Exchange Onlinen yhteensopivuustoiminnot

 

Koskee seuraavia: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Aihetta muokattu viimeksi: 2011-12-19

Exchange Onlinen velvoitteiden noudattamisominaisuudet auttavat organisaatiotasi noudattamaan laki-, sääntö- ja organisaatiovelvoitteita seuraavilla tavoilla:

  • Säilytys   Estä viestien poistaminen tietojen säilytysvaatimusten ja lainsäädännöllisten vaatimusten täyttämiseksi.

  • Etsintä   Etsi oikeusjuttuihin tai viranomaisten pyyntöihin liittyviä tietoja.

  • Valvonta   Valvo viestinkulkua ja ota käyttöön viestin sisältöön tai viestin lähettäjään ja vastaanottajaan perustuvia toimintosääntöjä.

  • Suojaus   Salaa sisältö ja ota käyttöön sähköpostin käyttöä koskevia käytäntöjä.

Ominaisuuksia tarkastellaan tarkemmin seuraavassa:

Exchange Onlinen velvoitteiden noudattamisominaisuudet

  • Viestinvälityksen tietueiden hallinta (MRM)   MRM auttaa organisaatiota estämään käyttäjien tai viestinvälityskäytäntöjen poistamien sähköpostiviestien ja muun viestisisällön pysyvän poistamisen. Viestit on voitava säilyttää yrityksen käytäntöjen tai lainsäädännön vaatimusten noudattamiseksi tai lakiasioihin liittyvien tarpeiden vuoksi. MRM:n avulla on myös mahdollista poistaa automaattisesti vanha viestisisältö, jolla ei ole lainsäädännöllistä tai liiketoiminnallista merkitystä. MRM käyttää säilytyskäytäntöjä ja säilytyskäytännön tunnisteita määrittääkseen käyttäjien postilaatikoissa olevien kohteiden säilytysajan ja sen, mitä niille tehdään määritetyn ajan jälkeen.

    Lisätietoja on ohjeaiheessa Exchange Onlinen säilytyskäytäntöjen määrittäminen ja hallinta.

  • Etsiminen   Etsimisessä käytetään usean postilaatikon hakua – graafiseen käyttöliittymään perustuvaa työkalua, jonka avulla laki- ja henkilöstöasiantuntijat sekä muut etsinnän hallintaroolin haltijat voivat etsiä hakuehtoja vastaavia viestejä ensisijaisista postilaatikoista ja arkistopostilaatikoista. Etsintä ei edellytä täysiä järjestelmänvalvojan oikeuksia, joten tavallisille käyttäjille voidaan määrittää tarvittavat oikeudet hakujen tekemiseksi postilaatikoista ja haku voidaan rajata vain tiettyihin postilaatikoihin. Usean postilaatikon haun tulokset voidaan tulostaa tai ne voidaan viedä .PST-tiedostoon Microsoft Outlookilla.

    Lisätietoja on ohjeaiheessa Haut useasta postilaatikosta.

  • Henkilökohtainen arkisto   Voit luoda arkistopostilaatikon, henkilökohtaisen arkiston, käyttäjän ensisijaiselle pilvipohjaiselle postilaatikolle. Käyttäjät voivat käyttää arkistopostilaatikkoa vanhojen viestitietojen tallentamiseen siirtämällä tai kopioimalla viestejä ensisijaisesta postilaatikosta arkistopostilaatikkoon. Järjestelmänvalvojat ja käyttäjät voivat MRM-ominaisuuksien avulla siirtää viestejä määritetyn ajan kuluttua arkistopostilaatikkoon. Koska käyttäjän arkistopostilaatikon viestit on indeksoitu, arkistopostilaatikot sisältyvät usean postilaatikon hakuun.

    Lisätietoja on ohjeaiheessa Arkistopostilaatikon ottaminen käyttöön.

  • Oikeustoimiin liittyvä pito   Postilaatikko voidaan asettaa oikeustoimiin liittyvään pitoon eli lainsäädännölliseen pitoon, kun sähköpostiviestejä ja muita postilaatikon kohteita halutaan säilyttää pitkiä aikoja. Oikeustoimiin liittyvä pito myös estää viestien pysyvän poistamisen. Kun käyttäjän postilaatikko asetetaan oikeustoimiin liittyvään pitoon, käyttäjä voi tyhjentää postilaatikostaan kohteita, mutta ne säilyvät Microsoft-tietokeskuksen palvelimissa pysyvästi. Oikeustoimiin liittyvä pito myös ylläpitää muokattujen kohteiden versiohistoriaa.

