Функции за съответствие в Exchange Online

 

Отнася се за: Office 365 for professionals and small businesses, Office 365 for enterprises, Live@edu

Последна промяна на темата: 2011-12-19

Функциите за съответствие на Exchange Online помагат на организацията ви да изпълни изискванията за юридическо, нормативно и организационно съответствие по следните начини:

  • Запазване   Предотвратяване на изтриването на съобщения за съответствие с изискванията за съхранение на данни или правните изисквания.

  • Откриване   Търсене на подходящи елементи, свързани с конкретни съдебни казуси или с искания от регулаторни органи.

  • Контрол   Управление на потока от съобщения и реализиране на правила за действие върху съдържанието, подателите или получателите на съобщенията.

  • Защита   Шифроване на съдържанието и прилагане на правила за използване на електронната поща.

Да погледнем отблизо:

Функции за съответствие в Exchange Online

  • Управление на записите за съобщенията (MRM)   MRM помага на организацията ви за предотвратяване на окончателното изтриване на електронни и други съобщения, изтрити от потребители или правила, което е необходимо за спазване на фирмената политика, държавните разпоредби и правните нужди. Освен това, MRM ви позволява автоматично да премахвате старото съдържание на съобщенията, което няма правна или бизнес стойност. MRM използва правила и етикети за съхранение, с които контролира продължителността на съхранение на елементите в пощенските кутии на потребителите и определя какви действия да се предприемат след изтичане на определен период.

    Вижте Настройване и управление на правила за съхранение в Exchange Online.

  • Откриване   Откриването използва търсене в няколко пощенски кутии – инструмент, базиран на ГПИ, чрез който специалисти по право и човешки ресурси и ръководители на проучвания могат да търсят съобщения, съответстващи на определени критерии, в основни и архивни пощенски кутии в организацията. Тъй като търсенето за откриване не изисква пълни административни разрешения, можете да присвоите на обикновени потребители необходимите разрешения за търсене в пощенски кутии и да ограничите обхвата на кутиите, в които потребителят може да търси. Резултатите от търсенето в няколко пощенски кутии може да се отпечатва или експортира в .PST файл с помощта на Microsoft Outlook.

    Вижте Търсения в няколко пощенски кутии.

  • Личен архив   Можете да създадете пощенска кутия за архивиране, наречена личен архив, като основна потребителска пощенска кутия, базирана на облак. Потребителите могат да използват архивната пощенска кутия за съхраняване на хронологични данни за съобщения, като преместват или копират в нея съобщения от основните си пощенски кутии. Администраторите и потребителите могат да използват функциите на MRM, за автоматично преместване в архивната пощенска кутия на съобщенията след достигане на определен период от време. Тъй като елементите в архивната потребителска пощенска кутия са индексирани, тези кутии се включват в търсенето в няколко пощенски кутии.

    Вижте Активиране на архивна пощенска кутия.

  • Задържане поради конфликт   Можете да поставите задържане поради конфликт, известно още като правно задържане, върху пощенска кутия, за да запазите имейлите и останалите елементи от пощата за по-дълъг период. Задържането поради конфликт също така предотвратява окончателното изтриване на елементите. Когато пощенската кутия на потребител е под задържане поради конфликт, потребителят може да прочиства елементи от нея, но те се задържат за неопределено време на сървърите в изчислителния център на Microsoft. Задържането поради конфликт поддържа и хронология на версиите за променените елементи.

    Вижте Поставяне на пощенска кутия под задържане поради съдебен спор.

  • Управление на правата за достъп до информация (IRM)   IRM осигурява онлайн и офлайн защита за имейл съобщенията и поддържаните прикачени файлове. Защитата чрез IRM може да се прилага от потребители в Outlook или Outlook Web App, както и от администратори, използващи правила за защита на транспорта или на Outlook. IRM помага на администраторите и потребителите да контролират кой има право да отваря, препраща, отпечатва или копира поверителните данни в имейл съобщенията. Имайте предвид, че за IRM трябва да сте разположили сървър с услуги за управление на правата на достъп в Active Directory (AD RMS) в локалната си организация.

    Вижте Настройване и организиране на Управление на правата за достъп до информация в Exchange Online.

