Настройване и управление на правила за съхранение в Exchange Online

 

Отнася се за: Office 365 for enterprises, Live@edu

Последна промяна на темата: 2012-03-16

Поради икономически, правни и нормативни съображения може да се налага да съхранявате имейл съобщения, изпращани до и от потребители във вашата организация, или да изтривате имейли, които не е необходимо да съхранявате. Управление на записването на съобщения (MRM), технологията за управление на съобщения в Exchange Online, ви позволява да контролирате колко дълго да пазите съобщенията в пощенските кутии на потребителите, както и да определяте какви действия да се предприемат за съобщения, които имат определена давност.

Как MRM работи с Exchange Online

Правила за съхранение и етикети за съхранение са част от MRM технологията. Правилата за съхранение използват етикети за съхранение за задаване на настройките за съхранение на имейл съобщения и папки. Етикетите за съхранение посочват срок на давност, който определя колко дълго да се съхраняват съобщенията, а действието за съхранение определя какво се случва със съобщенията, чийто срок на давност изтече. Етикетите за съхранение са свързани с правилата за съхранение, които са приложими за дадена пощенска кутия.

d289533e-c1e6-4fea-8a44-90b699fac47d

Да разгледаме подробно тези компоненти:

  • Етикети за съхранение   Етикетите за съхранение определят и задават настройките за съхранение на съобщенията и папките в пощенската кутия на потребителя. Етикетите за съхранение посочват колко дълго да се пазят съобщенията и какви действия да се предприемат, когато изтече срокът за съхранение на съобщението. Когато изтече давността на дадено съобщение, то се премества в архивната пощенска кутия на потребителя или се изтрива. Етикетите за съхранение са свързани с дадено правило за съхранение. Има три типа етикети за съхранение:

    • Етикет за правилото по подразбиране (DPT)   Настройките, посочени в DPT, са приложими за всички елементи в дадена пощенска кутия, които все още нямат присвоени етикети за съхранение. Правилата за съхранение могат да имат до три етикета за правила по подразбиране (DPT), свързани с тях: един DPT с действие за съхранение "Преместване в архив", един DTP с действие за съхранение "Изтриване и позволяване на възстановяването" и един DTP за специфични класове съобщения като например гласова поща.

    • Етикети за правилата за съхранение (RPT)   Етикетите RPT се поставят на папките по подразбиране, например „Входящи“, „Изпратени“, „Изтрити“ и „Нежелана поща“. RPT има предимство пред DPT.

      Забележка   Етикетите RPT не поддържат действие за съхранение, което премества елементи в пощенската кутия за архивиране на потребителя. Единственото действие на съхранение за RPT етикетите е изтриване на елементи.

    • Лични етикети   Потребителите могат да използват Microsoft Outlook 2010 и Outlook Web App, за да поставят лични етикети на персонализирани папки и отделни елементи от пощенските кутии.

  • Правила за съхранение   Правилото за съхранение представлява група от етикети за съхранение, поставени на дадена пощенска кутия. При създаването на пощенска кутия се прилага правило за съхранение по подразбиране. В Exchange Online правилото за съхранение по подразбиране, приложимо за нови пощенски кутии, се нарича Правило за MRM по подразбиране. Само едно правило за съхранение е приложимо за дадена пощенска кутия.

    Бележка   В Live@edu организациите има две правила за съхранение по подразбиране: MRMPolicy-DefaultMailboxPlan и MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.

  • Етикетите за съхранение са свързани с правилото за съхранение   Правилото за съхранение може да има два DPT, всеки с различно действие за съхранение; един RPT за всяка папка по подразбиране, както и неограничен брой лични етикети.

Как се обработват правилата за съхранение?

Помощникът за работа с управлявани папки е процес, който се изпълнява автоматично в центровете за данни на Microsoft с цел обработване на настройките за съхранение, приложени към пощенската кутия. Помощникът за работа с управлявани папки свързва DPT и RPT с пощенската кутия и осигурява личните етикети в Outlook 2010 и Outlook Web App, за да могат потребителите да ги прилагат към персонализирани папки или конкретни елементи от пощенската кутия. Помощникът за работа с управлявани папки обработва съхранението на елементите по тип на етикета, срок за съхранение и действия за съхранение, посочени в етикета за съхранение.

