El Asistente para programación

Con el Asistente para programación se puede realizar la mayoría de las tareas necesarias para preparar una reunión.

NotaNota:
Esta información se aplica a la versión estándar de Outlook Web App. La característica que se describe no está disponible en Outlook Web App Light.
¿Cómo se usa el Asistente para programación?

  1. Cree una cita o una convocatoria de reunión y, a continuación, haga clic en la ficha Asistente para programación.

  2. En Seleccionar asistentes, escriba los nombres o alias de las personas que desea que asistan a la reunión. Los nombres que escriba se resolverán automáticamente, si es posible. Si no encuentra ningún nombre que coincida, el nombre se subraya. Haga clic con el botón secundario en el nombre para ver una lista de posibles coincidencias. Haga clic en el nombre que coincida para agregarlo a la lista de asistentes. También puede hacer clic en Seleccionar asistentes para abrir la ventana Libreta de direcciones.

  3. Para establecer que un asistente sea Requeridonecesario, Opcionalopcional o Recursorecurso, haga clic en el icono que hay al lado del nombre. Cada vez que hace clic en el icono, cambia al siguiente valor. El organizador de la reunión organizador de la reunión no se puede cambiar.

  4. El gráfico de disponibilidades muestra automáticamente las programaciones de todos los asistentes en el día de la reunión, con la hora prevista para la reunión resaltada. En la ventana de la programación, una barra azul junto a un nombre indica que esa persona no está disponible en ese momento.

  5. Para cambiar la fecha de la reunión, haga clic en el cuadro Inicio o Fin, y a continuación seleccione una fecha nueva para la reunión.

  6. Para desplazar la hora de la reunión, haga clic en el centro de la barra resaltada que representa la hora y, a continuación, arrastre la reunión hasta otra hora diferente.

  7. Tras comprobar la disponibilidad, haga clic en la ficha Cita para terminar de rellenar la convocatoria de reunión.

¿Qué más es preciso saber?

  • Junto al gráfico de disponibilidades hay un resumen de la disponibilidad de los asistentes. El resumen ofrece una lista de las horas posibles para la reunión, además del número de asistentes y recursos seleccionados que están disponibles en cada hora. Para ver los detalles de una hora concreta, haga clic en dicha hora en la lista Horas sugeridas. Para ver las horas posibles en otros días, haga clic en el panel Horas sugeridas del calendario. Al hacer clic en una de las horas de la lista Horas sugeridas, la reunión cambia automáticamente a dicha hora.

  • Puede utilizar la barra de herramientas del Asistente para programación para cambiar la fecha, la hora de inicio y la hora de finalización de la reunión. Puede utilizar la ventana Horas sugeridas para cambiar la fecha y la duración de la reunión, y para seleccionar una hora sugerida.

  • El Asistente para programación tiene una opción en su barra de herramientas para que muestre solo las horas laborables. Si se selecciona, y uno o varios asistentes no tienen horas laborables que se superpongan con las del resto de asistentes, el Asistente para programación mostrará que no encuentra horas disponibles para la reunión. Esto suele suceder en las reuniones que incluyen asistentes de varias zonas horarias. Puede desactivar Mostrar solo horas laborables para ver las posibles horas de reunión.

¿Qué hago para obtener más información?

 
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