Kompatibilitätsfunktionen in Exchange Online

 

Gilt für: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Letztes Änderungsdatum des Themas: 2011-12-19

Die Exchange Online-Funktionen zur Richtlinientreue bzw. zur Einhaltung von Vorschriften unterstützen Organisationen auf die folgende Weise bei der Einhaltung rechtlicher, gesetzlicher und organisatorischer Vorschriften:

  • Beibehalten   Verhindern des Löschens von Nachrichten, um die Datenaufbewahrungsanforderungen oder rechtlichen Vorschriften zu erfüllen.

  • Ermitteln   Suchen nach relevanten Elementen in Bezug auf Rechtsfälle oder Anforderungen von Kontrollbehörden.

  • Kontrolle   Kontrolle des Nachrichtenflusses und Implementieren von Regeln zur Aktionsausführung basierend auf dem Nachrichteninhalt oder dem Absender und Empfänger der Nachricht.

  • Schützen   Verschlüsseln von Inhalten und Erzwingen von Richtlinien in Bezug auf die E-Mail-Verwendung.

Im Folgenden wird dies genauer erläutert:

Richtlinientreuefunktionen in Exchange Online

  • Messaging-Datensatzverwaltung (MRM)   Mit MRM kann in der Organisation verhindert werden, dass E-Mail-Nachrichten und andere Messaginginhalte, die von Benutzern oder durch Messagingrichtlinien gelöscht wurden und die zur Einhaltung von Unternehmensrichtlinien, amtlichen Vorschriften und juristischen Erfordernissen benötigt werden, dauerhaft gelöscht werden. Mit MRM können Sie auch ältere Messaginginhalte ohne geschäftlichen oder juristischen Wert automatisch löschen. In MRM werden Aufbewahrungsrichtlinien und Aufbewahrungstags verwendet, um zu definieren, wie lange Elemente in den Postfächern von Benutzern aufbewahrt werden und welche Aktionen beim Erreichen eines bestimmten Alters für Elemente ausgeführt werden.

    Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten und Verwalten der Aufbewahrungsrichtlinien in Exchange Online.

  • Discovery   Discovery nutzt die Suche über mehrere Postfächer, einem benutzeroberflächenbasierten Tool, mit dem Mitarbeiter der Rechts- und Personalabteilung sowie andere Discovery-Manager die primären und Archivpostfächer in der gesamten Organisation auf Nachrichten durchsuchen können, die bestimmte Kriterien erfüllen. Da für Discoverysuchen keine umfassenden Administratorberechtigungen erforderlich sind, können Sie normalen Benutzern die zum Durchsuchen von Postfächern erforderlichen Berechtigungen erteilen und die Anzahl der Postfächer beschränken, die eine Person durchsuchen kann. Die Ergebnisse einer Suche in mehreren Postfächern können gedruckt oder über Microsoft Outlook nach einer PST-Datei exportiert werden.

    Weitere Informationen finden Sie unter Suchvorgänge in mehreren Postfächern.

  • Persönliches Archiv   Sie können für das primäre cloudbasierte Postfach eines Benutzers ein Archivpostfach erstellen, das als persönliches Archiv bezeichnet wird. Mithilfe des Archivpostfachs können Benutzer ältere Messagingdaten speichern, indem sie Nachrichten aus dem primären Postfach in ihr Archivpostfach kopieren oder verschieben. Administratoren und Benutzer können MRM-Funktionen verwenden, um Nachrichten, die ein bestimmtes Alter erreichen, in das Archivpostfach zu verschieben. Da die Elemente im Archivpostfach eines Benutzers indiziert sind, werden Archivpostfächer in eine Suche in mehreren Postfächern einbezogen.

    Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren eines Archivpostfachs.

  • Beweissicherungsverfahren   Sie können für ein Postfach ein Beweissicherungsverfahren, auch bekannt als gesetzliche Aufbewahrungspflicht aktivieren, um E-Mail-Nachrichten und andere E-Mail-Elemente für einen längeren Zeitraum aufzubewahren. Das Beweissicherungsverfahren verhindert auch das endgültige Löschen von Elementen. Wenn für ein Postfach eines Benutzers das Beweissicherungsverfahren aktiviert ist, kann der Benutzer zwar Elemente aus seinem Postfach löschen, die Elemente werden jedoch für unbestimmte Zeit auf den Servern im Microsoft-Datencenter gespeichert. Außerdem wird bei einem aktivierten Beweissicherungsverfahren der Versionsverlauf von geänderten Elementen verwaltet.

    Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach.