Колко често се стартира помощникът за работа с управлявани папки? Помощникът за работа с управлявани папки е конфигуриран да обработва всички пощенски кутии на базирана в облака организация през определен период от време, наречен работен цикъл. Работният цикъл в Exchange Online е седем дни. Това означава, че помощникът опитва да обработи всяка пощенска кутия от вашата базирана в облака организация веднъж на всеки седем дни.

Тъй като помощникът за управлявани папки работи през цялото време, не е необходими да правите каквото и да било, за да приложите настройки за съхранение към пощенските кутии. Въпреки това, ако имате нужда да приложите незабавно настройки за съхранение към пощенска кутия, можете да наложите на помощника за работа с управлявани папки да обработи дадената кутия. Вижте Изпълнение на помощника за работа с управлявани папки.

Важно Управлението на записване на съобщения не гарантира запазване на всяко съобщение. Например, потребителят може да изтрие или премахне съобщение от пощенската си кутия, преди съобщението да достигне срока за съхранение. Управлението на записване на съобщения не е създадено, за да попречи на потребителите да изтриват собствените си съобщения. Ако вашата организация изисква съхраняване на съобщенията за неопределено време, обмислете дали да не използвате някоя от следните функции на Exchange Online:

  • Архивиране   Ако вашата организация изисква съобщенията да се запазват извън потребителските пощенски кутии за дълготрайно съхранение, използвайте архивиране. Вижте Правила за дневник.

  • Задържане поради конфликт   Ако организацията ви трябва да запази съобщенията, за да се съобрази с изискванията за електронно разкриване и съхранение, можете да поставите потребителските пощенски кутии в режим на задържане поради спор. Вижте Поставяне на пощенска кутия под задържане поради съдебен спор.

Също така функцията за еднократно възстановяване на елемент в Exchange Online ви позволява да възстановите изтрито имейл съобщение в рамките на 14 дни след окончателното му изтриване от потребителя. Вижте Възстановяване на изтрити имейл съобщения в Exchange Online.

Начало на страницата

Настройки за съхранение в Exchange Online

Следната таблица показва етикетите за съхранение и техните настройки, които са налични по подразбиране в Exchange Online за Microsoft Office 365 и Live@edu. Всички тези етикети са свързани с правилото за съхранение по подразбиране, приложимо за новите пощенски кутии. Това означава, че тези настройки се задават на всички нови пощенски кутии.

Когато даден личен етикет за съхранение се свърже с правило за съхранение, приложимо за пощенската кутия на потребител, етикетът за съхранение се предоставя автоматично на потребителите, за да го приложат към елементите от пощенската си кутия.

 

Име на етикет Тип етикет Ограничение за срока на съхранение (дни) Действие за съхранение

„По подразбиране“ - след 2 години преместване в архив

Всички (DPT)*

730

Преместване в архив

„Възстановими елементи“ - след 14 дни преместване в архив

Възстановими елементи**

14

Преместване в архив

Папка „Изтрити“

Папка „Изтрити“**

30

Изтриване и позволяване на възстановяването

Нежелана поща

JunkEmail**

30

Изтриване и позволяване на възстановяването

„Лични“ - след 1 година преместване в архив

Лични

365

Преместване в архив

„Лични“ - след 5 години преместване в архив

Лични

1825

Преместване в архив

„Лични“ - да не се премества в архив***

Лични

Без ограничение за срока

Преместване в архив

Изтриване след 1 седмица

Лични

7

Изтриване и позволяване на възстановяването

Изтриване след 1 месец

Лични

30

Изтриване и позволяване на възстановяването

Изтриване след 6 месеца

Лични

180

Изтриване и позволяване на възстановяването

Изтриване след 1 година

Лични

365

Изтриване и позволяване на възстановяването

Изтриване след 5 години

Лични

1825

Изтриване и позволяване на възстановяването

Да не се изтрива никога***

Лични

Без ограничение за срока

Изтриване и позволяване на възстановяването

*  Етикети за съхранение с тип „Всички са DPT“. DPT се използват за елементи, които нямат приложен друг етикет за съхранение.

