Información acerca de las reglas de contestador automático

Una de las funciones principales de la mensajería unificada de Exchange es atender las llamadas entrantes, registrar los mensajes de correo de voz y enviar estos a su Bandeja de entrada. Las reglas de contestador automático le permiten indicar al sistema de correo de voz cómo debe administrar las llamadas entrantes. Puede configurar el sistema de correo de voz para que simplemente atienda las llamadas entrantes y grabe un mensaje de voz, o puede configurar condiciones y acciones para administrar las llamadas entrantes de manera diferente.

¿Qué son las reglas de contestador automático?

Si su buzón de correo está habilitado para la mensajería unificada de Exchange Server 2010, puede configurar hasta nueve reglas de contestador automático. Estas reglas son diferentes de las reglas de Bandeja de entrada que usted configura. De forma predeterminada, no existen reglas de contestador automático creadas previamente. Mientras no haya configurado reglas de contestador automático, a todos los autores de llamadas se les pide que le dejen un mensaje de voz. Si está de acuerdo con que el sistema de correo de voz atienda sus llamadas entrantes y grabe un mensaje de voz, no tiene que crear ninguna regla de contestador automático. Sin embargo, si decide configurar condiciones o acciones, puede hacerlo utilizando la sección Reglas de respuesta a llamada de la pestaña Correo de voz en Outlook Web App. Utilice la sección Reglas de respuesta a llamada, mostrada a continuación, para crear, editar y eliminar reglas de contestador automático.

CallAnsweringRules

Para crear una nueva regla de contestador automático, haga clic en Contestación de llamadas: Nueva regla.

¿Cuáles son las partes de una regla de contestador automático?

Cada regla de contestador automático que cree estará formada por dos partes principales:

  • Condiciones: los criterios que se deben cumplir antes de que la regla se pueda aplicar a una llamada entrante.

  • Acciones: las opciones que se deben presentar al autor de la llamada cuando se cumplen todas las condiciones. Estas acciones se leerán al autor de la llamada a través del teléfono y, a continuación, este podrá elegir lo que desea hacer utilizando el teclado del teléfono.

La siguiente figura muestra el formulario que se utiliza para crear una regla de contestador automático. El formulario está dividido en dos columnas. La columna de la derecha muestra la lista de condiciones y acciones disponibles que puede utilizar para generar la regla. La columna de la izquierda muestra la lista de condiciones y acciones que se han agregado a la regla.

CallAnsweringRule-Create
Condiciones

Las condiciones son reglas que se pueden aplicar a las reglas de contestador automático. Mediante una combinación de condiciones, puede crear varias reglas de contestador automático que se desencadenen cuando se cumplan las condiciones. Para crear una regla predeterminada que se aplique a todas las llamadas, cree una regla que no contenga condiciones.

Hay cuatro condiciones que se pueden utilizar durante la configuración de las reglas de contestador automático:

  • El identificador de llamada

  • La hora del día

  • El estado de disponibilidad

  • Si la respuesta automática del correo electrónico está habilitada o deshabilitada

Utilice una de las siguientes opciones para agregar una condición a una regla de contestador automático.

AddCondition
Acciones

Las acciones se utilizan para definir lo que debe pasar cuando se cumple una condición. Los tres tipos de acciones son:

  • Buscarme

  • Transferir la persona que llama

  • Dejar un mensaje de voz

Utilice una de las siguientes opciones para agregar una acción a una regla de contestador automático.

AddAction

Adición de una acción Buscarme

Cuando el autor de la llamada selecciona Buscarme, el sistema de correo de voz intenta localizarle en un máximo de dos números de teléfono diferentes y, si está disponible en uno de ellos, le conecta con el autor de la llamada. Para agregar Buscarme a su lista de acciones, haga clic en FindMeOption.

En el cuadro de diálogo Buscarme, especifique los números de teléfono y otras opciones de configuración. A continuación, se enumeran las opciones de configuración disponibles.

FindMeDialogBox

Puede especificar el texto que se leerá al autor de la llamada. Por ejemplo, si especifica "Asuntos urgentes" para indicar a los autores de llamadas que solo deben seleccionar esta acción si necesitan hablar con usted sobre temas importantes, el sistema de correo de voz dirá "Para Asuntos urgentes, presione la tecla 1".