  • Verwaltung von Informationsrechten (IRM)   IRM stellt einen Online- und Offlineschutz für E-Mails und unterstützte Anlagen bereit. IRM-Schutz kann von Benutzern in Outlook oder Outlook Web App und zudem von Administratoren mithilfe von Transportschutzregeln und Outlook-Schutzregeln angewendet werden. Mithilfe von IRM können Administratoren und Benutzer steuern, wer auf vertrauliche Daten in E-Mail-Nachrichten zugreifen und E-Mails weiterleiten, drucken oder kopieren kann. Beachten Sie, dass in der lokalen Organisation ein AD RMS-Server bereitgestellt sein muss, um IRM nutzen zu können.

    Weitere Informationen finden Sie unter Einrichten und Verwalten der Verwaltung von Informationsrechten (IRM) in Exchange Online.

    Hinweis   Eine Liste der Dateianlagentypen, die in Outlook Web App zulässig sind oder blockiert werden, finden Sie im Abschnitt "Datei- und Anlageneinstellungen" in Outlook Web App-Postfachrichtlinien | Verfügbare Einstellungen.

  • Transportregeln und Transportschutzregeln   Über Transportregeln kann der Fluss von und das Anwenden von Messagingrichtlinien auf E-Mail-Nachrichten angewendet werden, die in der Organisation eingehen, ausgehen oder sie durchlaufen. Mit Transportregeln können Administratoren spezifische Nachrichtenattribute oder Bedingungen und Aktionen definieren, die für sämtliche Nachrichten gelten sollen, die diese Attribute enthalten. Sie können beispielsweise Transportregeln verwenden, um an Nachrichten, die an Empfänger außerhalb der Organisation gesendet werden, einen Haftungsausschluss anzufügen, oder um die E-Mail-Kommunikation zwischen bestimmten Gruppen von Benutzern zu verhindern.

    Mithilfe von Transportschutzregeln können Sie IRM-Schutz für Nachrichten bereitstellen, indem eine AD RMS-Rechterichtlinienvorlage angewendet wird.

    Weitere Informationen finden Sie unter Organisationsweite Regeln.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live for Live@edu stellt auch Aufsichtsrichtlinien bereit, damit Schulen steuern können, wer E-Mails an Benutzer in der Institution senden und E-Mails von Benutzern in der Institution empfangen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Aufsichtsrichtlinien.

  • Journal   Mithilfe der Aufzeichnung der eingehenden und ausgehenden E-Mail-Kommunikation in Journalen kann die Organisation der Anforderung zur Einhaltung rechtlicher, regulatorischer und organisatorischer Vorschriften genügen. Journalregeln dienen zum Aufzeichnen von E-Mails, die an bestimmte Empfänger oder von bestimmten Empfängern gesendet werden. Wenn eine Nachricht die in der Journalregel angegebenen Kriterien erfüllt, wird ein Journalbericht erstellt, der die ursprüngliche Nachricht enthält, und an ein Journalpostfach gesendet.

    Weitere Informationen finden Sie unter Journalregeln.

  • Überwachungsprotokollierung   Überwachungsberichte ist ein benutzeroberflächenbasiertes Tool, mit dem Organisationen den unberechtigten Zugriff auf ein Benutzerpostfach nachverfolgen, Postfächer mit aktiviertem Beweissicherungsverfahren ermitteln und alle Änderungen feststellen können, die an den Administratorrollengruppen vorgenommen wurden. Sie können auch das Administratorüberwachungsprotokoll exportieren, in dem alle von einem Administrator ausgeführten Aktionen aufgezeichnet werden.

    Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden von Überwachungsberichten in Exchange Online.

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Allgemeine Richtlinientreueszenarien, die von Exchange Online unterstützt werden

Im Folgenden sind einige allgemeine Richtlinientreueszenarien aufgeführt, die von Exchange Online unterstützt werden.

 

Speichern historischer Messagingdaten für jeden Benutzer

Aufbewahren von Messagingdaten und Entfernen der Messagingdaten nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums

Sammeln, Verarbeiten und Prüfen der zur Beweissicherung relevanten Messagingdaten

Verhindern der Löschung oder Änderung von Postfachelementen bei der Beweissicherung

Erlauben der Aktivierung oder Deaktivierung des Beweissicherungsverfahrens durch Mitglieder eines Teams, das an einem Rechtsfall arbeitet

Erteilen einer Berechtigung zum Durchführen von Suchen in mehreren Postfächern für Mitglieder eines Teams, das an einem Rechtsfall arbeitet

