ویژگی های هماهنگ در Exchange Online

 

در موارد زیر استفاده می شود: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

آخرین تغییرات عنوان: 2011-12-19

ویژگی های هماهنگ Exchange Online،به ملاقات های قانونی سازمان شما، مقررات و شرایط سازمانی تان، به روش های زیر کمک می کند:

  • حفظ کردن   جلوگیری از حذف پیام ها برای تبعیت با شرایط لازم حفظ و نگهداری داده ها یا شرایط قانونی.

  • کشف کردن   جستجوی موارد مربوطه مرتبط با درخواست ها و شرایط قانونی خاص از مقامات قانونی.

  • کنترل   کنترل جریان پیام ها و اجرای قوانین قابل اجرا بر اساس محتوای پیام، یا فردی که پیام را ارسال و دریافت می کند.

  • محافظت کردن   رمزگذاری محتوا و تقویت سیاست هایی که در استفاده از ایمیل اعمال می گردد.

اجازه بدهید نگاه دقیق تری بیاندازیم:

ویژگی های هماهنگ در Exchange Online

  • ‏‫مدیریت رکوردهای پیام رسانی (MRM)   MRMبه سازمان شما در جلوگیری از حذف همیشگی پیام های ایمیل و دیگر محتوای پیام رسانی که توسط کاربران یا سیاست های پیام رسانی حذف شده اند و لازم است تابع سیاست شرکت، قوانین دولتی یا نیازهای قانونی باشند کمک می کند. همچنین MRM به شما اجازه می دهد که محتوای پیام رسانی قدیمی تر را که ارزش قانونی یا کاری ندارد، حذف نمایید. برای کنترل مدت زمان نگهداری موارد در صندوق های پستی کاربران و تعریف عملیاتی برای اجرا روی مواردی که مدت نگهداری آنها به سر رسیده است، MRM از سیاست ها و برچسب های محافظت و نگهداری استفاده می نماید.

    به تنظیم و مدیریت سیاست های حفظ و نگهداری در Exchange Online‎ مراجعه کنید.

  • کشف   جستجوی چندین صندوق پستی یک ابزار مبتنی بر GUI است که به متخصصان قانونی و منابع انسانی و سایر مدیران اکتشاف، اجازه می دهد که صندوق های پستی اولیه و آرشیو را، در میان سازمان شما برای پیام هایی که با معیارهای خاصی منطبق باشند، جستجو کنند. زیرا جستجوی اکتشافی نیازی به مجوز کامل مدیریتی ندارد، می توانید به کاربران عادی مجوز های لازم را برای جستجوی صندوق های پستی اختصاص دهید و محدوده صندوق های پستی را که فرد می تواند جستجو کند، محدود نمایید. نتایج بدست آمده از یک جستجوی چند صندوق پستی می تواند با استفاده از Microsoft Outlook در یک فایل .PST چاپ یا صادر شود.

    به جستجوهای چندین صندوق پستی‎ مراجعه کنید.

  • آرشیو شخصی   شما می توانید یک صندوق پستی آرشیو، با نام آرشیو شخصی برای صندوق پستی آزمایشی اولیه کاربر ایجاد نمایید. کاربران می توانند از صندوق پستی آرشیو که همچنین یک آرشیو شخصی نامیده می شود، جهت نگهداری داده های تاریخی پیام رسانی با استفاده از انتقال یا کپی کردن پیام ها از صندوق پستی اولیه به صندوق پستی آرشیو خود استفاده نمایند. مدیران سیستم و کاربران می توانند برای انتقال خودکار پیام هایی که به موعد مقرر در صندوق پستی آرشیو رسیده اند، از ویژگی های MRM استفاده کنند. زیرا موارد موجود در یک صندوق پستی آرشیو فهرست بندی می شوند، و صندوق های پستی آرشیو در جستجوی صندوق پستی شامل می شوند.

    به فعال سازی صندوق پستی آرشیو‎ مراجعه کنید.

