بازیابی پیامهای ایمیل حذف شده در Exchange Online

برای حذف دائمی پیام های ایمیل، در Microsoft Office Outlook یا Outlook Web App، یک کاربر می تواند با استفاده از موردی به نام حذف موقتی یکی از اقدامات زیر را انجام دهد:

• حذف یک مورد از پوشه موارد حذف شده.
  
• خالی کردن پوشه موارد حذف شده.
  
• برای حذف هر مورد، Shift + Delete را فشار دهید.
  

پیام های ایمیل که به صورت حذف آسان، حذف شده اند به پوشه موارد قابل بازیابی در صندوق پستی کاربر، که در نسخه های قبلی Microsoft Exchange دامپستر نامیده شد، و به یک پوشه فرعی به نام موارد حذف شده منتقل می شوند. کاربران می توانند با استفاده از ویژگی بازیابی موارد حذف شده در Outlook 2010 یا Outlook Web App، پیام های ایمیل را در پوشه فرعی موارد حذف شده، بازیابی یا پاکسازی نمایند. برای کسب اطلاعات بیشتر، به بازیابی موارد حذف شده‎ مراجعه کنید.

اگر کاربر یک پیام ایمیل را با موردی به نام حذف دائم از پوشه موارد قابل بازیابی پاک کند، پیام های پاکسازی شده به پوشه فرعی موارد پاک شده منتقل می شوند و دیگر توسط کاربر قابل دسترسی و قابل بازیابی نیستند. تنها یک مدیر سیستم می تواند یک پیام ایمیل پاک شده را بازیابی کند.

توجه   زیرا مواردی که در پوشه فرعی موارد پاک شده در پوشه موارد بازیابی شده فهرست شده و قابل بازیابی هستند، مدیران سیستم و مدیران اکتشاف می توانند برای جستجوی موارد پاک شده، از جستجوی چند صندوق پستی استفاده کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر، به جستجوهای چندین صندوق پستی‎ مراجعه کنید.

دوره حفظ و نگهداری موارد حذف شده

---

به طور پیش فرض در Exchange Online، دوره حفظ و نگهداری موارد حذف شده 14 روز است. دوره حفظ و نگهداری زمانی شروع می شود که مورد حذف شده به پوشه موارد قابل بازیابی منتقل می شود. بعد از 14 روز، موارد موجود در پوشه فرعی موارد حذف شده بطور خودکار به پوشه فرعی موارد پاک شده منتقل می شوند. وقتی دوره حفظ و نگهداری یک مورد در پوشه فرعی موارد پاک شده منقضی می شود، مورد به طور دائم از Exchange Online حذف می شود و مدیر نمی تواند آن را بازیابی کند.

نمودار زیر مراحل بازیابی یک مورد را نشان می دهد:

توجه   برای تغییر دوره حفظ و نگهداری موارد حذف شده در صندوق های پستی موجود در سازمان خود، باید با پشتیبانی Office 365 تماس بگیرید. دوره حفظ و نگهداری را می توان روی هر مدت زمانی تنظیم کرد. اما اگر می خواهید موارد حذف شده را برای مدت بیشتر از 30 روز حفظ کنید، صندوق پستی باید یک مجوز کاربر Exchange Online (برنامه 2) داشته باشد.

برگشت به بالا‎

همان طور که قبلاً گفته شد، بازیابی یک مورد پیام های ایمیل حذف شده و پاک شده را به مدت 14 روز حفظ می کند. وقتی دوره حفظ و نگهداری موارد حذف شده منقضی می شود، موارد برای همیشه از Exchange Online حذف می شوند.

در مقایسه، اگر وضعیت بررسی دعاوی حقوقی برای یک صندوق پستی فعال شود، هیچ یک از موارد در پوشه فرعی موارد پاک شده یا پوشه فرعی موارد حذف شده برای همیشه از Exchange Online حذف نمی شوند. همچنین وقتی یک صندوق پستی در وضعیت بررسی دعاوی حقوقی باشد، در صورتی که کاربر هر گونه تغییراتی را در یک پیام ایجاد کند، Exchange Online نسخه اصلی پیام را حفظ می کند. اگر کاربر یک پیام را تغییر دهد، نسخه اصلی پیام در یک پوشه فرعی به نام نسخه ها کپی می شود (به تصویر قبلی مراجعه کنید). پوشه فرعی نسخه ها توسط کاربران نهایی قابل دیدن نیست، اما موارد موجود در این پوشه فهرست می شوند و توسط همه مدیران سیستم و مدیران اکتشاف قابل جستجو می باشند. اگر صندوق پستی در وضعیت بررسی دعاوی حقوقی باشد، هیچ یک از موارد موجود در پوشه فرعی نسخه ها برای همیشه حذف نمی شوند. برای بازیابی یک مورد، تغییرات ایجاد شده در پیام در پوشه فرعی نسخه ها کپی نمی شوند.

به طور پیش فرض، همه موارد موجود در پوشه موارد قابل بازیابی تا زمانی که وضعیت بررسی دعاوی حقوقی حذف نشود، حفظ می شوند. از طرف دیگر می توانید از Windows PowerShell برای پیکربندی مدت زمانی که صندوق پستی در وضعیت بررسی دعاوی حقوقی است، استفاده کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، به قرار دادن صندوق پستی تحت بررسی دعاوی حقوقی‎ مراجعه کنید.

