Funkce dodržování předpisů v rámci služby Exchange Online

 

Týká se produktů: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Poslední změna tématu: 2011-12-19

Funkce dodržování předpisů služby Exchange Online pomohou vaší organizaci dosáhnout shody s právními předpisy a regulačními požadavky a požadavky organizace, a to následujícími způsoby:

  • Uchování informací: Zabránění odstranění zpráv v souladu s požadavky na uchovávání dat nebo právními požadavky.

  • Zjišťování a vyhledávání informací: Můžete hledat důležité položky týkající se konkrétních právních případů nebo žádostí od regulačních orgánů.

  • Řízení informací: Můžete řídit tok zpráv a implementovat prováděcí pravidla založená na obsahu zprávy nebo na odesílateli či příjemci zpráv.

  • Ochrana informací: Můžete šifrovat obsah a uplatňovat zásady, které platí pro používání e-mailu.

Pojďme se s nimi seznámit podrobněji:

Funkce dodržování předpisů v rámci služby Exchange Online

  • Technologie MRM (Messaging Records Management): Technologie MRM pomůže vaší organizaci zabránit trvalému odstranění e-mailových zpráv a dalšího obsahu v rámci zasílání, které byly odstraněny uživateli nebo zásadami zasílání zpráv, což může být nutné k tomu, aby společnost dokázala zajistit soulad se zásadami společnosti, dodržování vládních nařízení nebo plnění právních požadavků. Technologie MRM také umožňuje automaticky odebrat starší obsah v rámci zasílání zpráv, který nemá žádnou právní nebo obchodní hodnotu. Technologie MRM dokáže pomocí zásad uchovávání informací a značek uchovávání informací určit, jak dlouho mají být položky uchovávány v poštovních schránkách uživatelů, a definovat, jaké opatření má být přijato u položek, u kterých bude dosaženo určitého stáří.

    Podrobné informace naleznete v tématu Nastavení a správa zásad uchovávání informací služby Exchange Online.

  • Zjišťování a vyhledávání informací: V rámci tohoto procesu se využívá Vyhledávání v několika poštovních schránkách, což je nástroj s grafickým uživatelským rozhraním, který právníkům a příslušným pracovníkům oddělení lidských zdrojů a dalším správcům zjišťování umožňuje vyhledávat v primárních a archivačních poštovních schránkách v rámci organizace zprávy, které odpovídají zadaným kritériím. Vzhledem k tomu, že k vyhledávání v rámci procesu zjišťování nejsou vyžadována úplná oprávnění pro správu, můžete potřebná oprávnění k prohledávání poštovních schránek přiřadit standardním uživatelů a omezit obor poštovních schránek, které mohou uživatelé prohledávat. Výsledky hledání v několika poštovních schránkách lze vytisknout nebo vyexportovat do souboru PST pomocí aplikace Microsoft Outlook.

    Podrobné informace naleznete v tématu Vyhledávání v několika poštovních schránkách.

  • Osobní archiv   Pro primární cloudovou poštovní schránku uživatele můžete vytvořit archivační poštovní schránku s názvem osobní archiv. Uživatelé mohou pomocí archivační poštovní schránky ukládat historická data zasílání zpráv přesouváním nebo kopírováním zpráv z primární poštovní schránky do archivační poštovní schránky. Správci a uživatelé mohou pomocí funkcí MRM automaticky přesouvat zprávy, které dosáhnou určitého stáří do archivační poštovní schránky. Vzhledem k tomu, že jsou položky v archivační poštovní schránce uživatele indexovány, jsou archivační poštovní schránky zahrnuty do vyhledávání v několika poštovních schránkách.

    Podrobné informace naleznete v tématu Povolení archivační poštovní schránky.

  • Blokování z důvodu soudních sporů: Schránku lze blokovat z důvodu soudních sporů (používá se také termín právní zadržení), což umožňuje zachovat e-mailové zprávy a další položky pošty delší dobu. Blokování z důvodu soudních sporů také zabrání trvalému odstranění položek. Pokud je poštovní schránka uživatele blokována z důvodu soudních sporů, může sice uživatel trvale odstranit položky ze své poštovní schránky, položky jsou však zadržovány na dobu neurčitou na serverech v datovém centru systému Microsoft Exchange. Funkce blokování z důvodu soudních sporů také uchovává historii verzí položek, které jsou změněny.