  • ‏‫حالت بررسی‬   شما می توانید یک حالت بررسی، که حالت بررسی قانونی نیز خوانده می شود را در یک صندوق پستی برای حفظ پیام های ایمیل و سایر موارد ایمیل برای یک دوره اضافی قرار دهید. همچنین وضعیت بررسی دعوی حقوقی، از حذف شدن دائمی موارد، جلوگیری می کند. هنگامیکه صندوق پستی کاربر در وضعیت بررسی دعاوی حقوقی، قرار داده شود، کاربر می تواند مواردی را از صندوق پستی شان پاکسازی نماید اما آن موارد در سرور مرکز داده های Microsoft Exchange به مدت نامحدودی باقی خواهند ماند. همچنین وضعیت بررسی دعاوی حقوقی، تاریخچه نسخه را برای مواردی که تغییر داده می شوند حفظ می کند.

    به قرار دادن صندوق پستی تحت بررسی دعاوی حقوقی‎ مراجعه کنید.

  • ‏‫مدیریت حقوق اطلاعات‬ (IRM)   IRM امکان محافظت آنلاین و آفلاین از پیوست های پشتیبانی شده و پیام های ایمیل را فراهم می کند. کاربران Outlook یا Outlook Web App و مدیر سیستم های سیستم می توانند با رعایت قوانین حفاظت انتقال و قوانین محافظت از Outlook از ویژگی محافظت IRM استفاده کنند. IRM به مدیران سیسیتم و کاربران کمک می کند تا اشخاصی را که می توانند به اطلاعات مهم موجود در پیام های ایمیل دسترسی دارند و می توانند چاپ یا کپی کنند را کنترل نمایند. توجه داشته باشید که IRM نیاز دارد که یک سرور سرویس مدیریت راهنمای حقوق پویا (AD RMS) در سازمان پیش فرض خود مستقر کنید.

    به تنظیم و مدیریت نمودن ‏‫مدیریت حقوق اطلاعات‬ در Exchange Online‎ مراجعه کنید.

    توجه   برای لیستی از انواع فایل پیوست مجاز و مسدود‬ در Outlook Web App، به "تنظیمات فایل و پیوست" در سیاست های صندوق پستی Outlook Web App | تنظیمات موجود‎ مراجعه کنید.

  • قوانین انتقال و قوانین محفاظت از انتقال   قوانین انتقال به شما اجازه می دهد که جریان و اجرای سیاست های پیام رسانی در پیام های ایمیل ارسال شده درون سازمان خود و ارسال شده به/از سازمان خود را کنترل کنید. با استفاده از قوانین انتقال، مدیران سیستم می توانند ویژگی های خاص پیام یا شرایط را تعریف کنند و عملکردها را روی هر پیام حاوی آن ویژگی ها اعمال کنند. به عنوان مثال، شما می توانید از قوانین انتقال استفاده کرده و یک رفع کننده مسئولیت برای ارسال پیام خارج از سازمان خود اضافه نموده یا از ارتیاط ایمیلی بین گروه های خاص کاربران جلوگیری نمایید.

    قوانین محافظت از انتقال به شما اجازه می دهد که از طریق اجرای یک الگوی سیاست حقوق AD RMS، از قوانین انتقال برای پیام های محافظت شده توسط IRM استفاده نمایید.

    به قواعد سراسری سازمان‎ مراجعه کنید.

    Microsoft Live@edu   همچنین Outlook Live برای Live@edu، در جهت کمک به مدارس برای کنترل افرادی که در موسسه آنها، ایمیل به کاربران ارسال یا از آنها دریافت می کنند، سیاست های نظارت فراهم می نماید. به سیاست های نظارت‎ مراجعه کنید.

  • روزنامه نگاری   روزنامه نگاری با ثبت ارتباطات ایمیل ورودی و خروجی، به سازمان شما در پاسخگویی شرایط لازم قانونی، مقررات و شرایط سازمانی تان کمک می کند. قوانین روزنامه نویسی برای ضبط یا "روزنامه نویسی"، پیام های ایمیل ارسالی به گیرندگان خاص یا ارسالی از آنها، استفاده می شوند. وقتی پیامی با معیار تعیین شده توسط قانون روزنامه نویسی منطبق است، یک گزارش روزنامه نویسی که حاوی پیام اصلی می باشد ایجاد و به یک صندوق پستی روزنامه نگاری ارسال می گردد.

