بازیابی پیامهای ایمیل حذف شده در Exchange Online

 

در موارد زیر استفاده می شود: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

آخرین تغییرات عنوان: 2014-01-07

سرپرستان می توانند از بازیابی یک مورد برای حفاظت در برابر حذف تصادفی یا عمدی پیام های ایمیل و تسهیل تلاش ها برای کشف قبل یا در حین تحقیقات منابع انسانی یا دعوی قضایی استفاده کنند.

عملکرد بازیابی یک مورد بصورت پیش فرض برای صندوق های پستی کاربران جدید که در Exchange Online ایجاد شده اند و برای صندوق های پستی که از سازمان Exchange پیش فرض به Exchange Online منتقل شده اند فعال می شود.

نحوه عملکرد بازیابی یک مورد چگونه است؟

برای حذف دائمی پیام های ایمیل، در Microsoft Office Outlook یا Outlook Web App، یک کاربر می تواند با استفاده از موردی به نام حذف موقتی یکی از اقدامات زیر را انجام دهد:

  • حذف یک مورد از پوشه موارد حذف شده.

  • خالی کردن پوشه موارد حذف شده.

  • برای حذف هر مورد، Shift + Delete را فشار دهید.

پیام های ایمیل که به صورت حذف آسان، حذف شده اند به پوشه موارد قابل بازیابی در صندوق پستی کاربر، که در نسخه های قبلی Microsoft Exchange دامپستر نامیده شد، و به یک پوشه فرعی به نام موارد حذف شده منتقل می شوند. کاربران می توانند با استفاده از ویژگی بازیابی موارد حذف شده در Outlook 2010 یا Outlook Web App، پیام های ایمیل را در پوشه فرعی موارد حذف شده، بازیابی یا پاکسازی نمایند. برای کسب اطلاعات بیشتر، به بازیابی موارد حذف شده‎ مراجعه کنید.

اگر کاربر یک پیام ایمیل را با موردی به نام حذف دائم از پوشه موارد قابل بازیابی پاک کند، پیام های پاکسازی شده به پوشه فرعی موارد پاک شده منتقل می شوند و دیگر توسط کاربر قابل دسترسی و قابل بازیابی نیستند. تنها یک سرپرست سیستم می تواند یک پیام ایمیل پاک شده را بازیابی کند.

توجه   زیرا مواردی که در پوشه فرعی موارد پاک شده در پوشه موارد بازیابی شده فهرست شده و قابل بازیابی هستند، سرپرستان سیستم و مدیران اکتشاف می توانند برای جستجوی موارد پاک شده، از جستجوی چندین صندوق پستی استفاده کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر، به جستجوهای چندین صندوق پستی‎ مراجعه کنید.

دوره حفظ و نگهداری موارد حذف شده

به طور پیش فرض در Exchange Online، دوره حفظ و نگهداری موارد حذف شده 14 روز است. دوره حفظ و نگهداری زمانی شروع می شود که مورد حذف شده به پوشه فرعی موارد حذف شده در پوشه موارد قابل بازیابی منتقل می شود. این موارد تا زمانی که دوره نگهداری مورد حذف شده فرا برسد، در پوشه فرعی موارد حذف شده باقی می مانند. پس از فرا رسیدن دوره نگهداری مورد حذف شده، مورد به پوشه موارد پاک شده انتقال می یابد و دیگر برای کاربر قابل رویت نمی باشد. وقتی دستیار پوشه اداره شده صندوق پستی را پردازش می کند، موارد موجود در پوشه فرعی موارد پاک شده از Exchange Online حذف می شود و سرپرست نمی تواند آن را بازیابی کند.