Erstellen eines Discoverypostfachs für einen bestimmten Rechtsfall

Verhindern der E-Mail-Kommunikation zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen, Mitgliedern eines an einem Rechtsfall arbeitenden Teams oder Schulangehörigen

Anwenden eines dauerhaften Schutzes auf die Nachrichten, die von außerhalb der Organisation gesendet wurden

Hinzufügen eines Haftungsausschlusses zu einer Nachricht, die von Benutzern in der Organisation gesendet werden

Sammeln von E-Mail-Nachrichten, die von außerhalb der Organisation gesendet wurden

Feststellen, ob auf ein Postfach von einer Person zugegriffen wurde, bei der es sich nicht um den Besitzer des jeweiligen Postfachs handelt

Speichern historischer Messagingdaten für jeden Benutzer

Zum Implementieren und Verwalten einer Archivierungsstrategie der Organisation können Sie für jeden Benutzer ein Archivpostfach aktivieren. Hierdurch wird Administratoren und Benutzern ein zentrales, einheitliches Archiv zum Verwalten der Verlaufsdaten bereitgestellt. Die MRM-Technologie sorgt dafür, dass die Elemente automatisch in das Archivpostfach eines Benutzers verschoben werden. Bei der Suche in mehreren Postfächern werden auch die Archivpostfächer nach Elementen durchsucht, die diese Kriterien erfüllen. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren eines Archivpostfachs.

Aufbewahren von Messagingdaten und Entfernen der Messagingdaten nach Ablauf des Aufbewahrungszeitraums

Um Organisationen dabei zu unterstützen, gesetzliche Bestimmungen, Vorschriften oder Anforderungen des Geschäftsprozesses zu erfüllen, wird auf alle Exchange Online-Postfächer eine Standardaufbewahrungsrichtlinie angewendet. Diese Aufbewahrungsrichtlinie wendet Aufbewahrungseinstellungen auf die folgenden Standard-E-Mail-Ordner in einem Benutzerpostfach an:

  • Gelöschte Elemente   Betrifft Nachrichten im Ordner "Gelöschte Elemente". Dreißig Tage, nachdem ein Benutzer eine Nachricht gelöscht hat, wird die Nachricht dauerhaft gelöscht und in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben, der auch als Dumpster bezeichnet wird. Ein Benutzer kann die Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" mit der Funktion "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook oder Outlook Web App wiederherstellen.

  • Junk-E-Mail   Betrifft Nachrichten im Ordner "Junk-E-Mail". Dreißig Tage, nachdem eine Junk-E-Mail in den Ordner "Junk-E-Mail" des Benutzers verschoben wurde, wird die Nachricht endgültig gelöscht und in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben.

  • Wiederherstellbare Elemente   Betrifft Nachrichten im Ordner "Wiederherstellbare Elemente". Vierzehn Tage, nachdem eine Nachricht in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" verschoben wurde, wird sie in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" des Archivpostfachs des Benutzers verschoben. Zu diesem Zeitpunkt kann nur ein Administrator ein Element mittels der Wiederherstellung einzelner Elemente in Exchange Online wiederherstellen. Wenn der Benutzer kein Archivpostfach besitzt, wird keine Aktion ausgeführt, und das Element verbleibt im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" im primären Postfach des Benutzers.

    Hinweis   Benutzer können Elemente im Ordner "Wiederherstellbare Elemente" mit der Funktion "Gelöschte Elemente wiederherstellen" in Outlook oder Outlook Web App entfernen oder endgültig löschen. Bei der Wiederherstellung einzelner Elemente werden endgültig gelöschte Elemente für weitere 14 Tage aufbewahrt. Nach 14 Tagen werden die endgültig gelöschten Elemente in den Ordner "Wiederherstellbare Elemente" des Archivpostfachs des Benutzers verschoben.

Alle anderen Elemente im Benutzerpostfach, die von diesen Aufbewahrungseinstellungen nicht betroffen sind, werden nach zwei Jahren in das Archivpostfach des Benutzers verschoben. Exchange Online stellt auch standardmäßige persönliche Aufbewahrungstags bereit, die Benutzer auf Ordner und einzelne Elemente in ihrem Postfach anwenden können. Siehe hierzu:

Sammeln, Verarbeiten und Prüfen der zur Beweissicherung relevanten Messagingdaten

Zur Erfüllung rechtlicher Offenlegungsanforderungen können Organisationen die Discoveryfunktionen in Exchange Online verwenden, um für einen Rechtsfall relevante E-Mail-Nachrichten zu sammeln, zu verarbeiten und zu prüfen. Siehe hierzu:

Hinweis   Ihre Organisation muss eine Hybridbereitstellung implementieren, um Postfächer sowohl in lokalen als auch cloudbasierten Organisationen zu durchsuchen. Weitere Informationen finden Sie unter Exchange-Hybridbereitstellung und -Migration mit Office 365.

