Δυνατότητες συμμόρφωσης στο Exchange Online

 

Ισχύει για: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Ημερομηνία τελευταίας τροποποίησης θέματος: 2011-12-19

Οι δυνατότητες συμμόρφωσης του Exchange Online μπορούν να βοηθήσουν τον οργανισμό σας να ανταποκριθεί σε νομικές, ρυθμιστικές και οργανωτικές προϋποθέσεις συμμόρφωσης, με τους ακόλουθους τρόπους:

  • Διατήρηση   Αποτρέψτε τη διαγραφή των μηνυμάτων για να συμμορφωθούν με τις απαιτήσεις διατήρησης δεδομένων ή τις νομικές απαιτήσεις.

  • Ανακάλυψη   Αναζητήστε σχετικά θέματα που σχετίζονται με συγκεκριμένες νομικές υποθέσεις ή αιτήσεις από ρυθμιστικές αρχές.

  • Έλεγχος   Ελέγξτε τη ροή των μηνυμάτων και εφαρμόστε δραστικούς κανόνες που βασίζονται στο περιεχόμενο του μηνύματος, ή στο άτομο που στέλνει και λαμβάνει το μήνυμα.

  • Προστασία   Κρυπτογραφήστε περιεχόμενο και επιβάλλετε πολιτικές που εφαρμόζονται στη χρήση του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δείτε παρακάτω για λεπτομέρειες:

Δυνατότητες συμμόρφωσης στο Exchange Online

  • Διαχείριση εγγραφών αλληλογραφίας (MRM)   Η δυνατότητα MRM βοηθά τον οργανισμό σας να αποτρέπει την οριστική διαγραφή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλου περιεχομένου ανταλλαγής μηνυμάτων, που έχουν διαγραφεί από τους χρήστες ή άλλες πολιτικές ανταλλαγής μηνυμάτων, που χρειάζονται για τη συμμόρφωση με πολιτική εταιρείας, κρατικούς κανονισμούς ή νομικές ανάγκες. Το MRM σας επιτρέπει επίσης να καταργείτε αυτόματα παλαιότερο περιεχόμενο ανταλλαγής μηνυμάτων, το οποίο δεν έχει νομική ή επιχειρηματική αξία. Το MRM χρησιμοποιεί πολιτικές και ετικέτες διατήρησης για να ελέγχετε για πόσο χρόνο θα διατηρούνται τα στοιχεία στα γραμματοκιβώτια και να ορίσετε ποια ενέργεια θα πραγματοποιείται στα στοιχεία μετά από συγκεκριμένο χρόνο.

    Ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση και διαχείριση πολιτικών διατήρησης στο Exchange Online.

  • Εντοπισμός   Ο "Εντοπισμός" χρησιμοποιεί την "Αναζήτηση πολλών γραμματοκιβωτίων", ένα εργαλείο που βασίζεται σε GUI, το οποίο επιτρέπει στους επαγγελματίες νομικούς και στους επαγγελματίες διαχείρισης ανθρώπινου δυναμικού, καθώς και σε άλλους διαχειριστές εντοπισμού, να κάνουν αναζήτηση σε κύρια γραμματοκιβώτια και σε γραμματοκιβώτια αρχειοθήκης της εταιρείας σας για να εντοπίσουν μηνύματα που ταιριάζουν με τα καθορισμένα κριτήρια. Επειδή οι αναζητήσεις του εντοπισμού δεν απαιτούν πλήρη δικαιώματα διαχείρισης, μπορείτε να εκχωρήσετε στους τακτικούς χρήστες τα απαραίτητα δικαιώματα για την αναζήτηση γραμματοκιβωτίων και να περιορίσει τα καθορισμένα όρια των γραμματοκιβωτίων που μπορεί να αναζητήσει αυτό το άτομο. Τα αποτελέσματα της αναζήτησης πολλών γραμματοκιβωτίων μπορούν να εκτυπωθούν ή να εξαχθούν σε ένα αρχείο .PST, χρησιμοποιώντας το Microsoft Outlook.

    Ανατρέξτε στο θέμα Αναζητήσεις πολλών γραμματοκιβωτίων.