    Podrobné informace naleznete v tématu Blokování poštovní schránky z důvodu soudních sporů.

  • Správa přístupových práv k informacím (IRM): Správa přístupových práv k informacím zajišťuje online a offline ochranu e-mailových zpráv a podporovaných příloh. Ochranu pomocí funkce Správa přístupových práv k informacím mohou využívat uživatele v aplikaci Outlook nebo Outlook Web App. Mohou ji také aplikovat správci pomocí pravidel pro ochranu přenosu a pravidel ochrany aplikace Outlook. Správa přístupových práv k informacím pomůže správcům i vašim uživatelům řídit přístup k citlivým datům v e-mailových zprávách. Správa přístupových práv k informacím vyžaduje, abyste měli v místní organizaci nasazen server služby AD RMS (Active Directory Rights Management Services).

    Podrobné informace naleznete v tématu Nastavení a správa přístupových práv k informacím služby Exchange Online.

    Poznámka   Seznam povolených a blokovaných typů příloh ve webové aplikaci Outlook Web App je k dispozici v části Nastavení souborů a příloh v tématu Zásady poštovních schránek webové aplikace Outlook Web App | Dostupná nastavení.

  • Pravidla přenosu a pravidla pro ochranu přenosu: Pravidla přenosu umožňují řídit tok e-mailových zpráv odesílaných v rámci organizace, do organizace a z organizace a používat pro ně zásady zasílání zpráv. Pomocí pravidel přenosu mohou správci definovat specifické atributy zpráv (neboli podmínky) a akce, které mají být použity pro všechny zprávy obsahující tyto atributy. Například můžete pomocí pravidel přenosu ke zprávě odesílané z organizace připojit prohlášení o zřeknutí se odpovědnosti nebo pomocí nich můžete zabránit v e-mailové komunikaci mezi konkrétními skupinami uživatelů.

    Pravidla pro ochranu přenosu vám umožňují používat pravidla přenosu pro zprávy chráněné pomocí funkce Správa přístupových práv k informacím použitím šablony zásad práv služby AD RMS.

    Podrobné informace naleznete v tématu Pravidla platná pro celou organizaci.

    Služba Microsoft Live@edu: Služba Outlook Live v programu Live@edu také nabízí zásady dohledu, které pomáhají školám řídit, kdo může odesílat e-maily uživatelům v jejich instituci a přijímat je od nich. Podrobné informace naleznete v tématu Řídicí zásady.

  • Ukládání do deníku: Ukládání do deníku může vaší organizaci pomoci reagovat na právní, regulační a organizační požadavky na dodržování předpisů, a to zaznamenáváním příchozí i odchozí e-mailové komunikace. Pravidla deníku umožňují zaznamenávat (ukládat do deníku) e-mailové zprávy odeslané konkrétním příjemcům nebo zprávy přijaté od konkrétních odesílatelů. Pokud zpráva odpovídá kritériím definovaným pravidlem deníku, je generována sestava deníku obsahující původní zprávu a následně je odeslána do poštovní schránky pro ukládání do deníku.

    Podrobné informace naleznete v tématu Pravidla deníku.

  • Protokolování auditu   Sestavy auditování představují nástroj využívající rozhraní GUI, který organizacím pomáhá sledovat neoprávněný přístup k poštovní schránce uživatele, identifikovat poštovní schránky blokované z důvodu soudních sporů a identifikovat změny provedené ve skupinách rolí správců. Můžete také exportovat protokol auditování správce, který identifikuje všechny akce prováděné správcem.

    Podrobné informace naleznete v tématu Využití sestav auditování v rámci služby Exchange Online.

Zpět nahoru

Běžné scénáře dodržování předpisů podporované službou Exchange Online

Pojďme se podívat na některé z nejčastějších scénářů dodržování předpisů podporovaných v rámci služby Exchange Online.