Allgemeine Richtlinientreueszenarien, die von Exchange Online unterstützt werden

Verhindern der Löschung oder Änderung von Postfachelementen bei der Beweissicherung

Wenn eine Organisation über ein Beweissicherungsverfahren informiert wird, muss es die relevanten Daten sichern. Hierzu gehören beispielsweise E-Mails, die als Beweis dienen können. Um die für einen Rechtsfall relevanten Daten zu sichern, können Beweissicherungsverfahren für Postfächer aktiviert werden. Dann kann im Rahmen der Legal Discovery ein Postfach mit aktivierten Beweissicherungsverfahren durchsucht werden, um die für den Rechtsfall relevanten Elemente zu finden. Bei aktiviertem Beweissicherungsverfahren betrifft die Legal Discovery auch das Archivpostfach eines Benutzers. Siehe hierzu:

Erlauben der Aktivierung oder Deaktivierung des Beweissicherungsverfahrens durch Mitglieder eines Teams, das an einem Rechtsfall arbeitet

Sie können den Mitgliedern des Teams, das an einem Rechtsfall arbeitet, oder anderem autorisierten Personal die notwendigen Berechtigungen zuweisen, um über die Exchange-Systemsteuerung ein Beweissicherungsverfahren für ein Postfach zu aktivieren. Weitere Informationen finden Sie unter Aktivieren des Beweissicherungsverfahrens für ein Postfach.

Erteilen einer Berechtigung zum Durchführen von Suchen in mehreren Postfächern für Mitglieder eines Teams, das an einem Rechtsfall arbeitet

Sie können den Mitgliedern eines Teams, das an einem Rechtsfall arbeitet, auch die erforderlichen Berechtigungen zum Verwenden der Discovery-Funktionen in Exchange Online erteilen. Dann können Juristen, Mitglieder eines an einem Rechtsfall arbeitenden Teams und Discovery-Manager über die Exchange-Systemsteuerung Suchen in mehreren Postfächern durchführen. Weitere Informationen finden Sie unter Erteilen von Benutzerzugriff für die Suche in mehreren Postfächern.

Erstellen eines Discoverypostfachs für einen bestimmten Rechtsfall

Die Ergebnisse der Discoverysuche werden in ein Discoverypostfach kopiert. Für jede Exchange Online-Organisation wird ein Standard-Discoverysuchpostfach erstellt. Administratoren können jedoch für bestimmte Rechtsstreitigkeiten oder Teams, die an einem Rechtsfall arbeiten, zusätzliche Discoverysuchpostfächer erstellen, die jeweils ein standardmäßiges Speicherkontingent von 50 GB besitzen. Administratoren können dann Discovery-Managern Berechtigungen für den Zugriff auf das Discoverypostfach erteilen. Siehe hierzu:

Verhindern der E-Mail-Kommunikation zwischen Mitarbeitern verschiedener Abteilungen, Mitgliedern eines an einem Rechtsfall arbeitenden Teams oder Schulangehörigen

Ihre Organisation muss möglicherweise Interessenskonflikte verhindern, die entstehen können, wenn Mitarbeiter verschiedener Abteilungen, Mitglieder eines an einem Rechtsfall arbeitenden Teams oder Schulangehörige die Möglichkeit haben, vertrauliche Informationen auszutauschen. Um Interessenskonflikte zu vermeiden, können Organisationen bestimmte Gruppen von Benutzern daran hindern, E-Mails auszutauschen. Dieser Einschränkungstyp wird auch als Chinesische Mauer bezeichnet. Im Folgenden finden Sie einige Beispiele:

  • Um die Vertraulichkeit zwischen Anwalt und Mandant zu bewahren, muss in Anwaltskanzleien der E-Mail-Verkehr auf das Personal beschränkt werden, das an bestimmten Rechtsstreitigkeiten arbeitet.

  • In Investmentfirmen, in denen Marktforscher möglicherweise über vertrauliche Informationen verfügen, die einen Broker beeinflussen könnten, sehen die Vorschriften häufig vor, jedwede Kommunikation zwischen diesen beiden Gruppen zu untersagen.

  • Es kann Schulbezirke geben, die den Austausch von E-Mails zwischen Schülern unterschiedlicher Schulen über Schulkonten verhindern möchten.