نمودار زیر مراحل بازیابی یک مورد را نشان می دهد:

فرایند بازیابی تک موردی

توجه   برای تغییر دوره حفظ و نگهداری موارد حذف شده در صندوق های پستی موجود در سازمان خود، باید با پشتیبانی Office 365 تماس بگیرید. دوره حفظ و نگهداری را می توان روی هر مدت زمانی تنظیم کرد. اما اگر می خواهید موارد حذف شده را برای مدت بیشتر از 30 روز حفظ کنید، صندوق پستی باید یک مجوز کاربر Exchange Online (برنامه 2) داشته باشد.

برگشت به بالا‎

ظرفیت مجاز پوشه موارد قابل باریابی

پوشه موارد قابل بازیابی دارای حداکثر ظرفیت 30 گیگابایت است، و این ظرفیت مجاز در مقابل ظرفیت مجاز صندوق پستی اولیه، مطالبه نمی شود. وقتی حجم پوشه موارد قابل بازیابی به 20 گیگابایت رسید، یک پیام اخطار به مدیر سیستم ارسال می شود و تکنولوژی مدیریت ثبت پیام (MRM)در Exchange Online، به طور خودکار موارد قدیمی تر را از پوشه موارد قابل بازیابی حذف می کند تا اینکه حجم پوشه به کمتر از 20 گیگابایت برسد. در حالت غیر محتملی که پوشه موارد قابل بازیابی به 30 گیگابایت برسد، کاربر دیگر نمی تواند هیچ موردی را به صورت آسان حذف کند. به سرپرست سیستم پیام اخطاری ارسال می شود و باید با استفاده از Search-Mailbox cmdlet، به صورت دستی مواردی را از پوشه موارد قابل بازیابی حذف کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، به جستجو و حذف پیام ها از صندوق های پستی کاربران‎ مراجعه کنید.

عملکرد بازیابی یک مورد در مقابل حالت بررسی

همان طور که قبلاً گفته شد، بازیابی یک مورد پیام های ایمیل حذف شده و پاک شده را به مدت 14 روز حفظ می کند. وقتی دوره حفظ و نگهداری موارد حذف شده منقضی می شود، موارد برای همیشه از Exchange Online حذف می شوند.

در مقایسه، اگر وضعیت بررسی دعاوی حقوقی برای یک صندوق پستی فعال شود، هیچ یک از موارد در پوشه فرعی موارد پاک شده یا پوشه فرعی موارد حذف شده برای همیشه از Exchange Online حذف نمی شوند. همچنین وقتی یک صندوق پستی در وضعیت بررسی دعاوی حقوقی باشد، در صورتی که کاربر هر گونه تغییراتی را در یک پیام ایجاد کند، Exchange Online نسخه اصلی پیام را حفظ می کند. اگر کاربر یک پیام را تغییر دهد، نسخه اصلی پیام در یک پوشه فرعی به نام نسخه ها کپی می شود (به تصویر قبلی مراجعه کنید). پوشه فرعی نسخه ها توسط کاربران نهایی قابل دیدن نیست، اما موارد موجود در این پوشه فهرست می شوند و توسط همه سرپرستان سیستم و مدیران اکتشاف قابل جستجو می باشند. اگر صندوق پستی در وضعیت بررسی دعاوی حقوقی باشد، هیچ یک از موارد موجود در پوشه فرعی نسخه ها برای همیشه حذف نمی شوند. برای بازیابی یک مورد، تغییرات ایجاد شده در پیام در پوشه فرعی نسخه ها کپی نمی شوند.

به طور پیش فرض، همه موارد موجود در پوشه موارد قابل بازیابی تا زمانی که وضعیت بررسی دعاوی حقوقی حذف نشود، حفظ می شوند. از طرف دیگر می توانید از Windows PowerShell برای پیکربندی مدت زمانی که صندوق پستی در وضعیت بررسی دعاوی حقوقی است، استفاده کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، به قرار دادن صندوق پستی تحت بررسی دعاوی حقوقی‎ مراجعه کنید.