    Забележка   За списък с типовете прикачени файлове, които се разрешават или блокират в Outlook Web App вижте раздела „Настройки на файловете и прикачените файлове“ в Правила за пощенските кутии на Outlook Web App | Налични настройки.

  • Транспортни правила и правила за защита на транспорта   Tранспортните правила ви позволяват да контролирате потока и да прилагате правила за съобщения към имейл съобщенията, изпращани в рамките на организацията ви, както и тези, изпратени до и от нея. С помощта на транспортните правила администраторите могат да определят конкретни атрибути или условия на съобщенията, както и действия за прилагане към всяко съобщение с такива атрибути. Можете например да използвате транспортни правила, за да добавите отказ от отговорност към съобщение, изпратено извън организацията ви, или да попречите на имейл комуникацията между конкретни групи от потребители.

    С правилата за защита на транспорта можете да използвате транспортни правила, за да защитите съобщенията чрез IRM, като прилагате шаблон с правила за AD RMS права.

    Вижте Правила за цялата организация.

    Microsoft Live@edu   Outlook Live за Live@edu също предлага правила за наблюдение, с които училището да контролира кой може да изпраща и получава имейли от потребителите в учреждението. Вижте Правила за контрол.

  • Оформяне на дневник   Оформянето на дневник може да подпомогне организацията ви при изпълнение на изискванията за юридическо, нормативно и организационно съответствие чрез записване на входящите и изходящите имейл комуникации. Правилата за дневници се използват за записване или „завеждане“ в дневник на имейл съобщенията, изпратени до и от конкретни получатели. Когато съобщение отговаря на критериите, определени от правило за дневници, се генерира отчет за дневник, съдържащ оригиналното съобщение, който се изпраща в пощенска кутия за оформяне на дневник.

    Вижте Правила за дневник.

  • Дневници за проверка   Отчетите за проверка са инструмент, базиран на ГПИ, който помага на организацията ви да проследява неупълномощения достъп до потребителска кутия на потребител, да идентифицира кутиите, които са под задържане поради конфликт, както и всички промени, внесени в ролевите групи на администратор. Можете също да експортирате дневника за проверка на администратора, идентифициращ действията, извършени от администратор.

    Вижте Използване на отчети за одитиране в Exchange Online.

Връщане в началото

Стандартни сценарии за съответствие, поддържани от Exchange Online

Нека разгледаме някои от най-често срещаните сценарии за съответствие, поддържани от Exchange Online.

 

Съхраняване на хронологични данни за съобщенията за всеки потребител

Запазване на данни за съобщенията и премахването им след изтичане на периода на съхранение

Събиране, обработване и преглед на данни за съобщения, свързани с конфликт

Предотвратяване на премахването или промяната на елементи от пощенска кутия при конфликт

Разрешаване на членове на юридическия екип да активират и деактивират задържане поради конфликт

Разрешаване на членове на юридическия екип да извършват търсене в пощенски кутии

Създаване на пощенска кутия за откриване за конкретен съдебен казус

Предотвратяване на имейл комуникациите между членове на различни отдели, юридически екипи или училища

Прилагане на постоянна защита към съобщения, изпратени извън организацията

Добавяне на отказ от отговорност към съобщения, изпратени от потребители в организацията ви

Събиране на имейл съобщения, изпратени извън организацията ви

Определяне на това дали до пощенската кутия е имало достъп лице, различно от собственика

Съхраняване на хронологични данни за съобщенията за всеки потребител

За реализиране и управление на стратегия за архивиране в организацията ви можете да активирате архивна пощенска кутия за всеки потребител. Това осигурява на администраторите и потребителите обособен единен архив за управление на хронологичните данни. Технологията на MRM автоматично премества елементите в архивната потребителска пощенска кутия и в кутиите за търсене в няколко пощенски кутии, ако елементите отговарят на критериите за търсене. Вижте Активиране на архивна пощенска кутия.

Запазване на данни за съобщенията и премахването им след изтичане на периода на съхранение

За подпомагане на съответствието на организацията с юридическите, нормативните, и бизнес изисквания към всички пощенски кутии на Exchange Online се прилага правило за съхранение по подразбиране. Това правило прилага настройки за съхранение към следните пощенски папки по подразбиране в кутията на потребителя:

  • Изтрити   Прилага се към съобщенията в папката „Изтрити“. Трийсет дни след като потребителят изтрие съобщение, то се изтрива окончателно и се премества в папката „Възстановими елементи“, наричана още дъмпстър. Потребителят може да възстановява елементи от тази папка с помощта на функцията „Възстановяване на изтритите елементи“ в Outlook или Outlook Web App.