    به قوانین روزنامه نویسی‎ مراجعه کنید.

  • گزارش بازرسی   گزارش بازرسی یک ابزار مبتنی بر GUI است که به سازمان شما کمک می کند که دسترسی غیر مجاز به صندوق پستی کاربر را ردیابی کند، صندوق های پستی را که در وضعیت بررسی دعاوی حقوقی‬ هستند، شناسایی کند و هر تغییری را که در گروه های نقش مدیر سیستم رخ می دهد، شناسایی نماید. شما همچنین می توانید گزارش بازرسی مدیر سیستم را که هر گونه اقدام انجام شده توسط یک مدیر سیستم را شناسایی می کند، صادر نمایید.

    به استفاده از گزارش های بازرسی در Exchange Online‎ مراجعه کنید.

برگشت به بالا‎

سناریو های هماهنگ معمول پشتیبانی شده توسط Exchange Online

‏‫اجازه دهید به معمول ترین سناریوهای هماهنگ پشتیبانی شده در Exchange Online نگاهی بیاندازیم.

 

ذخیره کردن داده های تاریخی پیام رسانی برای هر کاربر‎

محافظت از داده های پیام رسانی و حذف آنها بعد از انقضای دوره محافظت و نگهداری‎

جمع آوری، پردازش و بررسی داده های پیام رسانی مربوط به دعوی قضائی‎

ممانعت از اصلاح و حذف موارد صندوق پستی در حین دوره بررسی‎

اجازه دادن به اعضای تیم قانونی برای فعال سازی و غیر فعال سازی وضعیت بررسی دعوی حقوقی‎

اجازه دادن به اعضای تیم قانونی برای انجام جستجوهای صندوق پستی‎

ایجاد یک صندوق پستی اکتشاف برای یک مورد قانونی خاص‎

جلوگیری از ارتباط ایمیلی بین اعضای قسمت های مختلف، تیم های قانونی یا مدارس‎

اعمال محافظت دائمی بر پیام های ارسالی خارج از سازمان‎

افزودن یک اعلامیه سلب مسئولیت به پیام ارسال شده توسط کاربران در سازمان شما‎

جمع آوری پیام های ایمیل ارسال شده خارج از سازمان شما‎

تعیین اینکه آیا یک صندوق پستی توسط شخصی غیر از مالک، بیشتر در دسترس قرار گرفته است یا خیر‎

ذخیره کردن داده های تاریخی پیام رسانی برای هر کاربر

برای کمک و مدیریت استراتژی آرشیو برای سازمان شما، می توانید صندوق پستی آرشیو هر کاربر را غیر فعال کنید. برای مدیران و کاربران یک آرشیو انفرادی و یکپارچه جهت مدیریت داده های تاریخی ارائه می دهد. تکنولوژی MRM به طور خودکار موارد را در یک صندوق پستی آرشیو کاربر جابجا می کند و جستجوی چند صندوق پستی، مواردی را که با معیارهای جستجو منطبق باشد، در صندوق های پستی آرشیو جستجو می کند. به فعال سازی صندوق پستی آرشیو‎ مراجعه کنید.

محافظت از داده های پیام رسانی و حذف آنها بعد از انقضای دوره محافظت و نگهداری

برای کمک به سازمان برای رسیدن به نیازهای مقرراتی، قانونی، تجاری، یک ساست پیش فرض حفظ و نگهداری در صندوق های پستی آنلاین Exchange، اعمال می گردد. سیاست حفظ و نگهداری، تنظیمات حفظ و نگهداری را در پوشه های پستی پیش فرض در صندوق پستی کاربر، اعمال می کند.