توجه   هنگامی که یک صندوق پستی در حالت بررسی است، موارد در پوشه فرعی موارد حذف شده، بعد از 14 روز به پوشه فرعی پاکسازی منتقل می شود. با انتقال موارد به پوشه فرعی پاک شده ها، اجازه نمی دهید که کاربران بدانند که صندوق پستی آنها در دعوی قضایی است. وقتی وضعیت حالت بررسی از کاربر مخفی باشد، برای پرونده های جنایی مفید است.

برگشت به بالا‎

ظرفیت پوشه موارد قابل بازیابی زمانیکه صندوق پستی در وضعیت بررسی دعاوی حقوی است

همانطور که قبلاً گفته شد، پوشه موارد قابل بازیابی 30 گیگابایت (گ.ب) ظرفیت دارد، اما این ظرفیت مجاز در مقابل ظرفیت مجاز صندوق پستی اولیه، مطالبه نمی شود. وقتی یک صندوق پستی در وضعیت بررسی دعاوی حقوقی است، ظرفیت پوشه موارد قابل بازیابی بطور خودکار افزایش می یابد، در صورت لزوم این امر توسط توسط سرپرستان سیستم مراکز داده Microsoft انجام می شود. برای افزایش این ظرفیت، هیچ اقدامی از جانب شما لازم نیست.

جستجو و بازیابی پیام های ایمیل حذف شده

برای جستجو و بازیابی پیام های حذف شده ایمیل به صندوق پستی کاربر، این موارد را دنبال کنید:

  1. در صفحه کنترل Exchange، برای جستجوی پیام های ایمیلی که می خواهید از پوشه موارد قابل بازیابی، بازیابی کنید، از جستجوی چندین صندوق پستی استفاده کنید و نتایج جستجو را در صندوق پستی جستجوی اکتشاف کپی کنید.

  2. در Windows PowerShell، از Search-Mailbox cmdletبرای جستجوی صندوق پستی جستجوی اکتشاف برای پیامی که در مرحله قبلی جستجو نموده اید استفاده کنید و آن را در صندوق پستی کاربر کپی کنید.

قبل از آن که شروع کنید

  • برای آشنایی با نحوه نصب و پیکربندی Windows PowerShell و اتصال به سرویس، به استفاده از PowerShell در Exchange Online‎ مراجعه کنید.

  • شما باید نقش جستجوی صندوق پستی را برای جستجو و حذف پیام ها در صندوق های پستی کاربران اختصاص دهید. نقش جستجوی صندوق پستی به شما اجازه می دهد که پیام ها را در سازمان خود در میان چندین صندوق پستی جستجو کنید. سرپرستان سیستم این نقش را بصورت پیش فرض تخصیص نمی دهند. برای جستجوی چندین صندوق پستی، خود را به عنوان عضو یک گروه مدیریت اکتشاف اضافه کنید. به افزودن یا حذف اعضاء گروه نقش‎ مراجعه کنید.

مرحله 1   یک پیام ایمیل را جستجو کنید

برای جستجوی پیام ایمیلی که می خواهید آن را بازیابی کنید، از جستجوی چندین صندوق پستی در صفحه کنترل استفاده کنید. مطابق پیش فرض، جستجوی چندین صندوق پستی، پوشه موارد قابل بازیابی را در صندوق های پستی اولیه و آرشیو جستجو می کند. به ایجاد جستجوی چند صندوق پستی جدید‎ مراجعه کنید.

در صورتی که از جستجوی چندین صندوق پستی در صفحه کنترل Exchange استفاده کنید، کل صندوق پستی کاربر جستجو می شود. اگر می خواهید فقط پوشه موارد قابل بازیابی را جستجو کنید، باید از Windows PowerShell استفاده کنید. فرمان زیر را برای جستجوی پوشه موارد قابل بازیابی اجرا کنید:

‎Search-Mailbox <user> -SearchDumpsterOnly -SearchQuery <search query> -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder <search name‏> -LogLevel Full