 

Ukládání historických údajů zasílání zpráv pro jednotlivé uživatele

Uchovávání údajů v rámci zasílání zpráv a jejich odebrání po vypršení platnosti období uchovávání informací

Shromažďování, zpracování a kontrola údajů v rámci zasílání zpráv vztahujících se na soudní spor

Zabránění odebrání nebo úpravě položek poštovní schránky během soudního sporu

Povolení členům právnických týmů, aby mohli povolovat a zakazovat blokování z důvodu soudních sporů

Povolení členům právnického týmu vyhledávat údaje v poštovních schránkách

Vytvoření poštovní schránky vyhledávání pro konkrétní soudní řízení

Zabránění v e-mailové komunikaci mezi členy různých oddělení, právnickými týmy nebo školami

Aplikování trvalé ochrany pro zprávy odesílané mimo organizaci

Připojení prohlášení o právních omezeních ke zprávám odesílaným uživateli ve vaší organizaci

Shromažďování e-mailových zpráv odesílaných mimo organizaci

Zjištění, zda k poštovní schránce získával přístup někdo jiný než vlastník

Ukládání historických údajů zasílání zpráv pro jednotlivé uživatele

Chcete-li implementovat a spravovat strategii archivace pro vaši organizaci, můžete pro každého uživatele povolit archivační poštovní schránku. Správci a uživatelé tak mají k dispozici jediný, jednotný archiv pro správu historických dat. Technologie MRM automaticky přesune položky do archivační poštovní schránky uživatele a nástroj Vyhledávání v několika poštovních schránkách bude v archivačních poštovních schránkách hledat položky, které splňují zadaná kritéria vyhledávání. Podrobné informace naleznete v tématu Povolení archivační poštovní schránky.

Uchovávání údajů v rámci zasílání zpráv a jejich odebrání po vypršení platnosti období uchovávání informací

Aby mohly organizace lépe plnit obchodní, právní nebo regulační požadavky, je pro všechny poštovní schránky služby Exchange Online použita výchozí zásada uchovávání informací. Tato zásada uchovávání informací aplikuje nastavení uchovávání informací na následující výchozí složky pošty v poštovní schránce uživatele:

  • Odstraněná pošta: Vztahuje se na zprávy ve složce Odstraněná pošta. Třicet dnů poté, co uživatel odstraní zprávu, je zpráva trvale odstraněna a přesunuta do složky Obnovitelné položky také označované jako koš. Uživatelé mohou obnovit položky ve složce Obnovitelné položky pomocí funkce Obnovit odstraněné položky v aplikaci Outlook nebo Outlook Web App.

  • Nevyžádaná pošta: Vztahuje se na zprávy ve složce Nevyžádaná pošta. Třicet dní poté, co je nevyžádaná e-mailová zpráva přesunuta nebo odeslána do složky Nevyžádaná pošta uživatele, je zpráva trvale odstraněna a přesunuta do složky Obnovitelné položky.

  • Obnovitelné položky: Vztahuje se na zprávy ve složce Obnovitelné položky. Čtrnáct dní poté, co je zpráva přesunuta do složky Obnovitelné položky, je zpráva přesunuta do složky Obnovitelné položky v archivační poštovní schránce uživatele. V této fázi může položky obnovit pouze správce pomocí funkce obnovování jednotlivých položek v rámci služby Exchange Online. V případě, že uživatel archivační poštovní schránku nemá, není provedena žádná akce a položka zůstává ve složce Obnovitelné položky v primární poštovní schránce uživatele.

    Poznámka   Uživatelé mohou odebírat (trvale odstraňovat) položky ve složce Obnovitelné položky pomocí funkce Obnovit odstraněné položky v aplikaci Outlook nebo Outlook Web App. Funkce obnovování jednotlivých položek uchová trvale odstraněné položky po dobu dalších 14 dnů. Po 14 dnech přesune technologie MRM trvale odstraněné položky do složky Obnovitelné položky v archivační poštovní schránce uživatele.