Tiene que asociar la acción Buscarme con el número del teclado del teléfono que el autor de la llamada tendrá que presionar para seleccionar esta acción. En el ejemplo anterior, la tecla 1 es el número que deberán presionar los autores de llamadas para localizarlo en uno de los números de teléfono especificados.

A continuación, tiene que especificar el número o los números de teléfono que marcará el sistema de correo de voz. Si especifica dos números de teléfono, el sistema de correo de voz marcará el segundo número si no está disponible en el primero. Cada número de teléfono especificado tiene una duración asociada. La duración es el período de tiempo durante el cual el sistema de correo de voz intenta conectar con el número de teléfono antes de pasar al número siguiente. O bien, si no puede ponerse en contacto con usted, el sistema de correo de voz regresa al menú de opciones.

Cuando haya terminado de escribir esta información, haga clic en Aplicar para guardar la configuración de la acción Buscarme.

Adición de opciones de transferencia de llamada

Cuando se configura una acción Transferir el autor de la llamada, los autores de llamadas tienen la opción de ser transferidos al número de teléfono de otra persona. Para agregar una acción Transferir el autor de la llamada a la lista de acciones, haga clic en TransferCallerToOption.

A continuación, se muestra el cuadro de diálogo Transferir la persona que llama.

TransferCallerToDialogBox

Si va a transferir una llamada entrante a otro teléfono o contacto, dispone de varias opciones:

  • Puede especificar el texto que se leerá al autor de la llamada. Por ejemplo, puede especificar "Asuntos urgentes" para informar a los autores de llamadas que seleccionen esta opción cuando necesiten hablar con alguien sobre algún tema importante.

  • Tiene que asociar la acción Transferir el autor de la llamada con el número del teclado del teléfono que el autor de la llamada tendrá que presionar para seleccionar esta acción.

  • Si elige la acción Transferir el autor de la llamada, deberá especificar la persona o el número de teléfono al que se transferirá el autor de la llamada. Puede elegir un número de teléfono o seleccionar el contacto al que se llamará cuando el autor de la llamada presione la tecla correcta en el teclado del teléfono. Si especifica un contacto que se encuentra en el directorio de la empresa, el sistema de correo de voz intentará transferir la llamada al número de extensión de dicho contacto.

  • Además de especificar la persona o el número al que se transferirá el autor de la llamada, también necesita especificar el número del teclado del teléfono que deberá presionar el autor de la llamada para seleccionar la acción Transferir el autor de la llamada.

  • Cuando haya terminado de escribir esta información, haga clic en Aplicar para guardar la configuración de la acción Transferir el autor de la llamada.

Adición o eliminación de la acción Dejar un mensaje de voz

De forma predeterminada, la opción de correo de voz se agrega automáticamente a cada regla de contestador automático. Si no desea ofrecer esta opción, puede quitarla haciendo clic en RemoveVoiceMailOption. Presione la tecla # para grabar un mensaje de voz. Si ha quitado la opción para recibir un mensaje de voz, puede volver a agregarla haciendo clic en la opción LeaveVoiceMessageOption.

Grabación de un saludo de correo de voz personalizado

Puede grabar un saludo personalizado para cada regla de contestador automático que cree. De forma predeterminada, la mensajería unificada generará un saludo predeterminado basado en las acciones que ha configurado. Para grabar un saludo personalizado, haga clic en CallPlayonPhoneNumberOption

en la ventana Reglas de respuesta a llamada, y el sistema de correo de voz le llamará para que pueda grabar un saludo. En la grabación, deberá incluir todas las acciones que haya configurado en la propia regla. El sistema de correo de voz no mostrará la lista de las acciones si ha grabado un saludo personalizado.

También puede permitir a los autores de llamadas que interrumpan el saludo del correo de voz mientras se reproduce o, puede impedir que lo hagan; para ello, solo tiene que activar o desactivar la casilla LetCallersInterruptOption.

Almacenamiento de las reglas de contestador automático

Antes de guardar la regla, tiene que darle un nombre descriptivo. Una vez hecho esto, haga clic en Guardar y cerrar para crear la regla. A continuación, deberá realizar una prueba para asegurarse de que la regla de contestador automático funciona según lo previsto; para ello, intente llamar a su extensión telefónica y espere a que la mensajería unificada atienda la llamada.

 
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