Característiques de compliment a l'Exchange Online

 

S'aplica a: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Última modificació del tema: 2011-12-19

Les característiques de compliment de l'Exchange Online ajuden a l'organització a complir els requisits legals, reglamentaris i organitzatius de les maneres següents:

  • Conservació   S'impedeix la supressió de missatges per complir els requisits de retenció de dades o els requisits legals.

  • Detecció   Es poden cercar elements rellevants relacionats amb casos legals específics o amb sol·licituds de les autoritats reglamentàries.

  • Control   Es controla el flux de missatges i s'implementen normes amb accions basades en el contingut dels missatges o en qui envia i rep els missatges.

  • Protecció   Es xifra el contingut i s'apliquen normes a l'ús del correu electrònic.

Vegem-ho més detalladament:

Característiques de compliment a l'Exchange Online

  • Administració de registres de missatgeria (MRM)   L'MRM ajuda l'organització a impedir la supressió definitiva dels missatges de correu electrònic i d'altres continguts de missatgeria, suprimits pels usuaris o per les normes de missatgeria. Això pot ser necessari per complir les normes de l'empresa, les reglamentacions del govern o les necessitats legals. L'MRM també permet suprimir automàticament el contingut de missatgeria antic que no té cap valor legal ni empresarial. L'MRM utilitza normes i etiquetes de retenció per controlar quant de temps es conserven els elements de les bústies de correu dels usuaris i definir quina acció cal aplicar als elements que tenen un temps determinat.

    Vegeu la secció Configuració i administració de les normes de retenció a l'Exchange Online.

  • Detecció   La detecció utilitza la Cerca en diverses bústies de correu, una eina basada en GUI que permet als professionals legals i de recursos humans i a altres administradors de la detecció cercar en bústies de correu principals i d'arxiu de tota l'organització missatges que coincideixin amb criteris específics. Com que les cerques de detecció no requereixen permisos administratius totals, podeu assignar als usuaris normals els permisos necessaris per fer cerques a les bústies de correu i limitar l'àmbit de les bústies en què pot cercar una persona. Els resultats d'una cerca en diverses bústies de correu es poden imprimir o exportar a un fitxer .PST mitjançant el Microsoft Outlook.

    Vegeu la secció Cerques en diverses bústies.

  • Arxiu personal   Podeu crear una bústia de correu d'arxivament, anomenada arxiu personal, per a la bústia de correu basada en el núvol principal d'un usuari. Els usuaris poden utilitzar la bústia de correu d'arxivament per emmagatzemar dades de missatgeria de l'historial mitjançant el desplaçament o la còpia dels missatges de la bústia de correu principal per col·locar-los a la bústia de correu d'arxivament. Els administradors i els usuaris poden utilitzar les característiques de l'MRM per desplaçar automàticament els missatges que arribin a una certa antiguitat a la bústia de correu d'arxivament. Com que els elements de la bústia de correu d'arxivament d'un usuari estan indexats, les bústies de correu d'arxivament s'inclouen en una cerca en diverses bústies.

    Vegeu la secció Habilitació d'una bústia d'arxivament.

  • Suspensió per litigi   Podeu col·locar una suspensió per litigi, també anomenada suspensió legal, en una bústia de correu per conservar els missatges de correu electrònic i altres elements de correu durant un període llarg. La suspensió per litigi també impedeix que els elements se suprimeixin definitivament. Quan la bústia de correu d'un usuari es col·loca en suspensió per litigi, l'usuari pot purgar elements de la bústia de correu, però es conserven indefinidament als servidors del centre de dades de Microsoft. La suspensió per litigi també manté l'historial de versions dels elements que es modifiquen.

    Vegeu la secció Posar una bústia en suspensió per litigi.

  • Gestió de drets relatius a la informació (IRM)   L'IRM ofereix protecció en línia i fora de línia per als missatges de correu electrònic i per als fitxers adjunts compatibles. Els usuaris poden aplicar la protecció IRM a l'Outlook o a l'Outlook Web App, i els administradors la poden aplicar amb normes de protecció de transport i amb normes de protecció de l'Outlook. L'IRM ajuda els administradors i els usuaris a controlar qui pot accedir a les dades confidencials dels missatges de correu electrònic o bé reenviar-les, imprimir-les o copiar-les. Tingueu en compte que l'IRM requereix que tingueu un servidor de l'Active Directory Rights Management Services (AD RMS) distribuït a l'organització local.

    Vegeu la secció Configuració i administració de la gestió de drets relatius a la informació a l'Exchange Online.

    Nota   Per obtenir una llista dels tipus de fitxers adjunts permesos i bloquejats a l'Outlook Web App, vegeu la secció sobre la configuració dels fitxers i dels fitxers adjunts a Normes de bústia de correu de l'Outlook Web App | Configuració disponible.

