalin at Payagan ang Pagbawi

5 Taon Tanggalin

Personal

1825

Tanggalin at Payagan ang Pagbawi

Huwag Kailanman Tanggalin***

Personal

Walang limitasyon sa edad

Tanggalin at Payagan ang Pagbawi

*  Mga tag ng pagpapanatili na may uri ng Lahat ng ay mga DPT. Nalalapat ang mga DPT sa mga item na walang ibang nakalapat na tag ng pagpapanatili.

**   Ang uri para sa mga RPT ay tumutukoy sa default na folder ng mail na napaglalapatan ng tag.

***   Ang tag na ito ay hindi pinagana bilang default. Ang mga item na mayroon ng tag ng pagpapanatili na ito ay hindi kailanman inalis o hindi kailanman tinanggal.

Tuktok ng pahina

Pamahalaan ang MRM

Gaya noong naunang naipaliwanag, ang mga setting mula sa default na mga tag ng pagpapanatili ay awtomatikong nalalapat sa bawat mailbox dahil nilalapat ang isang default na patakaran sa pagpapanatili noong nalikha ang mailbox. Gayunpaman, kung nais mong baguhin ang pagkilos ng pagpapanatili sa iyong samahan, maaari mong gamitin ang Windows PowerShell upang pamahalaan ang mga patakaran ng pagpapanatili at mga tag ng pagpapanatili sa Exchange Online.

Bago ka mag-umpisa

Upang matuto kung paano i-install at i-configure ang Windows PowerShell at kumonekta sa serbisyo, tingnan ang Gamitin ang Windows PowerShell sa Exchange Online.

Pamahalaan ang mga patakaran sa pagpapanatili

 

Gawain Command

Magpakita ng listahan ng mga patakaran sa pagpapanatili na available sa iyong samahan.

Get-RetentionPolicy | fl Name

Tukuyin ang patakaran sa pagpapanatili na nalalapat sa isang mailbox.

Get-Mailbox <name> | fl RetentionPolicy

Halimbawa   Patakbuhin ang sumusunod na command upang tukuyin kung aling patakaran sa pagpapanatili ay nalalapat sa mailbox ng Ian Tien:

Get-Mailbox "Ian Tien" | fl RetentionPolicy

Maglapat ng ibang patakaran sa pagpapanatili sa isang mailbox.

Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy <name of policy>

Halimbawa   Nilalapat ng sumusunod na command ang patakaran sa pagpapanatili na pinangalanang Corp-Execs sa mailbox ni Ian Tien:

Set-Mailbox "Ian Tien" -RetentionPolicy Corp-Execs

Alisin ang patakaran sa pagpapanatili na nalalapat sa isang mailbox.

Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy $null

Tukuyin ang mga tag sa pagpapanatili na naka-link sa isang patakaran sa pagpapanatili.

Get-RetentionPolicy <name of policy> | FL RetentionPolicyTagLinks

Halimbawa   Narito ang isang command upang malista ang mga tag sa pagpapanatili na naka-link sa patakaran sa pagpapanatili ng Default na Patakaran ng MRM:

Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy" | fl RetentionPolicyTagLinks

Magdagdag o mag-alis ng tag sa pagpapanatili sa isang patakaran sa pagpapanatili.

Set-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of all retention policy tags>

Mahalaga   Kapag nagdagdag o nag-alis ka ng tag sa pagpapanatili, tiyakin na isama ang lahat ng mga tag sa pagpapanatili na nais mong i-link sa patakaran sa pagpapanatili. Bakit? Pinapalitan ng Set-RetentionPolicy cmdlet ang umiiral na mga tag sa pagpapanatili sa halagang iyong tutukuyin.