Všechny ostatní položky v poštovní schránce uživatele, které nejsou ovlivněny tímto nastavením uchovávání informací, jsou přesunuty do archivační poštovní schránky uživatele po dvou letech. Služba Exchange Online také nabízí výchozí osobní značky uchovávání informací, které mohou uživatelé použít pro složky a jednotlivé položky ve své schránce. Další informace:

Shromažďování, zpracování a kontrola údajů v rámci zasílání zpráv vztahujících se na soudní spor

Za účelem plnění žádostí v souvislosti s právním zjištěním mohou organizace pomocí funkcí zjišťování v rámci služby Exchange Online shromažďovat, zpracovávat a kontrolovat e-mailové zprávy vztahující se na daný právní případ. Další informace:

Poznámka   Aby mohla vaše organizace prohledávat poštovní schránky jak v místních, tak i v cloudových organizacích, musí implementovat hybridní nasazení. Další informace naleznete v tématu Hybridní nasazení serveru Exchange a migrace se službami Office 365.

Běžné scénáře dodržování předpisů podporované službou Exchange Online

Zabránění odebrání nebo úpravě položek poštovní schránky během soudního sporu

Pokud je organizace informována o probíhajícím soudním sporu, má povinnost uchovávat příslušné informace, jako jsou e-maily, které mohou být použity jako důkazní materiál. Pokud je třeba zachovat e-mail týkající se právního případu, je možné poštovní schránky blokovat z důvodu soudního sporu. Pak lze (jako součást právního zjištění) v poštovní schránce blokované z důvodu soudního sporu vyhledávat položky související s případem. Pokud je blokování z důvodu soudního sporu povoleno, vztahuje se také na archivační poštovní schránku uživatele. Další informace:

Povolení členům právnických týmů, aby mohli povolovat a zakazovat blokování z důvodu soudních sporů

Členům vašeho právnického týmu nebo jiným oprávněným osobám můžete přiřadit potřebná oprávnění k blokování dané poštovní schránky z důvodu soudního sporu pomocí ovládacího panelu systému Exchange. Podrobné informace naleznete v tématu Blokování poštovní schránky z důvodu soudních sporů.

Povolení členům právnického týmu vyhledávat údaje v poštovních schránkách

Můžete také udělit členům právnického týmu potřebná oprávnění k používání funkcí zjišťování v rámci služby Exchange Online. To umožňuje advokátům, členům právnického týmu a správcům zjišťování vyhledávat pomocí nástroje Vyhledávání v několika poštovních schránkách pomocí ovládacího panelu systému Exchange. Podrobné informace naleznete v tématu Poskytnutí přístupu uživatelům k vyhledávání v několika poštovních schránkách.

Vytvoření poštovní schránky vyhledávání pro konkrétní soudní řízení

Výsledky vyhledávání v rámci zjišťování jsou zkopírovány do poštovní schránky pro zjišťování. Pro každou organizaci Exchange Online je vytvořena výchozí poštovní schránka vyhledávání. Správci však mohou pro určité právní případy nebo právnické týmy vytvořit další poštovní schránky vyhledávání (každou s výchozí kvótou 50 GB). Správci pak přiřadí oprávnění správcům zjišťování, aby měli přístup k poštovní schránce pro zjišťování. Další informace:

Zabránění v e-mailové komunikaci mezi členy různých oddělení, právnickými týmy nebo školami

Vaše organizace může potřebovat zabránit střetům zájmů, které by mohly vzniknout, když budou mít členové z různých oddělení, právnických týmů nebo škol možnost sdílet citlivé informace. Organizace může tento problém vyřešit tak, že zabrání různým skupinám uživatelů ve vzájemném zasílání e-mailů. Tento typ omezení se někdy nazývá etická hranice. Zde je několik příkladů:

  • Právní firmy, které musí zajistit zachování důvěrnosti klienta, musí omezit tok pošty k pracovníkům podílejícím se na konkrétních právních případech.

  • V investičních organizacích, kde mohou pracovníci zabývající se průzkumem trhu, disponovat důvěrnými informacemi, které by mohly ovlivnit zprostředkovatele, regulační požadavky často uvádějí, že těmto dvěma skupinám musí být v každém případě zabráněno v komunikaci.

  • Školní obvody mohou chtít zabránit studentům v různých školách v používání školních účtů k výměně e-mailů.

Podrobné informace naleznete v tématu Použití pravidel k zakázání toku pošty mezi konkrétními skupinami.