  • Normes de transport i normes de protecció de transport   Les normes de transport us permeten controlar el flux i aplicar normes de missatgeria als missatges de correu electrònic enviats a dins de la vostra organització, rebuts per l'organització des de l'exterior i enviats a fora de l'organització. Mitjançant les normes de transport, els administradors poden definir atributs de missatge específics o condicions, així com les accions que cal aplicar a qualsevol missatge que contingui aquests atributs. Per exemple, les normes de transport es poden utilitzar per annexar un avís d'exempció de responsabilitat als missatges enviats a fora de l'organització o impedir les comunicacions de correu electrònic entre grups d'usuaris concrets.

    Les normes de protecció de transport permeten utilitzar normes de transport per aplicar la protecció IRM als missatges mitjançant l'aplicació d'una plantilla de norma de drets de l'AD RMS.

    Vegeu la secció Normes per a tota l'organització.

    Microsoft Live@edu   L'Outlook Live per a Live@edu també proporciona normes de supervisió per ajudar les escoles a controlar qui pot enviar correu electrònic als usuaris de la seva institució i qui pot rebre correu electrònic d'aquests usuaris. Vegeu la secció Normes de supervisió.

  • Registrament diari   El registrament diari pot ajudar l'organització a respondre a requisits de compliment legals, reglamentaris i organitzatius mitjançant el registre de les comunicacions de correu electrònic d'entrada i de sortida. Les normes del diari s'utilitzen per registrar (o "posar al diari") els missatges electrònics que enviïn determinats emissors o que rebin determinats destinataris. Quan un missatge coincideix amb els criteris que s'han definit a la norma del diari, es genera un informe diari que conté el missatge original i s'envia a una bústia de correu de registrament diari.

    Vegeu la secció Normes del diari.

  • Registre d'auditoria   L'eina Informes d'auditoria és una eina basada en GUI que ajuda l'organització a fer un seguiment de l'accés no autoritzat a la bústia de correu d'un usuari, a identificar bústies de correu amb suspensió per litigi i a identificar qualsevol canvi fet als grups de funcions d'administrador. També podeu exportar el registre d'auditoria de l'administrador, que identifica les accions que ha dut a terme un administrador.

    Vegeu la secció Ús d'informes d'auditoria a l'Exchange Online.

Torna al començament

Escenaris de compliment habituals admesos per l'Exchange Online

Vegem alguns dels escenaris de compliment més habituals admesos per l'Exchange Online.

 

Emmagatzematge de les dades històriques de missatgeria per a cada usuari

Conservació de les dades de missatgeria i supressió d'aquestes dades després de vèncer el període de retenció

Recopilació, processament i revisió de les dades de missatgeria rellevants per als litigis

Prevenció de la supressió o la modificació dels elements de les bústies de correu durant els litigis

Permís per als membres d'un equip legal per habilitar i inhabilitar la suspensió per litigi

Permís per als membres d'un equip legal per realitzar cerques a les bústies de correu

Creació d'una bústia de correu de detecció per a un cas legal específic

Prevenció de la comunicació per correu electrònic entre els membres de departaments, equips legals o escoles diferents

Aplicació d'una protecció persistent als missatges enviats a fora de l'organització

Addició d'un avís d'exempció de responsabilitat als missatges enviats pels usuaris de l'organització

Recopilació dels missatges de correu electrònic que s'han enviat a fora de l'organització

Determinació del possible accés d'algú que no és el propietari a una bústia de correu

Emmagatzematge de les dades històriques de missatgeria per a cada usuari

Per implementar i administrar una estratègia d'arxivament per a l'organització, podeu habilitar una bústia de correu d'arxivament per a cada usuari. Això proporciona als administradors i als usuaris un arxivament únic i unificat per administrar les dades històriques. La tecnologia MRM desplaça automàticament els elements a la bústia de correu d'arxivament d'un usuari i la Cerca en diverses bústies de correu cerca a les bústies d'arxivament els elements que coincideixin amb els criteris de cerca. Vegeu la secció Habilitació d'una bústia d'arxivament.

Conservació de les dades de missatgeria i supressió d'aquestes dades després de vèncer el període de retenció

Per ajudar les organitzacions a complir els requisits empresarials, legals o reglamentaris, s'aplica una norma de retenció per defecte a totes les bústies de correu de l'Exchange Online. Aquesta norma de retenció aplica la configuració de retenció a les següents carpetes de correu per defecte de la bústia de correu d'un usuari:

  • Elements suprimits   S'aplica als missatges de la carpeta Elements suprimits. Quan passen trenta dies des que l'usuari suprimeix un missatge, aquest missatge se suprimeix definitivament i es desplaça a la carpeta Elements recuperables, també anomenada contenidor d'elements pre-eliminats. Un usuari pot recuperar elements de la carpeta Elements recuperables mitjançant la característica Recupera els elements suprimits de l'Outlook o de l'Outlook Web App.