    Lisätietoja on ohjeaiheessa Postilaatikon asettaminen oikeustoimiin liittyvään pitoon.

  • Sisältöoikeuksien hallinta (IRM)   IRM-toiminnot suojaavat sähköpostiviestejä ja tuettuja liitetiedostoja sekä online- että offline-tilassa. IRM-suojaus on Outlook- ja Outlook Web App -käyttäjien valittavissa. Tämän lisäksi järjestelmänvalvojat voivat ottaa sen käyttöön siirron suojaussääntöjen tai Outlookin suojaussääntöjen avulla. IRM auttaa järjestelmänvalvojia ja käyttäjiä valvomaan, kenellä on oikeus käyttää, välittää, tulostaa tai kopioida arkaluonteisia tietoja sähköpostiviesteissä. Huomautus: IRM edellyttää, että Active Directory Rights Management Services (AD RMS) -palvelin on otettu käyttöön sisäisessä organisaatiossa.

    Lisätietoja on ohjeaiheessa Exchange Onlinen sisältöoikeuksien hallinnan määrittäminen ja hallinta.

    Huomautus   Luettelo Outlook Web Appin sallimista ja estämistä liitetiedostotyypeistä on Tiedosto- ja liiteasetukset -osiossa ohjeaiheessa Outlook Web App -postilaatikkokäytännöt | Käytettävissä olevat asetukset.

  • Siirtosäännöt ja siirron suojaussäännöt   Siirtosääntöjen avulla voidaan hallita organisaation sisäisten sekä organisaatioon saapuvien ja siitä lähtevien sähköpostiviestien viestinkulkua ja soveltaa niihin viestinvälityskäytäntöjä. Siirtosääntöjä käyttämällä järjestelmänvalvojat voivat määrittää erityisiä viestimääreitä eli ehtoja sekä toimintoja, joita käytetään kyseisiä määreitä sisältäviin viesteihin. Siirtosääntöjen avulla voidaan esimerkiksi lisätä vastuuvapausilmoitus organisaation ulkopuolelle lähetettäviin viesteihin sekä estää tiettyjen käyttäjäryhmien välinen sähköpostiviestintä.

    Siirron suojausjärjestelmien avulla siirtosääntöjä voidaan käyttää IRM-suojattuihin viesteihin soveltamalla AD RMS:n oikeuksien käytäntömallia.

    Lisätietoja on ohjeaiheessa Organisaatiokohtaiset säännöt.

    Microsoft Live@edu   Outlook Liven Live@edu-palvelun valvontakäytäntöjen avulla oppilaitokset voivat hallita, ketkä voivat lähettää organisaation käyttäjille sähköpostia ja vastaanottaa heidän lähettämiään sähköposteja. Lisätietoja on ohjeaiheessa Valvontakäytännöt.

  • Lokiin kirjoitus   Lokiin kirjoitus voi auttaa organisaatiotasi noudattamaan laki-, sääntö- ja organisaatiovelvoitteita tallentamalla saapuvia ja lähteviä sähköpostiviestejä. Lokiin kirjoituksen sääntöjä käytetään tietyille vastaanottajille lähetettyjen tai heiltä vastaanotettujen sähköpostiviestien lokiin kirjaamista varten. Jos viesti täyttää lokiin kirjoituksen säännön määrittämät ehdot, luodaan alkuperäisen viestin sisältävä päivyriraportti, joka lähetetään lokiin kirjoituksen postilaatikkoon.

    Lisätietoja on ohjeaiheessa Päivyrisäännöt.

  • Valvontaloki   Valvontaraportit on graafiseen käyttöliittymään perustuva työkalu, joka auttaa organisaatiotasi jäljittämään käyttäjän postilaatikon luvatonta käyttöä, tunnistamaan oikeustoimiin liittyvässä pidossa olevia postilaatikoita sekä tunnistamaan järjestelmänvalvojarooliryhmiin tehtyjä muutoksia. Voit myös viedä järjestelmänvalvojan valvontalokin, johon kirjataan kaikki järjestelmänvalvojan toteuttamat toimet.

    Lisätietoja on ohjeaiheessa Exchange Onlinen valvontaraporttien käyttäminen.

Alkuun

Exchange Onlinessa tuettuja yleisiä velvoitteiden noudattamisen skenaarioita

Seuraavassa tarkastellaan yleisimpiä Exchange Onlinen tukemia velvoitteiden noudattamisen skenaarioita.