  • حذف موارد   بر پیام ها در پوشه موارد حذف شده اعمال می گردد. سی روز   کاربر یک پیام را حذف می کند، پیام به صورت دائمی حذف شده و به پوشه موارد قابل بازیابی که دامپستر نیز خوانده می شود، منتقل می شود. یک کاربر می تواند با استفاده از ویژگی بازیابی موارد حذف شده در Outlook یا Outlook Web App، موارد را در پوشه موارد قابل بازیابی، بازیابی کند.

  • ایمیل های ناخواسته   به پیامهای موجود در پوشه ایمیل های ناخواسته، اعمال می گردد. 30 روز بعد از انتقال پیام ایمیل ناخواسته و ارسال آن به پوشه ایمیل های ناخواسته کاربر، پیام برای همیشه حذف و به پوشه موارد قابل بازیابی منتقل می گردد.

  • موارد قابل بازیابی   بر پیامهای موجود در پوشه موارد قابل بازیابی، اعمال می گردد. 14 روز بعد از انتقال پیام به پوشه موارد قابل بازیابی، به پوشه موارد قابل بازیابی در صندوق پستی آرشیو کاربر منتقل می شود. در این جا، تنها مدیر سیستم می تواند با استفاده از بازیابی یک مورد در Exchange Online، یک مورد را بازیابی نماید. چنانچه کاربر صندوق پستی آرشیو نداشت، هیچ اتفاقی رخ نمی دهد و مورد در پوشه موارد قابل بازیابی در صندوق پستی اولیه کاربر باقی می ماند.

    توجه   کاربر می تواند با استفاده از ویژگی بازیابی موارد حذف شده در Outlook یا Outlook Web App، موارد را از پوشه موارد قابل بازیابی حذف یا پالایش نماید. بازیابی یک مورد، موارد پاک شده را برای 14 روز اضافی، حفظ می کند؛ بعد از 14 روز، MRM موارد پاکسازی شده را به پوشه موارد قابل بازیابی در صندوق پستی آرشیو کاربر منتقل می کند.

تمام موارد دیگر در صندوق پستی کاربر که تحت تاثیر این تنظیمات حفظ و نگهداری قرار نمی گیرند، بعد از 2 روز، به صندوق پستی آرشیو کاربر منتقل می شوند. همچنین Exchange Online برچسب های شخصی حفظ و نگهداری پیش فرض را تهیه می کند تا کاربران بتوانند در پوشه ها و موارد شخصی موجود در صندوق پستی شان، اعمال کنند. موارد زیر را مشاهده کنید:

جمع آوری، پردازش و بررسی داده های پیام رسانی مربوط به دعوی قضائی

با موافقت با درخواست اکتشاف قانونی، سازمان ها می توانند با استفاده از ویژگی اکتشاف در Exchange Online، پیام های ایمیل مربوط به مورد قانونی را جمع آوری، پردازش و بازنگری نمایند. موارد زیر را مشاهده کنید:

توجه   سازمان شما باید برای جستجوی صندوق های پستی، هم در سازمان پیش فرض و هم در سازمان آزمایشی، یک استقرار ترکیبی را انجام دهد. برای کسب اطلاعات بیشتر، به استقرار و انتقال تركيبي Exchange با Office 365‎ مراجعه کنید.

سناریو های هماهنگ معمول پشتیبانی شده توسط Exchange Online‎

ممانعت از اصلاح و حذف موارد صندوق پستی در حین دوره بررسی

اگر یک سازمان از یک دعوی حقوقی معوق اطلاع داشته باشد، باید از داده های مربوطه، از جمله ایمیلی که می توان از آن به عنوان مدرک استفاده نمود نگهداری کرد. برای حفظ ایمیل مربوط به مورد قانونی، صندوق های پستی باید در وضعیت بررسی دعوی حقوقی،قرار داده شود. سپس، به عنوان قسمتی از اکتشاف قانونی، برای یافتن موارد مربوط به مورد، یک صندوق پستی در وضعیت بررسی دعوی حقوقی جستجو می شود. هنگام فعال بودن وضعیت طرح و رسیدگی به دعاوی حقوقی، این وضعیت در صندوق پستی آرشیو کاربر اعمال می شود. موارد زیر را مشاهده کنید:

اجازه دادن به اعضای تیم قانونی برای فعال سازی و غیر فعال سازی وضعیت بررسی دعوی حقوقی

می توانید برای استفاده از پانل کنترل Exchange جهت قرار دادن یک صندوق پستی در وضعیت طرح و رسیدگی به دعوی حقوقی، به اعضای تیم قانونی خود و سایر کارکنان مجوزهای لازم را اختصاص دهید. به قرار دادن صندوق پستی تحت بررسی دعاوی حقوقی‎ مراجعه کنید.