Halimbawa   Narito ang isang command na nagdadagdag sa personal na tag sa pagpapanatili na tinatawag na "6 Buwang Tanggalin" sa patakaran sa pagpapanatili na tinatawag na Corp-Execs:

Set-RetentionPolicy Corp-Execs -RetentionPolicyTagLInks "Recoverable Items 14 days move to archive","Deleted Items","Junk Email","Default 2 year move to archive","6 Month Delete"

Tip   Bago ka magdagdag o mag-alis ng tag sa pagpapanatili, gamitin ang command na (Get-RetentionPolicy <name of policy>).RetentionPolicyTagLinks > filename.txt upang i-output ang mga buong pangalan ng mga tag sa pagpapanatili na naka-link sa patakaran sa pagpapanatili sa isang text file.

Tuktok ng pahina

Pamahalaan ang mga tag sa pagpapanatili

 

Gawain Command

Magpakita ng listahan ng mga tag sa pagpapanatili na available sa iyong samahan.

Get-RetentionPolicyTag | fl Name

Halimbawa   Gamitin ang Get-RetentionPolicyTag cmdlet upang magpakita ng detalyadong impormasyon tungkol sa mga tag sa pagpapanatili. Patakbuhin ang sumusunod na command upang ipakita ang uri, limitasyon sa tagal, at pagkilos ng pagpapanatili para sa lahat ng mga tag sa pagpapanatili:

Get-RetentionPolicyTag | fl Name,Type,AgeLimitForRetention,RetentionAction

Palitan ang limitasyon sa tagal ng pagpapanatili para sa isang tag sa pagpapanatili.

Set-RetentionPolicyTag <name of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days>

Halimbawa   Narito ang isang command upang mapataas ang limitasyon ng tagal ng pagpapanatili para sa tag sa pagpapanatili na Tanggalin ang Mga Item sa 90 araw:

Set-RetentionPolicyTag "Deleted Items" -AgeLimitForRetention 90

Lumikha ng bagong patakaran sa pagpapanatili

Gamitin ang New-RetentionPolicy cmdlet upang lumikha ng bagong patakaran sa pagpapanatili. Bakit lilikha ng bagong patakaran sa pagpapanatili? Para sa mga kadahilanang legal o pagkontrol, maaaring mayroon kang mga uri ng empleyado o buong mga departamento na may iba't ibang mga pangangailangan sa pagpapanatili kaysa sa ibang tao sa iyong samahan. Makakalikha ka ng bagong patakaran sa pagpapanatili, i-link ang mga naaangkop na tag sa pagpapanatili, at pagkatapos ay ilapat ito sa mga naaangkop na mailbox.

Upang lumikha ng bagong patakaran sa pagpapanatili, patakbuhin ang sumusunod na command:

New-RetentionPolicy <name>

Upang lumikha ng bagong patakaran sa pagpapanatili at i-link doon ang mga tag sa pagpapanatili, patakbuhin ang sumusunod na command:

New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Halimbawa   Lumilikha ang sumusunod na command ng bagong patakaran sa pagpapanatili na tinatawag na "Mga Opisyal ng Kumpanya" at nagli-link doon ng dalawang tag sa pagpapanatili:

New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"

Tuktok ng pahina

Lumikha ng bagong tag sa pagpapanatili

Gamitin ang New-RetentionPolicyTag cmdlet upang lumikha ng mga bagong tag sa pagpapanatili. Gaya ng maaaring kailangan mo ang isang bagong patakaran sa pagpapanatili para sa mga kadahilanang legal o pagkontrol, maaaring mayroon kang mga empleyado na nangangailangan ng magkaibang panahon ng pagkilos o pagkilos ng pagpapanatili. Maaari kang lumikha ng bagong tag sa pagpapanatili at pagkatapos ay i-link ito sa bago o umiiral na mga patakaran sa pagpapanatili.

Upang lumikha ng bagong tag sa pagpapanatili, patakbuhin ang sumusunod na command:

New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>

Halimbawa   Lumilikha ang sumusunod na command ng bagong tag sa pagpapanatili na tinatawag na "Mga Opisyal ng Kumpanya-SentItems." Kapag inilapat sa isang mailbox, tinatanggal ng tag sa pagpapanatiling ito ang mga item sa folder na Mga Napadalang Item na mas luma kaysa sa tatlong buwan sa mailbox ng archive ng user.