  • Προσωπική αρχειοθήκη   Μπορείτε να δημιουργήσετε ένα γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης, το οποίο ονομάζεται προσωπική αρχειοθήκη, για κύριο γραμματοκιβώτιο χρήστη που βασίζεται σε σύννεφο. Οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν το γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης, για να αποθηκεύσουν παλιά δεδομένα ανταλλαγής μηνυμάτων μετακινώντας και αντιγράφοντας μηνύματα από το κύριο γραμματοκιβώτιο στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης τους. Οι διαχειριστές και οι χρήστες μπορούν να χρησιμοποιήσουν τη δυνατότητα MRM για την αυτόματη μετακίνηση μηνυμάτων, τα οποία έχουν συγκεκριμένη παλαιότητα στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης. Επειδή τα στοιχεία στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης καταχωρούνται σε ευρετήριο, τα γραμματοκιβώτια αρχειοθήκης περιλαμβάνονται σε μια αναζήτηση πολλών γραμματοκιβωτίων.

    Ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση γραμματοκιβωτίου αρχειοθήκης.

  • Αναμονή λόγω διενέξεων   Μπορείτε να θέσετε μια αναμονή λόγω διενέξεων, γνωστή επίσης ως διατήρηση δεδομένων για νομικούς σκοπούς, σε ένα γραμματοκιβώτιο, για να διατηρήσετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και άλλα στοιχεία αλληλογραφίας για μια εκτεταμένη περίοδο. Η αναμονή λόγω διενέξεων αποτρέπει επίσης την οριστική διαγραφή των στοιχείων. Όταν το γραμματοκιβώτιο ενός χρήστη τίθεται σε αναμονή λόγω διενέξεων, ο χρήστης μπορεί να διαγράψει στοιχεία από το γραμματοκιβώτιό του, ωστόσο, τα στοιχεία διατηρούνται απεριόριστα στους διακομιστές στο κέντρο δεδομένων της Microsoft. Η αναμονή λόγω διενέξεων διατηρεί επίσης το ιστορικό εκδόσεων για στοιχεία που τροποποιούνται.

    Ανατρέξτε στο θέμα Θέση ενός γραμματοκιβωτίου σε αναμονή λόγω διενέξεων.

  • Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών (IRM)   Το  IRM παρέχει προστασία των μηνυμάτων και των υποστηριζόμενων συνημμένων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εντός και εκτός σύνδεσης. Η προστασία IRM μπορεί να εφαρμοστεί από τους χρήστες στο Outlook ή το Outlook Web App και από τους διαχειριστές με τη χρήση κανόνων προστασίας μεταφοράς και κανόνων προστασίας του Outlook. Το IRM βοηθά τους διαχειριστές και τους χρήστες να ελέγχετε ποιος έχει πρόσβαση, προωθεί, εκτυπώνει ή αντιγράφει τα ευαίσθητα δεδομένα εντός των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Σημειώστε ότι το IRM απαιτεί την ανάπτυξη ενός διακομιστή Υπηρεσιών διαχείρισης δικαιωμάτων υπηρεσίας καταλόγου Active Directory (AD RMS) στον οργανισμό σας εσωτερικής εγκατάστασης.

    Ανατρέξτε στο θέμα Ρύθμιση και διαχείριση της Διαχείρισης δικαιωμάτων πληροφοριών στο Exchange Online.

    Σημείωση   Για μια λίστα των τύπων συνημμένων αρχείου που επιτρέπονται και που αποκλείονται στο Outlook Web App, ανατρέξτε στην ενότητα “Ρυθμίσεις αρχείων και συνημμένων” στο Πολιτικές γραμματοκιβωτίου του Outlook Web App | Διαθέσιμες ρυθμίσεις.

  • Κανόνες μεταφοράς και κανόνες προστασίας μεταφοράς   Οι κανόνες μεταφοράς σας επιτρέπουν να ελέγχετε τη ροή και να εφαρμόζετε πολιτικές ανταλλαγής μηνυμάτων σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται εντός του οργανισμού σας καθώς και προς και από τον οργανισμό σας. Με τη χρήση κανόνων μεταφοράς, οι διαχειριστές μπορούν να ορίζουν συγκεκριμένα χαρακτηριστικά μηνυμάτων, ή συνθήκες, καθώς και τις ενέργειες που θα ισχύουν για κάθε μήνυμα που περιέχει αυτά τα χαρακτηριστικά. Για παράδειγμα, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες μεταφοράς, να προσαρτήσετε μια αποποίηση ευθυνών στο μήνυμα που αποστέλλεται έξω από τον οργανισμό σας ή να αποτρέψετε την επικοινωνία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ανάμεσα σε συγκεκριμένες ομάδες χρηστών.