Weitere Informationen finden Sie unter Verhindern der Nachrichtenübermittlung zwischen bestimmten Gruppen mithilfe von Regeln.

Allgemeine Richtlinientreueszenarien, die von Exchange Online unterstützt werden

Anwenden eines dauerhaften Schutzes auf die Nachrichten, die von außerhalb der Organisation gesendet wurden

Wenn Benutzer in der Organisation E-Mail-Nachrichten mit Finanzdaten, rechtlichen oder vertraulichen Informationen an Empfänger außerhalb der Organisation senden müssen, können Sie Transportschutzregeln erstellen, die eine RMS-Vorlage (Rights Management Services, Rechteverwaltungsdienst) anwenden, um den Inhalt von E-Mail-Nachrichten zu schützen. Abhängig von den in der RMS-Vorlage angegebenen Einstellungen werden Empfänger daran gehindert, an einer IRM-geschützten Nachricht Aktionen wie Weiterleiten, Kopieren oder Drucken durchzuführen. Sie können Transportregeln auch verwenden, um RMS-Vorlagen auf Nachrichten anzuwenden, die von den Mitgliedern einer Verteilergruppe oder den Mitarbeitern einer bestimmten Abteilung gesendet werden. Siehe hierzu:

Hinzufügen eines Haftungsausschlusses zu einer Nachricht, die von Benutzern in der Organisation gesendet werden

Sie können Transportregeln verwenden, um E-Mail-Nachrichten automatisch einen Text hinzuzufügen, der allgemein als Haftungsausschluss bezeichnet wird. Haftungsausschlüsse werden in der Regel zum Bereitstellen von rechtlichen Informationen, Informationen zur Einhaltung von Vorschriften oder aus anderen für die Organisation spezifischen Gründen verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Hinzufügen von Haftungsausschlüssen zu Nachrichten.

Sammeln von E-Mail-Nachrichten, die von außerhalb der Organisation gesendet wurden

Zur Einhaltung gesetzlicher Vorschriften muss Ihre Organisation ggf. alle E-Mail-Nachrichten sammeln, die an externe Empfänger gesendet wurden. In diesem Fall können Sie eine Journalregel erstellen, um für jede außerhalb der Organisation gesendete Nachricht einen Journalbericht zu generieren. Sie können Journalregeln auch für Nachrichten erstellen, die an bestimmte Benutzer oder Mitglieder einer Verteilergruppe gesendet oder von diesen empfangen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Erstellen von Journalregeln.

Feststellen, ob auf ein Postfach von einer Person zugegriffen wurde, bei der es sich nicht um den Besitzer des jeweiligen Postfachs handelt

Standardmäßig können nur Postfachbesitzer auf ein Postfach zugreifen. Anderen Benutzern wie Stellvertretern oder Administratoren können jedoch Berechtigungen für den Zugriff auf das Postfach erteilt werden. Besteht seitens der Mitarbeiter der Rechts-, Personal- oder IT-Abteilung der begründete Verdacht, dass von einer anderen Person als dem Besitzer des Postfachs auf ein Postfach zugegriffen wurde oder dass ein Postfach manipuliert wurde, können Sie einen Bericht zum Postfachzugriff durch Nicht-Besitzer ausführen. Weitere Informationen finden Sie unter Ausführen eines Berichts zum Postfachzugriff durch Nicht-Besitzer.

Allgemeine Richtlinientreueszenarien, die von Exchange Online unterstützt werden

Verfügbarkeit von Richtlinientreuefunktionen

In der folgenden Tabelle sind die Richtlinientreuefunktionen aufgeführt, die in Exchange Online für Microsoft Office 365 und Microsoft Live@edu verfügbar sind.

 

Richtlinientreuefunktion Office 365 für Berufstätige und kleine Unternehmen Office 365 für Unternehmen Live@edu

Persönliches Archiv

Ja (kombinierte Gesamtgröße von 25 GB für primäre und Archivpostfächer)

Ja (kombinierte Gesamtgröße von 25 GB für primäre und Archivpostfächer); 100 GB Standardkontingent für Exchange Online (Plan 2)-Abonnement oder höher

Nein

Messaging-Datensatzverwaltung

Ja

Ja

Ja

Beweissicherungsverfahren

Nein

Ja; erfordert ein Exchange Online (Plan 2)-Abonnement oder höher

Nein

Suche in mehreren Postfächern

Nein

Ja

Ja

Verwaltung von Informationsrechten

Nein

Ja

Nein

Transportregeln

Nein

Ja

Ja

Journale

Nein

Ja

Ja

Überwachungsprotokollierung

Ja

Ja

Ja

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