توجه   هنگامی که یک صندوق پستی در حالت بررسی است، موارد در پوشه فرعی موارد حذف شده، بعد از 14 روز به پوشه فرعی پاکسازی منتقل می شود. با انتقال موارد به پوشه فرعی پاک شده ها، اجازه نمی دهید که کاربران بدانند که صندوق پستی آنها در دعوی قضایی است. وقتی وضعیت حالت بررسی از کاربر مخفی باشد، برای پرونده های جنایی مفید است.

برگشت به بالا‎

برای جستجو و بازیابی پیام های حذف شده ایمیل به صندوق پستی کاربر، این موارد را دنبال کنید:

1. در پانل کنترل Exchange، برای جستجوی پیام های ایمیلی که می خواهید از پوشه موارد قابل بازیابی، بازیابی کنید، از جستجوی صندوق پستی چندگانه استفاده کنید و نتایج جستجو را در صندوق پستی جستجوی اکتشاف کپی کنید.
   
2. در Windows PowerShell، از Search-Mailbox cmdletبرای جستجوی صندوق پستی جستجوی اکتشاف برای پیامی که در مرحله قبلی جستجو نموده اید استفاده کنید و آن را در صندوق پستی کاربر کپی کنید.
   

مرحله 1   یک پیام ایمیل را جستجو کنید

---

برای جستجوی پیام ایمیلی که می خواهید آن را بازیابی کنید، از جستجوی صندوق پستی چند گانه در پانل کنترل استفاده کنید. مطابق پیش فرض، جستجوی صندوق پستی چندگانه، پوشه موارد قابل بازیابی را در صندوق های پستی اولیه و آرشیو جستجو می کند. به ایجاد جستجوی چند صندوق پستی جدید‎ مراجعه کنید.

در صورتی که از جستجوی چند صندوق پستی در صفحه کنترل Exchange استفاده کنید، کل صندوق پستی کاربر جستجو می شود. اگر می خواهید فقط پوشه موارد قابل بازیابی را جستجو کنید، باید از Windows PowerShell استفاده کنید. فرمان زیر را برای جستجوی پوشه موارد قابل بازیابی اجرا کنید:

‏‏کپی

‎Search-Mailbox <user> -SearchDumpsterOnly -SearchQuery <search query> -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder <search name‏> -LogLevel Full

مثال   فرمان زیر پوشه موارد قابل بازیابی در صندوق پستی Esther Valle برای یک پیام با سطر موضوع «نتایج بررسی آنلاین» را جستجو می کند و هر گونه نتیجه جستجو را در پوشه ای به نام EstherV در صندوق پستی جستجوی اکتشافی کپی می کند:

‏‏کپی

‎Search-Mailbox "Esther Valle" -SearchDumpsterOnly -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox "Discovery Search Mailbox" -TargetFolder EstherV -LogLevel Full

مرحله 2   پیام ایمیل را بازیابی کنید

---

هنگامی که پیامی در صندوق پستی جستجوی اکتشافی ذخیره شده است، می توانید با استفاده از Search-Mailbox cmdletآن را بازیابی کنید. فرمان زیر را اجرا کنید:

‏‏کپی

‎Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery <search query> -TargetMailbox <user‏> -TargetFolder inbox

مثال   فرمان زیر پیام را با یک خط موضوع از “نتایج بررسی آنلاین”، در صندوق پستی جستجوی اکتشافی پیدا کرده و در صندوق پستی Esther Valle کپی می کند:

‏‏کپی

‎Search-Mailbox "Discovery Search Mailbox" -SearchQuery subject: "Online survey results" -TargetMailbox estherv -TargetFolder inbox

زیرا فرمان Search-Mailbox برای موارد بازیابی شده، صندوق پستی جستجوی اکتشافی را جستجو می کند، ساختار پوشه و مورد از صندوق پستی جستجوی اکتشافی به صندوق ورودی صندوق پستی کاربر بازیابی می شود. برای مثال، در مثال قبل ساختار پوشه صندوق پستی Esther Valle شبیه به فایل بازیابی شده است:

اطمینان حاصل کنید که به کاربران اطلاع داده اید که می توانند مورد بازیابی شده را مستقیماً به صندوق ورودی خود منتقل و ساختار این پوشه را حذف نمایند.

توجه   وقتی از Search-Mailbox cmdletاستفاده می کنید، نمی توانید همان صندوق پستی را به عنوان صندوق پستی منبع و مقصد تعیین کنید. به این دلیل شما باید از برای کپی کردن پیام ها در صندوق پستی جستجوی اکتشافی، از جستجوی صندوق پستی چندگانه استفاده کنید.