    Οι κανόνες προστασίας μεταφοράς σας επιτρέπουν να χρησιμοποιείτε κανόνες μεταφοράς σε μηνύματα με προστασία IRM, εφαρμόζοντας ένα πρότυπο πολιτικής δικαιωμάτων AD RMS.

    Ανατρέξτε στο θέμα Κανόνες για ολόκληρο τον οργανισμό.

    Microsoft Live@edu   Το Outlook Live for Live@edu παρέχει επίσης πολιτικές εποπτείας για να βοηθήσει τα σχολεία να ελέγχουν ποιος μπορεί να στέλνει και να λαμβάνει ηλεκτρονικό ταχυδρομείο από τους χρήστες του ιδρύματός τους. Ανατρέξτε στο θέμα Πολιτικές επίβλεψης.

  • Καταγραφή στο χρονικό   Η καταγραφή στο χρονικό μπορεί να βοηθήσει τον οργανισμό σας να ανταποκριθεί σε νομικές, ρυθμιστικές και οργανωτικές προϋποθέσεις συμμόρφωσης, με την καταγραφή εισερχόμενων και εξερχόμενων επικοινωνιών ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι Κανόνες χρονικού χρησιμοποιούνται για την καταγραφή των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται προς ή από συγκεκριμένους παραλήπτες. Όταν ένα μήνυμα συμφωνεί με τα κριτήρια που καθορίστηκαν στον κανόνα χρονικού, δημιουργείται μια αναφορά χρονικού που περιέχει το αρχικό μήνυμα και αποστέλλεται σε ένα γραμματοκιβώτιο χρονικού.

    Ανατρέξτε στο θέμα Κανόνες χρονικού.

  • Καταγραφή ελέγχου   Οι αναφορές ελέγχου είναι ένα εργαλείο που βασίζεται σε GUI, το οποίο βοηθά τον οργανισμό σας να παρακολουθεί την μη εξουσιοδοτημένη πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο ενός χρήστη, να αναγνωρίζει τα γραμματοκιβώτια που βρίσκονται σε αναμονή λόγω διενέξεων και να αναγνωρίζει οποιαδήποτε αλλαγή πραγματοποιείται στις ομάδες ρόλου διαχειριστή. Μπορείτε επίσης να εξαγάγετε το αρχείο καταγραφής ελέγχου διαχειριστή που αναγνωρίζει οποιαδήποτε ενέργεια που εκτελείται από ένα διαχειριστή.

    Ανατρέξτε στο θέμα Χρήση αναφορών ελέγχου στο Exchange Online.

Επιστροφή στην αρχή

Σενάρια κοινής συμμόρφωσης που υποστηρίζονται από το Exchange Online

Ας δούμε ορισμένα από τα πιο συνηθισμένα σενάρια συμμόρφωσης που υποστηρίζονται στο Exchange Online.

 

Αποθήκευση ιστορικών δεδομένων ανταλλαγής μηνυμάτων για κάθε χρήστη

Διατήρηση δεδομένων ανταλλαγής μηνυμάτων και κατάργησή τους μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης

Συλλογή, επεξεργασία και αναθεώρηση δεδομένων ανταλλαγής μηνυμάτων σχετικών με τις διενέξεις

Αποτροπή της κατάργησης ή της τροποποίησης στοιχείων γραμματοκιβωτίου στη διάρκεια των διενέξεων

Να επιτρέπεται στα μέλη μιας ομάδας νομικών να ενεργοποιούν ή να απενεργοποιούν την αναμονή λόγω διενέξεων

Να επιτρέπεται στα μέλη μιας ομάδας νομικών να πραγματοποιούν αναζητήσεις γραμματοκιβωτίου

Δημιουργία γραμματοκιβωτίου εντοπισμού για μια συγκεκριμένη νομική υπόθεση

Αποτροπή της επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ των μελών διαφορετικών τμημάτων, ομάδων νομικών ή σχολείων

Εφαρμογή συνεχούς προστασίας σε μηνύματα που έχουν σταλεί εκτός του οργανισμού

Προσθήκη αποποίησης ευθυνών σε μήνυμα που έχει σταλεί από χρήστες στον οργανισμό σας

Συλλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μηνύματα που έχουν σταλεί εκτός του οργανισμού σας