 

Vanhojen viestitietojen tallentaminen kullekin käyttäjälle

Viestitietojen säilyttäminen ja niiden poistaminen säilytysjakson päätyttyä

Oikeustoimiin liittyvien viestitietojen kerääminen, käsitteleminen ja tarkasteleminen

Postilaatikon kohteiden poistamisen tai muokkaamisen estäminen oikeustoimien aikana

Oikeuksien myöntäminen lakiosastolle oikeustoimiin liittyvän pidon ottamiseksi käyttöön ja poistamiseksi käytöstä

Oikeuksien myöntäminen lakiosastolle postilaatikkohakujen tekemistä varten

Etsintäpostilaatikon luominen tiettyä oikeusjuttua varten

Eri osastojen, lakiosastojen tai koulujen jäsenien välisen sähköpostiviestinnän estäminen

Organisaation ulkopuolelle lähetettyjen viestien pysyvän suojauksen käyttäminen

Vastuuvapausilmoituksen lisääminen organisaation käyttäjien lähettämiin viesteihin

Organisaatiosi ulkopuolelle lähetettyjen sähköpostiviestien kerääminen

Sen selvittäminen, onko postilaatikkoa käyttänyt joku muu kuin omistaja

Vanhojen viestitietojen tallentaminen kullekin käyttäjälle

Voit ottaa organisaatiossa käyttöön arkistointistrategian ja hallita sitä ottamalla kullekin käyttäjälle käyttöön arkistopostilaatikon. Näin järjestelmänvalvojat ja käyttäjät saavat käyttöönsä yksittäisen, yhdistetyn arkiston vanhojen tietojen hallintaan. MRM-tekniikka siirtää automaattisesti kohteita käyttäjän arkistopostilaatikkoon, ja usean postilaatikon haku hakee arkistopostilaatikoista hakuehtoja vastaavia kohteita. Lisätietoja on ohjeaiheessa Arkistopostilaatikon ottaminen käyttöön.

Viestitietojen säilyttäminen ja niiden poistaminen säilytysjakson päätyttyä

Jotta organisaatioiden olisi helpompi täyttää liiketoiminnan ja lainsäädännön vaatimukset, kaikkiin Exchange Onlinen postilaatikoihin sovelletaan oletussäilytyskäytäntöä. Säilytyskäytännön mukaan säilytysasetuksia sovelletaan käyttäjän postilaatikon seuraaviin oletuspostikansioihin:

  • Poistetut   Sovelletaan Poistetut-kansion viesteihin. Kolmekymmentä päivää sen jälkeen, kun käyttäjä on poistanut viestin, viesti poistetaan pysyvästi ja siirretään Palautettavat-kansioon, jota kutsutaan myös roskalaatikoksi. Käyttäjä voi palauttaa Palautettavat-kansion kohteita käyttämällä Outlookin tai Outlook Web App -sovelluksen Palauta poistetut viestit -ominaisuutta.

  • Roskaposti   Sovelletaan Roskaposti-kansion viesteihin. Kolmekymmentä päivää sen jälkeen, kun roskaposti siirretään tai lähetetään käyttäjän Roskaposti-kansioon, viesti poistetaan pysyvästi ja siirretään Palautettavat-kansioon.

  • Palautettavat   Sovelletaan Palautettavat-kansion viesteihin. Neljätoista päivää sen jälkeen, kun viesti siirretään Palautettavat-kansioon, se siirretään käyttäjän arkistopostilaatikon Palautettavat-kansioon. Tässä vaiheessa vain järjestelmänvalvoja voi palauttaa kohteen käyttämällä Exchange Onlinen yksittäisten kohteiden palautustoimintoa. Jos käyttäjällä ei ole arkistopostilaatikkoa, mitään ei tehdä ja kohde säilyy käyttäjän ensisijaisen postilaatikon Palautettavat-kansiossa.

    Huomautus   Käyttäjä voi poistaa tai tyhjentää Palautettavat-kansion kohteita käyttämällä Outlookin tai Outlook Web App -sovelluksen Palauta poistetut viestit -ominaisuutta. Yksittäisen kohteen palauttaminen säilyttää tyhjennetyt kohteet vielä neljäntoista päivän ajan. Neljäntoista päivän kuluttua MRM siirtää tyhjennetyt kohteet käyttäjän arkistopostilaatikon Palautettavat-kansioon.