  • Нежелана поща   Прилага се към съобщенията в папката „Нежелана поща“. Трийсет дни след като нежеланото имейл съобщение се премести в папката „Нежелана поща“ на потребителя, то се изтрива окончателно и се премества в папката „Възстановими елементи“.

  • Възстановими елементи   Прилага се към съобщенията в папката „Възстановими елементи“. Четиринайсет дни след като съобщението се премести в папката „Възстановими елементи“, то се премества в папката „Възстановими елементи“ в архивната потребителска пощенска кутия. На този етап елементът може да се възстанови само от администратор чрез еднократно възстановяване на елемент в Exchange Online. Ако потребителят няма архивна пощенска кутия, не се извършва действие и елементът остава в папката „Възстановими елементи“ в основната му пощенска кутия.

    Забележка   Потребителите могат да премахват, или прочистват, елементи от папката „Възстановими елементи“ с помощта на функцията „Възстановяване на изтритите елементи“ в Outlook или Outlook Web App. Всяко възстановяване задържа прочистените елементи за още 14 дни, след което MRM ги премества в папката „Възстановими елементи“ в архивната потребителска пощенска кутия.

Всички останали елементи в пощенската кутия на потребителя, които не са засегнати от тези настройки за съхранение, се преместват в архивната кутия след два дни. Exchange Online предоставя и лични етикети за съхранение по подразбиране, които потребителите могат да прилагат към папки и отделни елементи в пощенските си кутии. Вижте следното:

Събиране, обработване и преглед на данни за съобщения, свързани с конфликт

За изпълнение на исканията за юридическо проучване организациите могат да използват функциите за откриване в Exchange Online за събиране, обработване и преглед на имейл съобщения, свързани със съдебен казус. Вижте следното:

Забележка   Организацията ви трябва да реализира хибридно разполагане в пощенските кутии за търсене както в локалните организации, така и в базираните на облак. За повече информация вижте Хибридно разполагане и мигриране на Exchange с Office 365.

Стандартни сценарии за съответствие, поддържани от Exchange Online

Предотвратяване на премахването или промяната на елементи от пощенска кутия при конфликт

Ако организацията е уведомена за очакван конфликт, трябва да запази свързаните с него данни, като имейли, които могат да се използват като доказателства. За да се съхранят имейлите, свързани със съдебен казус, пощенските кутии могат да се поставят под задържане поради конфликт. След това, като част от юридическо проучване, в пощенските кутии под задържане могат да се търсят елементи, свързани с казуса. Когато се активира задържане поради конфликт, то се прилага и към архивната потребителска пощенска кутия. Вижте следното:

Разрешаване на членове на юридическия екип да активират и деактивират задържане поради конфликт

Можете да присвоите на членове на юридическия екип или други упълномощени служители необходимите разрешения за използване на контролния панел на Exchange, с които да поставят пощенска кутия под задържане. Вижте Поставяне на пощенска кутия под задържане поради съдебен спор.

Разрешаване на членове на юридическия екип да извършват търсене в пощенски кутии

Можете да присвоите на членове на юридическия екип и необходимите разрешения за използване на функциите за откриване в Exchange Online. Това разрешава на адвокати, членове на юридическия екип и ръководители на проучвания да използват контролния панел на Exchange за търсене в няколко пощенски кутии. Вижте Предоставяне на потребителите на достъп до търсенето в повече от една пощенска кутия.

Създаване на пощенска кутия за откриване за конкретен съдебен казус

Резултатите от търсенето за откриване се копират в пощенска кутия за откриване. За всяка организация в Exchange Online се създава пощенска кутия за откриване по подразбиране. Администраторите могат да създават допълнителни пощенски кутии за откриване, всяка с квота по подразбиране от 50 ГБ, за конкретни съдебни казуси или юридически екипи. След това администраторите присвояват разрешения на ръководителите на проучвания за достъп до съответната кутия. Вижте следното:

Предотвратяване на имейл комуникациите между членове на различни отдели, юридически екипи или училища

Може да е необходимо предотвратяване на конфликти на интереси в организацията ви, когато членове на различни отдели, юридически екипи или училища имат възможност за споделяне на поверителна информация. За тази цел организациите могат да предотвратяват обмена на имейли между различни групи потребители. Този тип ограничение понякога се нарича етична стена. Ето някои примери:

  • Юридическите кантори, които искат да запазят поверителността на клиентите си, трябва да ограничат потока от поща към служителите, ангажирани с конкретни съдебни казуси.