Προσδιορίστε αν έγινε πρόσβαση σε ένα γραμματοκιβώτιο από κάποιον άλλο χρήστη εκτός του κατόχου του

Αποθήκευση ιστορικών δεδομένων ανταλλαγής μηνυμάτων για κάθε χρήστη

Για να υλοποιήσετε και να διαχειριστείτε μια στρατηγική αρχειοθέτησης για τον οργανισμό σας, μπορείτε να ενεργοποιήσετε ένα γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης για κάθε χρήστη. Αυτό παρέχει στους διαχειριστές και τους χρήστες μια ενιαία, ενοποιημένη αρχειοθήκη για τη διαχείριση δεδομένων ιστορικού. Η τεχνολογία MRM μετακινεί αυτόματα στοιχεία μέσα στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης ενός χρήστη και η "Αναζήτηση πολλών γραμματοκιβωτίων" αναζητά γραμματοκιβώτια αρχειοθήκης για στοιχεία που πληρούν τα κριτήρια αναζήτησης. Ανατρέξτε στο θέμα Ενεργοποίηση γραμματοκιβωτίου αρχειοθήκης.

Διατήρηση δεδομένων ανταλλαγής μηνυμάτων και κατάργησή τους μετά τη λήξη της περιόδου διατήρησης

Για να βοηθήσετε τους οργανισμούς να πληρούν επιχειρηματικές, νομικές ή κανονιστικές απαιτήσεις, εφαρμόζεται μια προεπιλεγμένη πολιτική διατήρησης σε όλα τα γραμματοκιβώτια του Exchange Online. Αυτή η πολιτική διατήρησης εφαρμόζει ρυθμίσεις διατήρησης στους ακόλουθους προεπιλεγμένους φακέλους αλληλογραφίας του γραμματοκιβωτίου ενός χρήστη:

  • Διαγραμμένα στοιχεία   Εφαρμόζεται σε μηνύματα του φακέλου "Διαγραμμένα". Τριάντα ημέρες μετά τη διαγραφή ενός μηνύματος από το χρήστη, το μήνυμα διαγράφεται οριστικά και μετακινείται στο φάκελο "Ανακτήσιμα στοιχεία", ο οποίος ονομάζεται επίσης Χώρος απορριμμάτων. Ένας χρήστης μπορεί να διαγράφει στοιχεία από το φάκελο "Ανακτήσιμα στοιχεία", χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Ανάκτηση διαγραμμένων" στο Outlook ή το Outlook Web App.

  • Ανεπιθύμητη αλληλογραφία   Εφαρμόζεται σε μηνύματα του φακέλου "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία". Τριάντα ημέρες μετά τη μετακίνηση ή την αποστολή ενός μηνύματος ανεπιθύμητης αλληλογραφίας στο φάκελο "Ανεπιθύμητη αλληλογραφία", το μήνυμα διαγράφεται οριστικά και μετακινείται στο φάκελο "Ανακτήσιμα στοιχεία".

  • Ανακτήσιμα στοιχεία   Εφαρμόζεται σε μηνύματα του φακέλου "Ανακτήσιμα στοιχεία". Δεκατέσσερις ημέρες μετά τη μετακίνηση ενός μηνύματος στο φάκελο "Ανακτήσιμα στοιχεία", το μήνυμα μετακινείται στο φάκελο "Ανακτήσιμα στοιχεία", στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης του χρήστη. Σε αυτό το σημείο, μόνο ένας διαχειριστής μπορεί να ανακτήσει ένα στοιχείο, χρησιμοποιώντας την ανάκτηση μεμονωμένου στοιχείου στο Exchange Online. Εάν ο χρήστης δεν διαθέτει γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης, δεν γίνεται καμία ενέργεια και το στοιχείο παραμένει στο φάκελο "Ανακτήσιμα στοιχεία" του κύριου γραμματοκιβωτίου του χρήστη.

    Σημείωση   Οι χρήστες μπορούν να καταργούν ή να διαγράφουν στοιχεία από το φάκελο "Ανακτήσιμα στοιχεία", χρησιμοποιώντας τη δυνατότητα "Ανάκτηση διαγραμμένων" στο Outlook ή το Outlook Web App. Η ανάκτηση μεμονωμένου στοιχείου διατηρεί τα εκκαθαρισμένα στοιχεία για δεκατέσσερις επιπλέον ημέρες. Το MRM μετακινεί τα εκκαθαρισμένα στοιχεία στο φάκελο "Ανακτήσιμα στοιχεία", στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης του χρήστη.