Kaikki muut käyttäjän postilaatikon kohteet, joihin nämä säilytysasetukset eivät vaikuta, siirretään käyttäjän arkistokansioon kahden vuoden kuluttua. Exchange Online sisältää henkilökohtaisia oletussäilytystunnisteita, joita käyttäjät voivat soveltaa kansioihin ja muihin yksittäisiin kohteisiin. Tutustu seuraaviin aiheisiin:

Oikeustoimiin liittyvien viestitietojen kerääminen, käsitteleminen ja tarkasteleminen

Aineiston keräämispyyntöihin vastatakseen organisaatiot voivat käyttää Exchange Onlinen etsintäominaisuuksia oikeusjuttuun liittyvien sähköpostiviestien keräämiseen, käsittelemiseen ja tarkastelemiseen. Tutustu seuraaviin aiheisiin:

Huomautus   Organisaation on otettava käyttöön hybridikäyttöönotto, jotta hakuja voitaisiin tehdä sekä paikallisen että pilvipohjaisen organisaation postilaatikoista. Lisätietoja on ohjeaiheessa Exchange-yhdistelmäympäristö ja siirto Office 365:n avulla.

Exchange Onlinessa tuettuja yleisiä velvoitteiden noudattamisen skenaarioita

Postilaatikon kohteiden poistamisen tai muokkaamisen estäminen oikeustoimien aikana

Jos organisaatio saa tiedon odottavista oikeustoimista, sen on säilytettävä asiaan liittyvät tiedot, kuten sähköpostit, joita voidaan käyttää todistusaineistona. Oikeusjuttuun liittyvät sähköpostiviestit voidaan säilyttää asettamalla postilaatikot oikeustoimiin liittyvään pitoon. Tämän jälkeen oikeustoimiin liittyvään pitoon asetetusta postilaatikosta voidaan hakea asiaan liittyviä kohteita osana aineiston keräämistä. Kun oikeustoimiin liittyvä pito on käytössä, se koskee myös käyttäjän arkistopostilaatikkoa. Tutustu seuraaviin aiheisiin:

Oikeuksien myöntäminen lakiosastolle oikeustoimiin liittyvän pidon ottamiseksi käyttöön ja poistamiseksi käytöstä

Voit määrittää lakiosaston jäsenille tai muille valtuutetuille henkilöille tarvittavat oikeudet postilaatikon asettamiseksi oikeustoimiin liittyvään pitoon Exchangen ohjauspaneelin avulla. Lisätietoja on ohjeaiheessa Postilaatikon asettaminen oikeustoimiin liittyvään pitoon.

Oikeuksien myöntäminen lakiosastolle postilaatikkohakujen tekemistä varten

Voit antaa lakiosaston jäsenille tarvittavat käyttöoikeudet Exchange Onlinen etsintäominaisuuksien käyttöä varten. Tällä tavoin asianajajat, lakiosaston jäsenet ja etsinnän hallintaroolin käyttäjät voivat tehdä usean postilaatikon hakuja Exchangen ohjauspaneelin avulla. Lisätietoja on ohjeaiheessa Usean postilaatikon haun salliminen käyttäjille.

Etsintäpostilaatikon luominen tiettyä oikeusjuttua varten

Etsinnän tulokset kopioidaan etsintäpostilaatikkoon. Kullekin Exchange Online -organisaatiolle luodaan etsinnän hakujen oletuspostilaatikko. Järjestelmänvalvojat voivat kuitenkin luoda erityisiä oikeusjuttuja tai lakiosastoja varten ylimääräisiä etsinnän hakujen postilaatikoita, joiden oletuskiintiö on 50 gigatavua. Tämän jälkeen järjestelmänvalvojat määrittävät etsinnän hallintaroolin käyttäjille oikeudet etsintäpostilaatikoiden käyttämistä varten. Tutustu seuraaviin aiheisiin:

Eri osastojen, lakiosastojen tai koulujen jäsenien välisen sähköpostiviestinnän estäminen

Organisaation on voitava estää eturistiriidat, joita voi syntyä, kun eri osastojen, lakiosastojen tai koulujen jäsenillä on mahdollisuus jakaa arkaluontoisia tietoja. Ongelman ratkaisemiseksi organisaatiot voivat estää eri käyttäjäryhmien välisen sähköpostiliikenteen. Tällaista rajoitusta kutsutaan joskus tietojenvaihtorajoitteeksi. Seuraavassa on esitetty joitakin vaihtoehtoja:

  • Asianajotoimistojen on rajoitettava viestinkulku oikeusjutun parissa työskentelevälle henkilöstölle asiakkaan luottamuksellisten tietojen turvaamiseksi.

  • Sijoitusorganisaatioissa markkinatutkijoilla voi olla luottamuksellisia tietoja, jotka saattaisivat vaikuttaa meklarin toimintaan, ja säädösten mukaan kaikenlainen viestintä näiden kahden ryhmän välillä on estettävä.

  • Koulupiirit voivat haluta estää eri koulujen opiskelijoiden välisen sähköpostiviestinnän koulun tileillä.