  • Често в инвестиционните организации, където пазарните изследователи могат да притежават поверителна информация, която да повлияе на посредник, нормативните изисквания постановяват тези две групи да не комуникират помежду си по никакъв начин.

  • Училищни райони, които искат да попречат на учениците в различните училища да използват училищните акаунти за обмен на имейли.

Вижте Използване на правила за предотвратяване на движение на поща между конкретни групи.

Стандартни сценарии за съответствие, поддържани от Exchange Online

Прилагане на постоянна защита към съобщения, изпратени извън организацията

Ако потребителите в организацията ви трябва да изпращат имейл съобщения с финансова, юридическа или друга поверителна информация до получатели извън организацията, можете да създадете правила за защита на транспорта, прилагащи шаблон за услуги за управление на съдържание (RMS) с цел защита на съдържанието в тези съобщения. В зависимост от настройките, определени в шаблона за RMS, получателите може да са ограничени в действията си за препращане, копиране или отпечатване на съобщения, защитени с IRM. Можете също да използвате транспортни правила за прилагане на шаблони за RMS към съобщения, изпратени от членове на група за разпространение или на конкретен отдел. Вижте следното:

Добавяне на отказ от отговорност към съобщения, изпратени от потребители в организацията ви

Можете да използвате транспортни правила за автоматично добавяне на текст, често наричан отказ от отговорност, към имейл съобщения. Отказите от отговорност обикновено се използват за предоставяне на юридическа информация, информация за съответствие или по други специфични за организацията ви причини. Вижте Добавяне на отказ от отговорност към съобщенията.

Събиране на имейл съобщения, изпратени извън организацията ви

За съответствие с нормативните изисквания може да е необходимо организацията ви да събира всички имейл съобщения, изпратени до външни получатели. В този случай можете да създадете правило за генериране на отчет за дневник за всяко съобщение, изпратено извън организацията ви. Можете да създадете правила за дневници и за съобщения, изпратени или получени от конкретни потребители или членове на група за разпространение. Вижте Създаване на правила за дневници.

Определяне на това дали до пощенската кутия е имало достъп лице, различно от собственика

По подразбиране до пощенската кутия може да има достъп само собственикът й, но е възможно да се присвоят разрешения за достъп и на други потребители, като представители и администратори. Ако поради юридически, служебни или ИТ причини подозирате, че лице, различно от собственика на пощенската кутия, е имало достъп до нея или я е променяло, можете да изготвите отчет за достъп до пощенска кутия от несобственик. Вижте Изпълнение на отчет за достъп до пощенска кутия от не-собственик.

Стандартни сценарии за съответствие, поддържани от Exchange Online

Наличност на функции за съответствие

Използвайте следната таблица, за да видите наличните функции за съответствие в Exchange Online за Microsoft Office 365 и Microsoft Live@edu.

 

Функция за съответствие Office 365 за професионалисти и малки фирми Office 365 за предприятия Live@edu

Личен архив

Да (комбиниран общ размер от 25 ГБ за основни и архивни пощенски кутии)

Да (комбиниран общ размер от 25 ГБ за основни и архивни пощенски кутии); 100 ГБ квота по подразбиране за абонамент за Exchange Online (план 2) или по-висок

Не

Управление на записите за съобщенията

Да

Да

Да

Задържане поради конфликт

Не

Да, изисква абонамент за Exchange Online (план 2) или по-висок

Не

Търсене в няколко пощенски кутии

Не

Да

Да

Управление на правата за достъп до информация

Не

Да

Не

Транспортни правила

Не

Да

Да

Оформяне на дневник

Не

Да

Да

Дневници за проверка

Да

Да

Да

Връщане в началото

 
Сродни помощни теми
Зареждане...
Не са намерени резултати.