مثال   فرمان زیر پوشه موارد قابل بازیابی در صندوق پستی Esther Valle برای یک پیام با سطر موضوع «نتایج بررسی آنلاین» را جستجو می کند و هر گونه نتیجه جستجو را در پوشه ای به نام EstherV در صندوق پستی جستجوی اکتشافی کپی می کند:

‎Search-Mailbox "Esther Valle" -SearchDumpsterOnly -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder EstherV -LogLevel Full
مرحله 2   پیام ایمیل را بازیابی کنید

هنگامی که پیامی در صندوق پستی جستجوی اکتشافی ذخیره شده است، می توانید با استفاده از Search-Mailbox cmdletآن را بازیابی کنید. فرمان زیر را اجرا کنید:

‎Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery <search query> -TargetMailbox <user‏> -TargetFolder inbox

مثال   فرمان زیر پیامی که خط موضوع آن "نتایج نظرسنجی آنلاین" است، را در صندوق پستی جستجوی اکتشاف پیدا کرده و آن را به صندوق دریافت ایمیل Esther Valle کپی می کند:

‎Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox estherv -TargetFolder inbox

زیرا فرمان Search-Mailbox برای موارد بازیابی شده، صندوق پستی جستجوی اکتشافی را جستجو می کند، ساختار پوشه و مورد از صندوق پستی جستجوی اکتشافی به صندوق دریافت ایمیل صندوق پستی کاربر بازیابی می شود. برای مثال، در مثال قبل ساختار پوشه صندوق پستی Esther Valle شبیه به فایل بازیابی شده است:

53e7e15f-775f-4b62-b2da-4cb280efc5b1

اطمینان حاصل کنید که به کاربران اطلاع داده اید که می توانند مورد بازیابی شده را مستقیماً به صندوق دریافت ایمیل خود منتقل و ساختار این پوشه را حذف نمایند.

توجه   وقتی از Search-Mailbox cmdletاستفاده می کنید، نمی توانید همان صندوق پستی را به عنوان صندوق پستی منبع و مقصد تعیین کنید. به این دلیل شما باید از برای کپی کردن پیام ها در صندوق پستی جستجوی اکتشافی، از جستجوی چندین صندوق پستی استفاده کنید.

برگشت به بالا‎

غیر فعال کردن بازیابی یک مورد

برای غیر فعال کردن بازیابی یک مورد‬ برای یک صندوق پستی، فرمان های زیر را اجرا کنید:

‎Set-Mailbox <mailbox> -SingleItemRecoveryEnabled $false

برای غیر فعال کردن بازیابی یک مورد‬ برای تمام صندوق های پستی کاربران در سازمان خود، فرمان زیر را اجرا کنید:

‎Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox')} | Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $false

مهم   اگر بازیابی یک مورد را غیر فعال کنید، موارد باز هم در پوشه موارد قابل بازیابی برای مدت 14 روز بعد از حذف شدن، حفظ می شوند. اما اگر کاربر یک پیام ایمیل را از پوشه موارد قابل بازیابی پاک کند، این پیام برای همیشه حذف می شود و مدیر نمی تواند آن را بازیابی کند.

بهترین اقدامات برای جستجوی پیام های ایمیل حذف شده

  • محدود کردن جستجو به حداقل نتایج جستجو   وقتی شما جستجو را در جستجوی چندین صندوق پستی پیکربندی می کنید، از تنظیمات در بخش های پیام ها به/از آدرس های خاص ایمیل و صندوق های پستی برای جستجو برای محدود کردن جستجو تا آنجایی که ممکن است استفاده کنید. برای مثال، پیام هایی که به کاربر ارسال شده را جستجو کنید و تنها صندوق پستی کاربر را جستجو نمایید. این کار باعث کاهش شمار نتایج مربوطه می شود اما مستقیماً پیام های مربوطه در جستجو نمایان نمی شوند.