Lisätietoja on ohjeaiheessa Tiettyjen ryhmien välisen postin kulun estäminen sääntöjen avulla.

Exchange Onlinessa tuettuja yleisiä velvoitteiden noudattamisen skenaarioita

Organisaation ulkopuolelle lähetettyjen viestien pysyvän suojauksen käyttäminen

Jos organisaation käyttäjien täytyy lähettää talouteen tai lakiasioihin liittyviä tietoja tai muita luottamuksellisia tietoja organisaation ulkopuolisille vastaanottajille, voit luoda siirron suojaussääntöjä, jotka suojaavat sähköpostiviestien sisältöä RMS (Rights Management Services) -mallin avulla. RMS-mallissa määritettyjen asetusten mukaan vastaanottajia estetään suorittamasta tiettyjä toimia, kuten välittämästä, kopioimasta tai tulostamasta IRM-suojattua viestiä. Siirtosääntöjen avulla RMS-malleja voidaan käyttää myös jakeluryhmän tai tietyn osaston jäsenten lähettämiin viesteihin. Tutustu seuraaviin aiheisiin:

Vastuuvapausilmoituksen lisääminen organisaation käyttäjien lähettämiin viesteihin

Siirtosääntöjen avulla sähköpostiviesteihin voidaan lisätä automaattisesti teksti, vastuuvapausilmoitus. Vastuuvapausilmoitukset sisältävät yleensä juridisia tietoja, yhteensopivuustietoja tai muita organisaatioon liittyviä tietoja. Lisätietoja on ohjeaiheessa Vastuuvapausilmoitusten lisääminen viesteihin.

Organisaatiosi ulkopuolelle lähetettyjen sähköpostiviestien kerääminen

Sääntövaatimusten täyttämiseksi organisaation on ehkä kerättävä kaikki ulkopuolisille vastaanottajille lähetetyt sähköpostiviestit. Tällaisessa tapauksessa voit luoda lokiin kirjoituksen säännön, joka luo päivyriraportin kaikista organisaation ulkopuolelle lähetetyistä viesteistä. Voit luoda lokiin kirjoituksen sääntöjä myös tietyille käyttäjille tai jakeluryhmän jäsenille lähetetyille viesteille tai heidän vastaanottamilleen viesteille. Lisätietoja on ohjeaiheessa Päivyrisääntöjen luonti.

Sen selvittäminen, onko postilaatikkoa käyttänyt joku muu kuin omistaja

Oletusarvon mukaan vain postilaatikon omistaja voi käyttää postilaatikkoa, mutta postilaatikon käyttöoikeudet voidaan määrittää myös muille käyttäjille, kuten edustajille tai järjestelmänvalvojille. Jos on juridisia tai henkilöstöhallintoon tai IT-palveluihin liittyviä syitä epäillä, että joku muu kuin postilaatikon omistaja on käyttänyt tai käsitellyt postilaatikkoa, voit suorittaa muun kuin omistajan postilaatikon käyttöraportin. Lisätietoja on ohjeaiheessa Muiden kuin omistajan toteuttaman postilaatikon käytön raportin suorittaminen.

Exchange Onlinessa tuettuja yleisiä velvoitteiden noudattamisen skenaarioita

Yhteensopivuustoimintojen käytettävyys.

Seuraavassa taulukossa on esitetty Exchange Onlinessa käytettävissä olevat yhteensopivuusominaisuudet Microsoft Office 365- ja Microsoft Live@edu -palveluille.

 

Yhteensopivuusominaisuus Office 365 Professional- ja Small Business -versiot Office 365 Enterprise -versio Live@edu

Henkilökohtainen arkisto

Kyllä (ensisijaisen postilaatikon ja arkistopostilaatikon koko yhteensä 25 Gt)

Kyllä (ensisijaisen postilaatikon ja arkistopostilaatikon koko yhteensä 25 Gt); 100 Gt:n oletuskiintiö vähintään Exchange Online (Plan 2) -tilaukselle

Ei

Viestinvälityksen tietueiden hallinta

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Oikeustoimiin liittyvä pito

Ei

Kyllä; edellyttää vähintään Exchange Online (Plan 2) -tilausta

Ei

Haku useasta postilaatikosta

Ei

Kyllä

Kyllä

Sisältöoikeuksien hallinta

Ei

Kyllä

Ei

Siirtosäännöt

Ei

Kyllä

Kyllä

Lokiin kirjoitus

Ei

Kyllä

Kyllä

Valvontakirjaus

Kyllä

Kyllä

Kyllä

Alkuun

 
Aiheeseen liittyvät ohjeet
Ladataan...
Resursseja ei löytynyt.