Όλα τα υπόλοιπα στοιχεία του γραμματοκιβωτίου ενός χρήστη, τα οποία δεν επηρεάζονται από αυτές τις ρυθμίσεις διατήρησης, μετακινούνται στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης του χρήστη μετά από δύο χρόνια. Το Exchange Online παρέχει επίσης προεπιλεγμένες προσωπικές ετικέτες διατήρησης, τις οποίες μπορούν να εφαρμόσουν οι χρήστες σε φακέλους και μεμονωμένα στοιχεία στο γραμματοκιβώτιό τους. Δείτε τα εξής:

Συλλογή, επεξεργασία και αναθεώρηση δεδομένων ανταλλαγής μηνυμάτων σχετικών με τις διενέξεις

Για συμμόρφωση με νομικές αιτήσεις εντοπισμού, οι οργανισμοί μπορούν να χρησιμοποιήσουν τις δυνατότητες εντοπισμού του Exchange Online για να συλλέγουν, να επεξεργάζονται και να αναθεωρούν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι σχετικά με μια νομική υπόθεση. Δείτε τα εξής:

Σημείωση   Ο οργανισμός σας χρειάζεται να εφαρμόσει μια υβριδική ανάπτυξη σε γραμματοκιβώτια αναζήτησης, τόσο στους οργανισμούς εσωτερικής εγκατάστασης όσο και σε οργανισμούς που βασίζονται σε σύννεφο. Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στο θέμα Υβριδική ανάπτυξη και μετεγκατάσταση του Exchange με το Office 365.

Σενάρια κοινής συμμόρφωσης που υποστηρίζονται από το Exchange Online

Αποτροπή της κατάργησης ή της τροποποίησης στοιχείων γραμματοκιβωτίου στη διάρκεια των διενέξεων

Εάν ένας οργανισμός ενημερωθεί για μια διένεξη σε εκκρεμότητα, πρέπει να διατηρήσει τυχόν σχετικά δεδομένα, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, που μπορεί να χρησιμοποιηθούν ως αποδεικτικά στοιχεία. Για να διατηρήσουν ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που σχετίζεται με μια νομική υπόθεση, τα γραμματοκιβώτια μπορούν να τεθούν σε αναμονή λόγω διενέξεων. Στη συνέχεια, ως μέρος ενός νομικού εντοπισμού, σε ένα γραμματοκιβώτιο που βρίσκεται σε αναμονή λόγω διενέξεων, μπορεί να γίνει αναζήτηση για την εύρεση στοιχείων που είναι σχετικά με την υπόθεση. Όταν ενεργοποιείται η αναμονή λόγω διενέξεων, εφαρμόζεται επίσης και στο γραμματοκιβώτιο αρχειοθήκης του χρήστη. Δείτε τα εξής:

Να επιτρέπεται στα μέλη μιας ομάδας νομικών να ενεργοποιούν ή να απενεργοποιούν την αναμονή λόγω διενέξεων

Μπορείτε να εκχωρήσετε σε μέλη της ομάδας νομικών σας ή σε άλλου εξουσιοδοτημένο προσωπικό, τα απαραίτητα δικαιώματα για τη χρήση του πίνακα ελέγχου του Exchange προκειμένου να θέσετε ένα γραμματοκιβώτιο σε αναμονή λόγω διενέξεων. Ανατρέξτε στο θέμα Θέση ενός γραμματοκιβωτίου σε αναμονή λόγω διενέξεων.

Να επιτρέπεται στα μέλη μιας ομάδας νομικών να πραγματοποιούν αναζητήσεις γραμματοκιβωτίου

Μπορείτε επίσης να δώσετε στα μέλη μιας ομάδας νομικών τα απαραίτητα δικαιώματα για τη χρήση των δυνατοτήτων εντοπισμού στο Exchange Online. Αυτό δίνει τη δυνατότητα στους δικηγόρους, τα μέλη της ομάδας νομικών και τους διαχειριστές εντοπισμού να χρησιμοποιούν τον Πίνακα Ελέγχου Exchange για την πραγματοποίηση αναζητήσεων πολλών γραμματοκιβωτίων. Ανατρέξτε στο θέμα Παροχή πρόσβασης στους χρήστες σε αναζητήσεις πολλών γραμματοκιβωτίων.