اجازه دادن به اعضای تیم قانونی برای انجام جستجوهای صندوق پستی

همچنین شما می توانید برای استفاده از ویژگی های اکتشافی در Exchange Online، به اعضای تیم قانونی، مجوزهای لازم را بدهید. این کار، وکلا، اعضای تیم قانونی و مدیران اکتشاف را برای استفاده از پانل کنترل Exchange در جهت انجام جستجوی چند صندوق پستی، فعال می نماید. به به کاربران اجازه جستجو در چند صندوق پستی را بدهید‎ مراجعه کنید.

ایجاد یک صندوق پستی اکتشاف برای یک مورد قانونی خاص

نتایج جستجوی اکتشافی در یک صندوق پستی اکتشافی کپی می شود. برای هر سازمان Exchange Online، یک صندوق پستی جستجوی اکتشافی پیش فرض ایجاد می شود. در هر حال، مدیران می توانند برای موارد قانونی خاص و تیم های قانونی، صندوق های پستی جستجوی اکتشافی بیشتری ایجاد کنند، هر کدام با یک 50 گیگابایت سهم پیش فرض. سپس مدیران سیستم برای کشف مدیران، درجهت دسترسی به صندوق پستی اکتشافی، مجوزهایی اختصاص می دهند. موارد زیر را مشاهده کنید:

جلوگیری از ارتباط ایمیلی بین اعضای قسمت های مختلف، تیم های قانونی یا مدارس

سازمان شما ممکن است مجبور شود که از تضاد علایق جلوگیری نماید، که ممکن است هنگامی رخ دهد که اعضای قسمت های مختلف، تیم های قانونی یا مدارس، قابلیت این را داشته باشند که اطلاعات دارای حساسیت را به اشتراک گذارند. برای این کار، سازمان ها می توانند از رد و بدل شدن ایمیل بین گروه های مختلف کاربران، جلوگیری نماید. این نوع محدودیت را گاهی اوقات دیوار اخلاقی می نامند. چند مثال در اینجا آورده شده است:

  • شرکت های قانونی که نیاز به حفظ اعتماد سرویس گیرنده دارند باید جریان ایمیل را به کار پرسنل در شرایط قانونی خاص محدود نمایند.

  • در سازمان های سرمایه گذاری، جایی که محققان ممکن است اطلاعات محرمانه داشته باشند که امکان دارد اغلب حالتی پیش آید که باید از هر راهی از ارتباط این دو گروه جلوگیری شود.

  • نواحی مدارس که می خواهند از تبادل ایمیل بین دانش آموزان مدارس مختلف با استفاده از حساب های مدارسشان جلوگیری نمایند.

به استفاده از قوانین جهت جلوگیری از گردش پستی بین گروه های خاص‎ مراجعه کنید.

سناریو های هماهنگ معمول پشتیبانی شده توسط Exchange Online‎

اعمال محافظت دائمی بر پیام های ارسالی خارج از سازمان

چنانچه کاربری در سازمان شما مجبور شد که پیام ایمیلی با اطلاعات مالی، قانونی یا سایر اطلاعات محرمانه به گیرندگانی در خارج از سازمان شما ارسال کند، می توانید قوانین محافظت انتقال ایجاد کنید تا برای محافظت محتوای پیام ایمیل، یک قالب سرویس مدیریت حقوق (RMS)، اجرا کند. بسته به نوع تنظیماتی که در قالب RMS، انتخاب کرده اید، گیرنده ها از انجام اعمالی نظیر هدایت، کپی یا چاپ یک پیام حفاظت شده RMS، جلوگیری می شوند. همچنین می توانید از قوانین انتقال برای اجرای قالب های RMS، برای پیام های ارسالی توسط اعضای یک گروه توزیع یا یک بخش خاص، استفاده نمایید. موارد زیر را مشاهده کنید:

افزودن یک اعلامیه سلب مسئولیت به پیام ارسال شده توسط کاربران در سازمان شما

می توانید برای افزودن خودکار متن، که معمولاً یک اعلامیه سلب مسئولیت نامیده می شود، در پیام های ایمیل، از قوانین انتقال استفاده نمایید. اعلامیه های سلب مسئولیت معمولاً برای ارائه اطلاعات حقوقی، اطلاعات هماهنگ، یا به دلایلی که به سازمان تعیین شده باشد مورد استفاده قرار می گیرد. به افزودن اعلامیه های سلب مسئولیت به پیام ها‎ مراجعه کنید.

جمع آوری پیام های ایمیل ارسال شده خارج از سازمان شما

برای موافقت با نیازهای تنظیمی، سازمان شما ممکن است مجبور شود پیام های ارسالی به گیرندگان خارجی را جمع آوری نماید. در این صورت، می توانید یک قانون روزنامه نگاری ایجاد کنید که برای پیام های ارسال شده به خارج از سازمان شما، یک گزارش روزنامه نگاری تولید کند. همچنین می توانید برای پیام های ارسال شده به یا دریافت شده توسط کاربران خاص یا اعضای یک گروه توزیع، قانون های روزنامه نگاری ایجاد کنید. به ایجاد قوانین روزنامه نویسی‎ مراجعه کنید.

تعیین اینکه آیا یک صندوق پستی توسط شخصی غیر از مالک، بیشتر در دسترس قرار گرفته است یا خیر

مطابق پیش فرض، تنها مالکان صندوق پستی می توانند به یک صندوق پستی دسترسی پیدا کنند، اما به سایر کاربران، نظیر نمایندگان و مدیران سیستم نیز مجوز دسترسی به یک صندوق پستی اختصاص داده خواهد شد. چنانچه دلایل قانونی و انسانی یا دلایل IT دارید که مظنونید که یک صندوق پستی توسط شخصی غیر از مالک آن قابل دسترسی یا مداخله است، می توانید گزارش دسترسی غیر مالک را اجرا کنید. به اجرای گزارش دسترسی به صندوق های پستی غیر مالک‎ مراجعه کنید.

سناریو های هماهنگ معمول پشتیبانی شده توسط Exchange Online‎

قابلیت دسترسی ویژگی های هماهنگ

برای دیدن ویژگی ها هماهنگ موجود در Exchange Online برای Microsoft Office 365 و Microsoft Live@edu جدول زیر را ملاحظه نمایید.

 

ویژگی هماهنگ Office 365 برای حرفه ای ها و کسب و کارهای کوچک Office 365 برای شرکت های تجاری Live@edu

آرشیو شخصی

بله (اندازه ترکیبی نهایی 25 گیگابایت برای صندوق های پستی اولیه و آرشیو)

بله (اندازه ترکیبی نهایی 25 گیگابایت برای صندوق های پستی اولیه و آرشیو)؛100 گیگابایت یا بیشتر سهم پیش فرض برای اشتراک Exchange Online (طرح2)

خیر

مدیریت ثبت پیام رسانی

بله

بله

بله

وضعیت بررسی دعوی حقوقی

خیر

بله ؛ به اشتراک Exchange Online یا بیشتر (طرح2) نیاز دارد

خیر

جستجوی چند صندوق پستی

خیر

بله

بله

مدیریت حقوق اطلاعات

خیر

بله

خیر

قوانین انتقال

خیر

بله

بله

روزنامه نگاری

خیر

بله

بله

گزارش بازرسی

بله

بله

بله

برگشت به بالا‎

 
‏‏موضوعات راهنمای مرتبط
‏‏در حال بارگیری...
‏‏هیچ منبعی یافت نشد.