New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Para sa mas marami pang impormasyon tungkol sa cmdlet na ito, tingnan ang New-RetentionPolicyTag.

Tandaan   Kapag lumilikha ng mga bagong tag sa pagpapanatili, maaari mo lang gamitin ang pagkilos na MoveToArchive para sa mga tag sa pagpapanatili ng uri na All, Personal, at RecoverableItems.

Lumikha ng default policy tag (DPT) para sa mga mensaheng voice mail

Tulad ng nabanggit sa nakaraan, maaari kang magdagdag ng isang DPT para sa isang partikular na klase ng mensahe sa isang patakaran sa pagpapanatili. Lumilikha ang sumusunod na halimbawa ng DPT para sa mga mensaheng voice mail. Kapag inilapat ang tag sa isang mailbox, tinatanggal ang mga mensaheng voice mail na wala pang nakalapat na tag sa pagpapanatili pagkatapos ng 14 na araw.

New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Upang idagdag ang DPT na ito sa isang patakaran sa pagpapanatili, tingnan ang Magdagdag o mag-alis ng tag sa pagpapanatili sa isang patakaran sa pagpapanatili.

Patakbuhin ang Assistant ng Pinamamahalaang Folder

Tulad ng nabanggit sa nakaraan, sinusubukan ng Assistant ng Pinamamahalaang Folder na iproseso ang bawat mailbox sa iyong cloud-based na samahan isang beses sa bawat pitong araw. Kung baguhin mo ang isang tag sa pagpapanatili o maglapat ng ibang patakaran sa pagpapanatili sa isang mailbox, maaari kang maghintay hanggang sa maproseso ng Assistant ng Pinamamahalaang Folder ang mailbox, o maaari mong patakbuhin ang cmdlet na Start-ManagedFolderAssistant upang simulan ang Assistant ng Pinamamahalaang Folder na iproseso ang isang tukoy na mailbox. Kapakipakinabang ang pagpapatakbo ng cmdlet na ito sa pagsubok o pag-troubleshoot ng isang patakaran sa pagpapanatili o mga setting ng tag sa pagpapanatili.

Pinapatakbo ng sumusunod na command ang Assistant ng Pinamamahalaang Folder para sa isang partikular na mailbox:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>

Halimbawa   Sisimulan ng sumusunod na command ang proseso ng pagpapanatili sa mailbox ni Ian Tien:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"

Tuktok ng pahina

Mga susunod na hakbang

  • Tulungan ang mga user na maglapat ng mga personal na tag   Kapag ang isang personal na tag sa pagpapanatili ay naka-link sa patakaran ng pagpapanatili na nalalapat sa mailbox ng user, awtomatikong available ang tag sa mga user upang maglapat ng mga item sa kanilang mailbox. Gaya ng nauna pang pinaliwanag sa paksang ito, maaaring gamitin ng mga user ang Outlook at Outlook Web App upang ilapat ang personal na mga tag ng pagpapanatili sa mga custom na folder at mga indibidwal na item sa kanilang mailbox. Ipaalam sa kanila kung paano: Ilapat ang Mga Patakaran sa Pagpapanatili at Mga Patakaran sa Archive sa Iyong Mga Mensahe.

  • Ilagay ang isang mailbox sa retention hold   Sinususpinde ng retention hold ang patakaran sa pagpapanatili na nilapat sa mailbox. Ang resulta ay hindi pinoproseso ng Assistant ng Pinamamahalaang Folder ang mga setting sa pagpapanatili o gagawa ng mga pagkilos sa pagpapanatili. Tingnan ang Maglagay ng Mailbox sa Retention Hold.

 
Mga nauugnay na paksa ng tulong
Naglo-load...
Walang natagpuang mga mapagkukunan.