Δημιουργία γραμματοκιβωτίου εντοπισμού για μια συγκεκριμένη νομική υπόθεση

Τα αποτελέσματα αναζήτησης εντοπισμού αντιγράφονται σε ένα γραμματοκιβώτιο εντοπισμού. Δημιουργείται ένα προεπιλεγμένο γραμματοκιβώτιο αναζήτησης εντοπισμού για κάθε οργανισμό του Exchange Online. Ωστόσο, οι διαχειριστές έχουν τη δυνατότητα να δημιουργούν πρόσθετα γραμματοκιβώτια αναζήτησης εντοπισμού, κάθε ένα με προεπιλεγμένο όριο 50 GB, για συγκεκριμένες νομικές υποθέσεις ή ομάδες νομικών. Στη συνέχεια, οι διαχειριστές εκχωρούν δικαιώματα στους διαχειριστές εντοπισμού με σκοπό την πρόσβαση στο γραμματοκιβώτιο εντοπισμού. Δείτε τα εξής:

Αποτροπή της επικοινωνίας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ των μελών διαφορετικών τμημάτων, ομάδων νομικών ή σχολείων

Ο οργανισμός σας μπορεί να χρειαστεί να αποτρέψει συγκρούσεις συμφερόντων που μπορεί να προκύψουν όταν τα μέλη διαφορετικών τμημάτων, ομάδων νομικών ή σχολείων έχουν τη δυνατότητα να χρησιμοποιούν από κοινού ευαίσθητες πληροφορίες. Για να αντιμετωπίσουν αυτό το ζήτημα, οι οργανισμοί έχουν τη δυνατότητα να αποτρέπουν την ανταλλαγή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μεταξύ διαφορετικών ομάδων χρηστών. Αυτός ο τύπος περιορισμού ορισμένες φορές ονομάζετε τείχος δεοντολογίας. Ακολουθούν παραδείγματα:

  • Οι δικηγορικές εταιρείες που χρειάζεται να διατηρούν την εμπιστευτικότητα των πελατών τους πρέπει να περιορίζουν τη ροή της αλληλογραφίας στο προσωπικό που εργάζεται σε συγκεκριμένες νομικές υποθέσεις.

  • Στις εταιρείες επενδύσεων, όπου οι ερευνητές της αγοράς ενδέχεται να έχουν εμπιστευτικές πληροφορίες που μπορεί να επηρεάσουν έναν μεσίτη, οι κανονιστικές απαιτήσεις συχνά αναφέρουν ότι θα πρέπει να αποτρέπεται με κάθε τρόπο η επικοινωνία μεταξύ των δύο αυτών ομάδων.

  • Οι σχολικές περιφέρειες που θέλουν να εμποδίσουν τους μαθητές διαφορετικών σχολείων από το να ανταλλάσσουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τους σχολικούς λογαριασμούς τους.

Ανατρέξτε στο θέμα Χρήση κανόνων για την αποφυγή ροής μηνυμάτων μεταξύ συγκεκριμένων ομάδων.

Σενάρια κοινής συμμόρφωσης που υποστηρίζονται από το Exchange Online

Εφαρμογή συνεχούς προστασίας σε μηνύματα που έχουν σταλεί εκτός του οργανισμού

Εάν οι χρήστες στον οργανισμό σας χρειάζεται να στείλουν μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου με χρηματοοικονομικές, νομικές ή άλλες εμπιστευτικές πληροφορίες σε παραλήπτες εκτός του οργανισμού σας, μπορείτε να δημιουργήσετε κανόνες για την προστασίας μεταφοράς που εφαρμόζουν ένα πρότυπο Rights Management Services (RMS) για την προστασία του περιεχομένου σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Ανάλογα με τις ρυθμίσεις που καθορίζετε στο πρότυπο RMS, οι παραλήπτες δεν επιτρέπεται να πραγματοποιούν ενέργειες όπως η προώθηση, η αντιγραφή ή η εκτύπωση ενός μηνύματος με προστασία IRM. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε κανόνες μεταφοράς για να εφαρμόσετε πρότυπα RMS σε μηνύματα που αποστέλλονται από μέλη μιας ομάδας διανομής ή από μέλη ενός συγκεκριμένου τμήματος. Δείτε τα εξής:

Προσθήκη αποποίησης ευθυνών σε μήνυμα που έχει σταλεί από χρήστες στον οργανισμό σας

Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κανόνες μεταφοράς για την αυτόματη προσθήκη κειμένου, που συνήθως ονομάζεται αποποίηση ευθυνών, σε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Οι αποποιήσεις ευθυνών χρησιμοποιούνται συνήθως για την παροχή νομικών πληροφοριών, πληροφοριών συμμόρφωσης ή για άλλους λόγους που καθορίζονται στον οργανισμό σας. Ανατρέξτε στο θέμα Προσθήκη αποποιήσεων ευθυνών στα μηνύματα.