  • Correu brossa   S'aplica als missatges de la carpeta Correu brossa. Quan passen trenta dies des que un missatge de correu brossa es desplaça o s'envia a la carpeta Correu brossa de l'usuari, aquest missatge se suprimeix definitivament i es desplaça a la carpeta Elements recuperables.

  • Elements recuperables   S'aplica als missatges de la carpeta Elements recuperables. Quan passen catorze dies des que un missatge es desplaça a la carpeta Elements recuperables, es desplaça a la carpeta Elements recuperables de la bústia de correu d'arxivament de l'usuari. A partir d'aquest moment, només un administrador pot recuperar un element mitjançant la recuperació d'elements individuals de l'Exchange Online. Si un usuari no té una bústia de correu d'arxivament, no es duu a terme cap acció i l'element es conserva a la carpeta Elements recuperables de la bústia de correu principal de l'usuari.

    Nota   Els usuaris poden suprimir o purgar els elements de la carpeta Elements recuperables mitjançant la característica Recupera els elements suprimits de l'Outlook o de l'Outlook Web App. La recuperació d'elements individuals conserva els elements purgats durant 14 dies més; després de 14 dies, l'MRM desplaça els elements purgats a la carpeta Elements recuperables de la bústia de correu d'arxivament de l'usuari.

Tots els altres elements de la bústia de correu de l'usuari que no queden afectats per aquesta configuració de retenció es desplacen a la bústia de correu d'arxivament de l'usuari després de dos anys. L'Exchange Online també proporciona etiquetes de retenció personals per defecte que els usuaris poden aplicar a les carpetes i als elements individuals de la seva bústia de correu. Vegeu les seccions següents:

Recopilació, processament i revisió de les dades de missatgeria rellevants per als litigis

Per complir amb les sol·licituds de detecció legals, les organitzacions poden utilitzar les característiques de detecció de l'Exchange Online per recopilar, processar i revisar els missatges de correu electrònic rellevants per a un cas legal. Vegeu les seccions següents:

Nota   L'organització ha d'implementar una distribució híbrida per tal de cercar a les bústies de correu de les organitzacions locals i de les organitzacions basades en núvol. Per obtenir més informació, vegeu la secció Implementació híbrida i migració de l'Exchange amb Office 365.

Escenaris de compliment habituals admesos per l'Exchange Online

Prevenció de la supressió o la modificació dels elements de les bústies de correu durant els litigis

Si s'informa a una organització d'un litigi pendent, ha de conservar les dades rellevants, com ara els missatges de correu electrònic que es puguin utilitzar com a proves. Per conservar els missatges de correu electrònic relacionats amb un cas legal, es pot aplicar una suspensió per litigi a les bústies de correu. A continuació, com a part de la detecció legal, es pot fer una cerca en una bústia de correu amb una suspensió per litigi per trobar els elements relacionats amb el cas. En habilitar la suspensió per litigi, també s'aplica a la bústia de correu d'arxivament de l'usuari. Vegeu les seccions següents:

Permís per als membres d'un equip legal per habilitar i inhabilitar la suspensió per litigi

Podeu assignar a membres de l'equip legal o a altres membres del personal autoritzats els permisos necessaris per utilitzar el Tauler de control de l'Exchange per aplicar una suspensió per litigi a una bústia de correu. Vegeu la secció Posar una bústia en suspensió per litigi.

Permís per als membres d'un equip legal per realitzar cerques a les bústies de correu

També podeu donar als membres d'un equip legal els permisos necessaris per utilitzar les característiques de detecció de l'Exchange Online. Això permet als advocats, als membres de l'equip legal i als administradors de la detecció utilitzar el Tauler de control de l'Exchange per fer cerques en diverses bústies de correu. Vegeu la secció Concessió d'accés als usuaris a la cerca en diverses bústies.