Běžné scénáře dodržování předpisů podporované službou Exchange Online

Aplikování trvalé ochrany pro zprávy odesílané mimo organizaci

Pokud uživatelé ve vaší organizaci musí odesílat e-mailové zprávy s finančními, právními nebo jinými důvěrnými informacemi příjemcům mimo organizaci, můžete vytvořit pravidla pro ochranu přenosu, která aplikují šablonu služby RMS (Rights Management Services) pro ochranu obsahu v e-mailových zprávách. V závislosti na nastavení zadaném v šabloně RMS bude příjemcům zabráněno v provádění takových akcí, jako je předávání, kopírování nebo tisk zpráv chráněných technologií Správa přístupových práv k informacím. Pomocí pravidel přenosu také můžete aplikovat šablony RMS na zprávy odesílané členy distribuční skupiny nebo členy konkrétního oddělení. Další informace:

Připojení prohlášení o právních omezeních ke zprávám odesílaným uživateli ve vaší organizaci

Pomocí pravidel přenosu můžete k e-mailovým zprávám automaticky přidávat text (právní omezení). Tato právní omezení (vyloučení odpovědnosti) se obvykle používají k poskytnutí právních informací, informací o dodržování předpisů nebo z jiných důvodů, specifických pro vaši organizaci. Podrobné informace naleznete v tématu Přidání informací o právních omezeních ke zprávám.

Shromažďování e-mailových zpráv odesílaných mimo organizaci

Pro zajištění souladu s regulačními požadavky může vaše organizace potřebovat shromáždit všechny e-mailové zprávy odesílané externím příjemcům. V takovém případě můžete vytvořit pravidlo deníku umožňující vygenerovat sestavu deníku pro každou zprávu odeslanou na adresu mimo organizaci. Také můžete vytvořit pravidla deníku pro zprávy odesílané nebo přijímané konkrétními uživateli nebo členy distribuční skupiny. Podrobné informace naleznete v tématu Vytvoření pravidel deníku.

Zjištění, zda k poštovní schránce získával přístup někdo jiný než vlastník

Ve výchozím nastavení mají přístup k poštovní schránce pouze majitelé schránek, ale oprávnění k přístupu k poštovní schránce lze přiřadit i jiným uživatelům, jako jsou například zástupci nebo správci. Máte-li důvody (z právního hlediska, z hlediska oddělení lidských zdrojů nebo IT oddělení) k podezření, že poštovní schránku používal (nebo s ní neoprávněně manipuloval) někdo jiný než vlastník, můžete spustit sestavu přístupu k poštovní schránce jiného uživatele než vlastníka. Podrobné informace naleznete v tématu Spuštění sestavy přístupu k poštovní schránce jiného uživatele než vlastníka.

Běžné scénáře dodržování předpisů podporované službou Exchange Online

Dostupnost funkcí dodržování předpisů

Následující tabulka obsahuje informace o funkcích dodržování předpisů, které jsou dostupné v rámci služby Exchange Online pro služby Microsoft Office 365 a Microsoft Live@edu.

 

Funkce dodržování předpisů Office 365 pro profesionály a menší firmy Office 365 pro podniky Live@edu

Osobní archiv

Ano (kombinovaná celková velikost 25 GB pro primární a archivační poštovní schránky)

Ano (kombinovaná celková velikost 25 GB pro primární a archivační poštovní schránky); výchozí kvóta 100 GB pro předplatné služby Exchange Online (Plán 2) nebo vyšší

Ne

Správa záznamů zasílání zpráv

Ano

Ano

Ano

Blokování z důvodu soudních sporů

Ne

Ano; vyžaduje předplatné Exchange Online (Plán 2) nebo vyšší

Ne

Vyhledávání v několika poštovních schránkách

Ne

Ano

Ano

Správa přístupových práv k informacím

Ne

Ano

Ne

Pravidla přenosu

Ne

Ano

Ano

Ukládání do deníku

Ne

Ano

Ano

Protokolování auditování

Ano

Ano

Ano

Zpět nahoru

 
Související témata nápovědy
Načítání...
Nebyly nalezeny žádné zdroje.