  • فعال کردن حذف موارد تکراری برای جستجوی چندین صندوق پستی برای یافتن مورد قابل بازیابی   هنگامی که یک مورد را به صندوق پستی کاربر بازیابی می کنید، اگر حذف موارد تکراری را فعال نکنید، تمام ساختار پوشه از نتایج جستجو، به صندوق پستی کاربر کپی می شود. هنگامی که حذف موارد تکراری را فعال می کنید، ساختار پوشه فرعی ساده می شود.

  • از ترکیب پیشرفته تحقیق (AQS) استفاده کنید، بنابراین می توانید در مشخصات مختلف یک پیام ایمیل، کلمات کلیدی را جستجو کنید   برای مثال، می توانید یک کلمه کلیدی را در خط موضوع یا بدنه پیام جستجو کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، به جستجوهای کلمات کلیدی پیشرفته‎ مراجعه کنید. جدول زیر مشخصات معمول پیام را که می توانید در جستجوی کلمات کلیدی خود قرار دهید، نشان می دهد:

     

    ویژگی مثال نتایج تحقیق

    پیوست ها

    attachment:annualreport.ppt

    پیام هایی که دارای یک پیوست با نام annualreport.ppt هستند. استفاده از attachment:annualreport یا attachment:annual* نتایج یکسان با زمانی که از نام کامل پیوست استفاده می شود، باز می گرداند.

    گیرنده کپی

    cc:"gurinder singh"

    cc:gurinders

    cc: gurinders@fineartschool.edu

    پیام ها با Gurinder Singh در زمینه گیرنده کپی

    از

    از: "Max Stevens"

    از:maxs

    از:maxs@contoso.com

    پیام های ارسال شده توسط Max Stevens

    ارسال شد

    ارسالی: 10/19/2010

    پیام هایی که در 19 اکتبر 2010 فرستاده شدند

    موضوع

    موضوع: "Quarterly Financials"

    پیام هایی که حاوی عبارت دقیق "Quarterly Financials" در خط موضوع هستند

    به

    به: "Ann Beebe"

    به: آنب

    to:annb@contoso.com

    پیام ها به Ann Beebe ارسال شدند

بهترین اقدامات برای بازیابی پیام های ایمیل حذف شده

  • از جستجوی واژه کلیدی یکسان که در جستجوی چندین صندوق پستی به کار برده اید، استفاده کنید   اگر روزنامه نگاری کامل را در حین جستجو فعال نموده اید، از مقدار موجود در ستون موضوع در فایل CSV که به دفترچه ثبت جستجو پیوست است برای مقدار پارامتر SearchQuery استفاده کنید. این کار به شما اجازه می دهد که پیام صحیح را به صندوق پستی کاربر برگردانید. یا می توانید خط دقیق موضوع را از پیام در صندوق پستی جستجوی اکتشافی استفاده کنید.

  • حذف موارد غیر ضروری در صندوق پستی جستجوی اکتشافی   قبل از استفاده از cmdlet Search-Mailbox برای بازیابی یک پیام ایمیل، می توانید مواردی که با معیار جستجوی شما مطابقت دارند اما نباید بازیابی شوند را از صندوق پستی جستجوی اکتشافی حذف کنید.

  • جلوگیری از ارسال ایمیل نتایج جستجوی ارسالی به کاربر   به طور پیش فرض، یک پیام ایمیل که حاوی اطلاعاتی راجع به جستجو است، به صندوق پستی که توسط پارامتر TargetMailbox تعیین شده است، ارسال می شود. این کار مفید است زیرا برای کاربر مشخص می کند که چه موقع یک پیام ایمیل بازیابی شده، به صندوق دریافت ایمیل آنها بازگردانده می شود. برای جلوگیری از ارسال یک پیام، پارامتر Loglevelsuppress را در فرمان قرار دهید.

برگشت به بالا‎

 
‏‏موضوعات راهنمای مرتبط
‏‏در حال بارگیری...
‏‏هیچ منبعی یافت نشد.