برگشت به بالا‎

برای غیر فعال کردن بازیابی یک مورد‬ برای یک صندوق پستی، فرمان های زیر را اجرا کنید:

‎Set-Mailbox <mailbox> -SingleItemRecoveryEnabled $false

برای غیر فعال کردن بازیابی یک مورد‬ برای تمام صندوق های پستی کاربران در سازمان خود، فرمان زیر را اجرا کنید:

‎Get-Mailbox -ResultSize unlimited -Filter {(RecipientTypeDetails -eq 'UserMailbox')} | Set-Mailbox -SingleItemRecoveryEnabled $false

مهم   اگر بازیابی یک مورد را غیر فعال کنید، موارد باز هم در پوشه موارد قابل بازیابی برای مدت 14 روز بعد از حذف شدن، حفظ می شوند. اما اگر کاربر یک پیام ایمیل را از پوشه موارد قابل بازیابی پاک کند، این پیام برای همیشه حذف می شود و مدیر نمی تواند آن را بازیابی کند.

• محدود کردن جستجو به حداقل نتایج جستجو   وقتی شما جستجو را در جستجوی صندوق پستی چندگانه پیکربندی می کنید، از تنظیمات در بخش های پیام ها به/از آدرس های خاص ایمیل و صندوق های پستی برای جستجو برای محدود کردن جستجو تا آنجایی که ممکن است استفاده کنید. برای مثال، پیام هایی که به کاربر ارسال شده را جستجو کنید و تنها صندوق پستی کاربر را جستجو نمایید. این کار باعث کاهش شمار نتایج مربوطه می شود اما مستقیماً پیام های مربوطه در جستجو نمایان نمی شوند.
  
• فعال کردن حذف موارد تکراری برای جستجوی صندوق پستی چندگانه برای یافتن مورد قابل بازیابی   هنگامی که یک مورد را به صندوق پستی کاربر بازیابی می کنید، اگر حذف موارد تکراری را فعال نکنید، تمام ساختار پوشه از نتایج جستجو، به صندوق پستی کاربر کپی می شود. هنگامی که حذف موارد تکراری را فعال می کنید، ساختار پوشه فرعی ساده می شود.
  
• از ترکیب پیشرفته تحقیق (AQS) استفاده کنید، بنابراین می توانید در مشخصات مختلف یک پیام ایمیل، کلمات کلیدی را جستجو کنید   برای مثال، می توانید یک کلمه کلیدی را در خط موضوع یا بدنه پیام جستجو کنید. برای کسب اطلاعات بیشتر، به جستجوهای کلمات کلیدی پیشرفته‎ مراجعه کنید. جدول زیر مشخصات معمول پیام را که می توانید در جستجوی کلمات کلیدی خود قرار دهید، نشان می دهد:
  

   

  ویژگی	مثال	نتایج تحقیق
  پیوست ها	attachment:annualreport.ppt	پیام هایی که دارای یک پیوست با نام annualreport.ppt هستند. استفاده از attachment:annualreport یا attachment:annual* نتایج یکسان با زمانی که از نام کامل پیوست استفاده می شود، باز می گرداند.
  گیرنده کپی	cc:"gurinder singh" cc:gurinders cc: gurinders@fineartschool.edu	پیام ها با Gurinder Singh در زمینه گیرنده کپی
  از	از: "Max Stevens" از:maxs از:maxs@contoso.com	پیام های ارسال شده توسط Max Stevens
  ارسال شد	ارسالی: 10/19/2010	پیام هایی که در 19 اکتبر 2010 فرستاده شدند
  موضوع	موضوع: "Quarterly Financials"	پیام هایی که حاوی عبارت دقیق "Quarterly Financials" در خط موضوع هستند
  به	به: "آن بیب" به: آنب to:annb@contoso.com	پیام ها به آن بیب ارسال شدند

• از جستجوی واژه کلیدی یکسان که در جستجوی چند صندوق پستی به کار برده اید، استفاده کنید   اگر روزنامه نگاری کامل را در حین جستجو فعال نموده اید، از مقدار موجود در ستون موضوع در فایل CSV که به دفترچه ثبت جستجو پیوست است برای مقدار پارامتر SearchQuery استفاده کنید. این کار به شما اجازه می دهد که پیام صحیح را به صندوق پستی کاربر برگردانید. یا می توانید خط دقیق موضوع را از پیام در صندوق پستی جستجوی اکتشافی استفاده کنید.
  
• حذف موارد غیر ضروری در صندوق پستی جستجوی اکتشافی   قبل از استفاده از cmdlet Search-Mailbox برای بازیابی یک پیام ایمیل، می توانید مواردی که با معیار جستجوی شما مطابقت دارند اما نباید بازیابی شوند را از صندوق پستی جستجوی اکتشافی حذف کنید.
  
• جلوگیری از ارسال ایمیل نتایج جستجوی ارسالی به کاربر   به طور پیش فرض، یک پیام ایمیل که حاوی اطلاعاتی راجع به جستجو است، به صندوق پستی که توسط پارامتر TargetMailbox تعیین شده است، ارسال می شود. این کار مفید است زیرا برای کاربر مشخص می کند که چه موقع یک پیام ایمیل بازیابی شده، به صندوق ورودی آنها بازگردانده می شود. برای جلوگیری از ارسال یک پیام، پارامتر Loglevelsuppress را در فرمان قرار دهید.
  

برگشت به بالا‎