Creació d'una bústia de correu de detecció per a un cas legal específic

Els resultats de la cerca de detecció es copien en una bústia de correu de detecció. Es crea una bústia de correu de la cerca de detecció per defecte per a cada organització de l'Exchange Online. Tanmateix, els administradors poden crear bústies de correu de la cerca de detecció addicionals, cadascuna amb una quota per defecte de 50 GB, per a casos o equips legals específics. A continuació, els administradors assignen els permisos als administradors de la detecció per accedir a la bústia de correu de detecció. Vegeu les seccions següents:

Prevenció de la comunicació per correu electrònic entre els membres de departaments, equips legals o escoles diferents

Pot ser que l'organització hagi d'impedir els conflictes d'interès que podrien sorgir quan membres de departaments, equips legals o escoles diferents poden compartir informació confidencial. Per resoldre aquest problema, les organitzacions poden impedir a grups d'usuaris diferents l'intercanvi de correu electrònic. De vegades, aquesta mena de restricció s'anomena separació ètica. Aquí teniu uns quants exemples:

  • Els bufets d'advocats que han de mantenir la confidencialitat dels clients han de restringir el flux de correu al personal que treballa en casos legals específics.

  • En organitzacions d'inversió en què els investigadors de mercats poden tenir informació confidencial que podria influir en un agent de canvi i borsa, sovint els requisits reglamentaris especifiquen que cal impedir que aquests dos grups es comuniquin de cap manera.

  • Districtes escolars que volen impedir que els estudiants d'escoles diferents utilitzin els seus comptes escolars per intercanviar correu electrònic.

Vegeu la secció Ús de normes per impedir el flux de correu entre grups específics.

Escenaris de compliment habituals admesos per l'Exchange Online

Aplicació d'una protecció persistent als missatges enviats a fora de l'organització

Si els usuaris de l'organització han d'enviar missatges de correu electrònic amb informació financera, legal o altres tipus d'informació confidencial a destinataris de fora de l'organització, podeu crear normes de protecció de transport que apliquin una plantilla del Rights Management Services (RMS) per protegir el contingut dels missatges de correu electrònic. Segons la configuració que especifiqueu a la plantilla de l'RMS, s'impedirà als destinataris dur a terme accions com reenviar, copiar o imprimir un missatge protegit amb IRM. També podeu utilitzar normes de transport per aplicar plantilles de l'RMS als missatges enviats pels membres d'un grup de distribució o enviats pels membres d'un departament específic. Vegeu les seccions següents:

Addició d'un avís d'exempció de responsabilitat als missatges enviats pels usuaris de l'organització

Podeu utilitzar normes de transport per afegir automàticament un text, que se sol anomenar avís d'exempció de responsabilitat, als missatges de correu electrònic. Normalment, els avisos d'exempció de responsabilitat s'utilitzen per proporcionar informació legal o informació de compliment o per altres raons que determini l'organització. Vegeu la secció Addició d'avisos d'exempció de responsabilitat als missatges.

Recopilació dels missatges de correu electrònic que s'han enviat a fora de l'organització

Per complir els requisits reglamentaris, pot ser que l'organització hagi de recopilar tots els missatges de correu electrònic enviats a destinataris externs. En aquest cas, podeu crear una norma de diari per generar un informe diari per a cada missatge que s'enviï a fora de l'organització. També podeu utilitzar normes de diari per als missatges enviats a usuaris específics o a membres d'un grup de distribució o rebuts per aquests usuaris. Vegeu la secció Creació de normes del diari.

Determinació del possible accés d'algú que no és el propietari a una bústia de correu

Per defecte, només els propietaris de la bústia de correu poden accedir-hi, però es poden assignar permisos per accedir a la bústia de correu a altres usuaris, com ara delegats o administradors. Si teniu raons de caire legal, de recursos humans o de TI per sospitar que algú que no és el propietari de la bústia de correu hi ha accedit o l'ha alterada, podeu executar un informe d'accés a la bústia de correu per part d'usuaris que no en són els propietaris. Vegeu la secció Execució d'un informe d'accés de no propietaris a la bústia.

Escenaris de compliment habituals admesos per l'Exchange Online

Disponibilitat de les característiques de compliment

Utilitzeu la taula següent per veure les característiques de compliment disponibles a l'Exchange Online per al Microsoft Office 365 i per al Microsoft Live@edu.

 

Característica de compliment Office 365 per a professionals i petites empreses Office 365 per a empreses Live@edu

Arxiu personal

Sí (mida total combinada de 25 GB per a les bústies de correu principals i d'arxivament)

Sí (mida total combinada de 25 GB per a les bústies de correu principals i d'arxivament) quota per defecte de 100 GB per a la subscripció a l'Exchange Online (pla 2) o superior

No

Administració de registres de missatgeria

Suspensió per litigi

No

Sí; requereix una subscripció a l'Exchange Online (pla 2) o superior

No

Cerca en diverses bústies de correu

No

Gestió de drets relatius a la informació

No

No

Normes de transport

No

Registrament diari

No

Registre d'auditoria

Torna al començament

 
Temes de l'ajuda relacionats
S'està carregant...
No s'han trobat recursos.