**   Типът за RPT идентифицира папката по подразбиране за пощата, за която важи етикетът.

***   Този етикет не е активиран по подразбиране. Елементите с този етикет за съхранение никога не се преместват или никога не се изтриват.

Начало на страницата

Управление на MRM

Както бе обяснено по-горе, настройките от етикетите за съхранение по подразбиране се задават автоматично за всяка пощенска кутия, защото правилата за съхранение по подразбиране влизат в сила при създаването на пощенските кутии. Ако, обаче, искате да промените начините за съхранение в организацията, можете да използвате Windows PowerShell, за да управлявате правилата и етикетите за съхранение в Exchange Online.

Преди да започнете

За да научите как да инсталирате и конфигурирате Windows PowerShell и да се свържете към услугата, вижте Използване на Windows PowerShell в Exchange Online.

Управление на правилата за съхранение

 

Задача Команда

Показва се списък с наличните правила за съхранение в организацията ви.

Get-RetentionPolicy | fl Name

Определя се правилото за съхранение, приложимо за дадена пощенска кутия.

Get-Mailbox <name> | fl RetentionPolicy

Пример   Изпълнете следната команда, за да идентифицирате кое правило за съхранение е приложимо за пощенската кутия на Иван Петров:

Get-Mailbox "Ian Tien" | fl RetentionPolicy

Задаване на друго правило за съхранение към дадена пощенска кутия.

Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy <name of policy>

Пример   Следната команда задава правилото за съхранение с име „Corp-Execs“ (Корпоративни мениджъри) на пощенската кутия на Иван Петров:

Set-Mailbox "Ian Tien" -RetentionPolicy Corp-Execs

Премахване на правилото за съхранение, приложимо за дадена пощенска кутия.

Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy $null

Определят се етикетите за съхранение, свързани с дадено правило за съхранение.

Get-RetentionPolicy <name of policy> | FL RetentionPolicyTagLinks

Пример   Това е команда за изброяване на етикетите за съхранение, свързани с правилата за съхранение за Правилата за MRM по подразбиране:

Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy" | fl RetentionPolicyTagLinks

Добавяне или премахване на етикет за съхранение за правило за съхранение.

Set-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of all retention policy tags>

Важно   Когато добавяте или премахвате етикет за съхранение, се уверете, че сте включили всички етикети за съхранение, които искате да свържете с дадено правило за съхранение. Защо? Кратката команда Set-RetentionPolicy заменя съществуващите етикети за съхранение с посочената от вас стойност.

Пример   Това е команда, която добавя личен етикет за съхранение с име „Изтриване след 6 месеца“ към правило за съхранение с име Corp-Execs (Корпоративни мениджъри):

Set-RetentionPolicy Corp-Execs -RetentionPolicyTagLInks "Recoverable Items 14 days move to archive","Deleted Items","Junk Email","Default 2 year move to archive","6 Month Delete"

Съвет   Преди да добавите или премахнете етикет за съхранение, използвайте командата (Get-RetentionPolicy <name of policy>).RetentionPolicyTagLinks > filename.txt, за да изведете в текстов файл пълните названия на етикетите за съхранение, свързани с правилата за съхранение.

Начало на страницата

Управление на етикети за съхранение

 

Задача Команда

Показване на списък на етикетите за съхранение, налични в организацията.

Get-RetentionPolicyTag | fl Name

Пример   Използвайте кратката команда Get-RetentionPolicyTag, за да покажете подробна информация за етикетите за съхранение. Изпълнете следната команда за показване на типа, срока и действието за съхранение за всички етикети за съхранение:

Get-RetentionPolicyTag | fl Name,Type,AgeLimitForRetention,RetentionAction

Промяна на ограничението за срока на съхранение за етикет за съхранение.