Συλλογή μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μηνύματα που έχουν σταλεί εκτός του οργανισμού σας

Για να συμμορφωθεί με τις κανονιστικές απαιτήσεις, ο οργανισμός σας πρέπει να συλλέξει όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αποστέλλονται σε εξωτερικούς παραλήπτες. Σε αυτήν την περίπτωση, μπορείτε να δημιουργήσετε έναν κανόνα χρονικού για τη δημιουργία μιας αναφοράς χρονικού για κάθε μήνυμα που αποστέλλεται εκτός του οργανισμού σας. Μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε κανόνες χρονικού για μηνύματα που αποστέλλονται ή λαμβάνονται από συγκεκριμένους χρήστες ή από μέλη μιας ομάδας διανομής. Ανατρέξτε στο θέμα Δημιουργία κανόνων χρονικού.

Προσδιορίστε αν έγινε πρόσβαση σε ένα γραμματοκιβώτιο από κάποιον άλλο χρήστη εκτός του κατόχου του

Από προεπιλογή, μόνο οι κάτοχοι γραμματοκιβωτίων έχουν δυνατότητα πρόσβασης σε ένα γραμματοκιβώτιο, αλλά τα δικαιώματα πρόσβασης στο γραμματοκιβώτιο μπορούν να εκχωρηθούν σε άλλους χρήστες, όπως πληρεξούσιους ή διαχειριστές. Εάν έχετε λόγους που αφορούν νομικά ζητήματα, ζητήματα ανθρώπινου δυναμικού ή IT για να υποπτεύεστε ότι ένα γραμματοκιβώτιο έχει παραβιαστεί ή παραποιηθεί από κάποιο άτομο που δεν είναι ο κάτοχός του, μπορείτε να εκτελέσετε μια αναφορά πρόσβασης γραμματοκιβωτίου μη κατόχου. Ανατρέξτε στο θέμα Εκτέλεση αναφοράς πρόσβασης γραμματοκιβωτίου από μη κατόχους.

Σενάρια κοινής συμμόρφωσης που υποστηρίζονται από το Exchange Online

Διαθεσιμότητα δυνατότητας συμμόρφωσης

Χρησιμοποιήστε τον παρακάτω πίνακα για να δείτε τις δυνατότητες συμμόρφωσης που είναι διαθέσιμες στο Exchange Online για το Microsoft Office 365 και το Microsoft Live@edu.

 

Δυνατότητα συμμόρφωσης Office 365 για επαγγελματίες και μικρές επιχειρήσεις Office 365 για επιχειρήσεις Live@edu

Προσωπική αρχειοθήκη

Ναι (Συνδυασμένο συνολικό μέγεθος 25 GB για τα κύρια γραμματοκιβώτια και τα γραμματοκιβώτια αρχειοθήκης)

Ναι (Συνδυασμένο συνολικό μέγεθος 25 GB για τα κύρια γραμματοκιβώτια και τα γραμματοκιβώτια αρχειοθήκης). 100 GB προεπιλεγμένο όριο για συνδρομή στο Exchange Online (Σχέδιο 2) ή ανώτερη

Όχι

Διαχείριση εγγραφών ανταλλαγής μηνυμάτων

Ναι

Ναι

Ναι

Αναμονή λόγω διενέξεων

Όχι

Ναι. Απαιτεί συνδρομή στο Exchange Online (Σχέδιο 2) ή ανώτερη

Όχι

Αναζήτηση πολλών γραμματοκιβωτίων

Όχι

Ναι

Ναι

Διαχείριση δικαιωμάτων πληροφοριών

Όχι

Ναι

Όχι

Κανόνες μεταφοράς

Όχι

Ναι

Ναι

Καταχώρηση σε χρονικό

Όχι

Ναι

Ναι

Καταγραφή ελέγχου

Ναι

Ναι

Ναι

Επιστροφή στην αρχή

 
Σχετικά θέματα βοήθειας
Φόρτωση...
Δεν βρέθηκαν πόροι.