Set-RetentionPolicyTag <name of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days>

Пример   Това е команда за увеличаване на ограничението за срока на съхранение за етикета за съхранение на папка „Изтрити“ на 90 дни:

Set-RetentionPolicyTag "Deleted Items" -AgeLimitForRetention 90

Създаване на нови правила за съхранение

Използвайте кратката команда New-RetentionPolicy за създаване на ново правило за съхранение. Защо е необходимо създаване на нови правила за съхранение? Поради правни или нормативни съображения може да имате различни типове служители или цели отдели, които имат различни нужди за съхранение от тези на останалите в организацията. Може да създадете ново правило за съхранение, да свържете подходящи етикети за съхранение, а след това да ги приложите към съответните пощенски кутии.

За създаване на ново правило за съхранение изпълнете следната команда:

New-RetentionPolicy <name>

За създаване на ново правило за съхранение и свързване на етикетите за съхранение към него изпълнете следната команда:

New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Пример   Следната команда създава ново правило за съхранение с име „Фирмени служители“ и свързва два етикета за съхранение към него:

New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"

Начало на страницата

Създаване на нов етикет за съхранение

Използвайте кратката команда New-RetentionPolicyTag за създаване на нови етикети за съхранение. Така както понякога се налага да се създаде ново правило за съхранение по правни или нормативни съображения, така някои служители изискват различни периоди или действия на съхранение. Можете да създадете нов етикет за съхранение, а след това да го свържете към нови или съществуващи правила.

За създаване на нов етикет за съхранение изпълнете следната команда:

New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>

Пример   Следната команда създава нов етикет за съхранение с името „Фирмени служители-SentItems“. Когато се приложи към дадена пощенска кутия, този етикет изтрива елементи от папка "Изпратени" с давност повече от три месеца в архивната пощенска кутия на потребителя.

New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

За допълнителна информация за тази кратка команда вижте New-RetentionPolicyTag.

Забележка   При създаване на нови тагове за съхранение можете да използвате само действието MoveToArchive за етикети за съхранение от тип All, Personal и RecoverableItems.

Създаване на етикет за правила по подразбиране (DPT) за съобщения в гласова поща

Както беше споменато по-рано, можете да добавите един DPT за специфичен клас съобщения към правилата за съхранение. Описаният по-долу пример създава DPT за съобщения в гласова поща. Когато етикетът се приложи към пощенска кутия, гласовите съобщения, които нямат вече приложен етикет за съхранение, се изтриват след 14 дни.

New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

За да добавите този DPT към правилата за съхранение, вижте Добавяне или премахване на етикет за съхранение за правила за съхранение.

Изпълнение на помощника за работа с управлявани папки

Както беше споменато по-рано, помощникът за работа с управлявани папки опитва да обработи всяка пощенска кутия от вашата базирана в облака организация веднъж на всеки седем дни. Ако промените етикет за съхранение или приложите различни правила за съхранение към пощенска кутия, можете да изчакате, докато помощникът за управлявани папки обработи кутията, или да стартирате кратката команда Start-ManagedFolderAssistant за активиране на помощника, който да обработи конкретната пощенска кутия. Изпълнението на тази кратка команда е полезна за тестване или отстраняване на неизправности, свързани с правило за съхранение или настройки за съхранение.

Следната команда изпълнява помощника за работа с управлявани папки за конкретна пощенска кутия:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>

Примери   Следната команда стартира обработването за съхранение на пощенската кутия на Иван Петров:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"

Начало на страницата

Следващи стъпки

  • Помогнете на потребителите да приложат лични етикети   Когато даден личен етикет за съхранение се свърже с правило за съхранение, приложимо за пощенската кутия на потребител, етикетът се предоставя автоматично на потребителите, за да го приложат към елементите от пощенската си кутия. Както бе пояснено по-рано в тази тема, потребителите могат да използват Outlook 2010 и Outlook Web App, за да поставят лични етикети за съхранение на персонализирани папки и отделни елементи от пощенските кутии. Обяснете им как: Прилагане на правила за съхранение и правила за архивиране към съобщенията.

  • Поставяне на пощенска кутия на задържане за съхранение   Дадено задържане за съхранение преустановява правилото за съхранение, зададено на пощенската кутия. В резултат помощникът за работа с управлявани папки не обработва настройките за съхранение и не предприема действия за съхранение. Вижте Поставяне на пощенска кутия на задържане за съхранение.

 
Сродни помощни теми
Зареждане...
Не са намерени резултати.